吳應(yīng)明
江蘇百肴鮮食品有限公司
新一輪以數(shù)字技術(shù)為核心的技術(shù)革命方興未艾,人工智能、云會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)機(jī)器人的應(yīng)用使企業(yè)財(cái)務(wù)流程、財(cái)務(wù)內(nèi)容、財(cái)務(wù)方法發(fā)生了翻天覆地的變化。有專(zhuān)家預(yù)測(cè),在2040 年RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人能夠達(dá)到普通人的智力水平,會(huì)替代很多普通人崗位,這對(duì)于企業(yè)而言既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。在RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人的應(yīng)用過(guò)程中,企業(yè)應(yīng)以財(cái)務(wù)戰(zhàn)略布局為立足點(diǎn),以RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人優(yōu)勢(shì)為突破點(diǎn),創(chuàng)新財(cái)務(wù)管理模式,提升財(cái)務(wù)管理成效,為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展注入新的生機(jī)和活力。
RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人依托先進(jìn)的信息技術(shù)和自動(dòng)管控技術(shù),以實(shí)現(xiàn)流程自動(dòng)化為目標(biāo),根據(jù)預(yù)先設(shè)定的指定程序指令,虛擬勞動(dòng)力,在處理企業(yè)“大量重復(fù)性”和“規(guī)則明確”的財(cái)務(wù)工作中取得了顯著成效。
一是單據(jù)處理。RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人最大的優(yōu)點(diǎn)是能夠根據(jù)預(yù)先設(shè)定的程序處理重復(fù)任務(wù),而在企業(yè)財(cái)務(wù)工作中存在著大量的重復(fù)的單據(jù),RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人通過(guò)自動(dòng)掃描、自動(dòng)信息識(shí)別能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)信息自動(dòng)分類(lèi)、匯總,并將這些單據(jù)自動(dòng)傳入到對(duì)應(yīng)的系統(tǒng)模塊,真正地實(shí)現(xiàn)了單據(jù)處理集約化、程序化[1]。
二是費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)。費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的重中之重。RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人能夠按照?qǐng)?bào)銷(xiāo)數(shù)據(jù)的不同分類(lèi),通過(guò)RPA 技術(shù)對(duì)報(bào)銷(xiāo)的各項(xiàng)發(fā)票和憑證進(jìn)行結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)提取,并自動(dòng)登錄系統(tǒng)進(jìn)行原始數(shù)據(jù)審核,自動(dòng)生成記賬憑證,通過(guò)輔助核算項(xiàng)目進(jìn)行多項(xiàng)內(nèi)容同時(shí)審核,自動(dòng)提交審核結(jié)果,審核合格將進(jìn)行自動(dòng)付款,審核不合格將返回不合格環(huán)節(jié)提示重新修正。在這個(gè)過(guò)程中,RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人審核的重點(diǎn)主要是電子圖片和OA 簽名,以確保報(bào)銷(xiāo)憑證的合法性、合理性和真實(shí)性。
三是資金管控。資金是企業(yè)興衰成敗的關(guān)鍵。RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人在資金管理過(guò)程中能夠通過(guò)網(wǎng)銀系統(tǒng)選擇相應(yīng)的銀行對(duì)賬單,自動(dòng)進(jìn)行銀企對(duì)賬,根據(jù)對(duì)賬結(jié)果自動(dòng)編制余額調(diào)節(jié)表,保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
四是稅務(wù)管理。2022 年8 月31 日起全電發(fā)票在全國(guó)范圍內(nèi)全面鋪開(kāi),這標(biāo)志著我國(guó)紙質(zhì)發(fā)票正式退出歷史舞臺(tái),發(fā)票管理將開(kāi)啟新的篇章。全電發(fā)票實(shí)施之后對(duì)企業(yè)影響重大。企業(yè)需要按照全電發(fā)票相關(guān)要求對(duì)自身稅務(wù)管理內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整,以確保全電發(fā)票與企業(yè)稅務(wù)管理相協(xié)同。而RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人迎合了全電發(fā)票管理需求,在進(jìn)行納稅申報(bào)、稅務(wù)數(shù)據(jù)獲取、維護(hù)以及涉稅數(shù)據(jù)核對(duì)過(guò)程中發(fā)揮了顯著作用,真正地立足于稅務(wù)管理全視角,以數(shù)據(jù)管理為突破點(diǎn),將稅務(wù)管理的各項(xiàng)內(nèi)容落到了實(shí)處,這為企業(yè)稅務(wù)管理穩(wěn)步進(jìn)階奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人最大的優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在對(duì)財(cái)務(wù)重復(fù)性工作操作、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)管理、財(cái)務(wù)流程自動(dòng)化、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息匯總、清洗及提煉方面。而這些內(nèi)容都是財(cái)務(wù)人員日常工作中重要的一個(gè)部分。根據(jù)艾媒平臺(tái)2022 年年末統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)信息顯示,現(xiàn)階段一臺(tái)RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人能夠替代15 名基礎(chǔ)會(huì)計(jì),加上RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人不需要休息,能夠一天24 小時(shí)不間斷地處理各項(xiàng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),大大降低了人為操作出錯(cuò)率,節(jié)約了財(cái)務(wù)工作成本,削減了財(cái)務(wù)工作消耗的時(shí)間,提升了財(cái)務(wù)效率。
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,兩權(quán)分離制度在企業(yè)中盛行,但是委托代理關(guān)系下由于所有者和經(jīng)營(yíng)者之間利益目標(biāo)存在差異,因此,所有者和經(jīng)營(yíng)者之間的矛盾一直存在。一些企業(yè)經(jīng)營(yíng)者為了獲得更多的個(gè)人利益,不惜進(jìn)行財(cái)務(wù)信息造假,粉飾財(cái)務(wù)利潤(rùn),以騙取所有者的信任。虛假的財(cái)務(wù)信息不僅影響企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平,甚至還可能給企業(yè)帶來(lái)一定的經(jīng)濟(jì)損失。而RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)用之后,企業(yè)的財(cái)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化,財(cái)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息處理、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)匯總等工作都依靠RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人自動(dòng)完成,這在一定程度上降低了經(jīng)營(yíng)者操控財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的概率,保證了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量。
RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人在財(cái)務(wù)工作中應(yīng)用之后,財(cái)務(wù)工作的流程、內(nèi)容、制度等相關(guān)內(nèi)容都發(fā)生了翻天覆地的變化,RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人能夠代替企業(yè)中的財(cái)務(wù)核算崗位、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析崗位、財(cái)務(wù)管理崗位,甚至還能為企業(yè)提供有針對(duì)性的財(cái)務(wù)服務(wù)。在大環(huán)境的影響下,財(cái)務(wù)崗位人員需要結(jié)合RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)用目標(biāo),將企業(yè)財(cái)務(wù)管理、戰(zhàn)略布局、RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)用流程等內(nèi)容串珠成鏈,積極地進(jìn)行財(cái)務(wù)崗位功能轉(zhuǎn)型,從而滿(mǎn)足企業(yè)多層次的財(cái)務(wù)管控目標(biāo)[2]。例如,財(cái)務(wù)崗位在核算、監(jiān)督職能的基礎(chǔ)上,可以積極地向管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型,拓展財(cái)務(wù)管理職能,解析過(guò)去、管控現(xiàn)在、預(yù)測(cè)未來(lái),為企業(yè)財(cái)務(wù)發(fā)展提供助力。
2022 年6 月20 日國(guó)資委發(fā)布《關(guān)于企業(yè)加快建設(shè)世界一流財(cái)務(wù)管理體系的指導(dǎo)意見(jiàn)》(本文簡(jiǎn)稱(chēng)《指導(dǎo)意見(jiàn)》)。該《指導(dǎo)意見(jiàn)》中指出了“企業(yè)在財(cái)務(wù)管理過(guò)程中應(yīng)借助數(shù)據(jù)技術(shù),實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)賦能,推進(jìn)財(cái)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)型升級(jí)”。而RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人也是眾多數(shù)據(jù)技術(shù)中的一種,RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人致力于打造超級(jí)智能化平臺(tái),實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理和數(shù)據(jù)變現(xiàn)的雙向增值。與此同時(shí),值得一提的是在RPA技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)用的過(guò)程中,其不是單一應(yīng)用的,RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用需要信息化平臺(tái)的支撐,只有兩者的默契配合,才能在短時(shí)間內(nèi)虛擬“數(shù)字員工”,助力于企業(yè)數(shù)字化、智能化財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型[3]。但是,從當(dāng)前企業(yè)信息化平臺(tái)建設(shè)的現(xiàn)狀來(lái)看,與要求還存在一定的距離。第一,企業(yè)管理者“重利潤(rùn)、輕管理”思維一直存在,對(duì)信息化平臺(tái)建設(shè)關(guān)注不足,硬件和軟件的經(jīng)費(fèi)投入比例有限,加上信息化系統(tǒng)升級(jí)維護(hù)不及時(shí),信息化平臺(tái)自身的功能與RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人銜接不暢,RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中很難滿(mǎn)足企業(yè)多場(chǎng)景化操作要求,影響了自動(dòng)化處理成效。第二,信息化功能模塊單一,RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)用過(guò)程中信息孤島現(xiàn)象依然存在。RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人在財(cái)務(wù)工作應(yīng)用的過(guò)程中不僅需要財(cái)務(wù)部門(mén)的支撐,還需要其他多個(gè)部門(mén)的配合。但是,現(xiàn)階段一些企業(yè)在RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)用的過(guò)程中,信息化功能模塊單一,不能實(shí)現(xiàn)多部門(mén)的全面覆蓋,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息采集和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理過(guò)程中還存在一定的短板和漏洞,企業(yè)數(shù)據(jù)連通性弱,RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人在處理各項(xiàng)財(cái)務(wù)工作中還會(huì)出現(xiàn)一定的差錯(cuò)率[4]。
現(xiàn)階段,不同行業(yè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)不同,因此,RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中具體的分類(lèi)模式也存在差異,但是RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人無(wú)論是何種分類(lèi)模式,其存在的風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)卻大同小異。
一是監(jiān)管合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人由于其在財(cái)務(wù)工作中應(yīng)用的特殊性,現(xiàn)階段企業(yè)根本實(shí)現(xiàn)不了對(duì)RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人執(zhí)行的各項(xiàng)財(cái)務(wù)工作進(jìn)行全過(guò)程的監(jiān)督和控制,也沒(méi)有針對(duì)RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人行為的復(fù)核機(jī)制,這種情況下,一旦RPA技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人出現(xiàn)不合規(guī)行為,很難被第一時(shí)間發(fā)現(xiàn),增加了企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
二是數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性風(fēng)險(xiǎn)。RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人是依托互聯(lián)網(wǎng)和相關(guān)的硬件執(zhí)行各項(xiàng)財(cái)務(wù)操作流程,在這個(gè)過(guò)程中一些RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人自身運(yùn)行環(huán)境不穩(wěn)定,將會(huì)導(dǎo)致RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人財(cái)務(wù)流程異常間斷,這種情況下則會(huì)出現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的丟失或篡改。例如,RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人在運(yùn)行過(guò)程中遭受病毒或者是黑客的惡意攻擊,或者是RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中未進(jìn)行數(shù)據(jù)加密處理,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)有被泄漏、篡改和丟失的可能。
為了保證RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人的應(yīng)用成效,財(cái)務(wù)人員不僅需要過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)知識(shí),還需要具備良好的財(cái)務(wù)分析能力和財(cái)務(wù)管理能力。但是從當(dāng)前企業(yè)財(cái)務(wù)人員隊(duì)伍現(xiàn)狀來(lái)看,與要求還存在一定的距離。首先,一些企業(yè)財(cái)務(wù)人員專(zhuān)業(yè)技能過(guò)硬,但是缺乏對(duì)RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人的職業(yè)判斷和分析能力。例如,現(xiàn)階段RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人通過(guò)數(shù)據(jù)處理,分析財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的變化趨勢(shì),但是對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策、內(nèi)部預(yù)算和市場(chǎng)分析還不能進(jìn)行精準(zhǔn)預(yù)判,在這個(gè)過(guò)程中財(cái)務(wù)人員需要根據(jù)RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人的輔助功能對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行分析,給予管理者精準(zhǔn)的財(cái)務(wù)意見(jiàn),但是,從當(dāng)前的形勢(shì)來(lái)看,能夠做到這一點(diǎn)的財(cái)務(wù)人員少之又少。其次,RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人雖然能夠在一定程度上提升財(cái)務(wù)效率,保證財(cái)務(wù)質(zhì)量,但是不具備協(xié)調(diào)各個(gè)部門(mén)的管理能力,這時(shí)候就需要財(cái)務(wù)人員查缺補(bǔ)漏,進(jìn)行多部門(mén)協(xié)調(diào),積極地發(fā)揮部門(mén)“合力”,顯然,一些企業(yè)財(cái)務(wù)人員還不具備財(cái)務(wù)管理能力。
為了將RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人的應(yīng)用價(jià)值最大化,企業(yè)需要根據(jù)RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)用需求,積極地搭建智能化共享平臺(tái),做好RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)用各項(xiàng)財(cái)務(wù)基礎(chǔ)性工作[5]。
一是加大智能化共享平臺(tái)的軟件和硬件投入比例,定期對(duì)智能化平臺(tái)進(jìn)行升級(jí)和維護(hù)。例如,企業(yè)可以按照月度、季度、半年度的周期,制定詳細(xì)的智能化平臺(tái)升級(jí)維護(hù)方案和《RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人維護(hù)日志》,以RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)用需求為“主線”,做好智能化平臺(tái)與RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人銜接工作,把握好RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)用發(fā)展“方向盤(pán)”,為企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平提升提供“雙引擎”。
二是深度挖掘智能化平臺(tái)功能,規(guī)避RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)用過(guò)程中的信息壁壘。智能化平臺(tái)搭建的過(guò)程中可以對(duì)功能進(jìn)行分層,通過(guò)RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人與智能化功能平臺(tái)的協(xié)同,進(jìn)一步簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)流程,提升財(cái)務(wù)部門(mén)與其他部門(mén)的溝通交流效率,降低財(cái)務(wù)處理差錯(cuò)率,提升RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)用的規(guī)范化、程序化、集約化和有序化。
RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人以低代碼、輕量化等方式使財(cái)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化。但是其應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)是客觀存在的,只能進(jìn)行識(shí)別和規(guī)避,卻不能從根本上避免。為了降低RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人的應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)對(duì)企業(yè)的危害,在實(shí)務(wù)操作過(guò)程中企業(yè)可以從如下兩個(gè)方面著手:第一,對(duì)RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人全過(guò)程進(jìn)行全方位行為監(jiān)督。例如,企業(yè)可以在RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人中預(yù)設(shè)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警模型,在RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人日常的財(cái)務(wù)工作中對(duì)可能存在的隱性風(fēng)險(xiǎn)和顯性風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別,復(fù)核RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人財(cái)務(wù)工作的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn),如資金支付、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)等內(nèi)容,通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)防范安全策略,避免RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人由于各項(xiàng)不可抗因素造成的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。第二,從權(quán)限和程序兩個(gè)層面入手防范數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)。例如,RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人在開(kāi)發(fā)階段可以將應(yīng)用ID 和權(quán)限密碼寫(xiě)入源程序中防范權(quán)限密碼泄漏造成的數(shù)據(jù)丟失。同時(shí),RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人在財(cái)務(wù)工作應(yīng)用的過(guò)程中還可以對(duì)傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理,為數(shù)據(jù)安全上一把“安全鎖”。
高水平的財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)為RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人的應(yīng)用提供了基礎(chǔ)和前提。結(jié)合現(xiàn)階段RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人在財(cái)務(wù)工作中存在的問(wèn)題,企業(yè)可以從育才和引才兩個(gè)層面找準(zhǔn)財(cái)務(wù)人員隊(duì)伍建設(shè)出發(fā)點(diǎn),抓好引才工作落腳地,為企業(yè)提供高素質(zhì)人才。例如在育才方面,企業(yè)可以定期對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行有針對(duì)性的技能培訓(xùn),創(chuàng)新財(cái)務(wù)人員培訓(xùn)內(nèi)容,確保財(cái)務(wù)人員綜合素養(yǎng)的多層次性。從引才方面,企業(yè)可以與培訓(xùn)機(jī)構(gòu)合作,積極地引用“訂單式”的人才培訓(xùn)模式,確保財(cái)務(wù)人員能夠在最短時(shí)間掌握RPA 技術(shù)財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)用各項(xiàng)工作。