物業(yè)管理企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心體系建設(shè)探索

張慧

（北京中關(guān)村鴻嘉物業(yè)服務(wù)有限公司，北京 100085）

一、引言

從理論建設(shè)上來(lái)看，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心作為一種新型財(cái)務(wù)管理模式，受到了諸多企業(yè)青睞。但從我國(guó)理論體系建設(shè)來(lái)看，其只經(jīng)歷了短短數(shù)十年的發(fā)展，且多數(shù)內(nèi)容都引自國(guó)外，與我國(guó)特殊國(guó)情下的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系可能存在出入。本文通過(guò)對(duì)相關(guān)內(nèi)容的分析，希望能進(jìn)一步總結(jié)出本土化、指導(dǎo)性更強(qiáng)的理論知識(shí)，使其與我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展需求相協(xié)調(diào)。從實(shí)踐應(yīng)用上來(lái)看，分析財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心體系建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，可針對(duì)性提出相應(yīng)的優(yōu)化策略，為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建提供經(jīng)驗(yàn)，不斷提高財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)質(zhì)量。

二、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心相關(guān)概念界定

所謂財(cái)務(wù)共享，是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，本質(zhì)在于對(duì)人員、組織、流程以及系統(tǒng)等的再造，而財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是企業(yè)集中化管理模式的一種體現(xiàn)，主要作用在財(cái)務(wù)管理領(lǐng)域，目的在于通過(guò)這種有效的運(yùn)作模式克服企業(yè)財(cái)務(wù)職能中的重復(fù)投入和低下運(yùn)作的弊端。財(cái)務(wù)共享服務(wù)的本質(zhì)是現(xiàn)代信息技術(shù)推動(dòng)的運(yùn)營(yíng)管理模式變革與創(chuàng)新，其運(yùn)行載體主要是統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺(tái)、統(tǒng)一會(huì)計(jì)核算方式以及操作流程等［1］。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對(duì)普通會(huì)計(jì)的影響主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)人員只有通過(guò)轉(zhuǎn)型才能繼續(xù)生存，若故步自封，難以持續(xù)發(fā)展，終將被市場(chǎng)淘汰；二是處理型會(huì)計(jì)逐步向管理型、戰(zhàn)略型會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型，工作任務(wù)逐漸從事后向事前預(yù)測(cè)、事中監(jiān)測(cè)上拓寬；三是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)愈發(fā)業(yè)務(wù)化、價(jià)值化、智能化，這也是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型的要義之一，將來(lái)綜合能力強(qiáng)的企業(yè)會(huì)計(jì)會(huì)越來(lái)越多。

三、物業(yè)管理企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心體系建設(shè)不足

（一）現(xiàn)有信息系統(tǒng)配置的不支持

從物業(yè)管理企業(yè)現(xiàn)行的管理系統(tǒng)來(lái)看，其對(duì)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心體系的接納度還較低。一方面，從系統(tǒng)橫向應(yīng)用運(yùn)動(dòng)上來(lái)看，企業(yè)實(shí)際運(yùn)行中的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)以及行政管理系統(tǒng)等是相互割裂開(kāi)的，系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)難以實(shí)現(xiàn)交換，彼此間的規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)等未得到統(tǒng)一，財(cái)務(wù)共享服務(wù)難以發(fā)揮實(shí)際作用，無(wú)法配合物業(yè)管理企業(yè)有效運(yùn)營(yíng)。

另一方面，從企業(yè)的縱向?qū)蛹?jí)管理來(lái)看，難以打通層級(jí)上的溝通渠道，發(fā)揮財(cái)務(wù)共享中心在企業(yè)戰(zhàn)略層級(jí)上的支持作用。物業(yè)管理企業(yè)的控制層、執(zhí)行層和輔助層沒(méi)有實(shí)現(xiàn)整體聯(lián)動(dòng)，各層級(jí)的管理系統(tǒng)并未起到層級(jí)支撐的作用，難以為企業(yè)財(cái)務(wù)決策制定或企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃等提供有效的依據(jù)，無(wú)法明確財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在其中的位置［2］。

（二）現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程并未完全線上運(yùn)行

物業(yè)管理企業(yè)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程主要包括資金收付、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、總賬及明細(xì)賬、應(yīng)收應(yīng)付、薪酬派發(fā)、資產(chǎn)管理等，但是從企業(yè)現(xiàn)行的線上系統(tǒng)來(lái)看，其并未完全覆蓋企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，當(dāng)前運(yùn)行的系統(tǒng)還有很大的進(jìn)步空間，如業(yè)務(wù)處理的速度太慢，審批周轉(zhuǎn)層級(jí)過(guò)多，影響了業(yè)務(wù)的結(jié)算時(shí)效性。且從業(yè)財(cái)部門(mén)的溝通上來(lái)看，受傳統(tǒng)工作模式的影響，部門(mén)間各自為政，其溝通本就不多，盡管線上溝通提高了溝通頻率，但仍存在人為溝通協(xié)調(diào)的情況，降低了賬務(wù)核算效率，部分業(yè)務(wù)完成質(zhì)量較差，存在二次修復(fù)現(xiàn)象，也不利于財(cái)務(wù)的及時(shí)結(jié)轉(zhuǎn)。這種線上系統(tǒng)和線下人為調(diào)整結(jié)合的模式極不利于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建與落實(shí)。

（三）專(zhuān)業(yè)應(yīng)用人才的匱乏

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)是一門(mén)綜合性較強(qiáng)的學(xué)科，涉及企業(yè)管理、財(cái)務(wù)管理以及軟件管理等內(nèi)容。目前，物業(yè)管理企業(yè)多以財(cái)務(wù)部門(mén)帶頭，落實(shí)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)，借助財(cái)務(wù)人員豐富的財(cái)務(wù)知識(shí)，將財(cái)務(wù)工作盡數(shù)轉(zhuǎn)移到線上系統(tǒng)中。但這明顯存在一個(gè)問(wèn)題，即對(duì)財(cái)務(wù)人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)以及信息化能力的要求很高。構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心要求既懂財(cái)務(wù)又懂現(xiàn)代信息技術(shù)的綜合性人才進(jìn)行操作，僅依靠傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作者無(wú)法完全滿(mǎn)足要求。企業(yè)建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心體系的目的是控制管理成本，提高管理效率，但市場(chǎng)上引入復(fù)合型財(cái)務(wù)人才的成本較高，同時(shí)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在后續(xù)建設(shè)上還需要大量的人力、財(cái)力等加以維護(hù)，這與企業(yè)的發(fā)展初衷背離，這也是物業(yè)管理企業(yè)頭疼的問(wèn)題之一。

四、物業(yè)管理企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心體系建設(shè)的優(yōu)化

（一）完善線上信息系統(tǒng)

為了更好地建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心體系，物業(yè)管理企業(yè)必須優(yōu)化現(xiàn)有的線上信息系統(tǒng)，強(qiáng)調(diào)主要系統(tǒng)間的融合工作，避免系統(tǒng)孤立運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)在線上各系統(tǒng)間的無(wú)縫銜接。

首先，打開(kāi)各系統(tǒng)的接口，統(tǒng)一數(shù)據(jù)規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的無(wú)差別傳遞，避免操作人員在不同系統(tǒng)間切換，同時(shí)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的無(wú)差別傳遞能實(shí)現(xiàn)企業(yè)數(shù)據(jù)信息的共享，便于企業(yè)各部門(mén)、層級(jí)及時(shí)掌握企業(yè)情況，實(shí)現(xiàn)企業(yè)統(tǒng)籌規(guī)劃，提高資金等資源的配置效率，降低企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，便于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心體系建設(shè)。

其次，將企業(yè)的全部業(yè)務(wù)納入企業(yè)共享服務(wù)范疇，可通過(guò)掃描業(yè)務(wù)前端的紙質(zhì)憑證，在系統(tǒng)中生成電子憑證，通過(guò)條碼識(shí)別，獲得有效信息，并與其他系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)，分配落實(shí)各具體任務(wù)，審核后形成電子印章，由財(cái)務(wù)共享中心和財(cái)務(wù)主管等按照權(quán)限操作，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)協(xié)同，縮短業(yè)財(cái)之間的流轉(zhuǎn)時(shí)間，有效解決財(cái)務(wù)共享模式下單據(jù)傳遞、報(bào)銷(xiāo)以及核算等工作難題［3］。

（二）加強(qiáng)企業(yè)橫向、縱向溝通，實(shí)現(xiàn)全流程上線

除了線上系統(tǒng)間的運(yùn)行操作外，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心體系建設(shè)還需要企業(yè)加強(qiáng)橫向、縱向間的溝通交流，以此將線下活動(dòng)盡數(shù)轉(zhuǎn)移到線上。

首先，保證物業(yè)管理企業(yè)上至管理層、下至執(zhí)行層充分認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心體系對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略、經(jīng)濟(jì)效益等的影響，并能直觀感受到財(cái)務(wù)共享服務(wù)對(duì)企業(yè)發(fā)展的推動(dòng)作用，如降低費(fèi)用成本、擴(kuò)張企業(yè)業(yè)務(wù)等，消除部門(mén)間的矛盾，使各部門(mén)充分意識(shí)到，盡管部門(mén)目標(biāo)存在差異，最終目的都是為企業(yè)整體發(fā)展服務(wù)，協(xié)助企業(yè)職員充分理解具體崗位的職責(zé)，實(shí)現(xiàn)崗位間的協(xié)調(diào)與配合，對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)中可能出現(xiàn)的部門(mén)矛盾與資源矛盾等，制定有效的解決方案，爭(zhēng)取企業(yè)更多理解與支持，便于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心體系建設(shè)的下沉。

其次，對(duì)于上線難度較大的業(yè)務(wù)，要直面困難，積極分析業(yè)務(wù)流程，尋找其與線上系統(tǒng)的切入口，進(jìn)一步彰顯財(cái)務(wù)共享在企業(yè)管理中的作用，實(shí)現(xiàn)真正意義上的財(cái)務(wù)共享服務(wù)落地，發(fā)揮其在戰(zhàn)略目標(biāo)和財(cái)務(wù)管理上的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)要做好該階段的風(fēng)險(xiǎn)管理工作，避免遭受不必要的損失等，不斷提高線上管理質(zhì)量。

（三）重視復(fù)合型人才培養(yǎng)

物業(yè)管理企業(yè)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)最終還是要落實(shí)到具體的執(zhí)行人員身上，鑒于物業(yè)管理企業(yè)多從財(cái)務(wù)部門(mén)出發(fā)，因此財(cái)務(wù)人員的綜合能力培養(yǎng)成為決定共享服務(wù)中心效果的關(guān)鍵因素。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心體系不同于傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，其綜合要求高，技術(shù)操作及實(shí)施難度都較大。若是從財(cái)務(wù)人員出發(fā)，就必須注重這部分人員的綜合能力培養(yǎng)。

一方面，企業(yè)可從外界直接引進(jìn)人才，但會(huì)面臨高成本和對(duì)企業(yè)運(yùn)行狀況不熟悉的風(fēng)險(xiǎn)，所以企業(yè)必須認(rèn)真考慮外界引入人才的成本消耗是否滿(mǎn)足效益原則。另一方面，培養(yǎng)企業(yè)內(nèi)部人員，能夠避免大規(guī)模的人事流動(dòng)，且人員忠誠(chéng)度也能得到保證。除了依賴(lài)這部分人員的自我管理意識(shí)外，企業(yè)還需從整體層面為其提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)，調(diào)動(dòng)職員的積極性，鼓勵(lì)其學(xué)習(xí)相關(guān)內(nèi)容，豐富自身知識(shí)體系，督促財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)型，更好地發(fā)揮財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的作用，為戰(zhàn)略決策等提供數(shù)據(jù)支撐［4］。

五、物業(yè)管理企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心體系建設(shè)效果

（一）運(yùn)營(yíng)成本降低，業(yè)務(wù)處理效率顯著提升

物業(yè)管理企業(yè)引入財(cái)務(wù)共享中心體系后，企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本明顯降低，業(yè)務(wù)處理效率顯著提升。隨著現(xiàn)代人生活水平的提高，物業(yè)管理企業(yè)承接的工作和業(yè)務(wù)服務(wù)質(zhì)量要求也愈發(fā)嚴(yán)格。通過(guò)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的幫助，企業(yè)將線下的業(yè)務(wù)盡數(shù)轉(zhuǎn)移到線上，極大地縮小了財(cái)務(wù)人員規(guī)模。在企業(yè)業(yè)務(wù)不斷擴(kuò)張和市場(chǎng)逐步擴(kuò)大的情況下，單個(gè)財(cái)務(wù)人員的工作效率顯著提升，時(shí)效性明顯增強(qiáng)，企業(yè)成本支出得到控制，同時(shí)減少了行政費(fèi)用、財(cái)務(wù)費(fèi)用等支出，提高了企業(yè)資金存量。

（二）財(cái)務(wù)管理水平明顯提升

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心體系解放了企業(yè)財(cái)務(wù)人員，梳理了財(cái)務(wù)部門(mén)的崗位結(jié)構(gòu)和職能等，統(tǒng)一了工作流程和線上數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，并開(kāi)展了相應(yīng)的全流程監(jiān)督，極大地保證了線上數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，改變了信息不對(duì)稱(chēng)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)參差不齊的現(xiàn)象。財(cái)務(wù)職能架構(gòu)和具體的崗位職責(zé)內(nèi)容等得到了進(jìn)一步確定，財(cái)務(wù)人員有更多的精力投入企業(yè)的財(cái)務(wù)決策制定、戰(zhàn)略規(guī)劃上。從財(cái)務(wù)角度出發(fā)，不斷增強(qiáng)決策制定等的實(shí)用性，財(cái)務(wù)管理水平顯著提升，企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范能力、戰(zhàn)略執(zhí)行力等都有了不同程度的提升。

（三）內(nèi)部控制管理質(zhì)量提升

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在線上業(yè)務(wù)全流程中，根據(jù)其實(shí)際需求和動(dòng)態(tài)設(shè)置了相應(yīng)的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，以此加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)的實(shí)際掌控，使其滿(mǎn)足經(jīng)濟(jì)單據(jù)上的要求，保證企業(yè)業(yè)務(wù)的合規(guī)性、真實(shí)性，如果發(fā)現(xiàn)與業(yè)務(wù)單據(jù)上的要求不同，就在系統(tǒng)中一鍵駁回。通過(guò)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的設(shè)置，進(jìn)一步提升了業(yè)務(wù)掌控力，加速了單據(jù)審批，同時(shí)也讓風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)更加明晰，使企業(yè)有反應(yīng)和應(yīng)對(duì)的時(shí)間，也增強(qiáng)了單據(jù)審批的規(guī)范性，提高了企業(yè)整體的內(nèi)部控制質(zhì)量，為企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展和持續(xù)成長(zhǎng)提供了大力支持。

六、物業(yè)管理企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心體系建設(shè)經(jīng)驗(yàn)

（一）注重組織架構(gòu)的更新

從物業(yè)管理企業(yè)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心體系構(gòu)建成果來(lái)看，科學(xué)且合理的組織框架是保證財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心體系順利構(gòu)建的根本，因此企業(yè)必須根據(jù)自身需求完善組織架構(gòu)。首先，企業(yè)可形成兼容內(nèi)外管理的組織架構(gòu)，盡管企業(yè)已經(jīng)通過(guò)ERP 系統(tǒng)、OA 系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)企業(yè)線上的聯(lián)合管理，但其財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心體系建設(shè)仍處于初期階段，很難完全發(fā)揮作用，所以企業(yè)需要建立內(nèi)部一體化的管理結(jié)構(gòu)，奠定財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心長(zhǎng)期發(fā)展的基調(diào)。其次，建設(shè)企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)庫(kù)。從目前智能財(cái)務(wù)發(fā)展進(jìn)程來(lái)看，企業(yè)的財(cái)務(wù)共享不僅是內(nèi)部，更要與外部聯(lián)動(dòng)，包括銀行、物流、客戶(hù)等，企業(yè)須積極引進(jìn)商旅平臺(tái)等，推動(dòng)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，滿(mǎn)足不同利益相關(guān)者的需求，促進(jìn)企業(yè)更好地發(fā)展［5］。

（二）注重管理流程的規(guī)劃

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心畢竟是外來(lái)的管理模式，在企業(yè)業(yè)務(wù)開(kāi)展等已經(jīng)形成固定程序的情況下，企業(yè)要想發(fā)揮財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的作用，就必須梳理現(xiàn)有的管理流程，保證其與財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心體系契合。一要從企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展愿景入手，以企業(yè)價(jià)值為導(dǎo)向，逐步擴(kuò)展業(yè)務(wù)，在職能設(shè)計(jì)等方面緊跟企業(yè)和時(shí)代的要求，不斷規(guī)范企業(yè)流程。二要做好風(fēng)險(xiǎn)防控工作，企業(yè)要制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制和風(fēng)險(xiǎn)管理制度，排查財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的完整性、訪問(wèn)權(quán)以及安全性等，預(yù)防并發(fā)現(xiàn)、控制相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，避免企業(yè)遭受經(jīng)濟(jì)損失。

（三）注重網(wǎng)絡(luò)信息安全建設(shè)

除了企業(yè)提供的硬軟件支持外，網(wǎng)絡(luò)信息安全管理也是決定財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心能否正常運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵。首先，在建設(shè)前必須明確財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)目標(biāo)，充分了解實(shí)際的信息需求等，實(shí)現(xiàn)自身職能轉(zhuǎn)型，根據(jù)企業(yè)需求和實(shí)際能力，策劃財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心體系構(gòu)建步驟，保證其不偏離企業(yè)的基本建設(shè)目標(biāo)。其次，要做好定期維護(hù)，保證線上運(yùn)行安全，這與上述提到的風(fēng)險(xiǎn)管理應(yīng)搭配進(jìn)行，避免因?yàn)橄到y(tǒng)運(yùn)行不暢等導(dǎo)致企業(yè)數(shù)據(jù)遲滯、損失，影響企業(yè)的決策制定或資源調(diào)配等活動(dòng)。

七、結(jié)語(yǔ)

物業(yè)管理企業(yè)與人們的生活息息相關(guān)，構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心體系是其提升內(nèi)部管理質(zhì)量、保證企業(yè)順利運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵步驟。本文通過(guò)對(duì)相關(guān)內(nèi)容的分析，發(fā)現(xiàn)企業(yè)在系統(tǒng)支撐力、線上業(yè)務(wù)流程進(jìn)展以及人才支撐等方面仍存在一些問(wèn)題。結(jié)合相關(guān)理論和文獻(xiàn)，從打開(kāi)系統(tǒng)接口、提高系統(tǒng)承載力、實(shí)現(xiàn)全業(yè)務(wù)流程線上管控等方面提出了相應(yīng)的建議。同時(shí)本文也存在一定的局限性，如闡述主體是物業(yè)管理企業(yè)，因此部分策略對(duì)其他行業(yè)、領(lǐng)域的借鑒作用有待考察，未來(lái)筆者會(huì)加強(qiáng)該方面的學(xué)習(xí)，力求提出更具實(shí)踐價(jià)值的優(yōu)化策略。