淺談基層地質(zhì)單位基礎(chǔ)檔案管理工作的重要性

張映寧

（核工業(yè)二一六大隊(duì)，新疆 烏魯木齊 830011）

地質(zhì)資料是指在地質(zhì)生產(chǎn)工作中形成的文字、圖表、聲像、電磁介質(zhì)等形式的成果地質(zhì)資料、原始地質(zhì)資料、實(shí)物地質(zhì)資料以及地質(zhì)科技檔案等資料[1]。隨著地質(zhì)項(xiàng)目的發(fā)展，找礦思路的改變，對地質(zhì)資料的收集利用顯得尤為重要。作為基層的地質(zhì)資料管理者，有必要加強(qiáng)基層地質(zhì)單位基礎(chǔ)地質(zhì)檔案管理工作的研究，以更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作對于社會(huì)發(fā)展的促進(jìn)作用。本文就本人從事多年地質(zhì)資料檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，淺談一下在基層地質(zhì)單位檔案管理的看法，希望對今后基層的地質(zhì)檔案工作者能有所借鑒和幫助。

一、目前基層地質(zhì)單位基礎(chǔ)檔案管理現(xiàn)狀

自新中國成立以來，地質(zhì)行業(yè)已累計(jì)投入數(shù)以百億經(jīng)費(fèi)的找礦項(xiàng)目，產(chǎn)生成千上萬種資料，但這些資料大部分均為紙質(zhì)化資料，由于地質(zhì)行業(yè)歷史的變遷，地質(zhì)單位的改革和搬遷，檔案工作人員的更換等各種因素，使得大部分資料遺失和損壞，目前基層地質(zhì)單位保留的大部分前人資料存在不同程度的破損和不完善，主要有以下幾方面。

1.對檔案的保管上，有部分基層地質(zhì)單位的檔案資料還存放在達(dá)不到檔案保管的要求臨時(shí)庫房中，對檔案的保存存在不同程度的隱患，檔案資料的安全性得不到很好的保障。另外大部分基層地質(zhì)單位對地質(zhì)資料管理側(cè)重點(diǎn)僅限于對資料的接收、借閱方面的保管，檔案資料管理員基本的工作就是看看庫房，進(jìn)行簡單的借閱和收發(fā)而已，缺乏對資料的有效利用，沒有真正實(shí)現(xiàn)地質(zhì)資料的利用價(jià)值。

2.成果資料和原始資料的管理上欠缺比較多。從50年代到80年代，資料整理方面由于當(dāng)時(shí)檔案資料管理員的水平和當(dāng)時(shí)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠，加之歷史的變遷資料遺失比較嚴(yán)重。從90年代開始，由于國家逐漸對地質(zhì)項(xiàng)目的投入加大力度，對產(chǎn)生的地質(zhì)資料在管理上逐漸進(jìn)行規(guī)范化，資料的收集相對就比較齊全，保管也有了很好的改善。但單位對資料管理還是不夠重視，檔案資料管理人員的配備上都是些邊緣人員，對地質(zhì)資料不清楚，仍然基本處在地質(zhì)資料移交什么就接收什么的狀態(tài)。進(jìn)入二十一世紀(jì)，由于政策的變遷，有大量的市場地質(zhì)項(xiàng)目涌現(xiàn)出來對這些項(xiàng)目周期短。對于工作人員更換頻繁的地質(zhì)項(xiàng)目，當(dāng)時(shí)領(lǐng)導(dǎo)只注重實(shí)際經(jīng)濟(jì)效益，對地質(zhì)資料的收集和歸檔的重視程度不夠。在這些項(xiàng)目的實(shí)施過程中，大量的成果和原始地質(zhì)資料均有欠缺，部分資料就只停留在項(xiàng)目人員手上，沒有及時(shí)移交的本單位的檔案室（館）。隨著時(shí)間的推移，當(dāng)初的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人已不在本崗位上時(shí)，這部分未移交檔案資料就會(huì)造成缺失。

3.實(shí)物地質(zhì)資料管理上，目前大部分基層地質(zhì)單位沒有建立系統(tǒng)的實(shí)物地質(zhì)檔案管理庫房，對花費(fèi)大量資金進(jìn)行地下探測礦種的巖心就地掩埋，后人根本無法對前人的工作進(jìn)行考究和進(jìn)一步研究，浪費(fèi)大量的資源。

4.地質(zhì)資料質(zhì)量不高，利用率低下。隨著科技及時(shí)的進(jìn)步，地質(zhì)找礦方法越來越多，地質(zhì)資料涉及面廣，產(chǎn)生的地質(zhì)資料多種多樣。地質(zhì)項(xiàng)目人員為了方便完成自己的工作，對資料沒有一個(gè)系統(tǒng)的整理。檔案管理人員對資料的成套性和地質(zhì)資料質(zhì)量的把控不嚴(yán)，對資料的整理上存在許多漏洞，使得資料收集不完整、整理不系統(tǒng)，后期對資料的利用、地質(zhì)資料內(nèi)在潛力得不到很好的挖掘，妨礙了地質(zhì)資料作用的充分發(fā)揮。另外，部分管理人員只是對資料進(jìn)行常規(guī)的保存和簡單地對外提供日常查閱，導(dǎo)致資料利用率低下，對現(xiàn)在有限的資源沒有得到很好地利用和發(fā)掘。

二、基層地質(zhì)資料管理需要改進(jìn)的緊迫性和重要性

基層地質(zhì)資料管理缺乏完整性和系統(tǒng)性，給地質(zhì)事業(yè)發(fā)展帶來了不可估量的制約性。

1.地質(zhì)資料是一種無形資產(chǎn)，是進(jìn)一步開展地質(zhì)工作、降低地質(zhì)生產(chǎn)技術(shù)過程中的勞動(dòng)消耗、提高地質(zhì)工作效率的重要依據(jù)，同時(shí)也是進(jìn)行各項(xiàng)地質(zhì)科研工作的必要條件，是開發(fā)礦產(chǎn)資源的憑證[1]，如果不加強(qiáng)基層地質(zhì)單位的地質(zhì)資料管理，就是移交到上級(jí)部門時(shí)，沒有一個(gè)嚴(yán)格的監(jiān)管部門，也是對資料的缺失。

2.地質(zhì)檔案不系統(tǒng)規(guī)范化整理，前期投入的工作就很難為后期的研究提供有力的支撐，如果后期有需要用新方法去進(jìn)一步研究的話，就要投入新的工作量，對國家和社會(huì)人力財(cái)力造成不必要的浪費(fèi)。另外如果沒有基層地質(zhì)單位基礎(chǔ)地質(zhì)資料的檔案管理工作的支持，上級(jí)檔案管理部門便無法提供找礦的有利價(jià)值的基礎(chǔ)資料支撐，所得出的各種數(shù)據(jù)分析和結(jié)論便沒有有效性。相反，如果基層地質(zhì)單位檔案基礎(chǔ)管理工作扎實(shí)，提供的第一手資料收集的齊全，真實(shí)有效，保存完整，則可以極大程度上保障現(xiàn)代化檔案管理工作的效率和質(zhì)量，因此有必要加強(qiáng)這方面的研究，以助力檔案管理工作的開展。

3.目前基層地質(zhì)單位有大量的地質(zhì)項(xiàng)目，其中包含多樣的工程施工工作，會(huì)產(chǎn)生較多有利用價(jià)值的找礦素材。但如果目前投入的工程工作量，對樣品采集和分析不夠完善或者歸檔不完整的話，對后期進(jìn)行科研和找礦不能提供有力的利用價(jià)值，所以在實(shí)物地質(zhì)資料的保護(hù)上要進(jìn)一步的完善和規(guī)范。

4.目前基礎(chǔ)地質(zhì)檔案管理工作存在質(zhì)量偏低、工作方法單一的問題，加上各個(gè)時(shí)期檔案整理規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)各不相同，因此造成了檔案基礎(chǔ)較差、管理混亂現(xiàn)象[2]。對部分檔案資料的出處表明不詳盡的，對檔案號(hào)、目錄編號(hào)、重復(fù)歸檔、案卷和卷內(nèi)目錄標(biāo)注不明，這樣就在檢索過程中不能很好地定位到實(shí)際需要的內(nèi)容。

5.基層地質(zhì)單位的檔案管理隊(duì)伍管理水平普遍較低，大部分基層單位沒有專門的檔案管理人員。當(dāng)前的檔案管理人員綜合素質(zhì)普遍不高，檔案管理和社會(huì)意識(shí)不強(qiáng)。各檔案管理人員的學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)能力、學(xué)歷背景等條件也參差不齊，部分基層地質(zhì)單位都是地質(zhì)科技處、總工辦人員兼職或者臨時(shí)抽調(diào)，他們不能將更多的精力和時(shí)間投入本單位的檔案管理工作中，只有起到一個(gè)接收和借閱的作用。檔案管理人員的素質(zhì)和精力得不到有力的保障，所以地質(zhì)檔案資料就沒有進(jìn)行系統(tǒng)的整理，對資料的完整性和準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性等得不到有效地保障，對地質(zhì)資料今后的利用和發(fā)展達(dá)不到應(yīng)有的效果。另外檔案資料管理人員對地質(zhì)資料的管理停滯在簡單的常規(guī)管理上，缺乏對地質(zhì)資料的再分析再利用，造成地質(zhì)資料的內(nèi)在潛力得不到很好的挖掘，妨礙了地質(zhì)資料作用的充分發(fā)揮。

三、基層地質(zhì)資料管理的建議和改進(jìn)措施

近年來，地質(zhì)資料需求日趨旺盛，服務(wù)領(lǐng)域不斷拓寬地質(zhì)工作與國家發(fā)展息息相關(guān)。經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，國土整治、國家重大工程建設(shè)、地質(zhì)災(zāi)害防治、城鄉(xiāng)建設(shè)、區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展等諸多領(lǐng)域?qū)Φ刭|(zhì)資料的需求日益增強(qiáng)。雖然自然資源部和地質(zhì)調(diào)查局近些年出臺(tái)了一系列的檔案管理辦法和相關(guān)規(guī)定，例如，出臺(tái)了《地質(zhì)資料管理?xiàng)l例》《關(guān)于加強(qiáng)地質(zhì)資料匯交管理的通知》《成果地質(zhì)資料電子文件匯交格式要求》《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》等一系列的規(guī)范要求，對基層地質(zhì)單位的檔案管理的規(guī)范化也起到了很好的作用，對基層地質(zhì)資料檔案管理也有一個(gè)更高的要求。但是面臨基層地質(zhì)單位檔案管理工作存在諸多問題，有必要加強(qiáng)基層檔案管理工作方面的研究，對現(xiàn)有存在的問題加以改進(jìn)和完善，以便更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作對于社會(huì)發(fā)展的促進(jìn)作用。對此作者有以下的幾點(diǎn)建議和改進(jìn)的辦法，希望對今后基層地質(zhì)資料整理和發(fā)展貢獻(xiàn)微薄之力。

1.制定完善基層地質(zhì)單位檔案管理相關(guān)制度

為了更好地規(guī)范基層地質(zhì)單位檔案工作，根據(jù)本單位的實(shí)際情況，在單位各部門的協(xié)助下，對本單位檔案工作中的各項(xiàng)檔案管理制度應(yīng)該重新修訂，建立一套適合自己單位的檔案管理制度。比如檔案室（館）職責(zé)、工作流程圖、借閱制度、鑒定銷毀制度、檔案保密制度、庫房管理制度、檔案、應(yīng)急處置管理辦法等一系列檔案管理制度。在本單位的檔案管理中嚴(yán)格按各項(xiàng)制度執(zhí)行，這樣對單位各部門與檔案相關(guān)的工作都用制度來約束，可以更好地提高檔案管理水平，使本單位的檔案管理更上一個(gè)臺(tái)階。

2.加強(qiáng)對地質(zhì)檔案規(guī)范化和精細(xì)化管理

為了加強(qiáng)和規(guī)范地質(zhì)項(xiàng)目的歸檔流程和規(guī)范化要求，基層地質(zhì)單位檔案管理工作應(yīng)該在嚴(yán)格按照檔案法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求執(zhí)行的同時(shí)，虛心學(xué)習(xí)其他單位的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。并結(jié)合本單位工作的實(shí)際情況，對檔案的建檔、歸檔流程及要求、匯交（移交）流程及要求、利用、銷毀、處罰、統(tǒng)計(jì)和管理等各項(xiàng)規(guī)章制度進(jìn)行編制，使檔案管理流程化，易操作，大大提高檔案管理工作效率。同時(shí)應(yīng)該加強(qiáng)質(zhì)量管理，編制關(guān)于本單位工作質(zhì)量管理規(guī)定的質(zhì)量管理辦法，嚴(yán)格把好檔案資料質(zhì)量的每一個(gè)關(guān)口。建議從項(xiàng)目的開始檔案部門就介入，每一個(gè)環(huán)節(jié)檔案人員應(yīng)該有參與，才能保證檔案資料的完整性和真實(shí)性。在資料的接收方面，檔案管理人員應(yīng)該有高度的責(zé)任心和原則性，一定按照規(guī)范要求驗(yàn)收上交的每一份資料。對地質(zhì)項(xiàng)目而言，歸檔和匯交的地質(zhì)資料基本分三大塊：成果地質(zhì)資料、原始地質(zhì)資料和實(shí)物地質(zhì)資料。對成果資料的檢查上應(yīng)該包括與項(xiàng)目有關(guān)的各個(gè)階段產(chǎn)生的上級(jí)和本單位的行文、圖件的圖式和圖例的完整性及規(guī)范性；對基層地質(zhì)單位的地質(zhì)項(xiàng)目中原始資料是項(xiàng)目資料的第一手材料，如果出現(xiàn)遺漏或者其他資料問題是無法補(bǔ)救的。對原始資料的檢查本人建議應(yīng)該根據(jù)當(dāng)年完成的實(shí)物工作量對移交的原始資料齊全性進(jìn)行核實(shí)。并逐頁核實(shí)紙電的一致性和簽章齊全性及規(guī)范性等。同時(shí)做到應(yīng)收盡收，不漏掉一件一頁資料。對有工程工作量的項(xiàng)目還要考慮實(shí)物資料的保管情況，實(shí)物檔案是否按要求及時(shí)入庫等，在每一個(gè)環(huán)節(jié)都要保證地質(zhì)檔案資料的真實(shí)性和規(guī)范性、完整性、有效性才能為將來資料的高質(zhì)量利用打下良好的基礎(chǔ)。

3.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，為數(shù)字檔案奠定基礎(chǔ)

隨著社會(huì)和科技的發(fā)展，信息化技術(shù)對檔案管理工作帶來了積極而深刻的變化，不僅轉(zhuǎn)變了管理的方式更是提高了管理的效率[3]。檔案管理信息化是檔案管理的發(fā)展趨勢，也是實(shí)現(xiàn)資料信息利用率最大化的關(guān)鍵因素，更大程度地實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案資料資源共享。將來數(shù)字檔案館也是未來地質(zhì)檔案資料管理發(fā)展的最終目標(biāo)。為加快信息系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)社會(huì)化水平，自然資源部一直把大力推進(jìn)資源信息化建設(shè)作為頭等大事來抓，大大提升地質(zhì)資料規(guī)劃、管理、保護(hù)與合理利用能力，滿足社會(huì)各界對地質(zhì)資料的需求。但對于基層地質(zhì)單位檔案工作而言，雖然逐步實(shí)行國家的基本規(guī)劃政策，在歸檔的過程也逐漸在推行數(shù)字化檔案管理模式。但大部分基層地質(zhì)單位還停留在完成任務(wù)的基礎(chǔ)上，對上報(bào)材料和匯交資料完成電子化歸檔外，其他的基礎(chǔ)資料還是以紙質(zhì)為主。所以讓基層地質(zhì)單位實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)還是有一定的難度，建議推行逐步推進(jìn)的模式。每年新開項(xiàng)目的歸檔基本實(shí)現(xiàn)電子化，對以前遺留下來的前人資料可以逐步實(shí)現(xiàn)電子化，老骨頭慢慢啃，總有一天會(huì)鐵棒磨成繡花針的。另外，應(yīng)按照電子信息化管理要求進(jìn)行保管，加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理，逐步推進(jìn)基層地質(zhì)單位檔案轉(zhuǎn)型升級(jí)做準(zhǔn)備，同時(shí)要保證電子檔案的保密性和安全性。

4.加強(qiáng)檔案人員的技術(shù)培訓(xùn)

要做好基層地質(zhì)單位的檔案管理工作，不僅要求檔案管理人員有扎實(shí)的檔案管理知識(shí)，還要求有一定的地質(zhì)專業(yè)的基本知識(shí)，更需要有很強(qiáng)的責(zé)任心和事業(yè)心。在掌握各項(xiàng)檔案規(guī)范技術(shù)要求的同時(shí)，還是一個(gè)具有長期實(shí)踐性的工作，需要檔案人員有扎實(shí)的工作經(jīng)驗(yàn)，在工作的同時(shí)不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，逐步提升自己及單位的檔案管理能力水平。這樣不論在自己崗位上還是在“傳幫帶”上，都會(huì)游刃有余、更好地完成單位的檔案工作。單位在配備檔案工作人員時(shí)應(yīng)考慮到檔案人員的工作能力，更重要的是要安排對檔案工作有高度熱情和責(zé)任心的人員擔(dān)任該工作崗位。如果安排的檔案人員本身管理經(jīng)驗(yàn)缺乏，對該工作沒有熱情和積極主動(dòng)性，這樣單位的檔案工作肯定做不好，有句俗語：“師傅領(lǐng)進(jìn)門，修行在個(gè)人”就是這個(gè)道理。在基層地質(zhì)單位的檔案管理崗位上還應(yīng)該配備具有一定創(chuàng)新能力的人員，在老一輩檔案人的帶領(lǐng)下做好基礎(chǔ)工作，又在檔案管理方面有一定的創(chuàng)新，就會(huì)既保證能完成基礎(chǔ)工作，又能大大提高檔案管理的工作效率，是一件兩全其美的事了；另外要對檔案人員加強(qiáng)培訓(xùn)交流，互相學(xué)習(xí)，取長補(bǔ)短，交流經(jīng)驗(yàn)，將好的經(jīng)驗(yàn)和方法帶到實(shí)際工作中來，進(jìn)一步提升我們基層地質(zhì)單位的檔案管理水平。

5.認(rèn)真履行保密責(zé)任、保障檔案信息安全

基層地質(zhì)單位的地質(zhì)檔案資料大部分是涉及國家秘密和商業(yè)秘密，所以基層地質(zhì)單位檔案管理人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)保密法，組織參加相關(guān)的保密培訓(xùn)，并制定項(xiàng)目人員進(jìn)行保密提醒制度；對涉密資料的收發(fā)、借閱、移交、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行登記、審批和簽字，確保涉密地質(zhì)檔案資料利用時(shí)，能嚴(yán)格按照涉密程序進(jìn)行，確保國家的秘密不泄露，保障檔案信息的安全。

6.加強(qiáng)基層地質(zhì)單位檔案開發(fā)利用

基層地質(zhì)單位檔案工作對以往檔案資料進(jìn)行目錄梳理，并對部分地質(zhì)項(xiàng)目的主要信息進(jìn)行提煉，建立好每個(gè)項(xiàng)目的案卷目錄和卷內(nèi)目錄的詳細(xì)臺(tái)賬，便于地質(zhì)人員借閱和查詢，提高館藏資料的開發(fā)利用，為基層地質(zhì)單位的事業(yè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供有力支撐。