基于風(fēng)險(xiǎn)視角探討傳統(tǒng)檔案和電子檔案管理的比較

南京市六合區(qū)融媒體中心 胡小蕾

本文將在風(fēng)險(xiǎn)視角下探討傳統(tǒng)檔案與電子檔案之間的區(qū)別和聯(lián)系，提出一些個(gè)人在工作中的一點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)及思考，為新時(shí)代下的檔案工作獻(xiàn)一份綿薄之力。

檔案作為對(duì)歷史的見(jiàn)證，文物、古董、圖片、紙質(zhì)上的文字都可以成為歷史檔案。在這里，我們主要探討傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，顧名思義，是指將信息以文字、圖片形式附著于紙張上而保存下來(lái)的檔案。而電子檔案是指將信息附著于磁盤、磁帶、光盤等電子設(shè)備上而保存著的檔案形式。所以，這二者的區(qū)別主要是由紙張與電子設(shè)備不同特點(diǎn)而決定的。要想了解風(fēng)險(xiǎn)先來(lái)了解各自優(yōu)缺點(diǎn)，即特點(diǎn)：

一、傳統(tǒng)檔案的特點(diǎn)

傳統(tǒng)檔案的存儲(chǔ)是需要很大空間的。傳統(tǒng)檔案在保管過(guò)程中存在常見(jiàn)問(wèn)題，比如：材料破損嚴(yán)重、霉變導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息丟失。

傳統(tǒng)檔案的整理編修工作難度和工作力度較大，因?yàn)槿恳扇斯みM(jìn)行。在傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中，從收集、整理、分類、編號(hào)、排列等工作，到后期對(duì)檔案的保管鑒定、統(tǒng)計(jì)利用，都是要依靠人工來(lái)進(jìn)行。中途還有很多相關(guān)資料要添加進(jìn)原來(lái)的檔案中，所以人力的工作量還是蠻大的。

傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)環(huán)境也需要人力來(lái)打理。比如，所涉及的卷宗存儲(chǔ)地的防潮、防霉、防火和防盜的處置工作，在對(duì)傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中，必須采取預(yù)防性措施保護(hù)檔案文件的安全，如檔案庫(kù)房要配備除濕機(jī)、滅火器等裝置。而這一處理方式在遇到地震、洪災(zāi)等一些不可抗力及意外事件時(shí)，毀壞性是大到幾乎無(wú)法修復(fù)的。

傳統(tǒng)檔案歸檔時(shí)間通常分為兩類，一是文書(shū)檔案一般要在第二年上半年前歸檔。而其他門類和載體檔案的歸檔時(shí)間按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

二、電子檔案的特點(diǎn)

第一、將信息借助科技之力存儲(chǔ)，最大優(yōu)勢(shì)肯定是省了大量人力，已經(jīng)有許多部門采用這一方式了。將傳統(tǒng)檔案管理工作中一部分工作引入電子信息管理系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行，如分類、著錄、關(guān)鍵詞、編目等，可以快速高效地把紙質(zhì)資料信息內(nèi)容提煉到磁盤上存儲(chǔ)，可以減輕檔案管理的工作量，提高資料存儲(chǔ)和查詢利用率。

第二、電子檔案的存儲(chǔ)內(nèi)容十分多樣化。電子檔案不再拘泥于傳統(tǒng)的表現(xiàn)形式，甚至可以將原來(lái)的文件內(nèi)容自動(dòng)改成音頻、視頻等方式進(jìn)行存儲(chǔ)，使檔案內(nèi)容更加充實(shí)，也使得更多資料形式保存在檔案中成了現(xiàn)實(shí)。

第三、電子檔案因?yàn)槭墙柚诳萍荚O(shè)備進(jìn)行檔案管理，所以對(duì)管理人員的專業(yè)技術(shù)有一定的特殊要求。比如，必須具備熟練處理電子設(shè)備的能力，主要指計(jì)算機(jī)信息處理能力。對(duì)電子檔案中具有較高的保密內(nèi)容的電子保密處理程序，要十分熟練才行。

對(duì)于檔案中涉及資料更新，要求管理人員對(duì)文字、圖片、視頻、音頻做好實(shí)時(shí)更新工作，同時(shí)還必須保障好相關(guān)信息的準(zhǔn)確性。根據(jù)利用的不同需要，電子文件也可以通過(guò)自身軟件系統(tǒng)進(jìn)行自由組合。

第四、電子檔案的整理編修工作難度雖有所下降，但是工作量還是不小的。傳統(tǒng)的檔案管理主要是采用人工查閱和手工記錄兩種方法，這種管理模式不僅耗費(fèi)大量人力財(cái)力，而且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤以及遺漏現(xiàn)象。而電子檔案涉及的信息編修工作，不僅僅是單純的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的文件，還需要將有價(jià)值的紙質(zhì)文件通過(guò)數(shù)字化加工設(shè)備生成電子副本，還需將更多關(guān)于照片、聲像文件上傳，幫助其解釋和編輯工作。這些海量信息下的任務(wù)還相當(dāng)困難。為了保證電子檔案的完整性和真實(shí)性不被破壞，需做及時(shí)原文件備份措施，確保有關(guān)數(shù)據(jù)不出現(xiàn)任何內(nèi)容丟失或損壞的現(xiàn)象，否則會(huì)給后續(xù)管理帶來(lái)極大的不便。

第五、電子檔案管理中涉及較多數(shù)據(jù)庫(kù)安全問(wèn)題，我國(guó)的電子檔案管理系統(tǒng)多是分布式結(jié)構(gòu)，這就使得數(shù)據(jù)安全性受到威脅。工作人員需要對(duì)電子檔案存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)要進(jìn)行專業(yè)化的存儲(chǔ)，更要重視有關(guān)數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)能力，及時(shí)了解檔案數(shù)據(jù)當(dāng)前的存儲(chǔ)與更新的狀況，查看有無(wú)漏洞，甚至是被入侵的情況等。

了解傳統(tǒng)檔案和電子檔案的主要特點(diǎn)之后，十分有利于我們?cè)诂F(xiàn)實(shí)的檔案工作中選擇最佳檔案方式。

要分清傳統(tǒng)檔案和電子檔案兩者間的差距，這樣才有利于增強(qiáng)我們傳統(tǒng)檔案信息化建設(shè)工作，增強(qiáng)我們的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，從而減少它存在問(wèn)題，更好地開(kāi)展我們檔案工作的信息化管理[3]。

（一）存儲(chǔ)形式的異同

把傳統(tǒng)檔案和電子檔案的區(qū)別放在一個(gè)相同的角度上加以對(duì)比，能更清晰地了解二者的區(qū)別。傳統(tǒng)檔案管理工作中存在諸多問(wèn)題，如保管不當(dāng)?shù)?，這些問(wèn)題會(huì)導(dǎo)致信息丟失和損毀，影響傳統(tǒng)檔案的利用效果。

在風(fēng)險(xiǎn)視角下，傳統(tǒng)檔案在實(shí)物空間上保存，通過(guò)這樣的存儲(chǔ)方式，會(huì)為紙張的保存帶去極大的要求，如，它所處的溫度、濕度，一旦忽略相關(guān)的信息，就會(huì)為檔案管理工作帶去極大的隱患。

電子檔案的存儲(chǔ)形式不會(huì)受物理空間的限制，但這樣的存儲(chǔ)方式也會(huì)為其帶去極大的風(fēng)險(xiǎn)，如，內(nèi)存儲(chǔ)元件對(duì)于周圍環(huán)境也是有著很高的要求，特別是對(duì)于塵埃的要求，一旦出現(xiàn)塵埃出現(xiàn)在它的磁場(chǎng)周圍將會(huì)出現(xiàn)存儲(chǔ)元件損壞的可能，那么，它所保留的資料將面臨很大的危險(xiǎn)[4]。

所以傳統(tǒng)檔案的長(zhǎng)期穩(wěn)定性要比電子檔案管理好一些。而且二者面臨的風(fēng)險(xiǎn)差異也是比較直觀和相對(duì)的，傳統(tǒng)檔案對(duì)于物理環(huán)境提出了更高要求，在能實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久保存的物理場(chǎng)地上需不斷地人為干預(yù)，甚至用一些裝置來(lái)控制溫度，濕度，還仍需人工干預(yù)。另外，在電子檔案被保管過(guò)程中，其自身可能會(huì)受到各種電磁因素地影響，導(dǎo)致電子檔案無(wú)法得到有效保護(hù)。電子檔案中在存儲(chǔ)過(guò)程中，需要對(duì)元件進(jìn)行防塵、防磁場(chǎng)處理，而這一要求當(dāng)前多數(shù)地方可以滿足。此外，由于傳統(tǒng)檔案與電子檔案具有相似的載體特性，所以二者的保管期限存在差異，這就導(dǎo)致了二者之間可能會(huì)出現(xiàn)相互抵消或者重疊問(wèn)題。即除極端塵埃、磁場(chǎng)等地方，電子檔案存儲(chǔ)元器件在物理環(huán)境影響下消失風(fēng)險(xiǎn)概率較小。從中華五千年歷史中可以看到：即便是在未來(lái)，傳統(tǒng)檔案管理還是必須要占據(jù)主導(dǎo)地位?，F(xiàn)代傳統(tǒng)檔案對(duì)于管理環(huán)境提出了更加嚴(yán)格的要求，而對(duì)電子檔案管理環(huán)境比較寬松。但要指出一點(diǎn)，傳統(tǒng)檔案管理的環(huán)境，雖然紙張帶來(lái)的沖擊持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)，不可能在一瞬間造成化為烏有，甚至它所檢測(cè)到的問(wèn)題可被修補(bǔ)，但由于長(zhǎng)期保存在庫(kù)房?jī)?nèi)，會(huì)對(duì)環(huán)境產(chǎn)生一定程度上的污染。但電子檔案一旦遭受極端環(huán)境的沖擊，會(huì)有一切資料在一瞬間被湮沒(méi)的可能性，而且很難恢復(fù)。這一致命傷決定電子檔案注定無(wú)法站在檔案管理的主導(dǎo)地位上，但是電子檔案用于配合傳統(tǒng)檔案，是這個(gè)快速發(fā)展的時(shí)代檔案管理最精彩的華章！

（二）信息查詢方式上的相同點(diǎn)和不同點(diǎn)

在查詢方式上，傳統(tǒng)檔案與電子檔案查詢邏輯相同，二者均以某種查詢方式對(duì)信息所存儲(chǔ)的位置進(jìn)行定位，由此獲得信息。不同之處是傳統(tǒng)檔案全靠手工檢索，需花費(fèi)較多時(shí)間與精力首先對(duì)信息進(jìn)行定位，其次才是信息獲取。因此在這種情況下，傳統(tǒng)檔案管理人員無(wú)法快速地找到所要查閱的信息。而電子檔案是靠算力超強(qiáng)的計(jì)算機(jī)來(lái)完成，它的檢索方式可能是多種多樣，包括定位信息存儲(chǔ)位置，如關(guān)鍵詞、時(shí)間，獲取到所要查詢的數(shù)據(jù)。因此，電子檔案管理與傳統(tǒng)的傳統(tǒng)檔案管理相比具有明顯的優(yōu)勢(shì)[5]。

與傳統(tǒng)檔案的信息查詢相比，在利用電子檔案信息時(shí)可以在較短的時(shí)間內(nèi)定位于需要的資料，它不受時(shí)間、空間的限制。同時(shí)，電子檔案在獲取信息時(shí)，無(wú)須通過(guò)人的記憶來(lái)完成查找過(guò)程，因而更加便捷。毫無(wú)疑問(wèn)，電子檔案在效率上、精準(zhǔn)性上的處理信息能力要超過(guò)傳統(tǒng)的傳統(tǒng)檔案。其主要原因是傳統(tǒng)的傳統(tǒng)檔案的信息查詢是靠手工完成的，而電子檔案的信息檢索則是使用了機(jī)器的“智慧”。特別是在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)發(fā)展水平下，人們對(duì)于信息需求更加多樣化和個(gè)性化，這一內(nèi)容的提出對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作提出了挑戰(zhàn)。例如利用計(jì)算機(jī)可以對(duì)開(kāi)放的電子檔案進(jìn)行多種形式信息處理分析得到自己想要的結(jié)果，不僅可以看到原件閱覽，還可以根據(jù)需要對(duì)信息進(jìn)行篩選統(tǒng)計(jì)、實(shí)時(shí)打印或復(fù)制。而傳統(tǒng)檔案則需要通過(guò)手工的方式完成內(nèi)容的需要[6]。

三、檔案管理信息化的對(duì)策

將傳統(tǒng)檔案和電子檔案管理進(jìn)行比較，就會(huì)發(fā)現(xiàn)，不同的單位都在向著電子檔案的方向進(jìn)行改革，因此，我們的工作必須要向檔案信息化的方向進(jìn)行改動(dòng)，當(dāng)然，也不能一味地將信息化技術(shù)帶入到檔案管理之中，但需在厘清二者相同點(diǎn)和不同點(diǎn)的前提下，同時(shí)兼顧現(xiàn)行的檔案管理從體制上、從管理人才上存在缺陷等。只有這樣才能實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理信息化與電子檔案管理相結(jié)合，才能夠有效提高單位的管理水平。就此對(duì)我們的傳統(tǒng)檔案管理工作提出了信息化建設(shè)的對(duì)策：

（一）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

當(dāng)前，對(duì)于檔案管理的工作模式發(fā)展較為成熟，但將其進(jìn)行信息化改革的腳步卻處于初步階段，所以，傳統(tǒng)檔案管理向著電子檔案管理轉(zhuǎn)變時(shí)，會(huì)有一定的風(fēng)險(xiǎn)存在，所以，各個(gè)單位要重視檔案管理信息化建設(shè)的工作?？梢詮奈覈?guó)傳統(tǒng)檔案管理面臨的問(wèn)題入手，分析了當(dāng)前形勢(shì)下推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的必要性。為了能夠提升工作效率，引進(jìn)信息化技術(shù)，相信會(huì)對(duì)單位檔案管理工作的改革起到一定的幫助。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，不只是利用單一的信息技術(shù)，更加尋求傳統(tǒng)和新型管理模式之間的高效銜接。在傳統(tǒng)檔案管理模式中查詢起來(lái)較為耗時(shí)耗力，將資源檔案有選擇地電子化，這對(duì)于某些較為重要資源檔案是必要的，甚至還能提升資源的存儲(chǔ)性及安全性[7]。

如今， 隨著傳統(tǒng)檔案信息化建設(shè)力度的加大，檔案管理工作更要兼顧更多的內(nèi)容，可以將管理工作貫穿在整個(gè)周期，將傳統(tǒng)的傳統(tǒng)檔案管理模式與電子檔案管理模式進(jìn)行有效的銜接，即通過(guò)傳統(tǒng)檔案管理模式做好存儲(chǔ)和使用建檔，再通過(guò)電子檔案進(jìn)行內(nèi)容的貯存與銷毀，實(shí)現(xiàn)兩種模式的聯(lián)動(dòng)工作，甚至在信息化手段的推動(dòng)下，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。

（二）加強(qiáng)傳統(tǒng)檔案管理和電子檔案管理之間的依存性

實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化的進(jìn)程，傳統(tǒng)檔案管理不可能被單純的電子檔案管理模所全面代替。因?yàn)殡娮訖n案管理本身具有較多優(yōu)勢(shì)，而傳統(tǒng)檔案又具備其自身特點(diǎn)，兩者之間存在著明顯的差異性。另一個(gè)角度說(shuō)，這就決定了工作推進(jìn)過(guò)程中，二者要并存，因此，在當(dāng)前形勢(shì)下，我們應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到二者的依存關(guān)系，這樣才能夠有效促進(jìn)二者的良性互動(dòng)發(fā)展。應(yīng)避免因這一沖擊而造成的危險(xiǎn)，并將二者的功能最大化，需要加強(qiáng)傳統(tǒng)檔案管理和電子檔案管理之間的依存性[8]，傳統(tǒng)檔案和電子檔案都屬于信息記錄載體，二者各有優(yōu)勢(shì)與不足。

有些極其重要的資料檔案，在使用傳統(tǒng)檔案管理模式時(shí)，必須同時(shí)電子化錄入，方便電子信息時(shí)代的快速查閱。傳統(tǒng)檔案作為電子檔案的重要備份，信息檢索過(guò)程亦然，對(duì)復(fù)雜的資源信息檔案進(jìn)行檢索，依托電子檔案的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檢索流程優(yōu)化，與此同時(shí)，傳統(tǒng)檔案也能夠發(fā)揮電子檔案目前難以實(shí)現(xiàn)的作用，人工檢索所擁有的“智慧”，彌補(bǔ)計(jì)算機(jī)檢索信息匱乏的不足。加強(qiáng)兩者的依存性，使得檔案管理逐漸從傳統(tǒng)的模式向新的電子信息并存模式過(guò)渡，可以避免不必要的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）提升檔案管理人員的素養(yǎng)

在檔案管理信息化進(jìn)程中，管理人員素養(yǎng)是極其重要的。事業(yè)單位要想更好地對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，就必須擁有在熟練掌握傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)的同時(shí)，還要擁有信息化管理人才。可以從傳統(tǒng)的傳統(tǒng)檔案管理人才隊(duì)伍當(dāng)中選擇業(yè)務(wù)熟練的人才、有學(xué)習(xí)能力，善鉆研者開(kāi)展信息化管理培訓(xùn)，提升檔案管理人員的素養(yǎng)[9]。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平不斷提升，信息技術(shù)逐漸被應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域中，其中包括事業(yè)單位檔案管理領(lǐng)域。檔案管理工作要充分考慮到傳統(tǒng)檔案和電子檔案管理中各自所面臨的風(fēng)險(xiǎn)后，對(duì)該進(jìn)程的關(guān)鍵工作進(jìn)行比較客觀的比較，并且最大限度的避免了在工作進(jìn)行中所存在的劣勢(shì)。有關(guān)單位要推進(jìn)檔案信息化管理，同時(shí)考慮到傳統(tǒng)檔案和電子檔案的管理，并根據(jù)自己的情況，加以調(diào)整。