基于ERP系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制研究

張勇

摘要：本文主要結(jié)合在當(dāng)今世界新的管理思想、新的技術(shù)和發(fā)展格局的情況下企業(yè)內(nèi)部控制模式與方法的變化，全面分析了ERP系統(tǒng)建設(shè)在企業(yè)內(nèi)部控制中所起到的重要作用，詳細(xì)闡述了ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系，以及ERP系統(tǒng)的應(yīng)用對內(nèi)部控制的影響，具體提出了在ERP 環(huán)境下企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制的策略與方法，主要包括：如何建立符合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理思想的內(nèi)控制度與流程；如何選擇符合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)的ERP系統(tǒng)平臺；如何建立不相容崗位相分離的機(jī)制；如何建立健全符合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)的風(fēng)險(xiǎn)管理制度與監(jiān)督體系；如何加強(qiáng)對ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全性的管控等。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)；企業(yè)內(nèi)部控制；影響；策略

近年來，隨著世界經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展，給集團(tuán)企業(yè)特別是跨國企業(yè)內(nèi)部控制和財(cái)務(wù)管理帶來了巨大挑戰(zhàn)。會計(jì)處理效率在降低，會計(jì)信息可靠程度也在下降，而會計(jì)處理成本卻在升高，企業(yè)集團(tuán)對分子公司的管控力度也在下降。為了解決這些問題，一些跨國企業(yè)利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高速發(fā)展的優(yōu)勢，結(jié)合智能化、數(shù)字化技術(shù)，紛紛組建共享財(cái)務(wù)中心，ERP系統(tǒng)作為共享財(cái)務(wù)中心的重要組成部分，對企業(yè)內(nèi)部控制起著非常重要的作用。

一、企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)的重要作用

ERP（Enterprise Resource Planning），是企業(yè)資源計(jì)劃管理信息系統(tǒng)，是指以現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)與通訊技術(shù)為載體，將企業(yè)人財(cái)物資源、產(chǎn)供銷流程與企業(yè)經(jīng)營管理思想整合在一起而形成的信息系統(tǒng)平臺。企業(yè)通過建立ERP信息系統(tǒng)，可以達(dá)到優(yōu)化各類資源配置，完善與規(guī)范各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理流程，加強(qiáng)內(nèi)部控制，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理者的經(jīng)營管理思想等重要意義。

首先，企業(yè)通過建立ERP信息系統(tǒng)平臺，能夠打通部門壁壘，固化各部門工作成果，共享上下游部門工作成果，降低重復(fù)工作量，提高企業(yè)各部門運(yùn)行效率。

其次，企業(yè)通過建立ERP信息系統(tǒng)平臺，通過將各種資源按系統(tǒng)內(nèi)控的要求進(jìn)行預(yù)先的設(shè)置，讓數(shù)據(jù)多跑路，讓員工少跑腿，減少人為干預(yù)，數(shù)據(jù)流、信息流按業(yè)務(wù)流程的方向流轉(zhuǎn)，可以提高各類資源的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，降低企業(yè)營運(yùn)成本。

第三，企業(yè)通過建立ERP信息系統(tǒng)平臺，可以通過建立大量自定義報(bào)表，將企業(yè)各類經(jīng)營分析報(bào)表需求嵌入到信息系統(tǒng)平臺中，從而能給企業(yè)管理層提供實(shí)時(shí)的經(jīng)營數(shù)據(jù)，為管理決策提供參考依據(jù)。

第四，企業(yè)通過建立ERP信息系統(tǒng)平臺，可以改善企業(yè)內(nèi)部控制機(jī)制，規(guī)范各項(xiàng)業(yè)務(wù)的操作流程，實(shí)現(xiàn)流程再造，預(yù)測、評估與防范各類風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，有利于實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)一體化。

二、企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系

企業(yè)內(nèi)部控制，是指由企業(yè)管理層和中基層員工共同實(shí)施的，主要是為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)控制目標(biāo)的全過程。企業(yè)內(nèi)部控制目標(biāo)是合理保證企業(yè)誠信合法經(jīng)營；保證企業(yè)資產(chǎn)安全完整；保證企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息可靠、真實(shí)與完整；提高企業(yè)經(jīng)營效率和效果；促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)。由此可以看出，ERP信息系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制兩者的目標(biāo)都是為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和經(jīng)營管理目標(biāo)，兩者是互為補(bǔ)充、相互促進(jìn)的關(guān)系。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）ERP信息系統(tǒng)的邏輯與思想迎合了企業(yè)的內(nèi)控需求，改善了企業(yè)的內(nèi)部控制流程

現(xiàn)代企業(yè)管理需要充分利用當(dāng)今的科技手段特別是智能化、自動化工具來加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部控制。而企業(yè)ERP信息系統(tǒng)恰恰具備這樣的功能與優(yōu)勢，高度集成與完整的系統(tǒng)將最大程度減少人工控制帶來的運(yùn)行偏差，降低人為因素的影響，有利于管理層加強(qiáng)內(nèi)部控制，改善經(jīng)營管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和經(jīng)營管理目標(biāo)。

（二）ERP信息系統(tǒng)降低了企業(yè)的內(nèi)部控制成本

在ERP信息系統(tǒng)出現(xiàn)之前，企業(yè)經(jīng)常要在加強(qiáng)內(nèi)控和實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益之間進(jìn)行抉擇，有的內(nèi)控因?yàn)槌杀具^高而被選擇放任自流。而ERP信息系統(tǒng)平臺，將內(nèi)控流程和管理思想嵌入信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的自動運(yùn)轉(zhuǎn)，減少了人為的干預(yù)，從而提高了數(shù)據(jù)的可靠性，也減少了因加強(qiáng)內(nèi)控而投入人力和物力的成本。同時(shí)，將企業(yè)各類經(jīng)營分析嵌入到信息系統(tǒng)平臺中，讓系統(tǒng)自動生成相關(guān)的管理報(bào)表，也降低了人工統(tǒng)計(jì)的工作量，降低了人工成本及相關(guān)成本。根據(jù)對部分企業(yè)的調(diào)研，企業(yè)在使用ERP信息系統(tǒng)后，綜合用工成本可以下降10%至20%左右。一方面是用人數(shù)量的下降；另一方面信息化和流程化以后，企業(yè)各崗位的用人標(biāo)準(zhǔn)降低，人均用工成本也隨之下降。

（三）ERP信息系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制可以產(chǎn)生互相促進(jìn)的積極效應(yīng)

企業(yè)建立內(nèi)部控制體系需要從企業(yè)內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)的評估、活動的控制、信息傳遞與溝通、內(nèi)部監(jiān)督等五個(gè)大的方面來進(jìn)行規(guī)劃與考慮。而ERP信息系統(tǒng)集成了企業(yè)人財(cái)物、產(chǎn)供銷等六個(gè)方面的資源與操作流程，結(jié)合企業(yè)的管理流程和管理制度，在ERP系統(tǒng)中設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限和流程，是企業(yè)內(nèi)部控制體系的組成部分，促進(jìn)了企業(yè)內(nèi)部控制的完善與執(zhí)行。

企業(yè)利用ERP信息系統(tǒng)平臺提供的及時(shí)準(zhǔn)確信息與數(shù)據(jù)，可以實(shí)時(shí)反映企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題，有利于企業(yè)管理層實(shí)時(shí)修正與改善企業(yè)內(nèi)部控制體系。同時(shí)，根據(jù)完善的企業(yè)內(nèi)部控制體系又能及時(shí)修訂ERP信息系統(tǒng)的相關(guān)設(shè)置，以進(jìn)一步改善與提升內(nèi)部控制的效率與效果。

三、企業(yè)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用對內(nèi)部控制的影響

（一）使企業(yè)的內(nèi)部控制體系更加完善且更加智能化

企業(yè)將一些涉及人財(cái)物、產(chǎn)供銷的內(nèi)控制度、流程與權(quán)限及管理思想，通過在ERP系統(tǒng)里進(jìn)行設(shè)置與實(shí)施，可以促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部體系由人工管控變?yōu)橄到y(tǒng)自動化管理，減少了人為干涉，使企業(yè)的內(nèi)部控制體系運(yùn)行更加流暢，體系更加完善。

同時(shí)，企業(yè)將內(nèi)控制度與管理思想嵌入ERP系統(tǒng)內(nèi)，系統(tǒng)通過對數(shù)據(jù)和相關(guān)審核、審批信息的識別，對相關(guān)數(shù)據(jù)流與信息流自動處理與流轉(zhuǎn)，讓企業(yè)內(nèi)部控制更加便捷和智能。另一方面，也保證了相關(guān)數(shù)據(jù)與信息的及時(shí)性、真實(shí)性、可靠性和完整性，也為企業(yè)運(yùn)營管理等各方面提供了便利。

（二）使企業(yè)的內(nèi)部控制應(yīng)用范圍有所擴(kuò)大

企業(yè)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，讓企業(yè)原先因?yàn)槌杀尽⑿?、效益比等多方面原因而放棄的?nèi)部控制方面得以實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，對于一些企業(yè)規(guī)模不大的、原先內(nèi)部審批制體系不健全的，也可以通過企業(yè)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，讓企業(yè)的內(nèi)部控制更加完善，使企業(yè)內(nèi)部控制的應(yīng)用范圍有所擴(kuò)大。

（三）使企業(yè)的內(nèi)部控制形式更加成熟

ERP系統(tǒng)應(yīng)用后，部分企業(yè)取消了內(nèi)控部門，設(shè)立少量內(nèi)控人員在系統(tǒng)中審核與審批即可達(dá)到管控目標(biāo)。同時(shí)，通過業(yè)財(cái)一體化的內(nèi)部控制體系，由系統(tǒng)自動進(jìn)行計(jì)算、反饋和調(diào)整業(yè)務(wù)信息，降低或避免因信息不對稱而發(fā)生管理與溝通的成本，實(shí)現(xiàn)及時(shí)、有效、準(zhǔn)確、透明的信息溝通與傳遞，使企業(yè)的內(nèi)部控制形式更加成熟。

（四）使企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境得到有效的改善

企業(yè)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，可以根據(jù)企業(yè)管理層的管理思想、企業(yè)內(nèi)部的組織架構(gòu)設(shè)置、審批權(quán)限、內(nèi)部控制制度與流程，建立標(biāo)準(zhǔn)化的ERP系統(tǒng)用戶權(quán)限管理機(jī)制。ERP系統(tǒng)采用基于崗位職責(zé)進(jìn)行權(quán)限劃分，不同的崗位分工對應(yīng)不同的系統(tǒng)權(quán)限，根據(jù)崗位職責(zé)不同生成業(yè)務(wù)流與信息流，再根據(jù)分配的業(yè)務(wù)流與崗位所需的權(quán)限和承擔(dān)的責(zé)任等進(jìn)行設(shè)置，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)中的操作權(quán)限與崗位職責(zé)統(tǒng)一，讓企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境得到有效的改善。

四、ERP 環(huán)境下企業(yè)完善內(nèi)部控制的策略與方法

（一）建立符合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理思想的內(nèi)控制度與流程

在上線ERP系統(tǒng)前，企業(yè)應(yīng)當(dāng)梳理當(dāng)前存在的內(nèi)部控制的各類事項(xiàng)，形成一系列的管理制度與流程，以便建立企業(yè)的內(nèi)控監(jiān)督與管理體系。主要包括企業(yè)層面的內(nèi)部控制和業(yè)務(wù)層面的內(nèi)部控制。企業(yè)層面的內(nèi)部控制主要包括企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略、企業(yè)內(nèi)部文化、人力資源管理、企業(yè)的社會責(zé)任、企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)等五個(gè)方面。業(yè)務(wù)層面的內(nèi)部控制，主要包括采購方面的業(yè)務(wù)控制、銷售方面的業(yè)務(wù)控制、研發(fā)活動控制、對外擔(dān)保控制、資金與資產(chǎn)管理、合同與工程管理、信息系統(tǒng)與信息傳遞、全面預(yù)算管理、財(cái)務(wù)報(bào)告等方面。此外，還要建立符合企業(yè)實(shí)際情況的各部門、各崗位的審批權(quán)限。同時(shí)根據(jù)擬上線的ERP系統(tǒng)的特點(diǎn)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整與完善，使其適應(yīng)ERP系統(tǒng)的要求，也可以說是企業(yè)的流程再造的一部分。

（二）選擇符合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)的ERP系統(tǒng)平臺

企業(yè)建立ERP系統(tǒng)，主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：

第一，企業(yè)的管理層要高度重視、各部門負(fù)責(zé)人要積極配合，企業(yè)ERP系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)需要公司領(lǐng)導(dǎo)提供強(qiáng)力支持，同時(shí)也要統(tǒng)一各部門負(fù)責(zé)人的思想并能積極配合相關(guān)工作。第二，企業(yè)要根據(jù)自身業(yè)務(wù)的特點(diǎn)和預(yù)計(jì)投入成本情況，選擇符合自身經(jīng)營管理實(shí)際情況的ERP系統(tǒng)平臺。建議從國內(nèi)外知名軟件里選擇，初選時(shí)至少選擇3家以上進(jìn)行比較分析，最終選擇一家性價(jià)比高、行業(yè)內(nèi)應(yīng)用多、操作流程和習(xí)慣更加符合企業(yè)實(shí)際情況的ERP系統(tǒng)平臺。第三，ERP系統(tǒng)的設(shè)置要符合企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營管理情況。ERP系統(tǒng)的流程設(shè)置可以通過對同行業(yè)類似業(yè)務(wù)公司的調(diào)研，借鑒他們的成功經(jīng)驗(yàn)與方法；也可借鑒企業(yè)集團(tuán)內(nèi)有過上線經(jīng)驗(yàn)且運(yùn)行良好的公司的經(jīng)驗(yàn)與方法?？傊?，我們要確保上線的ERP系統(tǒng)與公司實(shí)際經(jīng)營管理相適應(yīng)。第四，企業(yè)應(yīng)根據(jù)ERP系統(tǒng)的特點(diǎn)，編寫操作手冊，同時(shí)對員工進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，確保員工對系統(tǒng)的操作熟練。培訓(xùn)時(shí)，要注意對不同操作模塊、不同崗位的員工培訓(xùn)要有側(cè)重點(diǎn)，既要有理論又要有實(shí)操，不要眉毛胡子一把抓，以免達(dá)不到培訓(xùn)的效果。第五，企業(yè)還要培養(yǎng)出一些對ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫、軟件功能、管理邏輯較為熟悉的人員，建立企業(yè)自己的運(yùn)維團(tuán)隊(duì)。運(yùn)維團(tuán)隊(duì)是連接最終操作人員與軟件公司的紐帶，他一方面節(jié)約了溝通成本，提高了解決問題的效率，另一方面也保證了ERP系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性。

（三）建立一系列不相容崗位相分離的機(jī)制

首先，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，按業(yè)務(wù)的操作流程，對各崗位工作內(nèi)容、權(quán)限與職責(zé)進(jìn)行梳理。內(nèi)部控制的設(shè)置首要考慮的是不相容職務(wù)相分離的原則，要保證生產(chǎn)經(jīng)營各環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)活動盡可能地按獨(dú)立與互斥的原則進(jìn)行配置，要形成相互監(jiān)督、相互制約、科學(xué)、有效的權(quán)利制約和平衡的制度。其次，按上述原則對ERP系統(tǒng)的各使用人權(quán)限進(jìn)行合理的設(shè)置，使其與崗位職責(zé)相匹配。最后，權(quán)限的設(shè)置還要考慮數(shù)據(jù)的安全性，避免一人擁有過多或者不應(yīng)該擁有的數(shù)據(jù)操作或查詢權(quán)限。例如，銷售人員不能擁有與采購成本、加工成本等相關(guān)數(shù)據(jù)的查詢權(quán)限等。

（四）建立健全符合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)的風(fēng)險(xiǎn)管理制度與監(jiān)督體系

首先，企業(yè)應(yīng)建立和完善風(fēng)險(xiǎn)管理制度與操作流程，建立風(fēng)險(xiǎn)管理目標(biāo)，確保重大事項(xiàng)決策、重要的中高層人員任免、重大項(xiàng)目投資決策、大額資金使用的風(fēng)險(xiǎn)得到及時(shí)、有效管控，提高企業(yè)各部門管理風(fēng)險(xiǎn)的能力。

其次，企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)經(jīng)營管理的目標(biāo)，要對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管理，要及時(shí)對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的識別、建立風(fēng)險(xiǎn)分析模式和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，同時(shí)要建立風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)的應(yīng)對策略，以保證風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生時(shí)對企業(yè)的影響最小，保證企業(yè)能以最小的代價(jià)取得最大的收益。

最后，企業(yè)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理，應(yīng)當(dāng)建立企業(yè)可承受的風(fēng)險(xiǎn)容忍度與風(fēng)險(xiǎn)管理戰(zhàn)略。風(fēng)險(xiǎn)管理應(yīng)與企業(yè)的戰(zhàn)略設(shè)定、企業(yè)的經(jīng)營管理及業(yè)務(wù)流程相結(jié)合，堅(jiān)持融合性原則；風(fēng)險(xiǎn)管理應(yīng)覆蓋企業(yè)所有的風(fēng)險(xiǎn)類型、業(yè)務(wù)流程、操作環(huán)節(jié)、管理層級以及生產(chǎn)經(jīng)營各環(huán)節(jié)，堅(jiān)持全面性原則；企業(yè)應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評價(jià)，確定需要進(jìn)行重點(diǎn)管理的風(fēng)險(xiǎn)，并采取有效措施對重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)實(shí)施監(jiān)測，及時(shí)識別與應(yīng)對；抓大放小，堅(jiān)持重要性原則；企業(yè)應(yīng)當(dāng)評估風(fēng)險(xiǎn)與回報(bào)、投入與產(chǎn)出之間的關(guān)系，哪些風(fēng)險(xiǎn)選擇風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)，哪些風(fēng)險(xiǎn)選擇風(fēng)險(xiǎn)承受，哪些風(fēng)險(xiǎn)選擇風(fēng)險(xiǎn)降低，哪些風(fēng)險(xiǎn)選擇風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避。

（五）加強(qiáng)對ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全性的管控

第一，設(shè)施設(shè)備等硬件設(shè)備方面：要建立符合相關(guān)安全標(biāo)準(zhǔn)的機(jī)房，同時(shí)，對于服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)備設(shè)施應(yīng)向國內(nèi)外技術(shù)與性能較為領(lǐng)先的生產(chǎn)廠家去采購，確保硬件設(shè)備正常持續(xù)運(yùn)行。另外，要建立機(jī)房管理制度，對進(jìn)出機(jī)房的相關(guān)人員進(jìn)行資格查驗(yàn)，無關(guān)人員禁止入內(nèi)，特殊情況需要進(jìn)出機(jī)房的其他人員必須經(jīng)過相應(yīng)的審批方能進(jìn)入。

第二，重要數(shù)據(jù)要定期備份，且要有異地備份，保證硬件或軟件出現(xiàn)問題后能以最快的時(shí)間恢復(fù)且能保證恢復(fù)后的數(shù)據(jù)相對完整。

第三，要對ERP系統(tǒng)連接外網(wǎng)建立防火墻，防止外部黑客或者其他人員非法進(jìn)入系統(tǒng)；企業(yè)內(nèi)部使用ERP系統(tǒng)的人員登陸也要建立專門網(wǎng)絡(luò)通道，以保證ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全。

第四，要定期對系統(tǒng)的安全管理進(jìn)行評估。企業(yè)應(yīng)定期對ERP系統(tǒng)的各項(xiàng)安全管理措施的落實(shí)情況進(jìn)行檢查，防止安全管理流于形式。同時(shí)要對現(xiàn)行安全管理流程、制度、防范措施進(jìn)行評估，對于因外部技術(shù)升級造成原有安全管理措施落后的，要及時(shí)進(jìn)行升級。

第五，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對相關(guān)人員數(shù)據(jù)安全意識方面的培訓(xùn)，建立數(shù)據(jù)安全保密管理制度，增加獎懲措施，防范因?yàn)閱T工安全意識差無意識情況下泄露重要數(shù)據(jù)等商業(yè)機(jī)密，以免給企業(yè)造成損失。

最后，要建立緊急情況下的應(yīng)急管理辦法。如果系統(tǒng)出現(xiàn)問題不能及時(shí)修復(fù)，要有替代方案，以保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

五、結(jié)束語

綜上所述，在現(xiàn)代化信息和5G技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)下，我們基于ERP系統(tǒng)的內(nèi)部控制的主要目標(biāo)就是在內(nèi)控有效、風(fēng)險(xiǎn)適當(dāng)?shù)那闆r下提高企業(yè)運(yùn)行效率。同時(shí)能夠固化工作成果、減少重復(fù)工作量、降低運(yùn)營成本、打通部門壁壘，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化，借助ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢為股東創(chuàng)造更大的財(cái)富，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資產(chǎn)的保值與

增值。

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