“后云時代”財務(wù)人員實現(xiàn)合規(guī)管理與價值創(chuàng)造的探討

陳淑娟

（中交一公局集團(tuán)有限公司，福建 廈門 361021）

引言

隨著“后財務(wù)云時代”的到來，人工智能、云計算等新技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，且在國際、國內(nèi)社會經(jīng)濟轉(zhuǎn)型、數(shù)字化轉(zhuǎn)型的新形勢下，市場競爭日趨激烈，對企業(yè)持續(xù)優(yōu)化發(fā)展提出了更高的要求和站位。而作為企業(yè)運營發(fā)展過程中舉足輕重的一環(huán)，合同管理既是貫穿企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營各個環(huán)節(jié)的經(jīng)濟管理行為，也是一種法律行為。實踐證明：一旦合同合規(guī)管理在某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)漏洞，就會給企業(yè)和個人帶來巨大的損失。

一、研究背景

中交財務(wù)共享中心自成立以來，旨在打造財務(wù)人員由算到管的轉(zhuǎn)型，財務(wù)云時代的到來也帶來了新的變化，賦予財務(wù)人員合同合規(guī)管理職能，對財務(wù)人員的能力提出了更高的要求。根據(jù)財務(wù)共享中心財務(wù)云試運行階段的現(xiàn)狀為例，從合同合規(guī)審查環(huán)節(jié)出發(fā)，揭示目前合同合規(guī)管理可能存在的現(xiàn)狀問題：事前合同簽訂不合規(guī)；事中合同履行不合規(guī)；事后合同不適當(dāng)履行時，違約責(zé)任及問責(zé)相關(guān)機制缺陷等三個方面。由此三方面展開具體論述，淺析問題原因并提出解決措施和合理化建議，進(jìn)而體現(xiàn)財務(wù)人員在企業(yè)合同合規(guī)管理過程中的價值。

二、合同合規(guī)管理存在的現(xiàn)狀問題

（一）事前：合同形式、內(nèi)容不合規(guī)。

合同形式、內(nèi)容的合規(guī)審核是一種主要針對合同文本、合同關(guān)鍵條款是否合規(guī)、合理而進(jìn)行審核的事前風(fēng)險防范措施。根據(jù)財務(wù)共享中心合同合規(guī)審核環(huán)節(jié)收集整理的問題清單，存在的合同形式、內(nèi)容不合規(guī)主要有：

情景一：A公司與某電網(wǎng)有限責(zé)任公司簽訂的供電合同，合同內(nèi)容存在空白項，且落款處合同簽訂日期未填寫。

情景二：B公司與某人力資源有限公司簽訂的勞務(wù)派遣協(xié)議，合同未約定乙方需開具的發(fā)票類型及稅率。

情景三：C公司與衡水某貿(mào)易有限公司簽訂零星材料采購合同，合同總價8萬元，簽訂其他類合同，未按照公司物資管理制度簽訂物資采購合同。

情景四：D公司與某人力資源有限公司簽訂的勞務(wù)派遣協(xié)議，乙方簽字人非法定代表人，且未提供授權(quán)委托書。

1.結(jié)合以上的情景案例，合同形式、內(nèi)容不合規(guī)的問題主要有：（1）合同簽字、蓋章不完整、未加蓋騎縫章或未注明簽訂日期；（2）未按照公司合同范本要求，合同關(guān)鍵條款不合理、不合規(guī)；合同內(nèi)容存在空白項；（3）未按照公司相關(guān)合同制度管理要求，簽訂符合業(yè)務(wù)實質(zhì)類型的合同；（4）合同簽字人存在代理瑕疵。

2.針對統(tǒng)計的問題分析，可能給企業(yè)帶來的風(fēng)險有：（1）合同形式瑕疵可能導(dǎo)致合同無效、合同效力待定風(fēng)險，還可能導(dǎo)致合同糾紛和法律訴訟風(fēng)險；（2）合同內(nèi)容瑕疵可能存在被篡改的風(fēng)險和相關(guān)稅務(wù)風(fēng)險；（3）合同類型瑕疵可能存在業(yè)務(wù)核算不準(zhǔn)確，導(dǎo)致審計風(fēng)險。

（二）事中：合同履行不合規(guī)。

合同履行管理是指依據(jù)公司審批后的簽訂版合同，對合同執(zhí)行環(huán)節(jié)的合規(guī)性進(jìn)行審核和監(jiān)督。在這個前后銜接的關(guān)鍵環(huán)節(jié)中，相關(guān)業(yè)務(wù)人員要做到有效地規(guī)避合同執(zhí)行過程中可能產(chǎn)生的各種風(fēng)險，合同履行不合規(guī)主要有：

情景一：A公司與湖南某人力資源服務(wù)有限公司簽訂的勞務(wù)派遣協(xié)議，合同約定執(zhí)行期限至2021年12月31日，該合同已超期仍在執(zhí)行。

情景二：B公司與蘭州某交通工程有限責(zé)任公司簽訂技術(shù)服務(wù)合同，合同中約定結(jié)算中逐期扣除5%質(zhì)量保證金，執(zhí)行中未每期扣除。

情景三：C公司為一般納稅人選擇一般計稅方式，與商城縣某物業(yè)管理有限公司簽訂服務(wù)合同，合同約定乙方應(yīng)提供6%稅率的增值稅專用發(fā)票,實際開具增值稅普通發(fā)票。

情景四：D公司與某人力資源服務(wù)有限公司簽訂勞務(wù)派遣協(xié)議，合同總額82萬，累計已執(zhí)行結(jié)算108萬，超合同總額。

1.結(jié)合以上的情景案例，合同履行不合規(guī)的問題主要有：（1）合同有效期限已到期仍繼續(xù)執(zhí)行；（2）未執(zhí)行合同條款，對于應(yīng)收應(yīng)扣保證金未收未扣、合同約定收取專用發(fā)票實際未收取；（3）合同實際執(zhí)行金額、數(shù)量超合同總金額、約定數(shù)量。

2.針對統(tǒng)計的問題分析，可能給企業(yè)帶來的風(fēng)險有：（1）合同工期延長、合同金額、標(biāo)的增減未及時簽訂補充協(xié)議，可能會造成企業(yè)合同履行期間合法權(quán)益無法受到保護(hù)，甚至產(chǎn)生法律糾紛；（2）未按合同規(guī)定收取相應(yīng)類型的發(fā)票，可能導(dǎo)致企業(yè)進(jìn)項稅額流失風(fēng)險和相關(guān)稅務(wù)風(fēng)險；（3）未按合同約定應(yīng)扣未扣保證金，可能存在缺陷責(zé)任期的質(zhì)保風(fēng)險，增加缺陷索賠程序及成本；（4）合同執(zhí)行過程中未關(guān)注對方的經(jīng)營狀況變化，對方喪失履約能力，導(dǎo)致合同中止，增加企業(yè)自身的經(jīng)營風(fēng)險。

（三）事后：違約責(zé)任及問責(zé)機制缺陷。

案例：廈門某公司與湖南康灝鑫建筑工程有限公司（以下簡稱“湖南公司”）簽訂的工程分包合同發(fā)生的民生糾紛一案中，湖南公司上訴請求廈門某公司剔除已支付的工程款、借款及項目部提供的火工品、主材扣款外，還應(yīng)支付工程款640萬元；請求本案發(fā)生的全部上訴費用由被上訴人廈門某公司承擔(dān)。

本案中廈門某公司與湖南公司簽訂工程專業(yè)分包合同，合同暫定總價662萬元，最終已實際完成的結(jié)算金額為準(zhǔn)。湖南公司簽訂合同后進(jìn)場施工，由于多方原因，湖南公司完成部分工程后中途退場，退場后多次向廈門某公司催討工程款，廈門某公司也出具《承諾書》：剔除已支付的工程款、借款及項目部提供的火工品、主材扣款外，保證負(fù)責(zé)計量金額工程款640萬元，用于支付黎某書工程款320萬元及民工、機械和材料等欠款320萬元。但后雙方對于此份《承諾書》的有效性存在爭議。本案查明：湖南公司法定代表人為黎某淼，系黎某書兒子，黎某書與黎某林借用湖南公司資質(zhì)合伙承攬涉案工程。

最終法院認(rèn)為，該工程分包合同依照當(dāng)時施行的《最高人民法院關(guān)于審理建設(shè)工程施工合同糾紛案件適用法律問題的解釋》（法釋〔2004〕 14 號）第一條：“建設(shè)工程施工合同具有下列情形之一的，應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同法第五十二條第（五）項的規(guī)定，認(rèn)定無效：（一）承包人未取得建筑施工企業(yè)資質(zhì)或者超越資質(zhì)等級的；（二）沒有資質(zhì)的實際施工人借用有資質(zhì)的建筑施工企業(yè)名義的；（三）建設(shè)工程必須進(jìn)行招標(biāo)而未招標(biāo)或者中標(biāo)無效的?！敝?guī)定，屬無效協(xié)議；且該《承諾書》系廈門某公司就支付湖南公司工程款作出的承諾，是雙方的真實意思表示，不違反法律行政法規(guī)的效力性強制性規(guī)定，屬有效協(xié)議。廈門某公司應(yīng)按《承諾書》的承諾向湖南公司支付相應(yīng)的工程款。

法院最終判決：廈門某公司扣除已支付的工程款后還應(yīng)支付湖南公司316萬元，并從湖南公司起訴之日2021 年7 月9 日起按起訴時一年期貸款市場報價利率計付逾期付款資金占用利息至工程款付清之日止。廈門某公司承擔(dān)案件受理費32000元。

通過案例分析可以看出，廈門某公司未嚴(yán)格審查合同乙方的資質(zhì)條件，且在湖南公司中途退場的違約行為發(fā)生后缺乏相應(yīng)的違約責(zé)任和問責(zé)機制，從而產(chǎn)生了極大的法律風(fēng)險和訴訟風(fēng)險，使企業(yè)承擔(dān)大額的案件受理費及法律訴訟費。

針對上述存在的問題，我們展開分析，歸納以下三點原因：

首先，管理層對于合同管理工作不夠重視，簡單地認(rèn)為是只要完成公司的線上審核流程即可，對于線下合同文本負(fù)責(zé)簽字后，存在未填寫簽訂日期、容易忽視稅務(wù)事項信息或者在合同管理部門用印蓋章不完整時未起到監(jiān)督作用，缺乏相關(guān)的管理制度和手段。

其次，合同管理部門業(yè)務(wù)素質(zhì)不達(dá)標(biāo)、缺乏基本功，忽視動態(tài)管理，未嚴(yán)格執(zhí)行集團(tuán)公司的合同管理制度，在合同的訂立、執(zhí)行、變更或者解除、終止過程中，未能做到全方位跟蹤、監(jiān)督、管控。例如，對上、下游單位合同變更部分未及時洽談、談判，敲定合同具體事項，簽訂正式合同協(xié)議書。

最后，“后財務(wù)云時代”下賦予財務(wù)人員合同合規(guī)職能，但是大部分財務(wù)工作者對此認(rèn)知還比較匱乏，認(rèn)為合同應(yīng)該是合同管理部門的事情，或者應(yīng)該是管理層需要考慮的問題，財務(wù)人員在這個過程中起不到什么作用，對于報送到財務(wù)部門歸檔的合同，只是負(fù)責(zé)簽收，不太關(guān)注合同內(nèi)容。其實這是一種錯誤的想法，當(dāng)今財務(wù)人員的職能已經(jīng)不再是簡單的會計記賬、審核，而是上升到財務(wù)管理和價值創(chuàng)造層面，合同審核對于財務(wù)來說也是一項核心工作，通過合同看業(yè)務(wù)實質(zhì)，避免財務(wù)風(fēng)險，助力經(jīng)營管理，達(dá)到成本管控，最終實現(xiàn)公司效益增長。

三、擬解決措施和建議

事實上，對合同法律風(fēng)險的掌握，一個企業(yè)的核心才能并非是其訴訟才能，而應(yīng)當(dāng)是合同的管理才能。企業(yè)可制定“以人員為中心、以制度為準(zhǔn)繩、以合同為依據(jù)、以問題為導(dǎo)向”的治理模式，具體如下：

（一）以人員為中心：提高合同管理人員及財務(wù)人員素質(zhì)。

加強合同管理部門以及合同管理人員的培訓(xùn)應(yīng)是公司合同管理的首要任務(wù)，可打造合同管理部門內(nèi)訓(xùn)師隊伍，開發(fā)合法合規(guī)內(nèi)容等高質(zhì)量課程，增強對合同管理人員及財務(wù)人員的培訓(xùn)，為此提高全員的合同治理意識。

（二）以制度為準(zhǔn)繩：建立合理、有效的合同治理模式。

首先，建立健全合同管理制度，例如合同歸檔管理制度、合同分類專項管理制度、合同審查制度等，嚴(yán)格執(zhí)行合同管理制度，使合同管理規(guī)范化、制度化；其次，明確合同業(yè)務(wù)部門、合同審查部門、合同批準(zhǔn)部門及合同歸檔部門和承辦人的職責(zé)；最后，財務(wù)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)初審時，嚴(yán)格以制度為標(biāo)尺，做到合同形式內(nèi)容審核、合同履行過程監(jiān)督、制定問題清單并定期督促復(fù)查的全過程把控，守好合同治理的最后一道防線。

（三）以合同為依據(jù)：把好合同調(diào)查、審查和履行監(jiān)督環(huán)節(jié)。

財務(wù)人員應(yīng)參與合同管理。首先在合同談判與簽訂階段，重點領(lǐng)域在合同的起草、審查、會簽等；嚴(yán)格審查合同當(dāng)事人的主體資格、資信情況和履約能力，健全公司“不良資質(zhì)單位”資源庫；在完全了解合同背景的基礎(chǔ)上，提出專業(yè)化、合理化的財務(wù)意見與建議，確保合同關(guān)鍵性條款齊全、準(zhǔn)確，規(guī)避審計及稅務(wù)等風(fēng)險；確保文字表述確切無誤，為業(yè)務(wù)核算合規(guī)性提供依據(jù)。在合同的履行階段，財務(wù)參與合同管理重點領(lǐng)域在合同的執(zhí)行與監(jiān)督、合同的變更、爭議解決等。在合同事務(wù)管理階段，財務(wù)參與合同管理重點領(lǐng)域在合同統(tǒng)計和備案管理、合同檔案管理。

（四）以問題為導(dǎo)向：堅持問題導(dǎo)向，倒逼合同管理規(guī)范化。

發(fā)現(xiàn)問題、研究問題、解決問題是推動合同管理工作的重要動力。共享中心自成立以來便設(shè)置專崗咨詢?nèi)藛T，旨在對問題的解答與記錄。公司可結(jié)合日常咨詢事項制定問題清單，建立問題庫，從常見問題為導(dǎo)向?qū)贤芾砣藛T加強培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)能力，同時強化財務(wù)審核，從而倒逼合同管理規(guī)范化。

總論

合同管理依法合規(guī)運行是規(guī)范國有企業(yè)正常經(jīng)營的強有力保障，為進(jìn)一步深化合同管理工作，嚴(yán)把“事前、事中、事后”三道關(guān)：

一是事前防控，健全風(fēng)險預(yù)警和防范機制。規(guī)范公司協(xié)作單位招標(biāo)管理，提高經(jīng)營管控能力，降低經(jīng)營管理風(fēng)險，重源頭管理，因此要堅持以制度為綱，嚴(yán)格執(zhí)行《合同管理制度》等辦法，優(yōu)化審批流程，建立健全合同風(fēng)險防范機制。通過“業(yè)財”一體化，從財務(wù)專業(yè)角度提出明確、具體的審批意見，執(zhí)行公司法務(wù)法律審查，多重把關(guān)，將風(fēng)險管控關(guān)口前移，維護(hù)公司合法權(quán)益，防范合同簽訂法律風(fēng)險。

二是事中把控，加強財務(wù)審核，強化合同動態(tài)管理。財務(wù)人員應(yīng)強化審核，制定問題清單、協(xié)助梳理合同履行風(fēng)險問題，定期督促整改復(fù)查。公司通過常態(tài)化動態(tài)監(jiān)測，對合同履行情況進(jìn)行全程跟蹤，定期記錄項目執(zhí)行情況，各部門密切配合以減少項目合同中期爭議產(chǎn)生，以聯(lián)動機制保障合同目的實現(xiàn)。

三是事后控制，樹立合同管理最后屏障。健全合同管理應(yīng)急預(yù)案，財務(wù)人員配合合同管理部門多角度梳理合同主要風(fēng)險點，多層次制定應(yīng)對措施，一旦發(fā)生合同糾紛，第一時間啟動應(yīng)急機制，合法、高效地解決問題，減少公司的經(jīng)濟損失，做到事后不被動，筑牢合同履行最后一道防線。

因此，利用“云時代”搭建全覆蓋合同合規(guī)管理體系，將財務(wù)人員由算到管的角色轉(zhuǎn)變，更好帶動合同管理由規(guī)范化走向精細(xì)化，降低公司運營風(fēng)險，維護(hù)國有企業(yè)合法權(quán)益。