新時期高校二級學院辦公室管理效能提升策略

邊 麗 宮榮娜

（中國石油大學［北京］，北京 102200）

引 言

高校二級學院辦公室（簡稱“院辦”）作為學校行政運行的基礎機構，在學校的建設、改革、發(fā)展中發(fā)揮著十分重要的作用。如今，辦學規(guī)模日益擴大、綜合改革持續(xù)深化、“雙一流”建設加快步伐，學校高質量發(fā)展的同時，管理重心逐漸下移，院辦的工作范圍和功能也在發(fā)生變化，相應的管理模式和水平也面臨著新形勢和新挑戰(zhàn)。為適應新時期的發(fā)展需求，需要尋找有效措施來提高管理效能，在原工作模式基礎上進行改革與創(chuàng)新，優(yōu)化完善用人機制，轉變更新服務理念，提升隊伍整體水平，整合共享信息資源，為加快推進學院的改革發(fā)展和有力支撐學校的建設目標貢獻力量。

一、高校二級學院辦公室職能

院辦綜合承擔著學院的黨務、政務、事務，是一個有機的整體，按照其工作性質，可以分為多種職能。

（一）領導決策的參謀職能

學院事業(yè)發(fā)展的各項決策從經驗決策逐步向民主決策、科學決策轉變，院辦的管理職能也從“交辦服務型”向“參謀服務型”轉變，院辦人員需要改變以往的簡單工作方式，站在領導的角度尋求新的工作思路及更加高效的工作方法，結合具體情況及時關注、收集、整理學校內部的動態(tài)，密切關注先進的實踐經驗，善于挖掘問題，善于為我所用，為領導制訂計劃、執(zhí)行任務等提供具有針對性、綜合性的可靠依據和可行方案，參到點子上，謀到關鍵處，輔助領導集中精力思發(fā)展、抓大事，切實成為領導決策的參謀助手。

（二）工作落實的督辦職能

任何一項決策的實施與推動，均需院辦的執(zhí)行與督促。為確保運轉順暢，院辦人員需要把各項舉措有力、有效地貫徹落實到相關單位全領域、所有師生全覆蓋、所有環(huán)節(jié)全過程，將工作任務進行統一部署和細化分解，明確負責部門、時限等，尤其職能交叉、界限不清、長時間未獲得有效處理的諸多情況，更需厘清責任，不打折扣地定期督查與結辦，在一定時間內形成工作閉環(huán)。同時，通過督辦可以直接獲取第一手準確信息，發(fā)現關鍵節(jié)點的突出問題，反過來為決策實施提供參考依據，及時修正完善，提高科學化管理水平。

（三）綜合統籌的協調職能

院辦是學校的中樞行政機構，起著橋梁的作用。涉及的業(yè)務對象主要為校外企事業(yè)、校內相關職能、兄弟學院和全院師生，業(yè)務范圍包括上傳下達、數據統計、活動組織、宣傳總結等方方面面，是一個系統工程，是對外的紐帶與橋梁，需要辦公室協調溝通的內容多種多樣，具體到時間、地點、人員、方案等，廣泛到人員思想、關系矛盾、突發(fā)情況、事務優(yōu)先級等。特別是在新形勢下，各種矛盾和問題凸顯出來，院辦面臨著更大的協調空間。通過上下溝通、左右協調、綜合統籌，確保各項工作有序開展、相得益彰、落實見效。

（四）后勤保障的服務職能

院辦就像是學院的一個大管家，始終以服務學院為中心、以服務基層為紐帶、以服務師生為根本，致力于協助院系、基層、師生解決實際困難，為大家營造和諧的工作氛圍，為學院高質量發(fā)展提供后勤保障。要搞好“三服務”，就需工作人員提高站位、胸懷全局、心系師生，即站在學院高度，立足本職強擔當，為學院提供建設性意見；總攬全局、協調各方，為基層順利開展工作做好服務；準確收集、及時反饋師生關心的急難愁盼問題，聯系相關部門妥善處理，為教師專心教學、學生安心求學提供一個暢通的服務渠道。

二、二級學院辦公室工作的特點與問題

（一）業(yè)務范圍更廣，工作要求更高

隨著高校“雙一流”建設和綜合改革的持續(xù)深化，在“放管服”的背景下，學校各相關職能部門下放了大量工作和任務到二級學院，院辦不僅承擔的科研、教學、行政等日常業(yè)務多樣化、細致化，而且學科評估、一流專業(yè)建設等重大事項也需要牽頭落實，同時數據統計、人員攤派等突發(fā)任務也接連不斷；尤其開學畢業(yè)季等重大時間節(jié)點需要處理的事項和數據非常多，需要加班加點才能完成；工作內容廣而雜、多而亂；基本都是任務重、時間緊，完成時限節(jié)點交錯疊加；“上面千條線，下面一根針”生動地描述了辦公室人員的工作常態(tài)。為了更好、更快地推進“雙一流”建設，對院辦工作提出了進一步規(guī)范化、專業(yè)化、高效化、便捷化、人性化的更高標準，以順應時代發(fā)展的要求。

（二）人員力量不齊，工作壓力增大

近十年在招生規(guī)模翻倍、專業(yè)增多、院辦工作量加大的情況下，院辦人員編制保持穩(wěn)定不變；隨著院辦老人退休增多、招聘的新人流動性增大，院辦總處于“缺人—招人”的循環(huán)狀態(tài)；辦公室需要黨務秘書、人事秘書、教學秘書、科研秘書、國際化秘書等角色，由于人員有限，一人身兼數職的現象非常普遍；工作千頭萬緒，導致院辦人員心理壓力增大，容易出現疲于應付、力不從心和倦怠情緒，任務完成過程中只追求效率而忽視了質量，給后續(xù)跟進工作造成了一定影響，久而久之，個人成就感缺失。另外，通過招聘非在編、自籌經費人員、學生助理等方式來補充人力以解決缺編問題，由于每個人的教育背景不同，基本素質和個人能力差異也較大，同時給團隊增加了管理難度和壓力。

（三）信息技術滯后，辦公效率受限

當前，高校已經踐行智慧校園的理念，開始普及信息化管理模式，幾乎所有領域都開發(fā)了適合本領域的數據系統，如某高校院辦人員先后應用了本科教學、研究生教學、人事、黨務、財務、科研、實驗室、學生管理等8個不同軟件，明顯改善了傳統人工模式的辦公效率。由于上述系統相對獨立，不能相互兼容，在實際統計崗位考核、職稱評審、事業(yè)發(fā)展動態(tài)等綜合性較強的信息時，仍需采用人工方式，再次收集、核對、匯總、分類、提取、分配，類似于數據處理交換器，最終傳遞給眾多的不同服務對象，這個過程需要院辦人員投入大量的精力。由于院辦人員掌握常見辦公軟件和信息處理的技能普遍不高，目前很多業(yè)務辦理仍停留在傳統的紙質手簽模式，且各自數據存儲混亂，面對新形勢下的海量信息處理，關鍵信息不能及時有效獲取，辦公效率的提高明顯受到了限制。

（四）晉升空間有限，隱性流失加劇

高校辦公室科級崗位設置少。一般院辦人員配置3～5人，其中科級崗位1～2人，普通職員2～4人。即使在此工作至退休，最高也只是科級崗位，相比于處級崗位設置較多的機關職能部門，院辦人員沒有晉升渠道。同時，近幾年高校關于院辦管理人員的用工方式隨著社會化進程的加快，出現了用人多軌制的新問題，編制人員、非在編人員、自籌經費人員的工資待遇、晉升渠道均存在較大差異。鑒于工作強度大、崗位性價比缺少社會競爭力、個人發(fā)展前景不明等多種因素，除了編制人員外，院辦非在編、自籌經費人員流失情況日益攀升。即使通過招聘及時補充，隊伍表面上看起來數量相對穩(wěn)定，實質上由于頻繁更換新人帶來的業(yè)務嫻熟度、團隊穩(wěn)定性等方面均受到影響，管理水平無形中也被削弱。

三、提升高校二級學院辦公室管理效能策略

面對新形勢、新目標、新任務、新挑戰(zhàn)，院辦要做到改革發(fā)展穩(wěn)定，就需要應變求新，接受新經驗、新方法，在繼承中求創(chuàng)新，在創(chuàng)新中謀發(fā)展。

（一）優(yōu)化用人機制，完善人員晉升途徑

提升管理效能，制度體系是保障。院辦存在的實際問題需要校院兩級的共同關注，協同推進院辦人員職務職級晉升的頂層設計，深入開展校內外調研，深化用人機制改革，優(yōu)化獎懲激勵措施，用政策引領，為相關人員實現追、趕、超、越的目標而提供強有力的制度保障。在用人機制方面，重點在于選人、育人、用人、留人“四關”。首先，把好選人關，從思想素質、業(yè)務能力等方面綜合考量與崗位匹配度最高的人選，“只選對的，不選貴的”；其次，做好育人關，因材施教，適時給予工作指導、開展團隊建設，不斷提升整體素質和歸屬感；再次，做好用人關，明確崗位職責，合理統籌分工，根據臨時情況隨時調整，避免整體工作量失衡；最后，也要做好留人關，薪酬待遇和發(fā)展前景是留人的“金手銬”。在薪酬方面，完善考核機制，多勞多得，按勞分配；在職務晉升方面，修訂完善原有文件，結合新形勢、新問題，嘗試打通全校同級崗位之間的壁壘，選拔優(yōu)秀的二級學院管理人員到學校職能部門工作，給予他們再學習提高的機會；在職級提級方面，保證全校一盤棋，在控制總量的基礎上，根據機關職能部門、院辦的人員占比確定各自賽道的職級晉升數量，打破論資排輩的舊有方式，給年輕人提供上升渠道，讓他們干事有勁頭，進步有奔頭。

（二）轉變服務理念，提升精準化意識

提升管理效能，更新理念是方向。隨著高校由外延向內涵跨越發(fā)展的快速推進，院辦的管理工作也迎來了新機遇和新挑戰(zhàn)。而服務師生是院辦的本質核心，做好服務是為了學院更好、更快的內涵發(fā)展，這就需要從原來按部就班完成繁雜事務的模式中掙脫出來，找準定位，更新理念，真正實現創(chuàng)新和提質。原來的粗放式管理已不能滿足現在的發(fā)展需求，而精準化服務便是必然選擇?！熬奔磧?yōu)化辦事流程、簡化辦理手續(xù)，方便師生操作；“準”即信息準確，讓對方清楚地知道事情找誰辦、怎么辦，讓師生少走彎路。院辦做到精準化，就要改變服務方式，由被動服務變?yōu)橹鲃臃?、?chuàng)新服務、優(yōu)化服務，切實為師生工作人員排憂解難。如厘清師生服務辦事清單，形成指南說明，明晰辦事流程，為師生“減負”，實現日常事務辦理“最多跑一次”，對于其他事務堅持“首問責任制”“限時結辦制”，全力當好“服務員”。隨著信息化的推進，會議室借用、請假審批等常規(guī)性業(yè)務可實現“指尖化”線上辦理，改善師生服務體驗，樹立優(yōu)質服務形象。同時，通過與師生一線接觸，及時發(fā)現各環(huán)節(jié)的問題，及時反饋師生訴求，為學院精準決策提供支持。

（三）強素質提能力，打造學習型部門

提升管理效能，隊伍建設是關鍵。院辦的工作效能是每位人員工作能力的外在體現，直接關系學院的形象與發(fā)展，打造一支優(yōu)秀的管理團隊迫在眉睫，其中“兩個意識、一個標準”是關鍵。一是樹立責任意識，即積極認真處理每件事，主動做到“件件有著落，事事有回音”；二是提高團隊意識，即分工配合，協作支持，不計個人得失，相互補臺不拆臺。三是建立一個標準，即高標準嚴要求，簡單說就是“要么不做，要做就做到最好”。工作中精益求精、不斷學習充電是強素質提能力、實現高標準的根本途徑。而每天面對處理不完的繁雜工作，哪有時間學？而且院辦工作的技術含量要求不高，需要學什么？主要有三個方面。一是學習政策文件、業(yè)務知識及信息處理技術的“硬知識”，讓自己成為業(yè)務嫻熟的行家和專家，以滿足適應日新月異的新形勢、密集推出的新政策和持續(xù)更新的新業(yè)務；二是學習組織、交流、溝通、協調等“軟技能”，勤于復盤總結，找到問題所在，指導下次工作更加順利開展；三要善于“學妙招”“取真經”，合理安排時間，輪派人員參加校內外的交流與培訓，通過學習先進經驗和典型案例來開闊眼界，從中汲取智慧，為我所用，進而充實提高自己的工作能力。只有打造學習型工作隊伍，才能切實提高工作人員適應“雙一流”建設要求的素質與能力，才能在“雙一流”大學建設進程中貢獻應有的力量。

（四）實現資源共享，加快信息化建設

提升管理效能，信息技術是支撐。隨著“互聯網+”時代的飛速發(fā)展，信息化技術的應用在院辦工作中的優(yōu)勢日益凸顯，也成為解決管理瓶頸、提高管理效能的有效途徑。特別是數字化平臺建設、信息化管理系統應用等，打破了傳統的紙質辦公方式的束縛，在提取數據時真正實現了高效準確，避免不同部門統計相同信息時，做重復性工作。校園網的建設與辦公自動化（oきce automation, OA）系統的應用，打破了時間與空間的束縛，實現了隨時隨地掌上異地辦公，充分展現了優(yōu)越性和時代性，在提升辦公效率和管理水平的同時，也遇到了新問題。每個部門都有各自的管理系統，在各自領域發(fā)揮著重要作用，數據共享已成為院辦人員提高管理效能的訴求。這就需要建立較為完整的云平臺，精準對接不同端口，打破信息孤島，通過流程重構與數據分析功能的提升，有效減少運行障礙，推動資源整合和數據共享，逐步形成一個信息服務決策支持系統；同時以智能化為核心，推動線上業(yè)務辦理進程，將信息化與辦公室工作有機融合，進一步提高院辦管理效能，使得院辦管理工作能夠緊跟社會發(fā)展步伐。

結 語

綜上所述，高校應正視當前辦公室管理存在的各種問題與挑戰(zhàn)，敢于探索新舉措，以突破當前的管理困境。高校二級學院辦公室要順應時代發(fā)展的需要，要善于審時度勢，轉變陳舊觀念，與時俱進，改革管理，創(chuàng)新工作方法。通過完善建章立制、提升隊伍素質、革新服務理念、推進信息化建設等舉措，打通制約梗阻，使得辦公室管理效能得到提升，加快“雙一流”建設步伐，推動高校內涵建設的進程。