基于新時(shí)期事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的具體方法探討

王麗麗

（日照市醫(yī)療保障局，山東 日照 276800）

新時(shí)期事業(yè)單位工作內(nèi)容越來越多，工作量越來越大，因此，檔案管理人員在開展檔案管理工作時(shí)也會(huì)遇到非常大的阻礙。要想切實(shí)貫徹新時(shí)期檔案管理的相關(guān)要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理效果的最大化，工作人員就應(yīng)當(dāng)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行相應(yīng)的優(yōu)化以及調(diào)整，使其能夠變得更加規(guī)范和科學(xué)，進(jìn)而能夠更好地適應(yīng)當(dāng)下的發(fā)展形勢(shì)?，F(xiàn)階段，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式與事業(yè)單位的發(fā)展需求已然無法實(shí)現(xiàn)完美的契合，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)充分意識(shí)到這一點(diǎn)，不斷提高自身的知識(shí)維度，并依據(jù)時(shí)代發(fā)展的新要求，開創(chuàng)出最為科學(xué)合理的檔案管理新模式，以此來實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率和質(zhì)量的大幅度提升。

一、事業(yè)單位文書檔案概述

在事業(yè)單位當(dāng)中，文書檔案所涵蓋的范圍非常大，包括年度工作重點(diǎn)，相關(guān)總結(jié)，人員的相關(guān)資料、會(huì)議技術(shù)，任免文件等。并不是所有的檔案資料都是紙質(zhì)資料，也有一些檔案因?yàn)橛猛颈容^特殊，需要被制作成專門的音像影像制品。在對(duì)這些檔案資料進(jìn)行管理的過程中，相關(guān)工作人員必須要遵循專門的檔案管理法規(guī)，一定要確保相關(guān)檔案資料所采用的管理方法以及管理方式都在法律許可的范圍之內(nèi)。同時(shí)，檔案管理人員也要考慮到事業(yè)單位的實(shí)際情況，對(duì)落后的管理制度進(jìn)行精心的完善，使其能夠充分發(fā)揮自身的作用。另一方面，事業(yè)單位的文書檔案管理不能只依據(jù)檔案管理人員的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)，在管理的過程中，必須要遵循相應(yīng)的原則，只有這樣，才能夠更好地開展日常的工作。檔案管理人員在進(jìn)行檔案資料分類以及整合時(shí)，要保持非常專注認(rèn)真的態(tài)度，應(yīng)當(dāng)對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行反復(fù)核對(duì)，避免出現(xiàn)任何的錯(cuò)誤。相關(guān)工作人員一定要切實(shí)落實(shí)規(guī)范化管理模式，努力提升檔案管理工作的科學(xué)性以及創(chuàng)新性[1]。

二、新時(shí)期事業(yè)單位對(duì)文書檔案進(jìn)行規(guī)范化管理的重要性

對(duì)于事業(yè)單位而言，其工作較為繁雜，其中文書檔案管理是其中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作內(nèi)容，只有確保該項(xiàng)工作的順利推進(jìn)，才能夠更好地推動(dòng)事業(yè)單位其他事務(wù)的順利進(jìn)行。在事業(yè)單位中，所有部門獲得信息的來源均為文書檔案資料，因此，檔案管理人員如果能夠開創(chuàng)出規(guī)范化的文書檔案管理模式，就能夠大大減少相關(guān)人員查找檔案所耗費(fèi)的時(shí)間。同時(shí)，提升文書檔案管理的規(guī)范化程度，可以使得各個(gè)部門的工作實(shí)效性得以提升，進(jìn)一步推動(dòng)事業(yè)單位的改革進(jìn)程。除此之外，在決策制定過程中，也會(huì)參考相關(guān)的文書檔案資料，從而為決策提供更多的參考信息。如果文書檔案資料能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化管理，那么檔案管理人員就可以在最短的時(shí)間內(nèi)，為領(lǐng)導(dǎo)干部找到相關(guān)的文書資料以及決策制定等提供更多的方便。

三、新時(shí)期事業(yè)單位在管理文書檔案時(shí)的不足

1.管理人員對(duì)規(guī)范化管理不夠重視，缺乏規(guī)范性制度

在事業(yè)單位中，文書檔案管理實(shí)效性和檔案管理者之間存在較深的聯(lián)系，如果檔案管理人員能夠具備良好的管理意識(shí)以及認(rèn)真地工作態(tài)度，就可以促進(jìn)文書檔案管理效果的大幅度提高。根據(jù)現(xiàn)在的文書檔案管理情況分析，不少從事檔案管理工作的人員都缺少規(guī)范意識(shí)，并且在開展管理工作階段，也沒有過多的制度加以約束，所以，文書檔案資料很難實(shí)現(xiàn)真正的規(guī)范化管理，相關(guān)工作者的效率也得不到較為明顯的改善。大部分從事檔案管理工作的人員始終沿用傳統(tǒng)管理方式，缺少創(chuàng)新、革新精神，對(duì)先進(jìn)管理方式缺少重視，不主動(dòng)關(guān)注這方面的信息。在他們的觀念中，傳統(tǒng)的文書檔案管理形式并沒有特別突出的弊端，對(duì)于當(dāng)下文書檔案管理工作的開展也沒有特別不利的影響，因此，在創(chuàng)新文書檔案管理模式的過程中，他們的積極性并不高，對(duì)于文書檔案管理效率的提高也產(chǎn)生了很多不利的影響。除此之外，事業(yè)單位文書檔案管理的相關(guān)制度不夠完善，也導(dǎo)致了文書檔案的規(guī)范化管理實(shí)行難度變得越來越高。一些在事業(yè)單位負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員表示，自己所負(fù)責(zé)的工作僅是對(duì)文書資料進(jìn)行整理、分類，因此，他們不會(huì)耗費(fèi)自己的時(shí)間與精力去制定完善的文書檔案管理制度體系。檔案管理人員日常的管理工作沒有明確的制度約束，會(huì)導(dǎo)致他們變得越來越懈怠，非常影響事業(yè)單位整體辦公質(zhì)量的有效提高[2]。

2.文書檔案管理方式落后，缺少規(guī)范管理隊(duì)伍

現(xiàn)階段，我國社會(huì)發(fā)展的速度越來越快，事業(yè)單位也應(yīng)當(dāng)遵循新時(shí)期的發(fā)展要求，對(duì)文書檔案管理進(jìn)行一定程度上的革新，使其變得更加規(guī)范、更加信息化。但是現(xiàn)如今，絕大部分事業(yè)單位在實(shí)際工作期間依然選擇傳統(tǒng)管理方式，檔案管理實(shí)效性十分不理想。一些單位的檔案管理部門雖然用到了現(xiàn)代信息技術(shù)，但是應(yīng)用較晚，現(xiàn)在依然處在起步階段，并未構(gòu)建出完善的信息管理體系，并且不少單位沒有技術(shù)管理人才，他們很難實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)代化信息設(shè)備的充分利用，致使文書檔案規(guī)范化管理工作也遭受波及。對(duì)于檔案管理團(tuán)隊(duì)中的成員而言，其沒有開拓精神，并且也缺乏創(chuàng)新意識(shí)，不少管理工作者都依賴于傳統(tǒng)工作方式，這使得檔案管理難以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化目標(biāo)。歸根結(jié)底可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理缺少規(guī)范性的主要癥結(jié)點(diǎn)在于管理工作的方法不夠科學(xué)，很多管理人員在進(jìn)行文書資料管理時(shí)，并沒有制定出規(guī)范化的管理流程，導(dǎo)致相關(guān)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了一定的漏洞，從而干擾了工作效率。

四、新時(shí)期事業(yè)單位對(duì)文書檔案進(jìn)行規(guī)范化管理的措施

1.加強(qiáng)對(duì)文書檔案規(guī)范化管理的重視程度

事業(yè)單位所推進(jìn)的工作會(huì)對(duì)社會(huì)發(fā)展帶來一定的影響，工作人員在處理相關(guān)事務(wù)的時(shí)候，都需要依賴完整的文書檔案資料。文書檔案管理實(shí)際就是對(duì)事業(yè)單位、個(gè)人的信息、檔案加以分門別類的存放、管理，通常來看，這項(xiàng)工作主要涉及的內(nèi)容為職工工作經(jīng)歷、單位活動(dòng)記錄，進(jìn)而展現(xiàn)單位的發(fā)展情況，展示檔案管理的優(yōu)越性。故而，為了促使事業(yè)單位的相關(guān)工作都能夠按照正常的程序推進(jìn)，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層就要努力強(qiáng)化檔案管理人員的規(guī)范化管理意識(shí)，確保相關(guān)工作者可以在崗位上嚴(yán)格要求自己，不斷了解與文書檔案管理相關(guān)的資訊以及信息。檔案管理人員必須要切實(shí)明確檔案管理工作的價(jià)值與功能，通過不斷地探索與實(shí)踐找出最為科學(xué)規(guī)范的管理方法，以此來進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理制度的完善。另外，站在事業(yè)單位的立場(chǎng)分析，其需要想方設(shè)法強(qiáng)化檔案管理工作者的專業(yè)水平，讓檔案管理人員可以在日常工作時(shí)表現(xiàn)得更加認(rèn)真和專注。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層也可以考慮對(duì)表現(xiàn)良好的檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，確保工作者的熱情能夠全面調(diào)動(dòng)起來。事業(yè)單位可以依據(jù)工作者的實(shí)際工作任務(wù)以及崗位職責(zé)等設(shè)定相匹配的激勵(lì)舉措，不斷優(yōu)化工作人員的責(zé)任感[3]。在日常工作時(shí)，從事檔案管理的工作者務(wù)必堅(jiān)守法律底線，掌握相關(guān)法律規(guī)范制度，絕對(duì)不能為了省時(shí)省力而簡(jiǎn)化管理工作的步驟，這樣會(huì)對(duì)以后的管理工作產(chǎn)生非常不利的影響。檔案管理人員要明確事業(yè)單位文書檔案資料的保密特性，絕對(duì)不能向任何人透露相關(guān)內(nèi)容。除此之外，事業(yè)單位也可以利用閑暇時(shí)間為檔案管理人員開展相應(yīng)的檔案管理課程，從而促使工作者的技能得以完善，為接下來的工作改進(jìn)帶來有效的幫助。

2.建立文書檔案管理的規(guī)范性制度

作為事業(yè)單位，其需要將文書檔案管理工作所設(shè)定的目標(biāo)視作一項(xiàng)重要依據(jù)，在此基礎(chǔ)上建立規(guī)范性的制度條例，在此期間，主要有兩個(gè)地方需要注意。第一個(gè)方面，要從檔案管理的內(nèi)容出發(fā)進(jìn)行持續(xù)豐富、完善，對(duì)管理工作的具體內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真講解，反復(fù)推敲管理細(xì)則。需要注意的是，因?yàn)樽鳛槭聵I(yè)單位而言，不同單位其具備的性質(zhì)也是有所差異的，文書檔案管理所涉及的內(nèi)容與范圍也和普通企業(yè)存在著很大的差距，因此，在實(shí)際工作中，事業(yè)單位也應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，針對(duì)特定的時(shí)間情況，選擇出最為合理的管理方法。舉例說明，對(duì)于紅十字會(huì)這樣的單位來講，其不但需要針對(duì)意外事件、自然災(zāi)害等實(shí)施必要的救助，并且在日常工作中，還要組織各種各樣的公益活動(dòng)，所涉及的文書資料數(shù)量龐大，在管理紅十字會(huì)的相關(guān)文書資料時(shí)，檔案管理人員可以考慮將其按照不同的活動(dòng)類型進(jìn)行細(xì)化，針對(duì)活動(dòng)舉辦后的成效進(jìn)行詳實(shí)的記錄，從而方便后續(xù)在舉辦類似活動(dòng)時(shí)能夠有所參考。第二個(gè)方面，在對(duì)文書檔案管理工作設(shè)立與之相匹配的制度規(guī)范時(shí)，不要忽視了制度的引導(dǎo)功能，同時(shí)還要對(duì)現(xiàn)有的管理制度進(jìn)行合理的完善，促使從事檔案管理工作的人員可以對(duì)管理規(guī)范化有更深層次的理解，清楚意識(shí)到自身所承擔(dān)的工作責(zé)任，努力使其他崗位的工作人員也能夠意識(shí)到文書檔案管理工作的價(jià)值與功能，進(jìn)而對(duì)檔案管理人員展現(xiàn)出相應(yīng)的尊重。除此之外，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合具體的情況，選擇最為科學(xué)合理的文書檔案資料管理方法，只有這樣，才能夠有效縮短相關(guān)人員的工作時(shí)間，提高相關(guān)工作人員的工作質(zhì)量與效率。事實(shí)上，每一種文書檔案管理方法都是在一定程度上實(shí)現(xiàn)了對(duì)文書檔案管理工作的細(xì)化，按照不同的特性，將相應(yīng)的文書檔案資料進(jìn)行分類與整合，這樣檔案管理人員就可以按照工作人員的要求，輕易找到對(duì)應(yīng)的文書檔案資料，能夠大大提升自身的工作效率，為創(chuàng)新文書檔案管理方式提供有利的條件。

3.構(gòu)建文書檔案信息化管理系統(tǒng)

基于新時(shí)代的大背景下，作為事業(yè)單位來講，其文書檔案管理需要具備創(chuàng)新性，要跟隨時(shí)代一同進(jìn)步，不斷創(chuàng)新，要充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，對(duì)當(dāng)下的文書檔案管理模式進(jìn)行相應(yīng)的革新。事業(yè)單位也可以嘗試建立信息化文書檔案管理系統(tǒng)，讓檔案管理人員將所有的文書檔案信息輸入到專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)中，盡量簡(jiǎn)化查找與使用的步驟，促使工作實(shí)效性得到切實(shí)改善。在文書資料管理過程中，廣泛應(yīng)當(dāng)現(xiàn)代信息技術(shù)，能夠讓文書檔案管理工作變得更加高效便捷，檔案管理人員可通過信息技術(shù)對(duì)資料分類存儲(chǔ)，之后相關(guān)工作人員可以通過輸入關(guān)鍵詞索引查找相應(yīng)的資料。檔案管理人員的實(shí)際操作中主要以電子檔案為主，將所有的紙質(zhì)文書檔案都轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的形式。在存儲(chǔ)與歸檔管理方面，文書檔案管理系統(tǒng)的操作非常簡(jiǎn)便，安全系數(shù)也比較高，支持檔案可視化應(yīng)用，可對(duì)文書檔案條碼化管理，對(duì)重要信息存取和運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行虛擬管理。事業(yè)單位文書管理系統(tǒng)共有三層體系架構(gòu)，公共服務(wù)層包含后臺(tái)管理、前臺(tái)應(yīng)用管理、文書檔案整理以及系統(tǒng)接口幾部分；核心業(yè)務(wù)層包含事業(yè)單位服務(wù)總線、統(tǒng)一組織結(jié)構(gòu)服務(wù)、統(tǒng)一分析服務(wù)以及統(tǒng)一編碼服務(wù)；后臺(tái)數(shù)據(jù)層包含綜合數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)引擎服務(wù)兩方面。其中，系統(tǒng)接口可以與事業(yè)單位平臺(tái)應(yīng)用相聯(lián)系，能夠在極短的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)相關(guān)任務(wù)的對(duì)接。文書檔案管理人員應(yīng)當(dāng)有意識(shí)地提高自身的電腦操作水平，利用閑暇時(shí)間多多進(jìn)行相關(guān)軟件的操作訓(xùn)練，切實(shí)掌握相關(guān)軟件的應(yīng)用場(chǎng)景以及應(yīng)用方法。除此之外，文書檔案管理人員也可以多參加一些現(xiàn)代信息技術(shù)專題講座，充分了解現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，努力將其應(yīng)用在日常的工作當(dāng)中，進(jìn)一步推動(dòng)文書檔案管理的規(guī)范化。

4.加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)和存檔保存的規(guī)范性

作為事業(yè)單位，倘若其檔案管理隊(duì)伍在建設(shè)方面能夠具備規(guī)范性，則將會(huì)促使檔案管理的規(guī)范性隨之得到強(qiáng)化。要想使得文書檔案在管理方面實(shí)現(xiàn)規(guī)范性的目標(biāo)，就必須要依靠技術(shù)型檔案管理人員的專業(yè)力量。只有相關(guān)管理工作者擁有高超的技術(shù)水平、管理實(shí)力、職業(yè)道德，才能促使工作規(guī)范性得到大幅提升。故而，對(duì)于事業(yè)單位而言，其需要從隊(duì)伍建設(shè)的角度持續(xù)努力，可以讓檔案管理人員多參加一些專題講座，與業(yè)內(nèi)知名的專家學(xué)者進(jìn)行認(rèn)真學(xué)習(xí)，明確自身所存在的問題以及不足，盡自己的最大努力來掌握信息化管理的操作方法。檔案管理人員要充分了解事業(yè)單位檔案管理的規(guī)定，通過針對(duì)性地探索以及訓(xùn)練找出科學(xué)的、先進(jìn)的、規(guī)范的管理方法。在建設(shè)檔案管理隊(duì)伍的過程中，檔案管理人員之間也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行密切的交流和溝通，借助不斷地分享以及探討，學(xué)習(xí)到更加規(guī)范的檔案管理方法，并將其應(yīng)用到日常的工作實(shí)踐中，切實(shí)體會(huì)到規(guī)范化檔案管理模式的效果。另外，對(duì)于文書檔案的管理而言，要想切實(shí)達(dá)到規(guī)范性的目標(biāo)，則還要在歸檔、儲(chǔ)存、查閱等方面尋找突破口。從事檔案管理工作的人員需要針對(duì)文書檔案實(shí)行分類管理策略，同時(shí)還要對(duì)不同的檔案資料設(shè)定不同的保密等級(jí)，依據(jù)相關(guān)存儲(chǔ)要求以及檔案編號(hào)實(shí)施歸檔處理工作，借助于對(duì)檔案管理步驟的約束、規(guī)范，從而實(shí)現(xiàn)檔案調(diào)用的精準(zhǔn)性，提升調(diào)用效率。在對(duì)一些絕密檔案進(jìn)行管理的過程中，必須要予以一定的重視，確保保密程度高的檔案在規(guī)范管理中得到切實(shí)保障。文書檔案的規(guī)范化管理需要加強(qiáng)管理人員對(duì)管理規(guī)范的重視程度，通過管理隊(duì)伍的規(guī)范化建設(shè)和規(guī)范管理工作流程，來提高管理工作的信息化水平和規(guī)范化程度。

結(jié)語

以上從四個(gè)方面來探討新時(shí)期事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的具體方法，現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理過程中存在著一定的問題，非常影響相關(guān)人員的工作效率。要想有效提高文書檔案管理工作的質(zhì)量，相關(guān)人員就必須對(duì)現(xiàn)有的管理模式進(jìn)行一定的優(yōu)化以及調(diào)整，結(jié)合事業(yè)單位的具體情況，創(chuàng)設(shè)出個(gè)性化的檔案管理方案。相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)盡自己的最大努力完善檔案管理的制度，同時(shí)也要有意識(shí)地培養(yǎng)相應(yīng)的檔案管理人才，鼓勵(lì)工作人員多多參加與檔案管理相關(guān)的培訓(xùn)課程，進(jìn)而推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范發(fā)展。