ERP 系統(tǒng)在中小企業(yè)信息化管理中的應(yīng)用探究

楊芳

（上海曉宇商貿(mào)有限公司，上海 200335）

一、前言

科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，在當(dāng)今時代，信息化技術(shù)與人們的日常生活息息相關(guān)，社會發(fā)展的信息化特點也越來越明顯，而信息技術(shù)在社會中的應(yīng)用對各大產(chǎn)業(yè)的發(fā)展和變革產(chǎn)生了深遠的影響，這也對企業(yè)的發(fā)展提出了更加嚴(yán)格的要求，需要企業(yè)通過優(yōu)化自身的信息化管理系統(tǒng)以實現(xiàn)長遠發(fā)展的目標(biāo)。正是基于這種現(xiàn)實需求，ERP 信息管理系統(tǒng)應(yīng)運而生，并在企業(yè)開展信息化管理的過程中取得了突出的成就，在企業(yè)中實現(xiàn)了廣泛的應(yīng)用，對企業(yè)的長遠發(fā)展具有重要作用。

本文結(jié)合實際，分析ERP 系統(tǒng)在中小企業(yè)信息化管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀以及實現(xiàn)ERP 系統(tǒng)應(yīng)用價值的有效途徑，這對中小企業(yè)實現(xiàn)信息化管理目標(biāo)有重要的參考意義，能夠幫助中小企業(yè)實現(xiàn)快速穩(wěn)定發(fā)展。

二、ERP 系統(tǒng)及發(fā)展分析

中小企業(yè)作為我國國民經(jīng)濟體系的重要組成部分，在我國企業(yè)總量中占據(jù)較大比重，為社會提供了超過70%的就業(yè)崗位。中小企業(yè)在國民經(jīng)濟中占據(jù)著極其重要的地位，發(fā)揮著較大的作用。但中小企業(yè)在發(fā)展建設(shè)中具有獨特性，導(dǎo)致自身發(fā)展受到了阻礙和限制，在激烈的市場競爭中很難處于有利地位。但應(yīng)用ERP系統(tǒng)，可以整合當(dāng)前中小企業(yè)的一些資源，優(yōu)化處理中小企業(yè)的資源，實現(xiàn)資源價值最大化的目標(biāo)，形成一種高度集成的標(biāo)準(zhǔn)信息化管理系統(tǒng)。將中小企業(yè)供應(yīng)鏈、信息流以及業(yè)務(wù)流程完美融合起來，確保中小企業(yè)工作流程達到最優(yōu)狀態(tài)，決策更加科學(xué)，提升中小企業(yè)勞動生產(chǎn)率，幫助企業(yè)提高競爭力。

（一）ERP 系統(tǒng)

ERP 是一種管理企業(yè)的自動化管理系統(tǒng)，是將物資資源管理、人力資源管理、財務(wù)資源管理、信息資源管理集成一體化的企業(yè)管理軟件，因此是一個系統(tǒng)性的管理工程，也是對中小企業(yè)管理模式的全面創(chuàng)新。ERP 系統(tǒng)在中小企業(yè)中的應(yīng)用，能夠在供應(yīng)鏈管理環(huán)節(jié)、成本核算環(huán)節(jié)、生產(chǎn)制造和銷售環(huán)節(jié)實現(xiàn)科學(xué)化管理的目標(biāo)，幫助企業(yè)調(diào)整結(jié)構(gòu)，優(yōu)化生產(chǎn)流程和業(yè)務(wù)流程，達到企業(yè)財務(wù)管理的具體要求，使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營效果更好。

在當(dāng)前的信息化時代，中小企業(yè)想要在激烈的市場競爭中占據(jù)更有利的地位，就必須獲得更加及時、準(zhǔn)確以及關(guān)鍵的行業(yè)信息，根據(jù)市場的需求調(diào)整生產(chǎn)和銷售戰(zhàn)略，占據(jù)更多市場份額。應(yīng)用ERP 信息系統(tǒng)，能夠運用專業(yè)的信息軟件分析企業(yè)生產(chǎn)過程中的業(yè)務(wù)流程，實時管理和分析生產(chǎn)中的不同環(huán)節(jié)，優(yōu)化企業(yè)的資源配置。

（二）ERP 系統(tǒng)發(fā)展分析

ERP 信息管理系統(tǒng)能夠全面整合企業(yè)的資源，規(guī)劃企業(yè)的采購環(huán)節(jié)、生產(chǎn)環(huán)節(jié)、管理環(huán)節(jié)以及銷售環(huán)節(jié)，從而實現(xiàn)資源優(yōu)化組合的目標(biāo)，幫助中小企業(yè)獲得更高的收益。在技術(shù)方面，ERP 信息管理系統(tǒng)運用了現(xiàn)代化先進的信息技術(shù)成果，能夠統(tǒng)籌規(guī)劃和整合企業(yè)的各種資源，減少企業(yè)中不必要的生產(chǎn)環(huán)節(jié)，提高企業(yè)的競爭力，幫助企業(yè)進步。

20世紀(jì)末，ERP 軟件系統(tǒng)在國外誕生并開始應(yīng)用，逐漸傳到了我國，之后得到快速發(fā)展。在此之后，我國出現(xiàn)了一批負責(zé)ERP 軟件開發(fā)的專業(yè)公司，包括用友、金蝶、經(jīng)緯等。但我國一些中小企業(yè)在發(fā)展過程中存在局限性，企業(yè)應(yīng)用ERP 的整體狀況以及發(fā)展水平和發(fā)達國家相比還存在較大的差距。在我國，應(yīng)用ERP 軟件系統(tǒng)的通常都是實力相對雄厚、經(jīng)濟狀況更好的國有企業(yè)和外資企業(yè)，但大多企業(yè)應(yīng)用ERP 軟件系統(tǒng)的效果都不理想。也正是由于企業(yè)應(yīng)用ERP 系統(tǒng)的成效并不理想，而使用和拓展費用卻比較高，因此很多中小企業(yè)對這種先進系統(tǒng)的應(yīng)用價值產(chǎn)生了懷疑。如今，中小企業(yè)在發(fā)展過程中如何更好地應(yīng)用ERP 系統(tǒng)成為一個難題，須對其進行深入的研究。

三、ERP 系統(tǒng)在中小企業(yè)信息化管理中的應(yīng)用狀況

如今，我國中小企業(yè)在發(fā)展過程中雖然引入并應(yīng)用了一批軟件系統(tǒng)，為中小企業(yè)的財務(wù)管理和會計核算工作提供了一定的基礎(chǔ)支持，使工作人員的壓力得到了緩解，但是其中還存在很多關(guān)鍵問題。例如，一些中小企業(yè)對ERP系統(tǒng)的認識不夠全面、缺乏信息技術(shù)人才，以及企業(yè)的管理體系與企業(yè)的實際發(fā)展情況并不匹配，導(dǎo)致管理效果喪失，這些問題的存在都會導(dǎo)致ERP 系統(tǒng)在中小企業(yè)實現(xiàn)信息化管理過程中的價值無法得到充分的體現(xiàn)。

（一）對ERP 系統(tǒng)的認識不全面

部分中小企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)認為ERP 就是一套比較簡單的計算機管理軟件，其性質(zhì)和普通的商務(wù)管理軟件沒有很大的差別，只需安裝相關(guān)軟件之后就可以進行相應(yīng)的操作，而對具體的管理思想、管理軟件、管理信息系統(tǒng)的認知比較缺乏。正是由于中小企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)對此缺乏重視，因此企業(yè)從上到下都沒有深入了解ERP 信息系統(tǒng)的重要價值，更沒有做好相應(yīng)的準(zhǔn)備，甚至一些企業(yè)的部門產(chǎn)生了抵觸情緒，認為應(yīng)用這種系統(tǒng)增加了他們的工作量。

同時，當(dāng)前可供選擇的ERP 軟件系統(tǒng)比較豐富，ERP 軟件開發(fā)商的技術(shù)水平也參差不齊，部分管理者在選擇軟件的過程中，沒有基于企業(yè)自身的實際情況，只是跟隨潮流選擇了一些比較基礎(chǔ)的采購軟件和財務(wù)軟件，甚至一些企業(yè)會盲目購買市面上的ERP 軟件，選擇的這些軟件并不是為中小企業(yè)量身定做的，更不符合中小企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，因此會導(dǎo)致企業(yè)在使用ERP 軟件的過程中所采用的經(jīng)營管理模式與企業(yè)的生產(chǎn)設(shè)計流程并不完全匹配，資源的價值無法得到充分體現(xiàn)，甚至還會增加工作人員的壓力。

（二）缺乏信息技術(shù)人員

如今，中小企業(yè)在發(fā)展過程中會應(yīng)用ERP系統(tǒng)，但其中一些企業(yè)為了控制成本而忽視了配備專業(yè)的信息技術(shù)管理人員，導(dǎo)致在應(yīng)用ERP 系統(tǒng)的過程中沒有專業(yè)的人員負責(zé)更新和維護相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫和信息系統(tǒng)，信息化設(shè)備成為一個擺設(shè)。

當(dāng)前，信息技術(shù)不斷進步，如果中小企業(yè)缺乏專業(yè)的信息技術(shù)人員負責(zé)ERP 系統(tǒng)的管理和運營，必然會導(dǎo)致ERP 系統(tǒng)應(yīng)用出現(xiàn)問題，而且無法得到及時解決。也就是說，中小企業(yè)不僅要組建一支同時掌握信息技術(shù)和管理技術(shù)的人才隊伍，還要對這些員工進行培訓(xùn)，使員工的素質(zhì)水平得到進一步提升。

（三）管理不到位

當(dāng)前，中小企業(yè)在開展信息資源管理方面還存在很多問題。中小企業(yè)的信息資源管理尚處于初級階段，管理人員可能還沒有適應(yīng)這種信息化管理的模式和進程，導(dǎo)致中小企業(yè)應(yīng)用ERP 系統(tǒng)的難度增加，ERP 系統(tǒng)實施的周期進一步延長。另外，中小企業(yè)各部門之間的溝通不夠充分，在這種情況下，ERP 系統(tǒng)可能無法整合企業(yè)各部門的信息資源，因此出現(xiàn)了企業(yè)各部門員工的工作不協(xié)調(diào)以及上下部門員工之間的溝通交流不順暢的現(xiàn)象，整體的管理效率低下。這種情況會導(dǎo)致中小企業(yè)應(yīng)用ERP 系統(tǒng)的效果不夠理想，甚至?xí)霈F(xiàn)信息重復(fù)建設(shè)問題，嚴(yán)重浪費資源，對后續(xù)管理工作的開展造成阻礙。

四、ERP 系統(tǒng)在企業(yè)信息管理中的應(yīng)用策略

中小企業(yè)在發(fā)展過程中要進一步提升自己的管理水平，構(gòu)建更加先進和完善的管理系統(tǒng)和模式，學(xué)習(xí)ERP 軟件系統(tǒng)在企業(yè)發(fā)展過程中具體的實施和應(yīng)用方法，使ERP 系統(tǒng)的作用得到充分發(fā)揮。同時要采取項目化的管理模式嚴(yán)格管理相應(yīng)的部分，防范風(fēng)險的產(chǎn)生。中小企業(yè)在實現(xiàn)信息化管理的過程中，要探討ERP 系統(tǒng)的具體應(yīng)用方法，提高成功率，使系統(tǒng)相應(yīng)的功能和作用得到充分發(fā)揮。

（一）加深對ERP 系統(tǒng)的了解

中小企業(yè)在發(fā)展過程中，要想發(fā)揮ERP系統(tǒng)的重要作用，首先就要強化管理人員對ERP 系統(tǒng)的認識，正確認識到這種系統(tǒng)絕不僅僅是一種基礎(chǔ)的管理工具，還是一種先進的管理思想，能夠和企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生緊密關(guān)聯(lián)。

要想使ERP 系統(tǒng)的重要價值在中小企業(yè)中得到充分體現(xiàn)，就要關(guān)注企業(yè)管理模式和管理流程的執(zhí)行。業(yè)務(wù)流程重組是中小企業(yè)應(yīng)用ERP 系統(tǒng)的難點，而業(yè)務(wù)流程重組的目標(biāo)也需要面向供應(yīng)鏈，使整個流程的優(yōu)化效果得到進一步體現(xiàn)，使中小企業(yè)的每一個員工都能夠在ERP 系統(tǒng)中發(fā)揮各自的作用，促進ERP 系統(tǒng)得到有效應(yīng)用。同時，要根據(jù)企業(yè)自身的情況制定明確的發(fā)展目標(biāo)，保障ERP 系統(tǒng)的執(zhí)行效果。要了解ERP 系統(tǒng)在中小企業(yè)信息管理過程中能夠發(fā)揮的作用，以及最終要通過ERP系統(tǒng)建設(shè)完成哪些內(nèi)容，從而制定科學(xué)合理的應(yīng)用ERP 信息化管理系統(tǒng)的方案和模式［1］。

（二）引進信息技術(shù)人員

對中小企業(yè)來說，要想實現(xiàn)長遠發(fā)展，就應(yīng)要求企業(yè)所有人員充分認識到ERP 系統(tǒng)的應(yīng)用會涉及中小企業(yè)發(fā)展過程中的流程重組、管理模式改變和組織結(jié)構(gòu)改變、企業(yè)崗位職責(zé)調(diào)整等不同環(huán)節(jié)。

由于應(yīng)用ERP 系統(tǒng)會損害部分人的利益，在實施過程中會遭遇不同的阻力，因此企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層參與ERP 系統(tǒng)的執(zhí)行和ERP 系統(tǒng)作用的發(fā)揮至關(guān)重要。只有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層始終支持，才能排除企業(yè)在發(fā)展過程中存在的困擾，使企業(yè)面臨的問題得到順利解決。同時，企業(yè)員工要積極響應(yīng)，認真學(xué)習(xí)，不斷增強思想意識，共同配合，只有這樣才能保證ERP 順利實施。

另外，為了保證ERP 系統(tǒng)的重要價值得到充分體現(xiàn)，企業(yè)要引進專業(yè)的信息技術(shù)人才，招聘掌握信息技術(shù)的專業(yè)人才。也可以聘請ERP 軟件的生產(chǎn)商或者專業(yè)的咨詢顧問到中小企業(yè)對企業(yè)員工進行相應(yīng)的培訓(xùn)，使企業(yè)員工適應(yīng)當(dāng)前的業(yè)務(wù)流程和掌握信息化技術(shù)管理手段，促進ERP 軟件發(fā)揮作用［2］。

（三）加強管理

中小企業(yè)要想有效應(yīng)用ERP 軟件系統(tǒng)，就要在真正引進ERP 系統(tǒng)之前做好基礎(chǔ)性的管理工作，使管理系統(tǒng)更加完善，使數(shù)據(jù)體系更加規(guī)范，這也是中小企業(yè)在發(fā)展過程中提出的客觀要求。對此，中小企業(yè)必須根據(jù)自身的實際情況以及戰(zhàn)略模式，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，健全會計核算管理制度，包括銷售制度、發(fā)貨制度、退貨制度、生產(chǎn)制度、產(chǎn)品維修制度、倉庫管理制度等。尤其是中小型生產(chǎn)企業(yè)，更要加強生產(chǎn)管理，使生產(chǎn)過程中的每一個問題都能夠得到細化處理，使生產(chǎn)流程進一步優(yōu)化。如果中小企業(yè)的生產(chǎn)流程不夠規(guī)范，那么在ERP 系統(tǒng)中的成本核算目標(biāo)就無法實現(xiàn)，成本核算的效果難以得到充分保障，ERP 系統(tǒng)的作用也無法得到充分發(fā)揮［3］。

五、結(jié)語

在當(dāng)前信息化建設(shè)過程中，企業(yè)對數(shù)據(jù)的處理會提出更高的要求，應(yīng)用ERP 信息系統(tǒng)能夠滿足企業(yè)信息化管理的需求，也能夠促進企業(yè)實現(xiàn)信息化發(fā)展。ERP 管理理論在實際建設(shè)的過程中會涉及中小企業(yè)從最初產(chǎn)品生產(chǎn)到最終產(chǎn)品銷售的整個管理過程，包括銷售管理的模塊建設(shè)、生產(chǎn)計劃模塊、物料需求計劃模塊、能力需求等，能夠更有效地管理企業(yè)的信息，滿足全面統(tǒng)籌和安排的要求，進而實現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)。