財(cái)務(wù)共享模式下的行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理探究

趙慧旭 德州市中醫(yī)院

引言

財(cái)務(wù)管理水平與效果可能會(huì)影響到行政事業(yè)單位自身公共職能的執(zhí)行質(zhì)量，所以各單位在強(qiáng)化自我管理中，應(yīng)當(dāng)格外重視優(yōu)化財(cái)管工作。和企業(yè)相比，事業(yè)單位加強(qiáng)財(cái)管，并非只為創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)收益，主要是為更好地履行公共職能。經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)背景下，各單位在謀求優(yōu)化財(cái)管本身能力的同時(shí)，應(yīng)該考慮促進(jìn)財(cái)管轉(zhuǎn)型，引入財(cái)務(wù)共享模式，發(fā)揮出數(shù)據(jù)信息的價(jià)值。

一、財(cái)務(wù)共享模式

（一）產(chǎn)生發(fā)展

在經(jīng)濟(jì)全球化的趨勢(shì)下，商品、服務(wù)、人力、技術(shù)等社會(huì)生產(chǎn)要素實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域、跨國(guó)轉(zhuǎn)移，形成一個(gè)覆蓋全球的市場(chǎng)空間，促使資源分配利用得到進(jìn)一步優(yōu)化?；ヂ?lián)網(wǎng)與云計(jì)算等技術(shù)的互通，使經(jīng)濟(jì)形勢(shì)實(shí)現(xiàn)“量化反饋”，邁入新的階段。以上變化都促使財(cái)務(wù)共享模式形成，并且其逐漸“蔓延”到各個(gè)領(lǐng)域、機(jī)械性高、可被標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)置的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，“再造”工作程序，利用線上管理平臺(tái)，對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行高效、統(tǒng)一處理，控制運(yùn)行成本，優(yōu)化相關(guān)人員的滿意度與服務(wù)品質(zhì)，提高業(yè)務(wù)運(yùn)行效率[1]。

共享服務(wù)最早由其他國(guó)家?guī)讉€(gè)大規(guī)模制造業(yè)集團(tuán)推出，經(jīng)過(guò)數(shù)十年的發(fā)展演化，如今在很多企事業(yè)單位中都有運(yùn)用。根據(jù)《財(cái)富》企業(yè)數(shù)據(jù)，在一些發(fā)達(dá)國(guó)家與地區(qū)，大約有九成跨國(guó)企業(yè)采用財(cái)務(wù)共享模式，而且國(guó)內(nèi)也有半數(shù)左右的集團(tuán)企業(yè)選擇此種工作模式。

（二）運(yùn)行體系

現(xiàn)階段，國(guó)內(nèi)已經(jīng)成立數(shù)百家財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，幾乎覆蓋全行業(yè)。該種運(yùn)行模式依靠信息系統(tǒng)，而現(xiàn)有的相關(guān)信息系統(tǒng)有很多，各自之間還有密切關(guān)聯(lián)，需要相互配合。

一是網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)。工作人員可在線錄入填單，其余業(yè)務(wù)審批與信息輸送、財(cái)務(wù)審核等環(huán)節(jié)均可直接在該系統(tǒng)平臺(tái)上進(jìn)行，提高實(shí)際核算過(guò)程的標(biāo)準(zhǔn)化、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)共享化以及審批流程數(shù)字化，切實(shí)提升信息流動(dòng)的效率與規(guī)范性、可靠性。二是財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)。工作人員能借此完成填寫(xiě)記賬憑證、一鍵過(guò)賬與生成報(bào)表等。三是影像管理系統(tǒng)。操作人員直接使用儀器掃描原始憑證，用所得的電子影像進(jìn)行流轉(zhuǎn)，將信息系統(tǒng)作為開(kāi)展業(yè)務(wù)處理的載體，用數(shù)字化的程序取代人工作業(yè)流程，達(dá)到采集票據(jù)數(shù)字化內(nèi)容、傳送與審批影像的作業(yè)效果，加快審批速度，控制審批成本，改變實(shí)物流轉(zhuǎn)與調(diào)閱票據(jù)等工作模式的弊端。四是資金管理系統(tǒng)。財(cái)務(wù)部門(mén)能借此統(tǒng)一進(jìn)行資金結(jié)算與撥付、收支，提高對(duì)單位資金流的管控與使用效率，縮減財(cái)務(wù)費(fèi)用，控制運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)。五是電子檔案系統(tǒng)。其將實(shí)體資料轉(zhuǎn)變成數(shù)字化的形式，可提高會(huì)計(jì)檔案使用的便利性，減少相關(guān)方面的管理成本。

二、行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)工作目標(biāo)

首先，提供財(cái)務(wù)狀況與運(yùn)行狀況等資料。行政事業(yè)單位都需主動(dòng)公開(kāi)當(dāng)前資產(chǎn)負(fù)債、收支等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，確保該類(lèi)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的可靠性與真實(shí)性。另外，行政事業(yè)單位還需提供相應(yīng)會(huì)計(jì)信息，根據(jù)具體要求給出完整的財(cái)報(bào)與決算報(bào)告、預(yù)算報(bào)告等資料。

其次，反映自身受托責(zé)任履行狀況。國(guó)內(nèi)行政事業(yè)單位需要承擔(dān)相應(yīng)的公共服務(wù)，運(yùn)行資金由財(cái)政而來(lái)，所以公眾應(yīng)當(dāng)對(duì)其受托責(zé)任執(zhí)行狀況有所掌握，并予以監(jiān)督。對(duì)于行政事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，運(yùn)行根本目標(biāo)并非利潤(rùn)最大化，更關(guān)鍵的是向社會(huì)輸送優(yōu)質(zhì)公共服務(wù)[2]。所以，行政事業(yè)單位需公開(kāi)衡量自身受托責(zé)任執(zhí)行質(zhì)量的信息依據(jù)，用于公眾判斷財(cái)政預(yù)算執(zhí)行合理性與合規(guī)性，直觀感受政府業(yè)績(jī)。

最后，給政府報(bào)告資料的使用者予以參考。第一，公開(kāi)自身運(yùn)行狀況。行政事業(yè)單位是重要的國(guó)家政策落實(shí)機(jī)構(gòu)，必須做到信息公開(kāi)透明。普通大眾能根據(jù)公開(kāi)信息，監(jiān)督其運(yùn)行狀況。而行政事業(yè)單位則利用公示自身預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度與財(cái)務(wù)情況，提升單位資料透明度，加強(qiáng)公信力。第二，給上級(jí)部門(mén)提供決策依據(jù)。為保證監(jiān)管效力，各級(jí)行政單位均會(huì)接受主管上級(jí)、審計(jì)部門(mén)監(jiān)管，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)則是主要的判斷依據(jù)。利用對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的分析，能夠有效找到單位運(yùn)行時(shí)的問(wèn)題與漏洞，結(jié)合實(shí)際情況合理、迅速修訂、調(diào)整政策內(nèi)容。第三，給相關(guān)投資方提供決策依據(jù)。行政事業(yè)單位也是現(xiàn)代市場(chǎng)中的一員，能借助一些獨(dú)有的方法，獲得社會(huì)資金。所以單位運(yùn)營(yíng)狀況與資產(chǎn)負(fù)債均屬于公眾投資方注重的問(wèn)題，而這些均需通過(guò)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)呈現(xiàn)。

三、財(cái)務(wù)共享對(duì)推動(dòng)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型的作用表現(xiàn)

其一，財(cái)務(wù)共享模式的形成，建立了比較完善的系統(tǒng)平臺(tái)。行政事業(yè)單位采用財(cái)務(wù)共享模式實(shí)施財(cái)管中，必須建立專(zhuān)門(mén)的核算系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合，對(duì)接經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)運(yùn)行程序，將業(yè)務(wù)辦理完全轉(zhuǎn)移到線上進(jìn)行。該類(lèi)銜接系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)方面有報(bào)賬、預(yù)算管理與查詢(xún)等系統(tǒng)；業(yè)務(wù)方面則涵蓋采購(gòu)、資產(chǎn)管理、合同管理等。并且行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)需和審計(jì)系統(tǒng)連接，有效拓展了監(jiān)督范疇，支持對(duì)行政單位資金賬戶與財(cái)務(wù)處理的動(dòng)態(tài)化監(jiān)督，改變?cè)緝H在固定節(jié)點(diǎn)實(shí)施監(jiān)督的模式，提高監(jiān)督的時(shí)效性。

其二，財(cái)務(wù)共享模式將財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)運(yùn)行程序融合起來(lái)。行政事業(yè)單位建立共享中心后，需將財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)兩個(gè)部分連接起來(lái)，由此促使二者充分融合，解決各個(gè)單位選擇不同的系統(tǒng)平臺(tái)處理業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)造成的不便。而采用財(cái)務(wù)共享模式，有助于提升行政單位經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)運(yùn)轉(zhuǎn)速度與質(zhì)量。相關(guān)信息可直接在業(yè)務(wù)方面客戶端錄入，通過(guò)聯(lián)網(wǎng)審批程序完成授權(quán)，生成的各項(xiàng)資料直接集中在財(cái)務(wù)系統(tǒng)。在實(shí)行財(cái)務(wù)共享后，相當(dāng)于構(gòu)建一個(gè)“財(cái)務(wù)工廠”，每日能迅速處理好龐大的數(shù)據(jù)資料，完成財(cái)務(wù)核算，并可以直接進(jìn)行支付，提高預(yù)算執(zhí)行的效率。

其三，進(jìn)一步提升信息的共享程度。在財(cái)務(wù)共享模式下，行政事業(yè)單位能有效共享數(shù)據(jù)資料，讓會(huì)計(jì)信息在各個(gè)部門(mén)，乃至社會(huì)上公示，完全避免形成“孤島”現(xiàn)象。行政事業(yè)單位的在職業(yè)務(wù)工作者能直接查到相關(guān)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)運(yùn)行進(jìn)程，確認(rèn)實(shí)際出現(xiàn)“堵塞”的節(jié)點(diǎn)，讓審批者更具緊迫感[3]。另外，業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)資料的高效流通，讓財(cái)管的監(jiān)督職能得到充分發(fā)揮，對(duì)財(cái)政應(yīng)用績(jī)效進(jìn)行合理化評(píng)估。

其四，財(cái)務(wù)共享有利于實(shí)現(xiàn)自動(dòng)內(nèi)控。單位需通過(guò)信息化手段的幫助，促使自我管理過(guò)程的自動(dòng)化。借助財(cái)務(wù)共享模式，促使各項(xiàng)工作運(yùn)轉(zhuǎn)流程得到標(biāo)準(zhǔn)化處理，將審批、報(bào)銷(xiāo)、預(yù)算管理等環(huán)節(jié)都轉(zhuǎn)變成自動(dòng)化的形式，把管理行為嵌入到系統(tǒng)平臺(tái)中，切實(shí)改變?cè)镜娜斯ぷ鳂I(yè)模式。如此有助于規(guī)范財(cái)管行為，達(dá)到對(duì)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的全面化管控。

四、財(cái)務(wù)共享下行政事業(yè)單位優(yōu)化財(cái)管的路徑

（一）建立財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)

若要啟用財(cái)務(wù)共享模式，就需建設(shè)信息平臺(tái)，這就要求單位能夠靈活應(yīng)用相關(guān)技術(shù)，比如大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等。通過(guò)整合各項(xiàng)資源，并強(qiáng)化與財(cái)政方面的協(xié)調(diào)、交流，推動(dòng)財(cái)政的信息化，進(jìn)一步深化融合程度，由此得到一個(gè)支持核算、預(yù)算與資產(chǎn)管理等工作的信息平臺(tái)。使各個(gè)系統(tǒng)精準(zhǔn)銜接，所有數(shù)據(jù)庫(kù)中的資源均可進(jìn)行共享流轉(zhuǎn)。另外，通過(guò)庫(kù)銀與稅收、財(cái)務(wù)等的聯(lián)網(wǎng)建設(shè)，能使對(duì)賬與繳存等環(huán)節(jié)變得自動(dòng)化。而且在單位內(nèi)部能直接將原始票據(jù)掃描入庫(kù)，完成在線填單與審批等工作，使財(cái)管更具標(biāo)準(zhǔn)化與高效性。我國(guó)某地行政事業(yè)單位在2020年，上線試運(yùn)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)，這是事業(yè)單位實(shí)行財(cái)務(wù)共享的第一步。在系統(tǒng)平臺(tái)的支撐下，依托于業(yè)財(cái)一體化，統(tǒng)籌要求財(cái)務(wù)支出與審批程序，構(gòu)成運(yùn)行閉環(huán)，促使業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)信息相互流通融合，這是各單位財(cái)管優(yōu)化升級(jí)的有效方法，并且在規(guī)范財(cái)會(huì)、推進(jìn)業(yè)財(cái)融合、加強(qiáng)權(quán)力實(shí)施監(jiān)管方面起到重要作用。

（二）推進(jìn)電子檔案管理

行政事業(yè)單位財(cái)管中實(shí)施財(cái)務(wù)共享，應(yīng)當(dāng)先改變傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作的模式，將原始憑證進(jìn)行電子影像化處理，在此過(guò)程中需要建立電子檔案，完整保存相關(guān)材料。針對(duì)該方面的需求，首先，各級(jí)單位應(yīng)主動(dòng)引入電子條碼技術(shù)，保證原始資料和電子數(shù)據(jù)能一一對(duì)應(yīng)，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)檔案準(zhǔn)確定位，便于對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理、查找、管理等操作，全面提升檔案資料的管理效力。其次，盡量壓縮檔案資料占用的空間，控制在實(shí)體資源上的投入量，降低由于日常使用讓實(shí)體憑證受損的風(fēng)險(xiǎn)。最后，強(qiáng)調(diào)檔案資料的日常保管，可以采取分權(quán)管理的形式。另外，財(cái)務(wù)共享并非是指財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)全面公開(kāi)，檔案管理員必須嚴(yán)格落實(shí)有關(guān)制度，定期完成資料打印處理，在復(fù)制與查閱中需保留完成的登記信息，嚴(yán)禁將此類(lèi)資料外帶。而且檔案查閱也具有特定規(guī)則權(quán)限，為提升對(duì)電子檔案的管理力度，對(duì)于保管員應(yīng)當(dāng)采取帶班責(zé)任制，讓此種管理系統(tǒng)的價(jià)值得以充分發(fā)揮[4]。

（三）加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理

行政事業(yè)單位的財(cái)管中，采用財(cái)務(wù)共享模式，需用到多種軟件平臺(tái)，完整保存相關(guān)數(shù)據(jù)資料，給單位創(chuàng)造更多的便利條件。而實(shí)現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，數(shù)據(jù)安全隱患問(wèn)題成為阻礙發(fā)展的一大因素。雖然各級(jí)單位公示的財(cái)務(wù)信息包含內(nèi)容不斷增加，但其中一些信息屬于機(jī)密內(nèi)容，所以必須考慮數(shù)據(jù)安全管理的問(wèn)題。對(duì)此，各單位應(yīng)當(dāng)以財(cái)務(wù)工作為核心，構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)防范體系，對(duì)訪問(wèn)者進(jìn)行身份認(rèn)證與瀏覽操作權(quán)限設(shè)置，預(yù)防惡意攻擊。另外，在財(cái)管平日運(yùn)行中，應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行安全檢查工作，僅有持續(xù)強(qiáng)化安全管控，完成基礎(chǔ)性的防護(hù)工作，才能加強(qiáng)單位財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性。同時(shí)，各單位還需定期評(píng)估系統(tǒng)平臺(tái)的安全等級(jí)，掃描系統(tǒng)漏洞，并利用詢(xún)問(wèn)與檢查核對(duì)信息、系統(tǒng)安全防護(hù)效果等方法，盡早鎖定安全隱患與平臺(tái)漏洞，并采取有效手段進(jìn)行處理。

第一，提高單位自身的信息技術(shù)水平。各單位需結(jié)合國(guó)家有關(guān)規(guī)定與自身財(cái)管工作需要，為相應(yīng)崗位人員提供財(cái)務(wù)專(zhuān)業(yè)與信息技術(shù)上的訓(xùn)練，全面加強(qiáng)在職人員的綜合能力。抑或利用外聘的方式，快速獲取技術(shù)類(lèi)人才，協(xié)助單位構(gòu)建與優(yōu)化財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)平臺(tái)，適應(yīng)自身的財(cái)務(wù)工作訴求。第二，進(jìn)一步推動(dòng)平臺(tái)本身的安全防護(hù)建設(shè)。各單位可結(jié)合崗位設(shè)置，確認(rèn)相應(yīng)職責(zé)范圍，盡可能不要出現(xiàn)“一人多崗”與“一崗多權(quán)”的情況，充分執(zhí)行工作職責(zé)，提升財(cái)務(wù)共享模式下內(nèi)控水平。并借助防火墻、文件加密等方式，保障信息流通中的安全與內(nèi)容完整。

（四）明確財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型方向

財(cái)務(wù)共享視角下，行政事業(yè)單位需清楚財(cái)務(wù)工作的轉(zhuǎn)型方向，以此指導(dǎo)工作實(shí)踐。

一是財(cái)務(wù)核算由信息化升級(jí)到智能化。在5G通信商業(yè)化與AI發(fā)展中，各個(gè)單位財(cái)務(wù)工作在電算化的基礎(chǔ)上，朝著信息化與智能化的層面探索，多種信息管理系統(tǒng)已經(jīng)在事業(yè)單位中得到普及。在系統(tǒng)平臺(tái)逐步完善中，AI似乎也在財(cái)務(wù)領(lǐng)域有了融入的可行性。同時(shí)，諸多事業(yè)單位原有的系統(tǒng)平臺(tái)開(kāi)始使用5G通信，這給實(shí)現(xiàn)智能財(cái)務(wù)奠定基礎(chǔ)與保障。而智能財(cái)務(wù)實(shí)際上就是將以AI為核心的一些技術(shù)手段應(yīng)用到財(cái)務(wù)中，通過(guò)模擬與拓展常規(guī)財(cái)務(wù)處理流程，徹底優(yōu)化財(cái)管質(zhì)量與運(yùn)行效率，為單位及時(shí)提供管理決策依據(jù)。

二是財(cái)務(wù)部門(mén)側(cè)重點(diǎn)從強(qiáng)調(diào)財(cái)務(wù)核算轉(zhuǎn)移到財(cái)務(wù)管理上。社會(huì)發(fā)展到如今的程度，行政管理與社會(huì)服務(wù)等的工作事項(xiàng)愈發(fā)繁重，相應(yīng)財(cái)政支出量隨之增多，行政事業(yè)單位開(kāi)展的經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目數(shù)量增加。而社會(huì)公眾對(duì)于各單位公示的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)品質(zhì)與管理水平都有更高的標(biāo)準(zhǔn)，促使單位財(cái)務(wù)工作從單一財(cái)會(huì)，在引入財(cái)務(wù)管理后，更加重視財(cái)管升級(jí)。依托于財(cái)務(wù)共享，提高財(cái)務(wù)運(yùn)行流程的規(guī)范性，讓工作者將更多精力放在財(cái)管上。

三是財(cái)務(wù)信息應(yīng)用地方從“孤立”走向“融合”。財(cái)務(wù)共享中可達(dá)到數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)流通程度，方便數(shù)據(jù)分析、預(yù)算管理，避免產(chǎn)生“孤島”情況。除此之外，基于單位業(yè)務(wù)方面的需求，把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)匯總、發(fā)送給不同的部門(mén)，通過(guò)財(cái)務(wù)分析，提煉出對(duì)決策有價(jià)值的部分，加快各部門(mén)的運(yùn)行效率[5]。另外，業(yè)務(wù)部門(mén)產(chǎn)生的信息，財(cái)務(wù)部門(mén)也可獲取，基于全面預(yù)算、業(yè)財(cái)結(jié)合，研究、評(píng)價(jià)財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)以及落實(shí)狀況。換言之，業(yè)財(cái)融合應(yīng)當(dāng)是單位采用財(cái)務(wù)共享之后，業(yè)務(wù)運(yùn)行與信息使用方法的明顯轉(zhuǎn)變，抓緊弱化業(yè)財(cái)?shù)倪吔纾关?cái)管高度集中。

四是財(cái)管從結(jié)果剖析延伸到過(guò)程控制。通過(guò)結(jié)果剖析，可以反映出當(dāng)期資金應(yīng)用水平，為下期的預(yù)算實(shí)施予以指導(dǎo)。所以，該環(huán)節(jié)對(duì)行政事業(yè)單位預(yù)算管理來(lái)說(shuō)非常關(guān)鍵。但如果僅強(qiáng)調(diào)結(jié)果，無(wú)法了解預(yù)算實(shí)施期的情況并控制超預(yù)算的情況，降低費(fèi)用支出管控力度。所以財(cái)管由僅關(guān)注結(jié)果，調(diào)整到過(guò)程管控是一項(xiàng)重要的轉(zhuǎn)變。而過(guò)程控制側(cè)重于對(duì)資金流向、審批過(guò)程等的管理，可以降低資金流引起的某些風(fēng)險(xiǎn)，提高審批推進(jìn)速度，加快預(yù)算實(shí)施進(jìn)度。同時(shí)，財(cái)管實(shí)行過(guò)程控制，還能提升對(duì)項(xiàng)目投入落實(shí)過(guò)程的績(jī)效評(píng)估，立足于動(dòng)態(tài)化監(jiān)控，預(yù)防挪用項(xiàng)目款與不當(dāng)支出等情況發(fā)生。

結(jié)語(yǔ)

財(cái)務(wù)共享模式應(yīng)當(dāng)是行政事業(yè)單位達(dá)到自我發(fā)展目標(biāo)的有效途徑，可從能力層面、技術(shù)維度改善財(cái)管質(zhì)量。各單位需加緊建設(shè)、完善共享平臺(tái)系統(tǒng)，搭配高水平的人才團(tuán)隊(duì)與管理體系保障，明確財(cái)管轉(zhuǎn)型升級(jí)的方向，注重在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)保存、使用中的安全性，依據(jù)完整、真實(shí)、及時(shí)的數(shù)據(jù)資料，落實(shí)預(yù)算執(zhí)行的過(guò)程性管理及指導(dǎo)。