淺談檔案數(shù)字化背景下的檔案利用

高珂佳 /北京強(qiáng)度環(huán)境研究所

檔案信息化管理是在管理檔案的過程中，利用數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)為手段，結(jié)合先進(jìn)的管理辦法，運(yùn)用智能化、創(chuàng)新化的模式，來實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理。信息化管理不僅可以在一定程度上節(jié)省人力、物力、財(cái)力，更能夠?yàn)槠髽I(yè)提高資源利用率，從而更大程度地發(fā)揮檔案的作用。在當(dāng)前檔案數(shù)字化大背景下，如何提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)環(huán)境、促進(jìn)檔案的利用、提升檔案的管理水平是企業(yè)需要重點(diǎn)關(guān)注的。目前，北京強(qiáng)度環(huán)境研究所館藏資源已有大部分進(jìn)行了數(shù)字化轉(zhuǎn)化，檔案管理部門也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，提供高效便利的數(shù)字化檔案利用，滿足員工需求。

一、數(shù)字化背景下檔案利用的特點(diǎn)

1.有效提升工作效率

以數(shù)字化的形式將檔案保存在計(jì)算機(jī)中，從檔案最開始的接收到最后的查閱利用，相比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)查閱，電子化查詢更加便利，管理人員也能隨時(shí)進(jìn)行檔案調(diào)取、遷移以及整理歸納。截止2022 年，研究所已將文書類、經(jīng)營(yíng)類等檔案數(shù)字化掃描上傳掛接至檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了這些門類檔案的在線電子借閱，減少了檔案人員工作量，也為員工的查詢借閱提供了便利，提高了檔案管理工作的效率。

2.有效保護(hù)紙質(zhì)檔案

檔案工作的基本內(nèi)容包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研等。在檔案管理過程中，不可避免的會(huì)多次反復(fù)使用紙質(zhì)版檔案，由于其特殊材質(zhì)，容易隨著年代久遠(yuǎn)而污損或者字跡模糊不易辨認(rèn)，這必然會(huì)造成檔案內(nèi)容因材料的自然老化而失真，從而一定程度上喪失了檔案資料的準(zhǔn)確性。因此，數(shù)字化檔案的利用，能從源頭上保護(hù)紙質(zhì)檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性，一些珍貴的檔案數(shù)字化后錄入掛接到瀚海檔案管理系統(tǒng)中，更能被加以保存，穩(wěn)固其收藏價(jià)值。數(shù)字化檔案工作的開展能有效地備份紙質(zhì)檔案信息內(nèi)容，并設(shè)置相關(guān)副本進(jìn)行異地存儲(chǔ)和使用，避免了紙質(zhì)版檔案的反復(fù)使用。其次，數(shù)字化可以采用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案修復(fù)，最大程度上實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。

3.有效提高檔案利用率

隨著檔案數(shù)據(jù)量的不斷增加以及多樣化，員工查找信息變得困難，只依靠紙面上的資料，工作效率也大打折扣。收集大量的數(shù)據(jù)信息，并對(duì)其進(jìn)行分類和歸納，進(jìn)而搜索出有用的信息，這對(duì)數(shù)字化檔案的利用工作來說，也是一個(gè)很大的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，研究所使用了瀚海檔案管理系統(tǒng)，將掃描后的檔案掛載，實(shí)現(xiàn)了電子查詢，讓檔案的管理工作變得更為便利、有效、快速。檔案可以被及時(shí)歸檔、快速整理、快速應(yīng)用，也能精確地反映出卷宗目前的狀況，并且使用者不會(huì)受到時(shí)空的制約，極大地提升了檔案的使用效率。

二、數(shù)字化背景下檔案利用的影響因素

1.統(tǒng)一管理規(guī)范缺乏

在當(dāng)前信息技術(shù)向數(shù)字化發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)的文件管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范已不能滿足要求，亟需建立一套與之相適應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。在數(shù)字檔案管理中，缺少一套規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，因此，檔案工作人員往往是在摸索中前進(jìn)，不能完全掌握數(shù)字檔案的管理方式，在對(duì)數(shù)字文件資源進(jìn)行管理時(shí)，也無法做到規(guī)范化運(yùn)作。

2.數(shù)字化程度不高

檔案管理工作信息化程度和數(shù)據(jù)加工水平不高，不能適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展和單位管理要求。為了改善這種狀況，必須把數(shù)字技術(shù)與單位的管理工作相結(jié)合，構(gòu)建單位的信息資源管理體系；運(yùn)用現(xiàn)代科技手段，不斷提高檔案工作的信息化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，提高檔案工作的質(zhì)量。目前研究所已完成部分檔案數(shù)字化，但由于技術(shù)條件限制，暫時(shí)還不能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上全文檢索。數(shù)字化程度難以滿足數(shù)字檔案室系統(tǒng)的功能實(shí)現(xiàn)，制約著檔案價(jià)值的發(fā)揮。

3.檔案利用率低下

研究所的檔案管理存在“重保管、輕利用”的現(xiàn)象，員工普遍認(rèn)為首要工作是保管好檔案，一些檔案尤其是涉密檔案長(zhǎng)期束之高閣，得不到充分、深層次的發(fā)掘，限制了檔案信息價(jià)值的發(fā)揮。檔案管理人員往往處在被動(dòng)的狀態(tài)，等著員工來借閱，沒有提供便利、主動(dòng)的服務(wù)，使檔案資源得不到充分利用。

三、數(shù)字化背景下檔案利用的轉(zhuǎn)型對(duì)策

1.解放傳統(tǒng)思想，轉(zhuǎn)變觀念

由于歷史原因，檔案工作基本上屬于內(nèi)部服務(wù)型和保管服務(wù)型，極大地阻礙了檔案資源的開發(fā)與利用，使其在科學(xué)研究與生產(chǎn)中所能起到的作用受到了一定的限制，也對(duì)其本身的發(fā)展產(chǎn)生了一定的影響與制約。只有不斷加強(qiáng)檔案從業(yè)人員的綜合能力，才能保證檔案工作的整體水平不斷提高。因此，在平時(shí)的工作中，檔案從業(yè)人員要強(qiáng)化專業(yè)知識(shí)，學(xué)會(huì)運(yùn)用新技術(shù)、新方法，提高自己的整體素質(zhì)；強(qiáng)化責(zé)任感、服務(wù)意識(shí)，熟悉檔案文件的形成規(guī)則，保證檔案的科學(xué)化、條理化；樹立開放、主動(dòng)提供服務(wù)的新觀念，從思想和行動(dòng)上實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變；適應(yīng)新時(shí)期的變化，結(jié)合新模式、新制度、新理念、新技術(shù)，更新觀念，解放思想，創(chuàng)新思想。

2.加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，提升效率

檔案管理工作的優(yōu)化趨勢(shì)是信息化和數(shù)字化，需要投入必要的人力、財(cái)力和物力，配置與之相適應(yīng)的技術(shù)環(huán)境和設(shè)備。通過內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，在保密安全的前提下開展檔案在線查詢、借閱服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源價(jià)值利用的最大化，提高工作效率，提升管理水平。一是組織開展專項(xiàng)工作。組織檔案管理人員和部門專、兼職檔案員學(xué)習(xí)相關(guān)條款，并對(duì)應(yīng)該歸檔的范圍、保管期限進(jìn)行研究，安排歸檔的時(shí)間和內(nèi)容，對(duì)應(yīng)該歸檔的文件進(jìn)行說明，提高員工對(duì)檔案工作的重視。二是做好企業(yè)引導(dǎo)工作。要充分發(fā)揮文件形成流程的功能，并以單位的具體情況為依據(jù)，制訂相應(yīng)的檔案歸檔范圍，分類立卷、編號(hào)等，并做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。三是對(duì)轉(zhuǎn)交給檔案室的資料進(jìn)行嚴(yán)格審核。轉(zhuǎn)交過程中，應(yīng)先核對(duì)檔案資料是否有破損或缺失，對(duì)不合格或錯(cuò)誤的地方，及時(shí)改正。四是實(shí)現(xiàn)所有檔案管理工作的統(tǒng)一，文檔資料的形成與檔案工作同步布置、檢查、匯總。

3.健全規(guī)章制度，完善體系

要想提高檔案文件的質(zhì)量，就必須對(duì)其進(jìn)行先期管控，即提前開展檔案形成、積累、整理、立卷的控制與管理，確保文件資料的完整性。要嚴(yán)格落實(shí)檔案安全與保密管理規(guī)定，防止涉密文件向非涉密網(wǎng)絡(luò)傳送，強(qiáng)化檔案管理軟件、檔案專用電腦及其它檔案保存媒體的安全與保密管理。在日常工作中，始終堅(jiān)持對(duì)檔案進(jìn)行自我檢查，并對(duì)所存的文件進(jìn)行定期盤點(diǎn)。另外，傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式無法有效收集和管理電子文件。為此，要建立完善的文件管理制度，制訂適當(dāng)?shù)奈募?biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)電子文件的收集、鑒定、著錄；確保電子文檔的真實(shí)性、完整性和有效性。要按照新《檔案法》的規(guī)定，結(jié)合工作需要，建立檔案的使用標(biāo)準(zhǔn)，建立完善的電子信息使用的安全性體系；確保連接安全、檔案信息安全等。

4.穩(wěn)定檔案人員，加強(qiáng)管理

要做好檔案工作，就必須加強(qiáng)對(duì)檔案隊(duì)伍的管理，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)。首先，由于檔案工作的實(shí)用性、可操作性都很強(qiáng)，因此，必須保證檔案工作隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定性；沒有三至五年的檔齡和大量的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，很難做好檔案管理工作。其次，檔案管理人員要不斷地接受新的教育，提升自身整體能力，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用，不斷學(xué)習(xí)知識(shí)，把新理論、新技術(shù)應(yīng)用到本職工作中去，并對(duì)工作加以完善。要嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，并將檔案工作列入到每年的績(jī)效考核中去，建立由分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，專職檔案員、兼職檔案員具體負(fù)責(zé)，一級(jí)抓一級(jí)，層層抓落實(shí)的檔案管理運(yùn)作機(jī)制。

5.建立反饋機(jī)制，及時(shí)響應(yīng)

通過建立科學(xué)合理的信息系統(tǒng)，滿足研究人員的信息需求。做好檔案室的建設(shè)和研究工作，通過將對(duì)文獻(xiàn)資料的反饋提供給決策部門參考，從而達(dá)到服務(wù)目標(biāo)的目的，將檔案使用活動(dòng)化。研究人員對(duì)檔案開發(fā)利用提出相關(guān)看法和建議，具體內(nèi)容有：是否方便用戶使用，是否提供服務(wù)的方式可以被使用者所接受，是否可以將各種相關(guān)的規(guī)章制度都納入到利用中，是否可以進(jìn)一步提高檔案工作人員的服務(wù)態(tài)度和工作能力。這種意見總體上更為具體，更具針對(duì)性和應(yīng)用價(jià)值。檔案室可以在這些反饋信息的基礎(chǔ)上，對(duì)開發(fā)利用過程中采取的具體措施或方法展開調(diào)查，從而推動(dòng)檔案資源管理利用整合功能完善，更好地發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。

6.抓好檔案質(zhì)量，穩(wěn)固品質(zhì)

檔案信息的使用價(jià)值是指研究者通過利用文獻(xiàn)信息實(shí)現(xiàn)研究目標(biāo)，所以文獻(xiàn)信息的質(zhì)量非常關(guān)鍵，直接影響檔案的使用價(jià)值。要明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，在檔案形成的全過程中實(shí)行前端介入、中期跟蹤檢查、后期接受歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)流程。加強(qiáng)全員的檔案意識(shí)，包括文件制作者、機(jī)關(guān)人員、科技人員、各層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員的檔案意識(shí)。做好檔案工作，是廣大科研工作者和廣大科研工作者義不容辭的責(zé)任。要加強(qiáng)對(duì)《檔案法》及相關(guān)政策法規(guī)的學(xué)習(xí)，提高對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，各部門的兼職檔案員要熟悉業(yè)務(wù)，有較強(qiáng)的責(zé)任心，確保檔案質(zhì)量合格。

一切檔案工作都是為了最終的利用環(huán)節(jié)。在“大檔案室”理念的指引下，以“館藏”為基礎(chǔ)、“因地制宜”為原則，對(duì)已有的文獻(xiàn)資源進(jìn)行科學(xué)的整合，并對(duì)館藏文獻(xiàn)進(jìn)行優(yōu)化。同時(shí)，要放眼未來，立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，不僅要以研究所目前的發(fā)展為中心，還要以研究所未來的可持續(xù)發(fā)展為目標(biāo)，加強(qiáng)檔案資源開發(fā)利用建設(shè)工作，解決檔案資源開發(fā)利用中所需的人力、物力、財(cái)力等投入問題，為檔案資源開發(fā)利用創(chuàng)造一個(gè)良好的內(nèi)外環(huán)境。