高校儀器設(shè)備檔案信息化管理問題及優(yōu)化措施探析

■張 彬

一、高校儀器設(shè)備檔案及信息化管理

高校在購置、驗收、調(diào)試、運行、日常管理、維修、改造報廢過程中所形成的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖片等均屬于儀器設(shè)備檔案。做好儀器設(shè)備檔案管理可以確保儀器設(shè)備高效運行，優(yōu)化設(shè)備采購流程，保證實驗室人員和環(huán)境安全，實現(xiàn)資源高效配置。儀器設(shè)備檔案信息化管理是借助現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)對設(shè)備信息、科研成果進行全面數(shù)字化，并建立集成和共享的開放平臺，實現(xiàn)儀器設(shè)備檔案科學(xué)化管理[1]。

相較于高校黨建、教學(xué)、文書、基建等類型檔案，設(shè)備檔案是伴隨著實驗器材而形成，其內(nèi)容兼具周期性和動態(tài)性。同時，相關(guān)設(shè)備在報廢之后相關(guān)的文字、數(shù)據(jù)會隨著消失，而整理、立卷環(huán)節(jié)工作滯后，導(dǎo)致高校儀器設(shè)備檔案的價值未能深度挖掘。當(dāng)前，高校對于儀器設(shè)備管理辦法是設(shè)立專（兼）職檔案人員，由儀器采購部門和設(shè)備管理部門共同整理組卷，并填寫移交目錄進行歸檔，存在著歸檔期限不一的現(xiàn)狀。此外，《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》雖然明確規(guī)定儀器設(shè)備類檔案歸檔范圍，要求準(zhǔn)確收集各種國內(nèi)和國外所引進的精密、貴重儀器設(shè)備，但其未涉及信息化內(nèi)容，且對于歸檔儀器歸檔環(huán)節(jié)未作出規(guī)定[2]；《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》僅對科研檔案的立項、研究實施、結(jié)題驗收的實施環(huán)節(jié)進行規(guī)定，未涉及儀器設(shè)備檔案相關(guān)歸檔內(nèi)容，這些情況需要逐步探索儀器設(shè)備信息化管理流程，以優(yōu)化立卷質(zhì)量，開發(fā)儀器設(shè)備檔案的價值。

二、高校儀器設(shè)備檔案信息化形成特征

（一）檔案信息化形成主體具有多元性

檔案信息化形成主體會因設(shè)備型號、管理人員、管理方式的差異而有所差異。一是供應(yīng)商所提供的儀器設(shè)備類型、型號不同，不同設(shè)備類型產(chǎn)生的檔案內(nèi)容具備各自特點，當(dāng)前高校所采購的大型儀器設(shè)備大多是實驗器材，且類型多樣，種類繁多。此外，設(shè)備的產(chǎn)業(yè)鏈不斷延伸，核心部件、試劑耗材、系統(tǒng)集成、技術(shù)服務(wù)等因生產(chǎn)廠家的不同，在設(shè)備采購中的供應(yīng)商所提供的證明材料文件也會有所差異。二是儀器設(shè)備檔案形成部門多樣，涉及部門和范圍較廣，其主體不僅限于高校資產(chǎn)管理、檔案室，而且關(guān)聯(lián)到高校維修、安全、供應(yīng)、招投標(biāo)等主體，所涉及部門和范圍較廣。

（二）檔案信息化形成方式具有多樣性

一般來說，高校儀器設(shè)備信息化形成方式有利用電子表格軟件管理、儀器設(shè)備數(shù)據(jù)庫管理、設(shè)備管理平臺管理及智慧校園共享管理4種方式。

電子表格軟件管理是利用Excel電子表格和相應(yīng)的軟件對儀器設(shè)備信息進行整理、統(tǒng)計、分析，將本單位的設(shè)備實際情況分類編寫成檔案工作進度表。儀器設(shè)備管理數(shù)據(jù)庫是根據(jù)各個研究院所編制的某年度儀器設(shè)備管理數(shù)據(jù)匯總，將儀器設(shè)備使用單位、資金、年限分類整理，編制有關(guān)儀器設(shè)備的類目名稱、保管期限、責(zé)任者等數(shù)據(jù)庫目錄。設(shè)備管理平臺是指構(gòu)建集管理及服務(wù)于一體的數(shù)字化平臺，通過各種傳感器將各種應(yīng)用系統(tǒng)、文檔、數(shù)據(jù)化資源上傳至統(tǒng)一平臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的集成化；智慧校園共享管理是打破單位限制，涵蓋更為專業(yè)化、網(wǎng)絡(luò)化的儀器服務(wù)機構(gòu)群，實現(xiàn)儀器設(shè)備的有限共享[3]，實現(xiàn)不同單位之間的設(shè)備信息互通。

（三）檔案信息化形成范圍具有綜合性

高校儀器設(shè)備檔案是伴隨著儀器設(shè)備的使用、維修、報廢而產(chǎn)生的，即每臺儀器設(shè)備都會產(chǎn)生相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)，特別伴隨著高校儀器設(shè)備采購、換購、報廢，隨機數(shù)據(jù)、文字等記錄材料會集中出現(xiàn)。

在購置之前相關(guān)的技術(shù)指標(biāo)、生產(chǎn)廠家、規(guī)格型號等內(nèi)容是固定的，相關(guān)的檔案內(nèi)容是通過設(shè)備直接轉(zhuǎn)化而來，相關(guān)部門通過復(fù)印或移交原件的方式進行組卷，相較于教學(xué)檔案等其他類型檔案，可變動內(nèi)容較小。如購置環(huán)節(jié)的購置論證書、批復(fù)材料、申請表、招標(biāo)書；驗收環(huán)節(jié)的整機說明書、開箱說明書、移交手續(xù)等內(nèi)容較為固定[4]，一般多保存有電子文件，可在線移交以減少人工和庫存。另一方面，儀器設(shè)備在各種使用、維修過程中所記錄的數(shù)據(jù)一般是由各個實驗和維修中心保存。

（四）檔案信息化形成過程具有周期性

高校儀器設(shè)備檔案是伴隨著儀器設(shè)備的申報、論證、審批、購置、安裝、調(diào)試而形成的，保管期限有與設(shè)備共存、10年、30年、永久保存[5]，相較于教學(xué)檔案、基建檔案，儀器設(shè)備檔案具備周期性。一方面，檔案會伴隨著儀器設(shè)備生命周期而形成。當(dāng)儀器設(shè)備處于報廢或停休的狀態(tài)，設(shè)備檔案內(nèi)容可能會隨之消失，出現(xiàn)不同類型儀器保存周期不一致的問題，需要及時更新內(nèi)容，以免占據(jù)更多平臺內(nèi)存。另一方面，檔案歸檔過程的周期性，相關(guān)文件需要經(jīng)過立卷、組卷、移交、點驗、整理、著錄、掃描等歸檔流程，涉及不同部門和人員，要求高校檔案部門開發(fā)的信息管理平臺具備全周期管理能力。

三、高校儀器設(shè)備檔案信息化管理現(xiàn)狀及問題

（一）設(shè)備檔案信息化制度存在漏洞

一是信息化制度制定存在空白。大多數(shù)高校根據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》制定了適合本校的儀器設(shè)備管理辦法，規(guī)定了歸檔設(shè)備的價值、范圍、負(fù)責(zé)人、時間，但缺乏完善的業(yè)務(wù)規(guī)章制度，導(dǎo)致設(shè)備檔案管理人員具體操作時負(fù)責(zé)人員職責(zé)不清、材料收集不完整，檔案業(yè)務(wù)鏈條無據(jù)可依，具體歸檔流程處于空白。例如，很多高校依據(jù)設(shè)備價值進行立卷，只重視大型貴重儀器，而一些科研活動必不可少的設(shè)備未能納入歸檔范圍。

二是信息化制度建設(shè)的混亂。存在著高校資產(chǎn)管理部門、檔案館、院系三方制度并存的局面，不同部門在制定檔案管理辦法時僅根據(jù)本部門的職能、特點制定管理辦法。

（二）設(shè)備檔案信息化缺少數(shù)據(jù)質(zhì)量安全保障

一是檔案數(shù)據(jù)資源是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。只有數(shù)據(jù)完整且可靠才能完整反映儀器設(shè)備采購鏈條的完整性。但在實際工作中，存在著有儀器設(shè)備數(shù)據(jù)記錄但缺少存檔的書面文字和材料的現(xiàn)象，一些有利用價值的信息處理隨意，導(dǎo)致儀器設(shè)備檔案移交數(shù)量不高。此外，由于有關(guān)儀器設(shè)備數(shù)據(jù)缺失，儀器產(chǎn)權(quán)責(zé)任不清，更換調(diào)撥儀器設(shè)備缺少相關(guān)文字圖片記錄，檔案數(shù)據(jù)僅限于各種參數(shù)，缺少完整且有用的數(shù)據(jù)內(nèi)容，可利用程度不高。

二是設(shè)備檔案數(shù)據(jù)安全問題突出。高校實驗設(shè)備的服務(wù)對象不僅限于本校的師生，而且還存在著設(shè)備外借、共享等對外服務(wù)，當(dāng)信息化平臺由校內(nèi)局域網(wǎng)轉(zhuǎn)為校外外網(wǎng)時，由于檔案信息化平臺存在著賬號密碼管理不嚴(yán)、訪問權(quán)限擴大、數(shù)據(jù)內(nèi)容未加密、共享流程不規(guī)范等問題，可能會造成檔案數(shù)據(jù)丟失、失竊、篡改、泄露，檔案數(shù)據(jù)安全風(fēng)險增加。

（三）設(shè)備檔案信息化平臺建設(shè)滯后

一是設(shè)備檔案信息化平臺僅限于部門內(nèi)部使用，難以進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。存在著高校資產(chǎn)部門的設(shè)備采購平臺，檔案部門的檔案管理平臺，院系的設(shè)備使用平臺三者并存的現(xiàn)象，很多“雙一流”高校成立的信息化中心、實驗管理中心、成果轉(zhuǎn)化中心均有設(shè)備、實驗器材的引入，同時平臺設(shè)置分為學(xué)院和學(xué)校兩個方向，導(dǎo)致設(shè)備信息化平臺存儲數(shù)據(jù)分散。

二是信息化平臺存在著“重保存，輕利用”的現(xiàn)象。電子文件的生成、整理、保管上僅停留在著錄、掃描等環(huán)節(jié)，缺少專題目錄、分類目錄、索引等檢索工具，平臺檢索僅有主題詞、項目、編號等檢索項，可檢索內(nèi)容較少，缺少全文檢索。此外，缺乏對儀器設(shè)備檔案的深度編研開發(fā)，未能將儀器設(shè)備檔案與高?？蒲挟a(chǎn)出、設(shè)備利用效率、采購方式改進等內(nèi)容關(guān)聯(lián)。

四、高校儀器設(shè)備檔案信息化優(yōu)化舉措

（一）健全制度保障，規(guī)范管理辦法

一方面，根據(jù)檔案管理“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的原則，制定有關(guān)信息化管理的有關(guān)制度。對于設(shè)備檔案管理制度，可以根據(jù)本校制定《儀器設(shè)備檔案管理制度》《歸檔質(zhì)量文件》《歸檔程序文件》等，確保儀器設(shè)備檔案管理有章可循。明確設(shè)備檔案信息化、數(shù)字化歸檔范圍，確定檔案平臺收集、整理、保管、利用的具體流程和要求，制定檔案信息化的評價指標(biāo)和考核體系，將設(shè)備檔案信息化工作納入到高校信息化建設(shè)的項目中。另一方面，根據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》調(diào)整歸檔設(shè)備價值、內(nèi)容，動態(tài)地制定本校的儀器設(shè)備管理辦法，規(guī)定信息化平臺檔案上傳內(nèi)容、方法，規(guī)范不同單位填寫設(shè)備記錄的格式要求，檔案機構(gòu)可采用源頭管理方法，事先明確歸檔單位的責(zé)任，定期檢查設(shè)備檔案歸檔情況。

（二）開發(fā)系統(tǒng)平臺，實現(xiàn)動態(tài)管理

一是依托現(xiàn)有智慧校園建設(shè)，開發(fā)大型設(shè)備檔案信息化平臺，將現(xiàn)有的財務(wù)管理系統(tǒng)、設(shè)備管理系統(tǒng)、實驗教學(xué)管理系統(tǒng)、公文管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)進行整合，建立系統(tǒng)完整的信息化平臺。此外，根據(jù)高校具體實際情況，發(fā)揮不同信息化方法的優(yōu)勢，實現(xiàn)辦公軟件、數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)平臺、智慧校園4種信息化手段深度融合。

二是針對設(shè)備檔案歸檔周期不一致的問題，可以開發(fā)不同的歸檔周期平臺。將設(shè)備按照科研價值、利用頻率等標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置不同的分類管理系統(tǒng)，或者是采購時建立動態(tài)的設(shè)備使用年限表，優(yōu)先開發(fā)利用率高和保存完整的數(shù)據(jù)資料。例如，采用Web技術(shù)和MySQL數(shù)據(jù)庫開發(fā)的實驗室信息管理系統(tǒng)，將用戶管理、實驗耗材管理、實驗室管理、實驗設(shè)備管理、實驗課程管理集成在一起，優(yōu)化了實驗室的利用，其檔案數(shù)據(jù)為后續(xù)實驗室設(shè)備管理提供經(jīng)驗[5]。

（三）保障數(shù)據(jù)完整，解決安全問題

一是規(guī)范檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)容、流程。盡可能地增加數(shù)據(jù)量，實施設(shè)備臺賬式管理辦法，如可以利用軟件表格動態(tài)監(jiān)測設(shè)備歸檔進度、完成周期、項目內(nèi)容，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)可以在采購、開箱階段直接上傳相關(guān)檔案數(shù)據(jù)，形成要素完備的數(shù)據(jù)目錄，平臺系統(tǒng)設(shè)置不同要素完成進度，動態(tài)顯示儀器設(shè)備歸檔完成進度表，實現(xiàn)多樣信息化方式的優(yōu)勢互補。

二是采用物理防護和安全監(jiān)測兩種辦法解決數(shù)據(jù)安全問題。物理防護層面，劃分儀器設(shè)備所產(chǎn)生數(shù)據(jù)的重要程度、保密程度、敏感程度，結(jié)合具體情況劃分不同的數(shù)據(jù)層級；通過加裝安全防火墻，定期修改登錄口令和密碼，運用各種加密技術(shù)、入侵檢測技術(shù)、訪問控制技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)。安全防護層面，對檔案數(shù)據(jù)全流程檢測，限制對關(guān)鍵技術(shù)的訪問，以增強數(shù)據(jù)的安全完整性。此外，強化人員的安全教育，定期對人員進行數(shù)據(jù)安全、軟件更新、平臺維護等知識的培訓(xùn)。