總賬報(bào)表在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的會(huì)計(jì)核算與監(jiān)督作用

劉 鵬

（中國電力建設(shè)集團(tuán)有限公司，北京 100089）

引 言

目前，全球經(jīng)濟(jì)一體化的發(fā)展腳步逐漸加快，信息共享一體化的趨勢越來越明顯，眾多企業(yè)在發(fā)展中需要強(qiáng)化信息化水平，發(fā)掘財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)服務(wù)價(jià)值，原有的手工記賬等財(cái)務(wù)管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需求。與此同時(shí)，市場上的競爭日益激烈，許多大企業(yè)設(shè)立眾多分支機(jī)構(gòu)，甚至出現(xiàn)跨洋并購重組等大型交易業(yè)務(wù)現(xiàn)象，這就對企業(yè)的內(nèi)部財(cái)務(wù)管理和共享財(cái)務(wù)信息上提出了更高的要求，需要高層管理人員從思想意識(shí)層面進(jìn)行創(chuàng)新。然而，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的出現(xiàn)有時(shí)會(huì)帶來許多困擾，如信息化集成度不高、員工的操作不熟練導(dǎo)致客戶流失、信息的安全性降低等。針對這些問題，本文討論了管理層應(yīng)如何利用總賬報(bào)表在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的會(huì)計(jì)核算作用和監(jiān)督作用，規(guī)避企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，完善企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)制度體系等解決方式。

一、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的重要性

互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展腳步逐漸加快，預(yù)示著人類社會(huì)進(jìn)入信息化、共享化的時(shí)代，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心就是基于企業(yè)間合并重組、開設(shè)分支機(jī)構(gòu)等活動(dòng)，對企業(yè)和各個(gè)分支機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)收集、存儲(chǔ)和分析等，實(shí)行統(tǒng)一管理和全面整合，從而實(shí)現(xiàn)簡化程序、節(jié)約成本、提升效率等目的。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心提供的是極具專業(yè)化的服務(wù)，運(yùn)用先進(jìn)的電子科技技術(shù)，聚集眾多的專業(yè)知識(shí)人才，為企業(yè)內(nèi)部管理人員和企業(yè)所要面對的客戶提供高效、高質(zhì)量的服務(wù)。

在財(cái)務(wù)共享模式下，很多企業(yè)的財(cái)務(wù)工作重心由先前的財(cái)務(wù)基礎(chǔ)核算工作逐漸轉(zhuǎn)向內(nèi)部控制、提供決策支持等，這一轉(zhuǎn)變體現(xiàn)出財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對于服務(wù)意識(shí)的重視，從客戶與管理層的角度出發(fā)。利用先進(jìn)的技術(shù)手段對財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行匯總編制，準(zhǔn)確、清晰、實(shí)時(shí)反映實(shí)際經(jīng)營情況；明確業(yè)務(wù)部門分工與職責(zé)，與財(cái)務(wù)部門的工作相互配合，形成完整的財(cái)務(wù)共享體系；對經(jīng)常性、重復(fù)性的業(yè)務(wù)進(jìn)行整合和標(biāo)準(zhǔn)化處理，降低管理成本，提升財(cái)務(wù)工作效率。

財(cái)務(wù)共享中心對分散的數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化整理，規(guī)避傳統(tǒng)財(cái)務(wù)核算中容易出現(xiàn)的數(shù)據(jù)冗余、匯總錯(cuò)誤等，根據(jù)客戶與管理層的個(gè)性化需求，制定和完善標(biāo)準(zhǔn)化核算體系、審批流程、分析模版等。對于不同業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)規(guī)整，需要一套完備的流程體系，以便總賬報(bào)表的編制。要求管理層對財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心標(biāo)準(zhǔn)化提出系統(tǒng)性建設(shè)意見和基調(diào)，細(xì)化至業(yè)務(wù)報(bào)銷、總賬報(bào)表編報(bào)及匯總、資金收支結(jié)算、稅控管理等一系列問題，推動(dòng)財(cái)務(wù)管理工作更加高效和精準(zhǔn)。共享模式并非單一化的數(shù)據(jù)集中，而是通過財(cái)務(wù)共享平臺(tái)進(jìn)行資源與數(shù)據(jù)的整合，分析客戶或管理層的需求，提供共性和個(gè)性化服務(wù)，從傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理工作中跳脫出來，不僅能夠更大程度上給予財(cái)務(wù)部門權(quán)力，還能將權(quán)責(zé)劃分清晰，便于核算與監(jiān)督。

二、總賬報(bào)表的會(huì)計(jì)核算與監(jiān)督作用

總賬報(bào)表反映的是企業(yè)財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營情況，管理層可以通過利用總賬報(bào)表的會(huì)計(jì)核算與監(jiān)督作用，制定嚴(yán)格的績效考核標(biāo)準(zhǔn)，層層分析和把控企業(yè)經(jīng)濟(jì)狀態(tài)。要實(shí)現(xiàn)總賬報(bào)表的有效監(jiān)督，必須強(qiáng)化會(huì)計(jì)核算的標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行力度，加強(qiáng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)審核、審計(jì)效力，對于會(huì)計(jì)核算、報(bào)表編報(bào)中存在的問題進(jìn)行匯總、分析、整改，形成有效監(jiān)督機(jī)制，強(qiáng)化總賬報(bào)表的監(jiān)督作用。

財(cái)務(wù)共享是將企業(yè)內(nèi)部重復(fù)性高、易于標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)進(jìn)行流程再造與標(biāo)準(zhǔn)化推進(jìn)，以達(dá)到降低成本、提高效率的目的。在大數(shù)據(jù)高速發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，想要將財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的優(yōu)勢體現(xiàn)出來，就應(yīng)當(dāng)發(fā)揮出總賬報(bào)表的核算與監(jiān)督作用，確保在總賬報(bào)表的編制過程中體現(xiàn)出財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)性，準(zhǔn)確反映企業(yè)經(jīng)營狀況。通過財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行信息整合與歸集，對于分散的會(huì)計(jì)核算資料進(jìn)行化繁為簡的歸類整理，全面反映企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)狀況，加強(qiáng)總賬報(bào)表對于會(huì)計(jì)監(jiān)督的作用，將總賬報(bào)表的監(jiān)督作用有效發(fā)揮，為管理層與客戶提供精準(zhǔn)服務(wù)。

三、總賬報(bào)表財(cái)務(wù)共享所面臨的難題

科技的快速發(fā)展，使得有效信息在市場上的競爭越發(fā)激烈，在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)行的基礎(chǔ)上，總賬報(bào)表體現(xiàn)出其對于系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的核算和監(jiān)督作用，這也是眾多企業(yè)不可或缺的財(cái)務(wù)管理方式之一。但是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心作為一種新興的信息整合方式，其運(yùn)作中會(huì)出現(xiàn)眾多安全隱患和技術(shù)問題，具體來說，總賬報(bào)表在財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的發(fā)展面臨著以下四點(diǎn)挑戰(zhàn)。

（一）共享服務(wù)平臺(tái)中總、分支機(jī)構(gòu)的實(shí)際數(shù)據(jù)信息不符

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的運(yùn)作是以大量的信息數(shù)據(jù)作為背景和支撐，經(jīng)過對數(shù)字的整合與處理進(jìn)行總賬報(bào)表的編制。但是目前看來，在總賬報(bào)表的制作過程當(dāng)中，如果分支機(jī)構(gòu)在原始憑證的錄入上出現(xiàn)錯(cuò)誤，就會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)分支機(jī)構(gòu)與總機(jī)構(gòu)的歸總數(shù)據(jù)信息不符的情況，這樣不能及時(shí)、精準(zhǔn)地反映企業(yè)在財(cái)務(wù)上出現(xiàn)的問題，更不能將問題及時(shí)反饋給管理層。在數(shù)據(jù)共享方面，如果沒有嚴(yán)格的審核流程，就會(huì)造成信息不符等數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)。針對以上這些問題，就需要財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的信息平臺(tái)建立起適合于自身的審核流程和應(yīng)對突發(fā)事件的安全防護(hù)系統(tǒng)。

（二）共享服務(wù)中心存在眾多安全隱患

共享平臺(tái)在初設(shè)期間投入的資金較大，需要很長一段時(shí)間的盈虧平衡時(shí)期，如果管理層不能準(zhǔn)確把握好企業(yè)的定性標(biāo)準(zhǔn)，投資風(fēng)險(xiǎn)將增加，針對這種情況，管理層要做好對于新規(guī)則的把控，以及企業(yè)實(shí)際情況的分析。在初期將大量資金投入之前，管理層就應(yīng)對共享服務(wù)中心進(jìn)行定位分析，確保其是服務(wù)型還是管控型中心，選擇模式的前提是基于企業(yè)總體管理水平的限制，在地點(diǎn)的選擇和投資模式的選擇上都要面臨較大的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

（三）工作人員在使用共享平臺(tái)編輯總賬報(bào)表時(shí)存在能力斷層

首先，信息共享時(shí)代的到來可以縮減信息傳遞的時(shí)間和成本，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可以從根本上提升企業(yè)的核算、分析、決策等效率，通過有效、科學(xué)的數(shù)據(jù)處理程序，在降低成本的同時(shí)給企業(yè)帶來便利。但企業(yè)財(cái)務(wù)人員對于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的基本操作流程較為生疏，在很大程度上會(huì)影響企業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)匯總、報(bào)表編報(bào)和數(shù)據(jù)分析工作，降低財(cái)務(wù)整體工作效率，導(dǎo)致管理層無法及時(shí)、準(zhǔn)確地把控企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營動(dòng)向。同時(shí)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的人員流動(dòng)性較大，難以對新員工進(jìn)行系統(tǒng)化培訓(xùn)，員工的個(gè)人發(fā)展不能得到最大化的實(shí)現(xiàn)，在某種程度上降低了員工工作的積極性，降低了企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表編制和財(cái)務(wù)共享信息平臺(tái)的運(yùn)作效率。

其次，共享服務(wù)中心的建立是現(xiàn)代科技的創(chuàng)新成果，與傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理制度不同，企業(yè)在運(yùn)用財(cái)務(wù)管理服務(wù)中心的基礎(chǔ)上，需要將原有的財(cái)務(wù)部門人員架構(gòu)打散，根據(jù)確定的管理模式進(jìn)行重組，使得許多員工的工作環(huán)境、工作內(nèi)容與之前大不相同。企業(yè)還需為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立新的文化背景，這就可能導(dǎo)致很多員工不能更好、更快地融入新文化當(dāng)中，降低工作效率，影響日常財(cái)務(wù)管理和經(jīng)營決策工作。

（四）總賬報(bào)表信息集成化不足

總賬報(bào)表可以反映出企業(yè)總體經(jīng)濟(jì)狀況和經(jīng)營成果，詳細(xì)體現(xiàn)出各個(gè)部門及眾多分公司的運(yùn)作情況，及時(shí)給客戶和管理層提供專業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，制定個(gè)性化運(yùn)作標(biāo)準(zhǔn)。但如果企業(yè)財(cái)務(wù)人員只是對數(shù)據(jù)進(jìn)行簡單匯總，不能對數(shù)據(jù)進(jìn)行合理劃分和歸集，對部分票據(jù)檔案進(jìn)行重復(fù)掃描，產(chǎn)生資金重復(fù)支出的重大失誤，這一系列由信息化程度不高、信息集成化不足導(dǎo)致的問題，將會(huì)給企業(yè)帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。

四、解決策略

（一）制定和完善會(huì)計(jì)制度

促進(jìn)企業(yè)會(huì)計(jì)工作的順利開展，就需要管理人員制定和完善相應(yīng)的會(huì)計(jì)制度、梳理賬務(wù)相關(guān)操作流程及嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮怂惴绞?，?biāo)準(zhǔn)化核算制度和操作規(guī)則，合理劃分會(huì)計(jì)科目，細(xì)化總賬報(bào)表的數(shù)據(jù)取數(shù)規(guī)則與編報(bào)流程，使會(huì)計(jì)工作有章可循、有法可依。每個(gè)企業(yè)都有適合于自身的會(huì)計(jì)制度，在企業(yè)建立初期，管理層就應(yīng)對企業(yè)自身定位進(jìn)行分析和研究，選擇適合本企業(yè)的會(huì)計(jì)制度并對其細(xì)節(jié)加以完善，做好個(gè)性化的定制要求，打造適用于本企業(yè)且具有科學(xué)性、合理性的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度。

即使在不同的會(huì)計(jì)軟件編制出來的報(bào)表當(dāng)中，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心也會(huì)對各個(gè)分支機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納整理，形成一套完整的總賬報(bào)表。管理層還應(yīng)注意在操作流程上進(jìn)行規(guī)范，避免出現(xiàn)賬表不符等情況，管理并保存好原始單據(jù)以備檢查，確?？傎~報(bào)表的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。在嚴(yán)格的會(huì)計(jì)制度要求下，總賬報(bào)表在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的編制過程就會(huì)依據(jù)企業(yè)的核心會(huì)計(jì)制度進(jìn)行編排，減少錯(cuò)誤的發(fā)生，提升會(huì)計(jì)工作的整體效率。總賬報(bào)表在企業(yè)的發(fā)展過程當(dāng)中占據(jù)著重要的地位，與企業(yè)的各個(gè)部門有著直接的聯(lián)系，所以為了保障總賬報(bào)表編制工作的順利開展，就要制定和完善會(huì)計(jì)制度，作為總賬報(bào)表編制的基礎(chǔ)，從根本上推動(dòng)企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部管理的良性循環(huán)發(fā)展。

（二）完善監(jiān)督流程

在報(bào)表的制作過程當(dāng)中，需要制定出一整套完備、科學(xué)的監(jiān)督流程，才能有效地提升工作質(zhì)量和調(diào)動(dòng)員工的積極性。管理層需要制定適合員工績效考核的管理辦法，讓員工將自己的工作量匯總上報(bào)，由專人負(fù)責(zé)績效考核管理，這樣的管理辦法不僅體現(xiàn)了公平性，還能夠在一定程度上激發(fā)員工的工作積極性。與此同時(shí)，管理層還可以在財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)上進(jìn)行數(shù)據(jù)導(dǎo)出，可以查看員工的財(cái)務(wù)錄入原始憑證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，可以在確保工作完成的基礎(chǔ)上，將工作質(zhì)量大幅提升。

在日常工作中，管理層需要加大對于員工的管理力度，盡可能地規(guī)避財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可能出現(xiàn)的問題，避免出現(xiàn)員工在工作上出現(xiàn)徇私舞弊等現(xiàn)象。還需要對會(huì)計(jì)的稽核范圍進(jìn)行擴(kuò)大，減少分公司在信息錄入過程中的錯(cuò)誤，以免影響總賬報(bào)表的編制。對于原始憑證的保存和記賬規(guī)則的審核是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的重要流程之一，在憑證錄入的過程當(dāng)中屬于系統(tǒng)化的財(cái)務(wù)工作，并且決定了總賬報(bào)表的準(zhǔn)確性，嚴(yán)重影響企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的開展。管理層需要安排專人負(fù)責(zé)，對于本職工作的高度重視與負(fù)責(zé)，對總賬報(bào)表中的賬套移交、備用金清理、研發(fā)費(fèi)用支出等需要管理層參與的工作，進(jìn)行明確分工及崗位互斥制度的制定并嚴(yán)格監(jiān)督落實(shí)，確保事中、事后都有核查人員進(jìn)行專門校對，確?？傎~報(bào)表的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

（三）培養(yǎng)專業(yè)總賬報(bào)表操作人才

會(huì)計(jì)和審計(jì)的工作性質(zhì)決定了總賬報(bào)表的編制工作需要員工具有敏銳的判斷力和較強(qiáng)的綜合分析能力，在現(xiàn)代企業(yè)中，各項(xiàng)業(yè)務(wù)不能缺少總賬報(bào)表的數(shù)據(jù)支持，會(huì)計(jì)人員不僅是經(jīng)濟(jì)信息的提供者，更是經(jīng)濟(jì)信息的分析者。各個(gè)企業(yè)可以從崗位需要的角度出發(fā)，通過管理層對于各個(gè)崗位的職責(zé)要求，采取個(gè)性化的培訓(xùn)模式，激發(fā)出員工的自主學(xué)習(xí)能力。

與此同時(shí)還應(yīng)在日常工作之余培養(yǎng)員工通過使用計(jì)算機(jī)操作財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的規(guī)范性流程，將數(shù)據(jù)傳輸至財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)上，時(shí)刻關(guān)注市場上先進(jìn)的管理技術(shù)和操作規(guī)范，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)更正問題，從細(xì)節(jié)上加強(qiáng)員工的個(gè)人能力，培養(yǎng)工作中的學(xué)習(xí)氛圍，將財(cái)務(wù)工作效率提升至更高的臺(tái)階。

（四）搭建總賬報(bào)表財(cái)務(wù)共享平臺(tái)管理體系

現(xiàn)代的信息技術(shù)手段得到空前的發(fā)展，在提升財(cái)務(wù)管理水平的同時(shí)，還可以提升總賬報(bào)表編制的準(zhǔn)確性與可靠性，在企業(yè)的財(cái)務(wù)管理過程當(dāng)中，應(yīng)搭建起以現(xiàn)代信息化建設(shè)為核心的操作體系，充分利用財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對于信息的整合與傳遞功能，搭建出高效的財(cái)務(wù)管理體系。與此同時(shí)，還能夠減少總賬報(bào)表在信息歸集與處理過程中人為因素導(dǎo)致的錯(cuò)誤，將企業(yè)的經(jīng)營狀況和發(fā)展前景都展現(xiàn)在總賬報(bào)表中，以便管理人員進(jìn)行決策的制定。企業(yè)財(cái)務(wù)信息化涉及企業(yè)整體管理模式的巨大轉(zhuǎn)型，將數(shù)字化信息融入財(cái)務(wù)管理中，將企業(yè)綜合財(cái)務(wù)管理制度融入各項(xiàng)運(yùn)營業(yè)務(wù)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理一體化。管理層在制訂重要的戰(zhàn)略計(jì)劃時(shí)，就可以根據(jù)由財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心所匯總出來的總賬報(bào)表進(jìn)行決策和分析，基于其精準(zhǔn)性和合理性等優(yōu)點(diǎn)，可以從根本上促進(jìn)公司的長遠(yuǎn)發(fā)展，從而推動(dòng)整體財(cái)務(wù)管理體系的嚴(yán)謹(jǐn)性、規(guī)范性。

結(jié) 語

建立良好的企業(yè)會(huì)計(jì)信息化制度是勢在必行的，在完善會(huì)計(jì)信息化制度的基礎(chǔ)上，將完備的核算監(jiān)督體系與財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心深度融合，再加上專業(yè)化的高素質(zhì)人才的培養(yǎng)，這樣就可以進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的順利開展，強(qiáng)化管理層的決策分析能力。在總賬報(bào)表的編制過程中，企業(yè)管理層需要加大監(jiān)督力度，嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的各項(xiàng)制度，深化服務(wù)意識(shí)，提升財(cái)務(wù)人員的專業(yè)素養(yǎng)，保證總賬報(bào)表編制的準(zhǔn)確性、規(guī)范性，有效發(fā)揮總賬報(bào)表在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的會(huì)計(jì)核算與監(jiān)督作用，從根本上提升會(huì)計(jì)工作效率和質(zhì)量。