信息化背景下國(guó)有企業(yè)檔案管理規(guī)范化建設(shè)

杜敬超

為滿足內(nèi)部審計(jì)與外部審計(jì)的需求，國(guó)有企業(yè)需要針對(duì)檔案管理建立規(guī)范的制度與流程。在這一過程中，對(duì)復(fù)雜的信息內(nèi)容與檔案進(jìn)行分類管理，有助于企業(yè)快速地找到需要的文件，減少工作時(shí)間和成本，提高工作效率；同時(shí)，檔案管理還能夠可以對(duì)企業(yè)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為企業(yè)決策提供有力的支持。而加強(qiáng)檔案管理是國(guó)有企業(yè)在信息化背景下的必然選擇，國(guó)有企業(yè)理應(yīng)促進(jìn)檔案信息化管理與發(fā)展。

信息化對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案管理的積極作用

保證檔案信息安全

一方面，信息化時(shí)代背景下，國(guó)有企業(yè)檔案管理需要采用一系列的技術(shù)手段和管理方法，以防止檔案信息泄露。比如，對(duì)檔案信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)、限制檔案查看權(quán)限、設(shè)置操作日志、安裝防火墻等等，都可以有效地防止信息泄露；另一方面，在信息化背景下，檔案信息可能會(huì)受到黑客攻擊或人為因素的篡改。國(guó)有企業(yè)檔案管理需要采用多層次的安全措施，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。比如，可以采用數(shù)字簽名、時(shí)間戳等技術(shù)手段，以確保檔案信息的真實(shí)性和完整性。

降低檔案管理成本

在信息化背景下，國(guó)有企業(yè)檔案管理可以通過采用先進(jìn)的信息技術(shù)和管理方法，降低檔案管理成本。在檔案管理效率方面，信息化技術(shù)可以幫助國(guó)有企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、自動(dòng)化管理。數(shù)字化檔案管理可以大大提高檔案檢索、存儲(chǔ)、傳遞、共享等方面的效率，減少人工操作成本。同時(shí)，通過信息化手段對(duì)檔案管理過程進(jìn)行自動(dòng)化處理，能夠大大減少人力資源的投入，從而降低管理成本；在檔案物理存儲(chǔ)空間方面，采用數(shù)字化檔案管理可以將紙質(zhì)檔案數(shù)字化存儲(chǔ)，減少實(shí)體檔案占用的物理空間。

提高企業(yè)決策合理

在信息化背景下，國(guó)有企業(yè)檔案管理可以通過提供及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的檔案信息，從而提高企業(yè)決策的合理性。一方面，檔案管理可以提供歷史檔案、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、經(jīng)驗(yàn)資料等多方面的信息，為企業(yè)決策提供有效的依據(jù)。通過對(duì)檔案信息的分析和研究，可以更好地了解企業(yè)歷史發(fā)展、行業(yè)趨勢(shì)等情況，為企業(yè)決策提供重要的參考；另一方面，檔案管理可以提供準(zhǔn)確、完整、及時(shí)的檔案信息，從而減少?zèng)Q策者的誤判和錯(cuò)誤決策。比如，通過對(duì)歷史檔案和經(jīng)驗(yàn)資料的研究，可以更好地了解市場(chǎng)趨勢(shì)和行業(yè)規(guī)律，為企業(yè)決策提供有力支持。

實(shí)現(xiàn)資源信息共享

在信息化背景下，國(guó)有企業(yè)檔案管理可以通過數(shù)字化檔案管理和建立檔案信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源信息共享。在數(shù)字化管理方面，數(shù)字化檔案管理可以將紙質(zhì)檔案數(shù)字化存儲(chǔ)，使檔案信息可以通過電子化方式進(jìn)行檢索和共享。數(shù)字化檔案不僅可以更好地保護(hù)檔案信息的安全性和完整性，而且還可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、傳遞和共享，方便企業(yè)內(nèi)部各部門之間的信息交流和共享；在檔案信息共享方面，企業(yè)可以建立檔案信息共享平臺(tái)，將各部門的檔案信息集中存儲(chǔ)，并通過安全的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享。這樣，不僅可以避免信息孤島的問題，還可以實(shí)現(xiàn)各部門之間的資源信息共享，提高信息的價(jià)值和利用率。

提高信息查詢效率

一方面，企業(yè)可以建立檔案信息查詢系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)方式提供檔案信息的查詢服務(wù)。通過查詢系統(tǒng)，用戶可以隨時(shí)隨地方便快捷地查詢所需的檔案信息，提高了查詢效率和準(zhǔn)確性；另一方面，數(shù)字化檔案管理和查詢系統(tǒng)可以避免人為因素對(duì)檔案信息查詢的影響，從而提高了查詢的準(zhǔn)確性。數(shù)字化檔案的元數(shù)據(jù)和全文檢索功能可以幫助用戶更準(zhǔn)確地查詢到所需的檔案信息，避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查詢的誤差和不便。

國(guó)有企業(yè)檔案管理存在的問題

對(duì)檔案管理重視不足

部分國(guó)有企業(yè)缺乏對(duì)檔案管理的重視意識(shí)和認(rèn)知，認(rèn)為檔案管理只是一個(gè)形式主義的環(huán)節(jié)，對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展沒有直接的幫助。這種認(rèn)知的缺失可能導(dǎo)致企業(yè)忽視了檔案管理的重要性，進(jìn)而影響到檔案管理的工作質(zhì)量。在對(duì)檔案管理重視度不足的情況下，會(huì)出現(xiàn)以下問題：第一，檔案管理工作質(zhì)量不高，存在檔案遺失、錯(cuò)亂、損毀等問題；第二，檔案管理工作缺乏統(tǒng)一規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，不同部門之間檔案管理工作缺乏協(xié)調(diào)和配合；第三，檔案管理工作的信息化水平較低，數(shù)字化檔案管理和檔案信息共享等方面工作不足；第四，檔案管理工作的投入較少，人員和資金資源相對(duì)匱乏。

檔案管理制度不完善

結(jié)合實(shí)際工作，國(guó)有企業(yè)檔案管理制度不完善主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，國(guó)有企業(yè)缺乏完整的檔案管理制度和流程，包括檔案保管、利用、借閱、移交等方面的規(guī)定和程序。這可能導(dǎo)致檔案管理工作的混亂和不規(guī)范；第二，國(guó)有企業(yè)的檔案管理制度和流程存在不夠明確的情況，比如對(duì)于檔案的分類、歸檔、鑒定等方面的規(guī)定不夠明確，可能會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作的不規(guī)范和混亂；第三，國(guó)有企業(yè)的檔案管理制度可能與實(shí)際情況不符，比如檔案管理工作的要求與企業(yè)的資源和人力不匹配，可能導(dǎo)致檔案管理工作的執(zhí)行困難。

檔案管理人才短缺

首先，由于國(guó)有企業(yè)對(duì)檔案管理的重視程度不夠，可能導(dǎo)致企業(yè)缺乏專業(yè)的檔案管理人員。在很多企業(yè)中，檔案管理工作往往由其他工作人員兼任，缺乏專業(yè)性和深度，難以勝任檔案管理工作；其次，由于國(guó)有企業(yè)對(duì)檔案管理的投入不足，檔案管理人才缺乏培訓(xùn)和發(fā)展機(jī)會(huì)，無法不斷提高自身的專業(yè)水平和能力。這可能導(dǎo)致檔案管理人員的素質(zhì)和水平無法得到有效提升，難以勝任日益復(fù)雜的檔案管理工作；再次，隨著信息化進(jìn)程的加速，數(shù)字化檔案管理成為了越來越重要的檔案管理方式。然而，由于國(guó)有企業(yè)檔案管理人才缺乏數(shù)字化檔案管理技能，無法勝任數(shù)字化檔案管理工作；最后，由于國(guó)有企業(yè)對(duì)檔案管理的投入不足，檔案管理人員缺乏職業(yè)發(fā)展前景和晉升機(jī)會(huì)，難以留住優(yōu)秀的檔案管理人才。這可能導(dǎo)致檔案管理人才的流失，進(jìn)一步加劇了檔案管理人才短缺的問題。

檔案管理體系不完善

檔案管理體系不完善主要體現(xiàn)在組織機(jī)構(gòu)和責(zé)任機(jī)制方面，具體來說，一方面，檔案管理部門過多且職責(zé)不清。國(guó)有企業(yè)通常規(guī)模較大，部門眾多，檔案管理工作也需要由不同部門協(xié)作完成。但是，由于檔案管理部門過多且職責(zé)不清，容易造成工作重疊和職責(zé)不明確的問題；另一方面，檔案管理職責(zé)缺乏明確的落實(shí)：由于國(guó)有企業(yè)的管理結(jié)構(gòu)較為官僚化，檔案管理的職責(zé)可能被視為次要任務(wù)，缺乏足夠的重視和落實(shí)。這可能導(dǎo)致檔案管理工作缺乏明確的指導(dǎo)和監(jiān)督，工作質(zhì)量難以保證。

信息化背景下國(guó)有企業(yè)檔案管理規(guī)范化建設(shè)策略

高度重視檔案規(guī)范化管理

為樹立規(guī)范化的檔案管理理念，國(guó)有企業(yè)應(yīng)采取以下措施：第一，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性和必要性，將檔案管理作為企業(yè)管理工作的重要組成部分，納入企業(yè)管理體系中，確保全員重視檔案管理、樹立規(guī)范化管理意識(shí)；第二，關(guān)注檔案周轉(zhuǎn)和存檔的安全性。在這一過程中，企業(yè)需要制定安全管理制度，關(guān)注檔案信息的保密和防篡改工作，防止檔案信息被盜竊、泄露或者損毀；第三，加強(qiáng)檔案利用工作。國(guó)有企業(yè)需要加強(qiáng)檔案利用工作，鼓勵(lì)員工充分利用檔案信息，提高決策的科學(xué)性和精準(zhǔn)性，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。總之，國(guó)有企業(yè)應(yīng)將規(guī)范化管理、數(shù)字化管理、安全化管理作為檔案管理的基本目標(biāo)，既要關(guān)注檔案日常交接、使用和保存環(huán)節(jié)的規(guī)范性問題，還要關(guān)注檔案管理的方式手段。

基于信息化背景更新檔案管理制度

檔案管理制度包括以下內(nèi)容：第一，檔案收集制度，明確檔案收集的范圍、方式、時(shí)間、數(shù)量等要求，保證檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性；第二，檔案整理制度，明確檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，包括對(duì)檔案的歸檔、編目、分類、分卷等要求，保證檔案信息的有序化和規(guī)范化；第三，檔案保管制度，明確檔案保管的責(zé)任人、責(zé)任部門和責(zé)任制度，包括檔案保管的環(huán)境、設(shè)施、人員、保密等要求，并對(duì)檔案丟失、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等問題向責(zé)任人追責(zé)；第四，檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、方式、程序、條件等要求，包括對(duì)檔案信息的查詢、調(diào)閱、復(fù)制、借閱等要求，確保檔案信息的利用性和服務(wù)性；第五，檔案銷毀制度，確定銷毀步驟和銷毀要求，從制度角度規(guī)定檔案銷毀涉的基本實(shí)施準(zhǔn)則，確保檔案信息的安全和保密；第六，檔案數(shù)字化管理制度，明確檔案數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，包括對(duì)數(shù)字化檔案的采集、整理、存儲(chǔ)、傳輸、查詢等要求，確保檔案信息的數(shù)字化和信息化?？傊瑸闈M足信息化要求，國(guó)有企業(yè)的檔案管理制度需要明確檔案管理的方方面面的要求，包括檔案收集、整理、保管、利用和銷毀等方面的規(guī)定，確保檔案管理工作的規(guī)范化、高效化和信息化。

打造檔案管理人才隊(duì)伍

在信息化背景下，國(guó)有企業(yè)打造檔案管理人才隊(duì)伍的具體措施可以從以下幾個(gè)方面考慮：第一，制定人才引進(jìn)計(jì)劃。國(guó)有企業(yè)可以制定檔案管理人才引進(jìn)計(jì)劃，明確引進(jìn)人才的數(shù)量、類別和職位要求，針對(duì)性地開展人才引進(jìn)工作；第二，加強(qiáng)內(nèi)部培訓(xùn)。國(guó)有企業(yè)可以通過內(nèi)部培訓(xùn)提高現(xiàn)有員工的檔案管理能力，包括檔案管理制度、檔案管理技術(shù)、信息化工具和方法等方面的培訓(xùn)；第三，加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。國(guó)有企業(yè)可以加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，包括組織檔案管理人才交流、學(xué)術(shù)研究、專業(yè)培訓(xùn)等活動(dòng)，提高檔案管理人才的綜合素質(zhì)和能力水平；第四，加強(qiáng)人才評(píng)價(jià)和考核。國(guó)有企業(yè)可以加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才的評(píng)價(jià)和考核，建立科學(xué)合理的人才評(píng)價(jià)和考核體系，促進(jìn)檔案管理人才隊(duì)伍的穩(wěn)定和發(fā)展。

建立檔案管理體系

檔案管理工作需要相應(yīng)的組織結(jié)構(gòu)體系作為人才支撐。一方面，加強(qiáng)檔案管理組織結(jié)構(gòu)建設(shè)，具體措施如下：（1）建立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或部門，加強(qiáng)檔案管理的專業(yè)性和系統(tǒng)性；（2）合理配置檔案管理人員，建立完善的檔案管理團(tuán)隊(duì)；（3）制定檔案管理的工作流程和制度，規(guī)范管理流程；（4）針對(duì)檔案管理搭建信息系統(tǒng)，利用信息技術(shù)開展檔案數(shù)字化管理。

另一方面，健全檔案管理責(zé)任體系，具體措施如下：（1）完善檔案管理責(zé)任制度，將檔案管理納入企業(yè)日常管理中，并建立健全的檔案管理考核機(jī)制；（2）對(duì)日常參與檔案管理的人員開展培訓(xùn)，提高其專業(yè)水平；（3）嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)范和制度，確保檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性和有效性；（4）建立檔案管理的監(jiān)督機(jī)制，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)估，及時(shí)糾正工作中出現(xiàn)的問題和不足。

通過以上的措施，國(guó)有企業(yè)可以建立起健全的檔案管理體系，提高檔案管理的水平和質(zhì)量，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供有力支撐。

引入數(shù)字化技術(shù)賦能檔案管理

通過引入數(shù)字化技術(shù)賦能檔案管理，可以提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為企業(yè)的決策和發(fā)展提供有力的支持和保障。具體措施如下：第一，引入數(shù)字化技術(shù)建設(shè)數(shù)字化檔案館，將實(shí)物檔案數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)電子化存儲(chǔ)、檢索和利用。數(shù)字化檔案館可以通過云端存儲(chǔ)、虛擬展廳等方式，方便用戶在線查閱和使用檔案資源；第二，電子文件管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)電子文件的在線創(chuàng)建、存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。通過建立電子文件管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)文件電子化、流程電子化，從而實(shí)現(xiàn)電子文件的全生命周期管理；第三，對(duì)檔案資料采用防偽溯源技術(shù)進(jìn)行數(shù)字簽名、時(shí)間戳、加密等處理，可以有效地保證檔案數(shù)據(jù)的安全和完整性，避免檔案數(shù)據(jù)被篡改和損壞；第四，人工智能技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化分類、索引和檢索等功能，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。例如，可以使用自然語言處理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案文本的自動(dòng)化分析和歸納，從而快速地檢索和提取所需信息。

綜上所述，自信息技術(shù)滲透到各行各業(yè)當(dāng)中，為企業(yè)內(nèi)部管理工作帶來了一定的便捷性。為此，國(guó)有企業(yè)應(yīng)緊跟信息技術(shù)變革速度，加快檔案信息化建設(shè)，并通過完善制度基礎(chǔ)、建立管理組織體系、打造高素質(zhì)人才團(tuán)隊(duì)等措施為檔案管理工作提供保障，促進(jìn)國(guó)有企業(yè)檔案管理更加規(guī)范化。

（作者單位：北京金泰通華商貿(mào)有限責(zé)任公司）