高校圖書館校外讀者檔案管理研究
——以中國(guó)石油大學(xué)(華東)為例

周紅霞，王榮宗，隋晶晶，岳 琦，袁麗春，陶正梁

(中國(guó)石油大學(xué)(華東) 圖書館，山東 青島 266580)

0 引言

高校圖書館是學(xué)校的文獻(xiàn)信息資源中心，是為人才培養(yǎng)和科學(xué)研究服務(wù)的學(xué)術(shù)性機(jī)構(gòu)，是校園文化和社會(huì)文化建設(shè)的重要基地?！镀胀ǜ叩葘W(xué)校圖書館規(guī)程》(2015)第六章第三十七條規(guī)定：圖書館應(yīng)在保證校內(nèi)服務(wù)和正常工作秩序的前提下，發(fā)揮資源和專業(yè)服務(wù)的優(yōu)勢(shì)，開展面向社會(huì)用戶的服務(wù)。由此可見，高校圖書館還承擔(dān)著部分社會(huì)職能[1]。因此，開展校外讀者服務(wù)，不僅有利于高校圖書館自身的發(fā)展，提高館藏圖書資源的利用率，還能更好地發(fā)揮文化陣地的作用，促進(jìn)社會(huì)的和諧發(fā)展。

中國(guó)石油大學(xué)(華東)圖書館(以下簡(jiǎn)稱“該館”)一直秉承著“服務(wù)育人”的理念，致力于為讀者提供更加全面的資源保障。筆者在圖書館的咨詢處工作了11年，參與校外讀者辦理圖書卡管理辦法的研究、制定，熟悉工作流程，現(xiàn)結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)該館校外讀者檔案管理進(jìn)行研究。

1 校外讀者概況

為加強(qiáng)對(duì)外服務(wù)管理，充分發(fā)揮圖書館的文化輻射功能，2016年7月該館修訂了《校外人員辦理圖書借閱卡管理辦法》。辦法指出：凡是黃島區(qū)內(nèi)黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、科研院所、駐區(qū)校友等人員，只需要持本人單位介紹信、有效身份證件原件及復(fù)印件，同校內(nèi)擔(dān)保人一同前往咨詢處填寫《校外人員辦理圖書卡申請(qǐng)表》，并簽訂一式兩份的《校外讀者圖書卡使用協(xié)議書》即可辦理圖書借閱卡。借閱卡持有人一次最多可借圖書2冊(cè)，借期60天，可續(xù)借1次，預(yù)約圖書1冊(cè)。憑借閱卡通過圖書館入口門禁后，可在各書庫、閱覽室免費(fèi)查閱資源。

利用匯文新一代讀者數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能，選擇讀者類型為校外讀者，導(dǎo)出字段選擇證件號(hào)、姓名、性別、身份證號(hào)、單位等，得出該館2012—2021年辦理的校外讀者借書卡人數(shù)為2 187人，其中2012年105人，2013年331人，2014年126人，2015年370人，2016年173人，2017年418人，2018年273人，2019年176人，2020年94人，2021年121人(見圖1)。教育發(fā)展中心辦理的校外讀者借書卡最多，達(dá)到了610人，占所有校外讀者總?cè)藬?shù)的27.89%；其次是學(xué)校的合作單位中電41所，辦理借書卡的人數(shù)為404人，占所有校外讀者總數(shù)的18.47%。

圖1 2012—2021年校外讀者人數(shù)分布

2 校外讀者紙質(zhì)檔案管理的現(xiàn)狀

校外讀者紙質(zhì)檔案是指校外讀者在辦理借書卡的過程中所提交的紙質(zhì)材料，這些材料包括單位的介紹信、本人的身份證正反面的復(fù)印件、校外人員辦理圖書卡的申請(qǐng)表和一式兩份的校外讀者圖書卡使用協(xié)議書。在辦理校外讀者借書卡的過程中，校內(nèi)擔(dān)保人員，也就是校內(nèi)正式職工必須陪同被擔(dān)保人一同前往圖書館總咨詢臺(tái)辦理。辦理的過程中不收取任何的服務(wù)費(fèi)，只有一卡通中心在制卡時(shí)會(huì)收取15元的工本費(fèi)。

申請(qǐng)表中包含重要的個(gè)人信息，如申請(qǐng)人的姓名、性別、職務(wù)、單位、身份證號(hào)、聯(lián)系電話、郵箱、人員類別等內(nèi)容，還包含擔(dān)保人的工號(hào)、姓名、單位、聯(lián)系電話等相關(guān)信息及申請(qǐng)人、擔(dān)保人應(yīng)該注意的幾點(diǎn)事項(xiàng)。

校外讀者圖書卡使用協(xié)議書，是校外讀者(即申請(qǐng)人)、擔(dān)保人與圖書館在平等、自愿、公平、誠(chéng)實(shí)、信用的基礎(chǔ)上達(dá)成的協(xié)議，主要包括校外讀者本人的權(quán)利和義務(wù)、擔(dān)保人的權(quán)利和義務(wù)以及圖書館的權(quán)利和義務(wù)，須雙方當(dāng)事人簽字、蓋章后生效。校外讀者與圖書館工作人員各執(zhí)一份，此協(xié)議具有同等法律效力，雙方應(yīng)妥善保管本協(xié)議。

協(xié)議書上會(huì)備注校外讀者的姓名、證件號(hào)(即讀者的借書卡號(hào))和身份證號(hào)等基本信息，校外讀者持手中的協(xié)議書前往一卡通中心，即可辦理借書卡。借書卡辦理的同時(shí)，工作人員會(huì)在匯文新一代系統(tǒng)中進(jìn)行證件注冊(cè)，完善該讀者的詳細(xì)信息，綁定擔(dān)保人的證件信息，建立限制擔(dān)保。

校外讀者的紙質(zhì)檔案按照辦理的年份整理歸檔，并嚴(yán)格按照證件號(hào)進(jìn)行排序，單位介紹信、讀者本人的身份證正反面復(fù)印件、申請(qǐng)表、協(xié)議書缺一不可。為保證安全性以及保護(hù)當(dāng)事人的個(gè)人隱私，校外讀者的紙質(zhì)檔案由咨詢處的工作人員單獨(dú)保管，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批和非工作用途，一律不予查閱和調(diào)取，確需查閱和調(diào)取的，應(yīng)詳細(xì)登記查閱人和調(diào)取人的信息，做好備案。

3 校外讀者電子檔案管理的現(xiàn)狀

校外讀者電子檔案主要是通過匯文新一代的證件注冊(cè)業(yè)務(wù)對(duì)讀者的信息進(jìn)行注冊(cè)和完善。為了便于管理和加強(qiáng)擔(dān)保人主體監(jiān)督機(jī)制，在對(duì)校外讀者進(jìn)行證件注冊(cè)時(shí)，除了必要的字段，如證件號(hào)、姓名、讀者類型、讀者狀態(tài)、讀者失效時(shí)間、證件狀態(tài)、條碼激活時(shí)間、條碼失效時(shí)間等內(nèi)容，還需要用到限制擔(dān)保功能(見圖2)。

圖2 匯文新一代流通業(yè)務(wù)功能

限制擔(dān)保功能可以通過“擔(dān)?！焙汀氨粨?dān)保”兩種方式實(shí)現(xiàn)。

(1)擔(dān)保。在讀者服務(wù)的流通業(yè)務(wù)模塊，輸入提供擔(dān)保的校內(nèi)職工的借書證號(hào)，敲擊“回車鍵”，調(diào)出職工個(gè)人信息，點(diǎn)擊“限制擔(dān)保”中的“新增”選項(xiàng)，選擇“限制擔(dān)保類型”為“擔(dān)保”，目標(biāo)證件號(hào)為當(dāng)前被擔(dān)保的校外讀者借書證號(hào)，點(diǎn)擊“確定”即可生成一條擔(dān)保信息。同時(shí)，可以對(duì)擔(dān)保的“開始時(shí)間”和“結(jié)束時(shí)間”進(jìn)行設(shè)置。

(2)被擔(dān)保。在讀者服務(wù)的流通業(yè)務(wù)模塊，輸入被擔(dān)保的校外讀者的借書證號(hào)，敲擊“回車鍵”，調(diào)出校外讀者個(gè)人信息，點(diǎn)擊“限制擔(dān)?！钡摹靶略觥边x項(xiàng)，選擇“限制擔(dān)保類型”為“被擔(dān)?！?，目標(biāo)證件號(hào)為當(dāng)前提供擔(dān)保的校內(nèi)職工的借書證號(hào)，點(diǎn)擊“確定”即可生成一條擔(dān)保信息[2]。同時(shí)，可以對(duì)被擔(dān)保的“開始時(shí)間”和“結(jié)束時(shí)間”進(jìn)行設(shè)置。

為了加強(qiáng)對(duì)校外讀者的管理，工作人員對(duì)校外讀者信息進(jìn)行注冊(cè)時(shí)要盡量翔實(shí)，除了必要的字段、限制擔(dān)保，應(yīng)該詳細(xì)填寫讀者的單位、身份證號(hào)、職業(yè)等必要信息，以方便日后的管理和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)[3]。

4 校外讀者檔案管理中發(fā)現(xiàn)的問題

4.1 校外讀者數(shù)據(jù)更新不及時(shí)

由于校外讀者在辦理完借書卡之后，紙質(zhì)檔案和電子檔案中登記的都是讀者當(dāng)時(shí)的身份信息，對(duì)于讀者之后是否變換了工作單位、聯(lián)系電話、職務(wù)、常用郵箱等信息沒有做到及時(shí)跟蹤和校正，導(dǎo)致數(shù)據(jù)陳舊，讀者的數(shù)據(jù)信息更新不及時(shí)。

4.2 借書卡上圖書超期未還的情況較多

匯文新一代系統(tǒng)中有超期提醒和超期催還功能，校外讀者所借的圖書在到期前一周和到期后一周，系統(tǒng)都會(huì)通過讀者綁定的郵箱提醒讀者按時(shí)歸還圖書。由于讀者大多數(shù)綁定的是QQ郵箱，使用的頻率較低，加上讀者并非本校師生，不能在校外使用校園VPN服務(wù)，導(dǎo)致讀者不能準(zhǔn)確及時(shí)地查詢到借書卡上圖書的應(yīng)還日期，造成了圖書超期(見圖3)。校外讀者在圖書館借閱的書籍基本都存在超期尚未歸還的情況，有的讀者所借的圖書在2017年就應(yīng)該歸還，超期時(shí)間較長(zhǎng)。

圖3 校外讀者圖書借閱信息

4.3 校外讀者參與資源建設(shè)的積極性不高

為了保障本校師生的閱讀和科研需求，校外讀者一次最多只能借閱2冊(cè)圖書，借期2個(gè)月。由于借書權(quán)限的限制，導(dǎo)致很多校外讀者無法一次性借到更多自己想看的圖書，滿足不了閱讀的需求，從而在一定程度上降低了校外讀者參與圖書館資源建設(shè)的積極性。根據(jù)匯文新一代系統(tǒng)中統(tǒng)計(jì)得出的數(shù)據(jù)，2016年至今，只有4位校外讀者參與了圖書薦購，累計(jì)薦購次數(shù)僅為32次(見圖4)。

圖4 校外讀者薦購排行榜

5 加強(qiáng)校外讀者檔案管理的對(duì)策

5.1 分析校外讀者行為，有針對(duì)性地進(jìn)行信息補(bǔ)充

該館通過圖書館的門禁系統(tǒng)、匯文新一代的圖書借閱功能、RFID圖書芯片讀取等途徑，收集并整理讀者的資源利用信息和行動(dòng)軌跡信息，捕捉到讀者入館的時(shí)間、在書架停留的時(shí)間和在館內(nèi)活動(dòng)的區(qū)域信息，推算出校外讀者經(jīng)常出入圖書館的時(shí)空軌跡信息。根據(jù)得出的數(shù)據(jù)，對(duì)相應(yīng)的讀者啟用刷卡門禁禁用的程序，并開放工作人員的管理權(quán)限，在校外讀者申請(qǐng)刷卡門禁恢復(fù)時(shí)，可以在圖書借閱系統(tǒng)中完善讀者的個(gè)人信息，同時(shí)告知讀者，嚴(yán)格按照協(xié)議書規(guī)定的內(nèi)容保證按時(shí)歸還圖書。

5.2 定期整理校外讀者的借閱信息，培養(yǎng)誠(chéng)信意識(shí)

校外讀者所借圖書的時(shí)長(zhǎng)是60天，可以續(xù)借1次，續(xù)借時(shí)長(zhǎng)等同于借書時(shí)長(zhǎng)，兩次相加則為120天。圖書館的工作人員可以通過匯文新一代系統(tǒng)中的讀者導(dǎo)出功能，整理出校外讀者圖書超期的信息，從而有針對(duì)性地進(jìn)行圖書催還，培養(yǎng)讀者的誠(chéng)信意識(shí)。對(duì)于多次、長(zhǎng)期未歸還圖書的失信讀者，停止其圖書卡的使用權(quán)限和入館資格，待其歸還所有圖書，給予1～3個(gè)月的考察期后，視情況恢復(fù)其入館資格和圖書卡的使用權(quán)限。對(duì)于那些經(jīng)常按時(shí)歸還圖書，對(duì)圖書館的資源建設(shè)提出寶貴意見的讀者進(jìn)行表揚(yáng)，并適當(dāng)放開借閱冊(cè)數(shù)的限制，為其他的校外讀者樹立榜樣。

5.3 加強(qiáng)溝通與合作，提高校外讀者參與文獻(xiàn)資源建設(shè)的積極性

對(duì)于以集體為單位統(tǒng)一辦理借書卡的校外讀者，除了要加強(qiáng)與代辦人員的緊密聯(lián)系，了解相關(guān)讀者的個(gè)人信息、職業(yè)變動(dòng)等情況，更要加強(qiáng)與該單位其他部門和領(lǐng)導(dǎo)的溝通與交流。了解他們的文獻(xiàn)閱讀和科研需求，有針對(duì)性地提供紙質(zhì)文獻(xiàn)資源和電子資源，如電子期刊、數(shù)據(jù)庫、電子圖書等資源，并提供相應(yīng)的科技查新服務(wù)。該館擁有高校國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息服務(wù)中心、教育部科技查新工作站、山東省科技情報(bào)研究所查新代辦站等學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)，可以為校內(nèi)外用戶提供文獻(xiàn)信息、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和科技情報(bào)服務(wù)。針對(duì)學(xué)術(shù)科研單位，可以根據(jù)需要提供文章的查收查引服務(wù)，如：查詢文獻(xiàn)被Web of Science(SCIE，SSCI，CPCI-S，CPCI-SSH，A&HCI)，EI，CSSCI，CSCD等國(guó)內(nèi)外權(quán)威數(shù)據(jù)庫收錄或引用情況，ESI高被引/熱點(diǎn)論文、專利檢索等收錄證明?？梢蕴峁┛萍疾樾路?wù)，如：科研課題立項(xiàng)查新、科研成果鑒定查新、成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)查新、申請(qǐng)專利查新等以及各類課題的文獻(xiàn)檢索、信息分析、情報(bào)調(diào)研等信息服務(wù)。

2021年，該館完成2 245人次SCI，EI，CPCI等數(shù)據(jù)庫收錄或引用論文檢索共計(jì)15 141篇，引文數(shù)共計(jì)136 678次，期刊分區(qū)、影響因子委托查詢量共計(jì)11 094份，科技查新報(bào)告113項(xiàng)(見圖5)。

圖5 2021年我館完成科技查新報(bào)告情況

提供科研服務(wù)的同時(shí)也是與各校外單位增強(qiáng)溝通與交流的機(jī)會(huì)，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)他們?cè)诠ぷ髋c科研中的資源需求，解決工作中的問題，同時(shí)激發(fā)他們參與圖書館資源建設(shè)的積極性，增強(qiáng)高校圖書館服務(wù)地方的文化輻射功能，樹立石油高校的良好形象。

5.4 依托校內(nèi)職工，督促校外讀者按時(shí)歸還圖書

校內(nèi)職工作為校外讀者的擔(dān)保人，有配合圖書館催還和聯(lián)系被擔(dān)保人也就是校外讀者的責(zé)任與義務(wù)。當(dāng)校外讀者的圖書卡有效期結(jié)束，未能及時(shí)清還圖書且又沒有辦理補(bǔ)卡手續(xù)或失聯(lián)，校內(nèi)職工必須承擔(dān)為被擔(dān)保人(校外讀者)賠償圖書等責(zé)任。

在導(dǎo)入教職工數(shù)據(jù)的同時(shí)，需要詳細(xì)備注教職工的個(gè)人信息，包括教職工的姓名、單位、身份證號(hào)、辦公電話、聯(lián)系電話、校內(nèi)郵箱等信息。在對(duì)讀者催還的同時(shí)，對(duì)提供擔(dān)保的校內(nèi)職工采取證件停借，并備注停借的原因。這樣校內(nèi)職工會(huì)及時(shí)發(fā)現(xiàn)自己所提供擔(dān)保的校外讀者圖書發(fā)生了逾期，從而主動(dòng)聯(lián)系被擔(dān)保人，按時(shí)歸還圖書。很多校內(nèi)職工提供擔(dān)保的對(duì)象一般是家人及朋友，平時(shí)聯(lián)系較為緊密，所以催還時(shí)比較便利。

5.5 發(fā)揮母校情誼，增強(qiáng)校友歸屬感

校友作為校外讀者辦理借書卡的一類特殊人員，體現(xiàn)的是母校對(duì)于已畢業(yè)學(xué)子的關(guān)懷和禮遇。繼續(xù)為畢業(yè)校友提供圖書借閱和文獻(xiàn)資源需求，在豐富校友的業(yè)余文化生活、滿足工作科研需求、提升自身能力和素養(yǎng)的同時(shí)，也是在踐行著該館的辦館理念——“成長(zhǎng)成才成功的搖籃，學(xué)生學(xué)者學(xué)術(shù)的家園”。

2017年5月，該館作為重點(diǎn)協(xié)助單位，與校教育發(fā)展基金會(huì)聯(lián)合發(fā)起了“點(diǎn)亮一本書的生命”圖書認(rèn)捐活動(dòng)，迄今已經(jīng)完成了500多冊(cè)圖書的校友認(rèn)捐事務(wù)，加蓋了認(rèn)捐紀(jì)念章并標(biāo)注捐贈(zèng)者詳細(xì)信息。認(rèn)捐信息卡將永久隨書借閱流轉(zhuǎn)，讓校友們與在校學(xué)生跨時(shí)空“相遇”。通過認(rèn)捐圖書館里的圖書，留存了校友在校時(shí)光的點(diǎn)滴回憶，珍藏了校友與母校間的深厚情誼，傳承了石大的文脈與精神，讓校友感受來自學(xué)校的溫情與暖意。

6 結(jié)語

中國(guó)石油大學(xué)(華東)作為青島西海岸新區(qū)的一所“雙一流”高校，在追求自身高質(zhì)量發(fā)展的同時(shí)，更應(yīng)該加強(qiáng)與周邊地方的融合發(fā)展，而作為信息文化中心的圖書館更應(yīng)該首當(dāng)其沖，充分發(fā)揮文化融合的優(yōu)勢(shì)。校外讀者是高校圖書館寶貴的社會(huì)財(cái)富，也是連接高校與地方合作的橋梁和紐帶，在文化傳播和形象宣傳方面有著不可忽視的作用。加強(qiáng)校外讀者的檔案管理有利于維系高校與地方的緊密聯(lián)系，增進(jìn)交流和合作，同時(shí)也為學(xué)校自身的發(fā)展注入社會(huì)力量。