基于文化價(jià)值的高校檔案的現(xiàn)代化管理與傳播

■鄧慶紅

高校檔案是學(xué)校建設(shè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄，是高校精神和民族文化傳承的橋梁。新時(shí)代背景下，要進(jìn)一步加強(qiáng)高校檔案文化的信息化建設(shè)和現(xiàn)代化管理，不斷探索促進(jìn)檔案文化傳播的新方式，為實(shí)現(xiàn)檔案的文化價(jià)值保駕護(hù)航。

一、高校檔案的文化價(jià)值

（一）檔案文化的存儲(chǔ)價(jià)值

高校檔案是學(xué)校辦學(xué)歷史、文化活動(dòng)、教學(xué)和科研成果的積淀，是學(xué)校寶貴的物質(zhì)財(cái)富與精神財(cái)富，具有重要的文化存儲(chǔ)價(jià)值。檔案館中珍藏的各類形式的檔案，再現(xiàn)了學(xué)校的輝煌發(fā)展。高校檔案重在“藏”，館藏的文件、物品、照片以及音視頻資料等，既是學(xué)校發(fā)展記憶的基石，也蘊(yùn)藏著豐富的文化信息。以民族大學(xué)為例，民族大學(xué)的辦學(xué)是中國共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)的中國新型民族高等教育的起點(diǎn)，因此，建校以來形成的各種檔案資料，絕大多數(shù)具有鮮明的民族特色和民族文化背景[1]。這些珍貴的檔案既書寫了民族高等教育從篳路藍(lán)縷到蓬勃奮進(jìn)的發(fā)展歷程，也促進(jìn)了民族文化的綿延賡續(xù)，連接起民族文化發(fā)展的脈胳，既是民族文化的縮影，也是對(duì)民族學(xué)生開展理想信念教育的寶貴資源。作為檔案工作者，要重視高校檔案的存儲(chǔ)價(jià)值，利用檔案講好高校故事，彰顯學(xué)校的文化底蘊(yùn)，提升文化自信，增強(qiáng)凝聚力，形成獨(dú)具特色的高校精神。

（二）檔案文化的傳承價(jià)值

高校檔案作為高校建設(shè)的歷史見證，記錄了學(xué)校的發(fā)展軌跡，凝聚了與高校各種活動(dòng)相關(guān)的文化信息，積累了深厚的人文歷史文化，極大地推動(dòng)了教學(xué)和科研的發(fā)展，體現(xiàn)了高校博大精深的文化素養(yǎng)，也是大學(xué)文化精神傳承和發(fā)展的源泉。高校檔案重在“傳”，要不斷挖掘檔案的文化內(nèi)涵，解鎖文化傳承的密碼。以校訓(xùn)為例，蘭州大學(xué)的“自強(qiáng)不息，獨(dú)樹一幟”，西北民族大學(xué)的“勤學(xué)、敬業(yè)、團(tuán)結(jié)、創(chuàng)新”，西北師范大學(xué)的“知術(shù)欲圓,行旨須直”等校訓(xùn)無不承載了學(xué)校的文化精髓和內(nèi)涵，代表了學(xué)校求學(xué)治校的內(nèi)在精神和理念追求，凝聚著學(xué)校的文化特質(zhì)和精神風(fēng)貌。挖掘校訓(xùn)檔案，宣揚(yáng)校訓(xùn)文化，可以使學(xué)校的優(yōu)良校風(fēng)薪火相傳。可以說，沒有高校檔案文化的傳播傳承，也就沒有高校文明的延續(xù)發(fā)展[2]。

（三）檔案文化的育人價(jià)值

高校是為社會(huì)培養(yǎng)高素質(zhì)人才的重要基地，肩負(fù)著為當(dāng)代大學(xué)生培根、鑄魂、啟智、育心的重任。高校檔案應(yīng)“充分發(fā)揮檔案的文化教育功能”，使學(xué)生不斷增強(qiáng)個(gè)人文化修養(yǎng)、提高學(xué)術(shù)文化水平、堅(jiān)定理想信念。高校檔案蘊(yùn)含了學(xué)校優(yōu)秀文化、優(yōu)良傳統(tǒng)和治學(xué)精神，為育人工作提供豐富的教育素材。高校檔案重在“用”，高校檔案記錄了教學(xué)名師、專家學(xué)者致力于教育事業(yè)的感人事跡，再現(xiàn)了一代代校友奔赴于祖國各地的成長歷程。我們應(yīng)該合理利用檔案，適時(shí)開展專題講座，用這些貼近學(xué)生生活的素材，與學(xué)生共情，為他們?cè)诶щy和挫折中指明方向。另外，我們還可以利用檔案編纂校史、編制名人檔案、設(shè)立校史館、舉辦校園文化展、優(yōu)秀畢業(yè)生成果展等，展現(xiàn)校園風(fēng)采。用最原始、最客觀、最真實(shí)的事例讓學(xué)生體驗(yàn)學(xué)校的文化底蘊(yùn)，增強(qiáng)其對(duì)學(xué)校的認(rèn)同感和榮譽(yù)感，激發(fā)學(xué)生的愛國情懷，引導(dǎo)學(xué)生形成正確的三觀，傳播正能量，弘揚(yáng)主旋律，實(shí)現(xiàn)以檔化人，以檔育人。

二、高校檔案現(xiàn)代化管理

（一）管理模式標(biāo)準(zhǔn)化

管理模式標(biāo)準(zhǔn)化,是檔案管理現(xiàn)代化的主要基礎(chǔ)與保障[3]。規(guī)范高校檔案管理工作,是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必要環(huán)節(jié)。高校在制定和實(shí)施各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范時(shí),必須要設(shè)定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，然后進(jìn)行合理的分工，確保各項(xiàng)工作能夠有機(jī)銜接，通過規(guī)范化制度化的操作來實(shí)現(xiàn)科學(xué)化檔案管理的目標(biāo)。高校檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理,包含了檔案收集、歸檔整理以及歸納保管等環(huán)節(jié)的規(guī)范化操作，如對(duì)檔案目錄的設(shè)置、檔案編號(hào)的標(biāo)識(shí)、檔案載體的分類、檔案特征的描述、檔案內(nèi)容的檢索和對(duì)檔案資源的利用等使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化,要求在一定的體制下協(xié)調(diào)檔案存檔的規(guī)范性及信息建設(shè)的科學(xué)化管理，逐步推進(jìn)檔案的現(xiàn)代化管理。以西北民族大學(xué)檔案管理工作為例，檔案館借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，制定了合理的規(guī)章制度，在檔案信息收集、保管和利用等方面有據(jù)可依，取得了顯著的成效。

（二）管理資源數(shù)字化

資源數(shù)字化,是促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的根本條件與基礎(chǔ)。所謂數(shù)字化管理，是指計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的綜合運(yùn)用，包括檔案信息資料的整合與管理，以及其提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)利用的過程。高校檔案管理數(shù)字化,是現(xiàn)代信息社會(huì)下對(duì)檔案管理工作的最新需求，也是中國檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然走向。

實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化管理必須要通過以下幾點(diǎn)來實(shí)現(xiàn)，首先是對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化改造，對(duì)已有的紙質(zhì)文檔、圖片等通過掃描進(jìn)行信息化處理或直接錄入電子檔案信息，將重要文件完整地存儲(chǔ)在不同的專題數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。其次打造信息共享模式，利用高校檔案館存儲(chǔ)檔案信息，以此為基礎(chǔ)，構(gòu)建高校檔案信息中心。只有不斷提升檔案管理的信息化水平，才能實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的檔案服務(wù)。

（三）管理技術(shù)網(wǎng)絡(luò)化

網(wǎng)絡(luò)化是高校檔案現(xiàn)代化管理的技術(shù)支持和重要標(biāo)志。所謂網(wǎng)絡(luò)化管理,即利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)科學(xué)和信息通信技術(shù)手段,把已有的館藏資料與正在產(chǎn)生的檔案資料統(tǒng)一起來,以進(jìn)行檔案信息的采集、保存、分類、傳播和數(shù)字化利用，并不斷創(chuàng)新。目前,學(xué)校檔案館的文檔管理工作已逐漸發(fā)展為全文掃描記錄、全文電子存檔、光盤保存等,由高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)形成的電子文檔也逐步代替了紙質(zhì)文檔。同時(shí)，高校檔案館也在校園網(wǎng)上開設(shè)了自己的主頁，促進(jìn)了檔案網(wǎng)絡(luò)管理的發(fā)展。未來，數(shù)字文件信息將形成巨大的檔案信息網(wǎng)絡(luò)[4]，檔案信息將在互聯(lián)網(wǎng)上更高效、更快速地被收集、傳遞、檢索和使用，數(shù)字檔案館的建設(shè)勢在必行。

（四）管理方式特色化

檔案管理特色化是檔案管理現(xiàn)代化的重要支撐。所謂特色化管理是指以標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為基礎(chǔ)，收集、整理、保管好特色檔案，做好特色檔案的利用工作，有效地促進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理體系的建設(shè)。高校特色檔案是學(xué)校在人才培養(yǎng)、科學(xué)研究及文化傳承等實(shí)踐活動(dòng)中形成的反映學(xué)校辦學(xué)精神、專業(yè)特色、時(shí)代特征、人物特點(diǎn)、地域特色、發(fā)展沿革等具有學(xué)校獨(dú)特內(nèi)涵和歷史記憶，具有保存利用價(jià)值的各種信息記錄[5]。在特色檔案開發(fā)管理過程中，要對(duì)其分類著錄，進(jìn)行信息化處理，形成特色檔案數(shù)據(jù)庫，既保護(hù)其原始性，又能方便查閱和利用，再現(xiàn)檔案的生命力和文化價(jià)值。如西北民族大學(xué)早期有大量用少數(shù)民族語言編輯成的資料，這些資料對(duì)于研究少數(shù)民族歷史和少數(shù)民族學(xué)生的生活、學(xué)習(xí)習(xí)慣等具有重要的參考價(jià)值。在信息錄入時(shí)要對(duì)這些材料進(jìn)行識(shí)別和語言轉(zhuǎn)換，保護(hù)資料的原始性和內(nèi)容的完整性，在鑒別和使用中凝練出學(xué)校特色文化。

三、高校檔案文化的創(chuàng)新與傳播措施

（一）發(fā)展與高校總體規(guī)劃相協(xié)調(diào)

高校檔案工作應(yīng)列入學(xué)校的總體規(guī)劃建設(shè)。習(xí)近平同志曾指出：“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案[6]?！备咝５慕ㄔO(shè)和發(fā)展同樣要以檔案為基礎(chǔ)資源，需要不斷對(duì)檔案工作進(jìn)行改革與創(chuàng)新,健全配套的政策措施,提供必要的財(cái)力、人力與物資保障。尤其是,學(xué)校檔案工作負(fù)責(zé)人要根據(jù)當(dāng)前學(xué)校檔案工作的實(shí)際情況,深入研究當(dāng)前檔案館改革提升的具體問題,努力克服當(dāng)前檔案館改革改造中面臨的各類難題,為檔案館數(shù)字化建設(shè)提供保證。

（二）運(yùn)用新媒體信息技術(shù)提高高校檔案利用率

信息化已成為新時(shí)期檔案館工作的重點(diǎn)方向，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”也將是未來檔案發(fā)展的主要趨勢。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展趨勢和運(yùn)用新媒體信息技術(shù)進(jìn)行學(xué)校檔案信息資料的合理利用，必將推動(dòng)學(xué)校檔案館的轉(zhuǎn)型與完善，高校檔案館要積極適應(yīng)新形勢發(fā)展，進(jìn)行必要的改革與創(chuàng)新。一是檔案部門要引進(jìn)并使用現(xiàn)代新媒體信息技術(shù)，進(jìn)一步提高檔案的傳遞、保存、收集和共享。和傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的檔案管理將更加系統(tǒng)、高效與科學(xué)，學(xué)校檔案管理部門積極搭建檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),高校各部門之間甚至各高校之間的信息資源可通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)一體化共建，從而提高學(xué)校檔案管理工作的廣度和深度，讓檔案信息的傳遞更為迅捷，讓學(xué)校檔案信息資源得到充分利用，推動(dòng)高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展，更好地為師生服務(wù)。二是檔案部門利用新媒體和現(xiàn)代化檔案管理的高效整合，做好檔案資源的應(yīng)用。學(xué)校檔案館要建設(shè)檔案資源庫，把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，以充分體現(xiàn)將檔案數(shù)據(jù)融合到高等教育中的價(jià)值與意義，為下一個(gè)檔案資源的有效利用提供基礎(chǔ)條件。在檔案資源庫建立過程中,，要對(duì)學(xué)校檔案信息資料進(jìn)行嚴(yán)格審查與分級(jí)，形成教育檔案、學(xué)生檔案和科研檔案等不同類別。三是檔案部門要以用戶需求為導(dǎo)向，加強(qiáng)信息平臺(tái)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。學(xué)校檔案信息資源平臺(tái)，應(yīng)針對(duì)不同用戶的需求開辟各類專欄，如校史專欄、校園名人專欄、科研專欄、畢業(yè)生檔案專欄等，可以為各部門工作提供參考，為學(xué)生的求職提供憑證。高校把檔案信息以更為多樣的方式提供給需求廣泛的人，用戶只要符合相應(yīng)設(shè)定的條件,就能夠從學(xué)校檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中迅速檢索和下載檔案數(shù)據(jù)，從而合理使用學(xué)校檔案信息資源，有效節(jié)約了檔案利用時(shí)間，完善信息資源，提高高校檔案利用效率，最大化檔案信息資源共享的價(jià)值與意義。

（三）健全檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)全員同頻共振

和其他單位比較,高校檔案館的館藏檔案類別更多，管理也更復(fù)雜。從歸檔類別分析，檔案類型有教育教學(xué)檔案、科學(xué)研究檔案、學(xué)生檔案、公文檔案、財(cái)會(huì)檔案、基建檔案、人事檔案等多種。這些不同類型的檔案皆有不同的特征，管理方式也不一樣。比如,人事檔案有著迅速變更和流動(dòng)的特性,這就要求檔案管理者在人事檔案上耗費(fèi)更多的精力和時(shí)間,以確保每一個(gè)教師檔案的準(zhǔn)確性；而科研檔案管理是科研項(xiàng)目管理的重要環(huán)節(jié)，科研檔案的及時(shí)性和完整性則是提升高校文化軟實(shí)力競爭的核心因素，要求必須及時(shí)、完整、準(zhǔn)確。所以,發(fā)展高校的檔案管理工作，就必須理順機(jī)制，擴(kuò)大檔案信息傳播的最大化，總結(jié)其他高校的經(jīng)驗(yàn)，建設(shè)對(duì)各種檔案集中統(tǒng)一管理的綜合檔案室，合理統(tǒng)籌高校各部門的銜接與運(yùn)轉(zhuǎn)，并根據(jù)實(shí)際情況與文檔形成規(guī)律，建立細(xì)致、全面的檔案管理規(guī)章制度。學(xué)校各機(jī)關(guān)、部門必須明確具體的責(zé)任人,并要求主管單位和責(zé)任人在學(xué)校歸檔材料產(chǎn)生與流轉(zhuǎn)中的各個(gè)環(huán)節(jié)上簽字記錄，以保證歸檔的真實(shí)性與準(zhǔn)確度，盡量減少無謂的消耗和重復(fù)性管理工作,有效提高歸檔效率,進(jìn)一步提高檔案保管的規(guī)范化水平。