國際工程項目全過程合同管理研究

百紀(jì)鋒(中國石油工程建設(shè)有限公司，北京 100120)

0 引言

目前，我國越來越多的承包企業(yè)走向海外，對外工程承包額不斷上升。國際承包工程合同條款多參照FIDIC 合同條款等國際通用合同條件制定，合同履行過程嚴(yán)格依據(jù)合同進行，合同管理在國際工程項目執(zhí)行中的重要性不言而喻。合同管理貫穿國際工程項目從投標(biāo)前的盡職調(diào)查到合同關(guān)閉的始終，工程項目在實施的過程中由于會受到多種因素的影響，這就更加需要項目管理人員重視對合同的管理，及時做好相關(guān)的變更記錄，以作為索賠、終止合同的依據(jù)[1]。只有做好項目的全過程合同管理，才能實現(xiàn)項目既定的工期、成本等目標(biāo)。而我國企業(yè)在“走出去”的過程中，還普遍存在合同管理水平不高的問題，有賴于深入探討，并提出相應(yīng)的改進措施，以提高我國對外承包工程的管理水平。

1 合同管理中存在的問題

1.1 投標(biāo)前盡職調(diào)查不到位

盡職調(diào)查作為國際工程項目風(fēng)險管理的第一道關(guān)口，作用及其重要。而不少單位對投標(biāo)前盡職調(diào)查認(rèn)識模糊，對擬進入的國別市場沒有進行調(diào)研或者調(diào)研淺顯粗疏，對當(dāng)?shù)氐挠霉ぁ⒍悇?wù)、環(huán)保等政策缺乏基本的了解，對招標(biāo)單位的成立情況、運營情況、資金情況及擬建項目的立項審批、用地、環(huán)保程序辦理情況了解甚少，就盲目地投標(biāo)承攬工程，為后續(xù)的合同簽訂及履約埋下風(fēng)險隱患。

1.2 部分合同評審流于形式，不能有效識別風(fēng)險

合同評審是識別合同風(fēng)險，制定風(fēng)險應(yīng)對策略的重要步驟，直接影響投標(biāo)報價。有些單位對合同評審作用認(rèn)識不足，投標(biāo)環(huán)節(jié)各專業(yè)配合脫節(jié)。風(fēng)險是否已經(jīng)識別，是否已經(jīng)在報價中考慮，考慮了多少費用，是否足以涵蓋合同風(fēng)險都處于未知狀態(tài)。

1.3 部分合同談判策略不明，與合同簽訂環(huán)節(jié)脫節(jié)

不少單位合同談判應(yīng)對策略不清晰，沒有成立明確的合同談判機構(gòu)，或者談判機構(gòu)的權(quán)限、責(zé)任分工不明確。缺乏明確的談判應(yīng)對策略，對風(fēng)險的定性不清。應(yīng)予堅持的偏離意見不予堅持，導(dǎo)致后續(xù)合同執(zhí)行陷于被動。還有，合同談判的成果沒有及時整理，以信函、會議紀(jì)要、備忘錄的形式予以書面固定，談判成果未能完全體現(xiàn)在合同中，和合同最終文本不能完全對應(yīng)，導(dǎo)致合同簽訂以后雙方各執(zhí)一詞，發(fā)生爭議。

1.4 合同交底宣貫形式化

在國際工程項目中，合同談判人員和合同執(zhí)行人員往往分屬不同部門，合同執(zhí)行人員對合同談判過程并不了解，或者得到的合同資料并不全面，合同交底宣貫顯得尤為重要。但不少單位合同簽訂后，忽視合同交底和宣貫，或者合同宣貫流于形式化。沒有將合同條款作為自己執(zhí)行項目的依據(jù)，完全依靠自己的工作經(jīng)驗開展工作。

1.5 合同履行中履約意識不強，過程管控欠佳

(1)不能及時提交合格的管理程序文件。國際工程中，在項目啟動之初，業(yè)主或者業(yè)主聘請的監(jiān)理工程師或者項目管理團隊(PMT)都會要求承包商按照合同要求提供設(shè)計、采購、工程計劃、費用管理、質(zhì)量安全管理、試運管理各方面的程序文件。程序文件是進行項目管理的依據(jù)，也是增強對合同條款的理解，與PMT 建立良好工作關(guān)系，填補合同漏洞的有利時機。但我國不少單位普遍缺乏對管理程序文件的認(rèn)識，認(rèn)為程序文件可有可無，照搬照抄業(yè)主、PMT 的有關(guān)要求，對具體的工作流程描述粗疏，或者缺乏可執(zhí)行性，或者提出自己做不到的要求，作繭自縛。

(2)進度管理制定與執(zhí)行脫節(jié)。不少單位對工期缺乏精確測算，與履約能力、合同實際情況相互脫節(jié)。領(lǐng)導(dǎo)意志占主導(dǎo)地位，以合同要求的工期倒排計劃，缺乏測算數(shù)據(jù)，脫離實際編制計劃，提交之后發(fā)現(xiàn)自己根本無法執(zhí)行，導(dǎo)致監(jiān)理工程師或者項目管理團隊(PMT)對承包商的工期計劃管理喪失信任。

(3)對當(dāng)?shù)鼗笕狈τ行?yīng)對。我國承包工程能源基建類項目較多，投資巨大。近些年來，各資源國政府基于推動本國經(jīng)濟發(fā)展、解決本國居民就業(yè)等考慮對當(dāng)?shù)鼗笤絹碓絿?yán)格，有的國家對當(dāng)?shù)赜霉け壤?、?dāng)?shù)夭少徏胺职痤~提出了明確的比例要求。不少單位對所在國政府的當(dāng)?shù)鼗笕狈τ行У膽?yīng)對策略，要不對當(dāng)?shù)鼗囊蟛磺宄?，要不置若罔聞，直到政府采取懲罰措施才被動應(yīng)付。

(4)變更索賠管理不到位。變更索賠是改善項目經(jīng)濟效益的有效手段，但有些單位在項目執(zhí)行過程中，變更索賠管理策略失當(dāng)。不是從項目執(zhí)行開始就建立變更索賠制度，貫穿項目執(zhí)行的全過程。而是集中力量趕進度，待項目將近機械竣工方才著手梳理變更索賠工作，或者項目因工期、質(zhì)量安全等原因面臨重大困難或者成本嚴(yán)重超支，方才重視變更索賠工作。變更索賠機構(gòu)不完善，責(zé)任不明確，程序不清晰，流程不通，不注意變更索賠時效，缺乏過程管控。對變更索賠證據(jù)管理不到位，不能及時固定證據(jù)，形成有效的證據(jù)鏈，導(dǎo)致變更索賠成為無本之木，無源之水。對變更索賠的時效和時機把握失當(dāng)，比如對工期變更應(yīng)對不當(dāng)，不能及時提出變更，錯過談判時機，導(dǎo)致工期處于敞口狀態(tài)，給合同履行帶來極大的風(fēng)險。

1.6 合同關(guān)閉管理不到位

總承包合同全部義務(wù)履行完畢，業(yè)主頒發(fā)最終驗收證書，承包商的責(zé)任方才解除，合同關(guān)閉。在國際工程項目中，不少單位在主要施工任務(wù)完成后即認(rèn)為合同義務(wù)履行完畢，對合同關(guān)閉工作缺乏有效管理。有的項目業(yè)主已經(jīng)運行多年，但卻因施工、質(zhì)量遺留問題消除困難，無法取得最終驗收證書，承包商的質(zhì)量、安全等合同責(zé)任始終無法解除，質(zhì)保金無法釋放。有的項目合同工程任務(wù)完成后，用工、社保、稅收等責(zé)任遲遲無法確定，導(dǎo)致承包商處于隨時被政府追討社保費用甚至罰款的境地。

2 建議

針對國際工程項目合同管理中存在的問題，必須牢固樹立全過程合同管理的理念，做好全流程管控，而不能頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳。

2.1 做好投標(biāo)前盡職調(diào)查

投標(biāo)前盡職調(diào)查是識別風(fēng)險，做好合同管理工作的第一步，要予以高度重視。盡職調(diào)查一般包括項目所在國市場環(huán)境、法制環(huán)境，目標(biāo)項目、目標(biāo)公司的調(diào)查。對于新市場、新項目、新的合作伙伴，包括不限于聯(lián)合體伙伴、供應(yīng)商、分包商、代理公司等，尤其要做好盡職調(diào)查，不要輕信其他單位的經(jīng)驗或者沒有法律約束力的承諾。已開展過業(yè)務(wù)但已退出該市場，擬重新進入但市場環(huán)境發(fā)生重大變化的，也應(yīng)作為盡職調(diào)查的重點。盡職調(diào)查應(yīng)遵循客觀性、規(guī)范性、全面性、及時性原則，從事、參與法律盡職調(diào)查的人員應(yīng)當(dāng)客觀地、實事求是地反應(yīng)調(diào)查對象的真實情況，窮盡各種調(diào)查途徑搜集和掌握完整、全面的信息和資料，確保完整無遺漏，搜集和掌握資料和信息應(yīng)當(dāng)為迄今為止最新的資料和信息。

2.2 做好投標(biāo)階段合同評審

合同評審是充分地識別風(fēng)險的重要階段，是一個系統(tǒng)性工程，要充分重視合同評審階段的工作，以求降低合同風(fēng)險[2]。

(1)成立專門的合同評審小組。合同評審小組應(yīng)由合同、報價、技術(shù)、工程管理及財務(wù)等各部門廣泛參與，應(yīng)建立評審會議等信息溝通機制，確保合同評審和技術(shù)標(biāo)制作、商務(wù)報價測算信息有效銜接。

(2)充分辨識合同風(fēng)險。充分了解擬實施項目的具體情況，通過現(xiàn)場踏勘等多種手段充分了解信息，充分研讀合同條款，全面徹底地識別潛在的合同風(fēng)險。合同評審應(yīng)重點關(guān)注提供用地(四通一平)、提供地勘資料、業(yè)主提供設(shè)備材料的責(zé)任、地下不明障礙物的風(fēng)險約定等業(yè)主的責(zé)任和風(fēng)險，合同的工作范圍，合同的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗收標(biāo)準(zhǔn)及性能保證責(zé)任，合同的工期及工期罰款，合同的支付條件，變更索賠條款是否明確，合同暫停條件下設(shè)備材料的維護及重啟后的檢修維修責(zé)任，合同終止的條件及結(jié)算的約定，新冠疫情等不可抗力約定，物價、稅收、匯率調(diào)整，疫情出行禁令等法律變化的風(fēng)險約定，當(dāng)?shù)赜霉?、環(huán)保、稅收要求如何等等[3]。

(3)有效地應(yīng)對合同風(fēng)險。加強評審技術(shù)、商務(wù)、報價、合同人員之間的交流，提出有效的應(yīng)對方案。在風(fēng)險識別的基礎(chǔ)上，要對合同風(fēng)險進行分類分級，如不可接受的顛覆性風(fēng)險和可以接受的風(fēng)險。如出現(xiàn)不可接受的顛覆性風(fēng)險，則只能放棄項目。對可以接受的風(fēng)險則需要制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對策略：如通過合同談判實現(xiàn)風(fēng)險轉(zhuǎn)移、分散給業(yè)主或者分包商，或者通過增加報價風(fēng)險自擔(dān)。

2.3 做好合同談判、簽訂及交底宣貫

(1)做好合同談判及簽訂工作。成立專門的合同談判小組，做到責(zé)任分工明確，談判權(quán)限明確。制定正確有效的談判策略，包括讓步的策略，如通過調(diào)低報價交換業(yè)主其他條款的讓步或者承諾。合同談判是以公司的項目融資能力、項目管理和執(zhí)行能力等綜合競爭能力為基礎(chǔ)的，要正確評價市場狀態(tài)，是完全競爭的市場，有限競爭的市場，還是獨占的市場，根據(jù)自己的競爭優(yōu)勢不斷調(diào)整自己的談判策略，爭取對己方有利的合同條件。對合同風(fēng)險要有清醒的認(rèn)識，應(yīng)予堅持的偏離意見要予以堅持，避免導(dǎo)致后續(xù)合同執(zhí)行陷于被動。合同簽訂環(huán)節(jié)要對照合同談判的成果文件，對談判的結(jié)果在合同條款中及時予以固定。

(2)建立常態(tài)化的合同交底和宣貫機制。將合同條款包括附件分解到各部門，各個合同執(zhí)行人員，建立常態(tài)化的合同研究機制，樹立合同意識，做到合同條款入腦入心，真正使合同條款成為項目執(zhí)行的基本準(zhǔn)則[4]。

2.4 合同履行過程管理

(1)重視管理程序文件編制及提交。建立全周期、全員參與的合同管理理念，結(jié)合具體項目的合同條款要求進行程序文件的編制，使程序文件和項目實踐相結(jié)合，提高程序文件的可操作性，避免制度和實踐的兩張皮現(xiàn)象。使程序文件的編制、提交真正成為增強對合同條款的理解，統(tǒng)一項目執(zhí)行團隊思想，與PMT建立良好工作關(guān)系，填補合同漏洞，細化工作流程的有利時機。

(2)科學(xué)制定工期管理計劃。避免長官意志，在考慮自身可以動員的資源投入基礎(chǔ)上科學(xué)制定工期計劃，并嚴(yán)格執(zhí)行。如有偏離，應(yīng)及時修訂，相應(yīng)的資源投入計劃也應(yīng)予以修訂。高度重視工期計劃變更對項目成本的影響，并制定有效的措施控制成本。

(3) 培訓(xùn)當(dāng)?shù)刭Y源，主動應(yīng)對當(dāng)?shù)鼗?。響?yīng)國家一帶一路的號召，把握有利時機，充分了解當(dāng)?shù)卦O(shè)計、物資供應(yīng)及施工資源，通過培訓(xùn)、投資入股成立合資公司、項目合作等方式加大與當(dāng)?shù)仄髽I(yè)的合作力度，充分利用國內(nèi)、國際兩種資源，改變過度依賴中國國內(nèi)資源的模式，實現(xiàn)與當(dāng)?shù)仄髽I(yè)的合作共贏，有效應(yīng)對資源國政府當(dāng)?shù)鼗脑V求，為長期開發(fā)資源國市場創(chuàng)造良好基礎(chǔ)。

(4)抓好變更索賠工作，增進企業(yè)的經(jīng)濟效益。要從項目啟動之初就策劃好項目的變更索賠工作，并貫穿項目的始終。在項目啟動時做好變更索賠的程序提交，確定索賠的程序、索賠的計價原則，打通索賠的流程。對合同文件包括合同談判資料進行全面解析，分析合同文件中索賠的依據(jù)，明確業(yè)主承擔(dān)的風(fēng)險范圍，業(yè)主的違約情形。建立索賠的機構(gòu)，做好日常索賠的資料收集，及時固定證據(jù)，形成有效的證據(jù)鏈，抓好索賠包的編制評審，確保索賠的依據(jù)充分，索賠的計算(定性和定量)準(zhǔn)確。抓好提交時機，及時與業(yè)主展開索賠的談判，避免出現(xiàn)錯過談判時機，導(dǎo)致工期處于敞口狀態(tài)等不利狀態(tài)，確保索賠的實現(xiàn)。建立索賠的考核、獎懲機制，并做好索賠的總結(jié)和歸檔工作。

2.5 合同關(guān)閉

合同關(guān)閉工作應(yīng)通盤考慮，在合同談判簽訂階段，應(yīng)結(jié)合招標(biāo)文件的要求和乙方的履約能力，就合同條款中驗收標(biāo)準(zhǔn)合適與否，是否可以保留尾項，對無法消除的尾項是否可以折價接收等條款進行談判，爭取有利的合同條件。從合同履行達到臨時驗收即開始計算質(zhì)保期的一定時間，總承包商就應(yīng)啟動合同關(guān)閉的準(zhǔn)備工作，列出尾項清單，及時消項，直至業(yè)主頒發(fā)最終驗收證書，社保、稅收、用工等履行完畢，實現(xiàn)合同關(guān)閉。

3 結(jié)語

合同管理貫穿國際工程項目從投標(biāo)前的盡職調(diào)查到合同關(guān)閉的始終，是一項系統(tǒng)性的管理工作。我國企業(yè)只有牢固樹立全過程合同管理的理念，不斷提升合同管理的水平，才能在走出去的道路上越走越穩(wěn)，不斷提升在國際工程承包市場上的競爭力。