做好檔案防災(zāi)工作的措施

文/任雯靖

為了完善檔案安全的管理機(jī)制，做好重大災(zāi)害及事故的預(yù)防工作，同時(shí)做好突發(fā)事件的緊急處理措施，提高檔案室的安全程度，盡可能避免對(duì)檔案產(chǎn)生破壞，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)《國家突發(fā)公共事件總體應(yīng)急預(yù)案》加強(qiáng)應(yīng)急宣傳，增強(qiáng)檔案工作人員的檔案意識(shí)，加強(qiáng)安全信息預(yù)警，做好搶救處置的應(yīng)對(duì)災(zāi)害之策。

檔案防災(zāi)工作的重要性

做好檔案防災(zāi)工作，是落實(shí)依法治檔的重要手段。中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（以下簡稱《規(guī)劃》)，檔案事業(yè)發(fā)展上升為國家戰(zhàn)略?！兑?guī)劃》聚焦高質(zhì)量發(fā)展這個(gè)主題，創(chuàng)新性地提出全面推進(jìn)檔案治理體系和檔案資源、利用、安全體系“四個(gè)體系”建設(shè)，將檔案的防災(zāi)工作提升到重要位置。檔案防災(zāi)工作提出的人防、物防、技防“三位一體”措施，正是全面落實(shí)國、省規(guī)劃要求，為全面依法治檔工作提出了明確的工作路徑。

做好檔案防災(zāi)工作，是保護(hù)原始?xì)v史記錄的重要途徑。檔案可以反映人類的歷史活動(dòng)，而一些檔案無法復(fù)制，如有損毀也很難修復(fù)，因此，需對(duì)檔案提高保護(hù)力度，做好保護(hù)工作。遂寧市地處四川盆地中部、涪江中游，受自然地質(zhì)條件影響，斜坡是其最為常見的地貌形態(tài)，這也為滑坡、崩塌等災(zāi)害提供了地質(zhì)條件，而檔案資料一旦損壞或丟失，也就丟失了原始記錄。自然災(zāi)害綜合風(fēng)險(xiǎn)普查工作開展以來，遂寧市嚴(yán)格落實(shí)“三個(gè)強(qiáng)化”工作舉措，截至2021 年底，全市應(yīng)急系統(tǒng)完成公共承災(zāi)體、減災(zāi)能力、歷史災(zāi)害等3 個(gè)大類6886 條普查調(diào)查數(shù)據(jù)錄入。

做好檔案防災(zāi)工作，是提升檔案綜合管理能力的必然趨勢(shì)。

檔案能夠記錄歷史，同時(shí)也是社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的正式記錄。作為一項(xiàng)重要的專業(yè)事業(yè)，自然災(zāi)害給檔案管理工作帶來威脅，水災(zāi)、火災(zāi)、地震地災(zāi)等每年對(duì)國家檔案管理事業(yè)造成的損失不容小覷。加強(qiáng)檔案防災(zāi)減災(zāi)工作，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，強(qiáng)化檔案安全工作預(yù)案，是提高工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，已經(jīng)成為今后促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展，提升依法治檔能力的必然趨勢(shì)。

檔案防災(zāi)工作現(xiàn)狀

預(yù)防意識(shí)淡薄，缺乏科學(xué)的預(yù)防措施和預(yù)警機(jī)制。在檔案管理工作中，一部分人對(duì)檔案管理存在錯(cuò)誤的看法。如認(rèn)為大多數(shù)情況下不會(huì)出現(xiàn)重大災(zāi)害，甚至有“小災(zāi)不可怕，大災(zāi)躲不過”的消極想法。正是由于人們?cè)诜罏?zāi)方面的意識(shí)不強(qiáng)，在檔案管理及檔案備份工作中的重視程度不夠，致使檔案管理工作出現(xiàn)問題。另外，因一些自然災(zāi)害預(yù)測及時(shí)，有一部分檔案工作人員會(huì)認(rèn)為這些無法避免，這些想法使得檔案工作人員在檔案管理的過程中積極性不高，也不注重檔案的安全性。

防災(zāi)應(yīng)急預(yù)案不健全，可操作性差。檔案部門在檔案管理工作的過程中，防災(zāi)應(yīng)急預(yù)案方面效率較差，考慮問題不夠全面，面對(duì)一些較大的災(zāi)害時(shí)很難通過應(yīng)急預(yù)案里的方法來解決。檔案管理部門在進(jìn)行防災(zāi)應(yīng)急預(yù)案的過程中經(jīng)常會(huì)忽略檔案所處的環(huán)境條件，通常情況下，檔案出現(xiàn)了受潮受損的問題，需在48 小時(shí)內(nèi)進(jìn)行處理，但出現(xiàn)自然災(zāi)害時(shí)，人力物力基本都集中在保障人的生命安全方面，常常會(huì)忽略對(duì)于檔案的搶救。另外，目前檔案防災(zāi)應(yīng)急預(yù)案在內(nèi)容上比較空洞，只是簡單地闡述基本原則，一旦出現(xiàn)災(zāi)害，因?yàn)槿狈︶槍?duì)性，應(yīng)急預(yù)案很難發(fā)揮真正的作用，在操作的過程中也會(huì)存在很大的困難。

實(shí)戰(zhàn)演練經(jīng)驗(yàn)比較少。雖然在平時(shí)工作中，檔案管理部門和通訊機(jī)構(gòu)、新聞媒體、氣象部門及地質(zhì)部門之間聯(lián)系比較緊密，各種信息可以共享，但平時(shí)很少進(jìn)行實(shí)戰(zhàn)演練，在遇到重大災(zāi)害時(shí)人員與物資調(diào)配方面會(huì)存在困難，且道路也易出現(xiàn)堵塞。如果出現(xiàn)自然災(zāi)害，由于檔案部門和其他部門之間沒有緊密的聯(lián)系，無法進(jìn)行有效溝通，檔案的安全性就很難得到保障。

預(yù)案范圍（內(nèi)容）狹窄，考慮不全面。檔案部門在應(yīng)急預(yù)案中只會(huì)考慮常見的災(zāi)害，比如火災(zāi)、水災(zāi)等，但除了這些自然災(zāi)害外，還存在一些人為的災(zāi)害也會(huì)對(duì)檔案產(chǎn)生破壞。應(yīng)急預(yù)案的不完善，很有可能會(huì)導(dǎo)致檔案無法及時(shí)進(jìn)行搶救。另外，檔案部門在進(jìn)行安全管理時(shí)比較傳統(tǒng)，一般只是注重防火、防水、防潮、防光等。隨著信息化的快速發(fā)展，數(shù)字檔案也越來越多，在制定應(yīng)急預(yù)案時(shí)也需考慮數(shù)字檔案的安全性，比如，針對(duì)黑客入侵以及病毒感染等要采取的應(yīng)急預(yù)案措施。

應(yīng)對(duì)災(zāi)害發(fā)生的措施

加強(qiáng)應(yīng)急宣傳，強(qiáng)化檔案防災(zāi)意識(shí)。面對(duì)各類突發(fā)事件，遂寧市檔案管理部門需時(shí)刻保持高度警惕，樹立危機(jī)意識(shí)。檔案管理部門應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到突發(fā)事件危害的嚴(yán)重性，加強(qiáng)防災(zāi)教育和指導(dǎo)，形成防災(zāi)意識(shí)，做好防災(zāi)及應(yīng)急管理工作；宣傳部門做好社會(huì)輿情引導(dǎo)，采用“線上+ 線下”相結(jié)合的方式，通過陣地宣傳、媒體宣傳、網(wǎng)絡(luò)宣傳、活動(dòng)宣傳等方式不斷擴(kuò)大傳播渠道和范圍，豐富傳播手段和形式，做好檔案防災(zāi)減災(zāi)救災(zāi)宣傳，在全國防災(zāi)減災(zāi)宣傳日、國際防災(zāi)減災(zāi)宣傳日開展各類宣傳，科普檔案防災(zāi)減災(zāi)救災(zāi)知識(shí)，增強(qiáng)檔案工作人員的防范意識(shí)和技能，提升防范能力。

未雨綢繆，切實(shí)加強(qiáng)安全信息預(yù)警。對(duì)自然災(zāi)害一定要做好全方位的監(jiān)測，同時(shí)還要做好預(yù)警工作，預(yù)估自然災(zāi)害對(duì)檔案可能造成的損害及影響程度。檔案管理部門在進(jìn)行檔案管理時(shí)，可通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)信息對(duì)災(zāi)害發(fā)生之前的資料進(jìn)行整理，對(duì)預(yù)警信息進(jìn)行分析，然后針對(duì)檔案災(zāi)害管理系統(tǒng)中的預(yù)警體系來確定災(zāi)害的等級(jí)并進(jìn)行預(yù)警，根據(jù)檔案的數(shù)量及各個(gè)硬件設(shè)備的數(shù)量來確定災(zāi)害等級(jí)，確定好災(zāi)害等級(jí)時(shí)發(fā)布警戒指令。除此之外，也可以和其他部門進(jìn)行合作，及時(shí)掌握災(zāi)害的監(jiān)測動(dòng)態(tài)。遂寧市減災(zāi)委辦公室（市應(yīng)急局）依托減災(zāi)委成員單位的各種監(jiān)測網(wǎng)站和專業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施提供的預(yù)測預(yù)警信息，建立全市信息共享機(jī)制。檔案管理部門積極和氣象站、觀測站等部門聯(lián)系，及時(shí)掌握氣象及水文情況，通過短信平臺(tái)和微信、QQ 工作群，及時(shí)發(fā)布安全警示信息。2021 年汛期，遂寧市減災(zāi)中心檔案管理部門多次接到災(zāi)情通知，有效應(yīng)對(duì)了各類災(zāi)害，最大限度減少了人民生命財(cái)產(chǎn)損失。另外，檔案部門還應(yīng)針對(duì)日常的檢查設(shè)置管理人員，在檢查過程中如發(fā)現(xiàn)存在安全隱患，需及時(shí)處理，并上報(bào)上級(jí)部門。

強(qiáng)化技術(shù)應(yīng)用，完善數(shù)字檔案防災(zāi)預(yù)案。當(dāng)前，大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等技術(shù)在檔案管理中普及應(yīng)用，電子文件歸檔、檔案數(shù)字資源的長期安全存儲(chǔ)與有效開發(fā)利用、重要數(shù)據(jù)歸屬流向、新一代數(shù)字檔案館建設(shè)的關(guān)鍵技術(shù)等問題，都是新形勢(shì)下檔案工作必須應(yīng)對(duì)的問題。數(shù)字檔案這一形式具有一定的便利性，但也存在缺點(diǎn)，需要做好電子檔案的防災(zāi)工作。一是建立適合電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)安全保存的環(huán)境。既要保證存儲(chǔ)載體的安全，也要保證存儲(chǔ)內(nèi)容的安全，在保存數(shù)字檔案時(shí)，可考慮采用恒溫恒濕防磁柜存放。二是健全多種形式的備份，可采用硬件備份、軟件備份、人工備份或異地備份的方式。比如遂寧于2014 年實(shí)現(xiàn)了城鄉(xiāng)建設(shè)檔案異地備份，希望其他方面的檔案也可以實(shí)現(xiàn)異地備份，以防止突發(fā)災(zāi)害發(fā)生后無法復(fù)原，導(dǎo)致永久丟失資料。在制定應(yīng)急預(yù)案的過程中，還要充分結(jié)合當(dāng)?shù)氐淖匀画h(huán)境以及社會(huì)環(huán)境，分析可能出現(xiàn)的各種災(zāi)害，并針對(duì)不同的災(zāi)害做出不同的應(yīng)急預(yù)案措施，讓應(yīng)急預(yù)案能夠更加科學(xué)有效，發(fā)揮其真正的作用。

明確重點(diǎn)，積極做好受災(zāi)檔案的搶救和修復(fù)工作。近年來，遂寧市自然災(zāi)害較多，在出現(xiàn)災(zāi)害時(shí)要及時(shí)啟動(dòng)預(yù)案，在第一時(shí)間對(duì)檔案進(jìn)行搶救，盡可能減少災(zāi)害對(duì)檔案產(chǎn)生的損壞。若檔案受災(zāi)情況比較嚴(yán)重，比如庫房坍塌，需及時(shí)和相關(guān)部門取得聯(lián)系，第一時(shí)間獲得支持和幫助，以減小檔案的受損程度。在進(jìn)行搶救時(shí)需優(yōu)先考慮搶救年代久遠(yuǎn)且價(jià)值較高的檔案，搶救結(jié)束后要第一時(shí)間對(duì)這些檔案進(jìn)行保護(hù)，如果出現(xiàn)倉庫開裂以及庫房危險(xiǎn)的情況，要保障工作人員的安全，在確保人員安全的情況下第一時(shí)間對(duì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)移和保護(hù)。針對(duì)不同的檔案材料，要采取相應(yīng)的處理方法。如果出現(xiàn)材料被水淹的情況，需及時(shí)進(jìn)行干燥處理。而對(duì)于檔案建筑，則需由相應(yīng)部門對(duì)檔案室進(jìn)行維修和加固，必要情況下進(jìn)行重建。

在工作中，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案防災(zāi)應(yīng)急措施的重要性，堅(jiān)守檔案安全底線，落實(shí)人防、物防、技防措施，堅(jiān)持每天對(duì)庫房溫度濕度及消防設(shè)備等進(jìn)行逐項(xiàng)檢查，發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)消除，同時(shí)建立起科學(xué)的預(yù)防制度以及應(yīng)急制度，做好災(zāi)害的防范工作。同時(shí)，進(jìn)一步完善責(zé)任制度，提高保護(hù)檔案的工作能力。