文/高亞莉(樂學(xué)在線教育科技(北京)有限公司)
全面預(yù)算管理工作的開展具有重要意義,其不僅能夠切實(shí)加強(qiáng)和提高企業(yè)的整體管理水平,而且還能夠優(yōu)化企業(yè)資源配置,豐富和提高企業(yè)的整體發(fā)展效果。具體而言,通過加強(qiáng)企業(yè)全面預(yù)算管理具有以下四點(diǎn)意義:一是有助于優(yōu)化企業(yè)資源配置;二是有助于增強(qiáng)內(nèi)部控制;三是可以有效避免經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn);四是有利于企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)及便于對(duì)企業(yè)經(jīng)營業(yè)績進(jìn)行評(píng)價(jià)。
1.提高資金使用效率,減少用資成本。全面預(yù)算管理將業(yè)務(wù)預(yù)算、專門決策預(yù)算、財(cái)務(wù)預(yù)算三者結(jié)合,整合了企業(yè)的業(yè)務(wù)流、資金流、信息流和人力資源流。通過各部門、各環(huán)節(jié)的統(tǒng)籌規(guī)劃提高了企業(yè)籌資用資的使用效率,達(dá)到用更少的錢辦更多的事情。
2.制定了詳細(xì)的目標(biāo)規(guī)劃,提高了人員的工作效率。全面預(yù)算不僅僅是財(cái)務(wù)預(yù)算,同時(shí)還是對(duì)公司未來工作目標(biāo)的預(yù)算。銷售方面是預(yù)計(jì)完成的銷售目標(biāo)的分解,生產(chǎn)方面是生產(chǎn)任務(wù)的分解等。使得各部門員工有個(gè)明確的目標(biāo),什么時(shí)候要做什么事情,投入多少人力資源去完成。這樣對(duì)比以前企業(yè)的做法極大地提升了員工的工作效率,管理層也能夠根據(jù)具體的預(yù)算目標(biāo)合理地調(diào)配人力資源。
1.加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)控制,降低成本的同時(shí)防范資金挪用等財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)
通過預(yù)算管理,使得企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門牢牢遵守預(yù)算的各種要求,控制了企業(yè)成本,同時(shí)有明確的預(yù)算要求,有效地防范資金挪用等財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
2.有利于提升部門之間的溝通及聯(lián)系。編制預(yù)算的過程中,要求企業(yè)的各個(gè)部門全員參與。這必然需要加強(qiáng)內(nèi)部溝通,協(xié)調(diào)各部門的工作計(jì)劃及工作需要。避免了因?yàn)闆]有及時(shí)溝通協(xié)調(diào),導(dǎo)致各部門制訂的工作計(jì)劃有所沖突從而產(chǎn)生工作的延誤及不必要的矛盾。
1.保障現(xiàn)金流穩(wěn)定,使得企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)能夠及時(shí)開展。全面預(yù)算管理可以很好地促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)預(yù)算管理能力的提升,在這個(gè)現(xiàn)金為王的年代有穩(wěn)定的現(xiàn)金流才是企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的有力保障。多少企業(yè)都是由于現(xiàn)金流不穩(wěn)定甚至是現(xiàn)金流斷裂導(dǎo)致一夕之間破產(chǎn)清算。
2.評(píng)價(jià)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。全面預(yù)算管理可以很好地對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)所受財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的影響進(jìn)行分析,為各個(gè)環(huán)節(jié)的經(jīng)營決策提供有力支持。達(dá)到資金方面的合理分配,防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。
1.有利于企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。全面預(yù)算的編制使得企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)不單單是一個(gè)大而空泛的數(shù)字,它將這個(gè)目標(biāo)細(xì)化到具體的數(shù)值然后落實(shí)到人到崗。使得各個(gè)崗位都有一個(gè)細(xì)化的任務(wù)目標(biāo),都有一個(gè)工作任務(wù)。這樣做更利于企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
2.便于對(duì)企業(yè)經(jīng)營業(yè)績的評(píng)價(jià)。如何評(píng)價(jià)經(jīng)營業(yè)績,其一是橫向?qū)Ρ?,即和?jīng)營業(yè)務(wù)相同的企業(yè)進(jìn)行對(duì)比;其二是縱向?qū)Ρ?,即和本企業(yè)以前年度的指標(biāo)進(jìn)行對(duì)比。但是不論是橫向?qū)Ρ冗€是縱向?qū)Ρ?,在我看來都是有失偏頗的。而按照最終結(jié)果和預(yù)算對(duì)比,才能更好反映受托管理者的經(jīng)營業(yè)績情況。
關(guān)于企業(yè)全面預(yù)算管理工作的開展,需要從多個(gè)角度出發(fā),不能僅僅從財(cái)務(wù)部門單方面進(jìn)行。因?yàn)槿骖A(yù)算管理針對(duì)的是企業(yè)整體,其就要協(xié)調(diào)好企業(yè)各個(gè)部門之間的利益,從整體的角度出發(fā),從全面性的角度出發(fā),坐好全面預(yù)算管理工作,促進(jìn)企業(yè)各個(gè)部門之間的有效溝通與協(xié)調(diào),以保證和優(yōu)化企業(yè)的整體工作效率。
全面預(yù)算管理在企業(yè)資源配置及加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制中起著重要作用,但是在實(shí)際編制過程中又會(huì)存在一些問題。因此,要及時(shí)研究解決這些問題,才能更好地運(yùn)用全面預(yù)算管理,使得企業(yè)能夠更好更快的發(fā)展,搶占市場先機(jī)。
1.為編制預(yù)算而預(yù)算。實(shí)施預(yù)算管理是提高企業(yè)整體管理水平的重要手段之一,它不是衡量管理水平高低的標(biāo)準(zhǔn),而是提高管理水平的一種手段。當(dāng)前許多企業(yè)普遍存在為了制訂預(yù)算而編制預(yù)算,只是將編制預(yù)算當(dāng)成目的而不是手段。編制出來的預(yù)算只是作為年初向決策層、上級(jí)主管提交的例行報(bào)告。是為了完成一項(xiàng)任務(wù),而不是將其作為提升企業(yè)管理的一種手段。
2.無法理解全面預(yù)算的“全面性”。預(yù)算管理是一種全面管理行為,必須經(jīng)由公司決策層進(jìn)行組織和指揮。全面預(yù)算管理的“全面性”指的是:全方位覆蓋公司的所有業(yè)務(wù)范圍、全程跟蹤管理流程、全員參與預(yù)算的理念。特別是全員參與的理念,通俗地說其實(shí)就是“誰干事誰編預(yù)算,干什么事情編制什么的預(yù)算”。很多公司的部門領(lǐng)導(dǎo)一聽到預(yù)算編制就認(rèn)為是財(cái)務(wù)部門的事情,認(rèn)為和自己沒有一點(diǎn)關(guān)系,導(dǎo)致編制的全面預(yù)算要么不符合公司的實(shí)際情況,要么編制出來的全面預(yù)算其實(shí)就是一個(gè)財(cái)務(wù)預(yù)算。
3.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不夠。全面預(yù)算的編制需要足夠的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),沒有數(shù)據(jù)的支撐,很難編制出有指導(dǎo)意義的、可以作為目標(biāo)又能夠進(jìn)行過程控制的預(yù)算。而基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不夠更多地源于各個(gè)部門對(duì)全面預(yù)算工作的不重視,上報(bào)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)都是敷衍了事。
1.全面預(yù)算管理機(jī)構(gòu)不健全。大部分企業(yè)全面預(yù)算管理機(jī)構(gòu)不健全,基本上就是一個(gè)預(yù)算決策部門,預(yù)算工作部門、預(yù)算執(zhí)行部門一概沒有,有的甚至干脆就沒有任何相關(guān)部門負(fù)責(zé)預(yù)算工作,給企業(yè)預(yù)算管理工作帶來了更多的困難。
2.全面預(yù)算管理制度不完善。要想保障全面預(yù)算管理的有效實(shí)施,就必須制訂監(jiān)督考核制度。將各部門的預(yù)算實(shí)施工作與績效考核相掛鉤。這樣預(yù)算工作實(shí)施起來才能夠保障充足的執(zhí)行效果。
1.全面預(yù)算編制不合理。全面預(yù)算和普通財(cái)務(wù)預(yù)算不同的方面就是全面預(yù)算帶有導(dǎo)向性,即預(yù)算中的各項(xiàng)指標(biāo)均帶有對(duì)未來工作目標(biāo)的導(dǎo)向性。但有時(shí)候我們編制的預(yù)算指標(biāo)根本不合理,不是數(shù)值偏高導(dǎo)致相關(guān)業(yè)務(wù)根本不可能完成,就是數(shù)值偏低能夠很輕易地完成目標(biāo)任務(wù)。達(dá)不到通過全面預(yù)算完成情況考核各部門經(jīng)營績效并提升企業(yè)經(jīng)營水平的作用。
2.全面預(yù)算沒有和公司戰(zhàn)略相結(jié)合。很多時(shí)候我們會(huì)發(fā)現(xiàn)企業(yè)的管理決策層對(duì)全面預(yù)算工作根本不重視,財(cái)務(wù)部門好不容易拿出來的全面預(yù)算方案,根本就不能得到?jīng)Q策層的支持。這就是編制預(yù)算的時(shí)候沒有和公司戰(zhàn)略相結(jié)合的結(jié)果。比如公司當(dāng)前的戰(zhàn)略目標(biāo)是通過擴(kuò)大銷量達(dá)到搶占市場目的,那么我們編制全面預(yù)算方案時(shí)就必須圍繞著這個(gè)目的來編制。
我國全面預(yù)算管理工作的起步相對(duì)較晚,所以諸多企業(yè)在應(yīng)用全面預(yù)算管理模式時(shí),就會(huì)直接搬用國外的預(yù)算管理方式。這種做法固然能夠直接架構(gòu)成熟的全面預(yù)算管理形式,也能夠直接推進(jìn)企業(yè)全面預(yù)算管理工作的有效開展,但是這種直接性的照搬照用并不一定符合企業(yè)自身的發(fā)展實(shí)際。比如企業(yè)預(yù)算管理工作的開展往往以銷售預(yù)算為起點(diǎn),并針對(duì)市場情況作出預(yù)測,但是在采用國外的全面預(yù)算管理方式之后,往往就會(huì)脫離企業(yè)發(fā)展實(shí)際,使得全面預(yù)算管理工作得不到有效性的貫徹與落實(shí),反而不利于企業(yè)的有效發(fā)展,而且還有可能會(huì)起到反向作用。因?yàn)楫?dāng)企業(yè)按照不切實(shí)際的全面預(yù)算方案進(jìn)行市場管理時(shí),就會(huì)使得企業(yè)的整體發(fā)展不相協(xié)調(diào),長此以往,就會(huì)失去各個(gè)部門的支持。
1.確定明確的目標(biāo)和思路。全面預(yù)算編制前,公司的決策層必須明確指出公司近期的戰(zhàn)略目標(biāo)和工作思路。這樣預(yù)算編制工作才有導(dǎo)向性。比如公司的當(dāng)前目標(biāo)究竟是搶占市場份額,還是開發(fā)新產(chǎn)品提高競爭力,或者是因?yàn)榻?jīng)濟(jì)蕭條需要保障公司的現(xiàn)金流?不同的戰(zhàn)略部署會(huì)使得編制出來的預(yù)算方案截然不同。
2.強(qiáng)化全面預(yù)算管理意識(shí),定期舉行內(nèi)部培訓(xùn)。全面預(yù)算管理工作注重的是全員參與,所以必須強(qiáng)化各部門的全面預(yù)算管理意識(shí)。讓各部門主動(dòng)參與進(jìn)來,而不是財(cái)務(wù)部門單打獨(dú)斗。同時(shí)為了保障收集到的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)符合要求,則要定期舉行培訓(xùn)。告訴相關(guān)人員編制全面預(yù)算需要哪些數(shù)據(jù),該如何做。因?yàn)橹挥邢嚓P(guān)部門才知道自己的預(yù)算如何編制才合理。比如銷售預(yù)算,當(dāng)前公司戰(zhàn)略目標(biāo)所定銷售額是需要降低價(jià)格還是需要授予客戶更高的信用額度?如果需要降低價(jià)格是需要降低多少?如果要提高客戶的信用額度需要提高多少?這些其實(shí)都需要負(fù)責(zé)該工作的部門自己來制訂,如果靠財(cái)務(wù)部門閉門造車來編制,編制出來的東西怎么可能有可行性?
3.擺脫舊有財(cái)務(wù)理念,加強(qiáng)深化全面預(yù)算管理導(dǎo)向性理念。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)理念就是“量入為出”。通俗地講就是有多少錢就做多少事。但是全面預(yù)算和以往的財(cái)務(wù)工作不同,應(yīng)該是“量出為入”,即先提出戰(zhàn)略要求,預(yù)算出資金需求及資金缺口,然后再制訂計(jì)劃研究如何彌補(bǔ)資金缺口。通過各部門討論來決定是在舊有的基礎(chǔ)上增加銷售量,還是降低生產(chǎn)成本或是擴(kuò)大企業(yè)融資規(guī)模。
“量出為入”的預(yù)算制訂理念既能達(dá)到推動(dòng)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的目的,同時(shí)各部門都有一個(gè)明確的工作目標(biāo),又達(dá)到了考核部門業(yè)績的作用。所以說全面預(yù)算管理更注重的是目標(biāo)管理,其實(shí)可以看成一個(gè)詳細(xì)的公司發(fā)展目標(biāo)的規(guī)劃。銷售部門要達(dá)到多少銷售額、財(cái)務(wù)部門需要達(dá)到多少籌資額、生產(chǎn)部門要達(dá)到多少產(chǎn)量等,給各個(gè)部門一個(gè)具體的任務(wù)目標(biāo)。同時(shí)對(duì)各部門實(shí)施預(yù)算工作的過程進(jìn)行控制和監(jiān)督,保障各項(xiàng)目標(biāo)按時(shí)按量完成。并且就結(jié)果與預(yù)算目標(biāo)進(jìn)行對(duì)比,為最終的獎(jiǎng)懲提供依據(jù),這個(gè)就是“過程控制”和“業(yè)績標(biāo)桿”。
1.建立完善的預(yù)算管理機(jī)構(gòu)。設(shè)立預(yù)算決策機(jī)構(gòu),一般是公司的董事會(huì)或者決策層,用來制訂預(yù)算工作需要達(dá)到的目標(biāo)和導(dǎo)向。設(shè)立預(yù)算管理機(jī)構(gòu),一般是公司的財(cái)務(wù)部門,負(fù)責(zé)全面預(yù)算工作具體的編制、審核、控制、調(diào)整、分析和考評(píng)。設(shè)立預(yù)算執(zhí)行機(jī)構(gòu),一般是該預(yù)算相關(guān)業(yè)務(wù)或者活動(dòng)的具體執(zhí)行機(jī)構(gòu)。
2.編制相關(guān)制度,劃分各部門責(zé)任。全面預(yù)算管理工作的實(shí)施肯定需要編制制度、劃分各部門責(zé)任的。比如如何監(jiān)督各部門預(yù)算實(shí)施情況,如何將預(yù)算實(shí)施工作納入各部門績效考核,如果出現(xiàn)需要調(diào)整預(yù)算的情況,怎么調(diào)整,需要哪些審核手續(xù),等等。
3.科學(xué)制訂預(yù)算編制模式?,F(xiàn)有的全面預(yù)算內(nèi)容編制有兩種模式:一是自上而下的模式。這種模式是指決策層將下屬各部門視為預(yù)算管理的被動(dòng)主體,預(yù)算目標(biāo)完全來自上層管理者,下層只是被動(dòng)的執(zhí)行單位,沒有獨(dú)立的決策權(quán)。二是自下而上的模式。這一模式恰恰相反,預(yù)算來自下屬預(yù)算主體的預(yù)測,來自下級(jí),決策層只設(shè)目標(biāo),只監(jiān)督目標(biāo)的完成情況,而不過多地介入過程的控制。
自上而下的模式容易導(dǎo)致預(yù)算目標(biāo)制訂不符合實(shí)際,因?yàn)楣镜臎Q策層沒有直接參與公司的各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng),對(duì)需要制訂的具體目標(biāo)參數(shù)不了解。這樣制訂出來的預(yù)算方案很容易偏離實(shí)際,結(jié)果不是目標(biāo)下屬部門難以完成就是目標(biāo)輕易完成,起不到促進(jìn)業(yè)績?cè)鲩L的激勵(lì)效果。同樣,自下而上的模式,雖然下級(jí)部門了解所負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)活動(dòng)很容易制訂符合實(shí)際的預(yù)算目標(biāo),但是只考慮本部門利益而沒有從企業(yè)整體利益出發(fā)的預(yù)算,其實(shí)真正執(zhí)行起來會(huì)發(fā)現(xiàn)對(duì)企業(yè)沒有多大作用。舉個(gè)例子,生產(chǎn)成本最簡單的降低方法是什么?不用說就是大量地增加產(chǎn)量。產(chǎn)量上去了,單位內(nèi)分?jǐn)偟墓潭ǔ杀究隙ń档土恕5沁^多的產(chǎn)成品肯定會(huì)增加倉儲(chǔ)成本。同樣,采購成本也能通過大量購進(jìn)來降低。銷售量也可以通過大量授信拉長賬期來降低。但是我們可以看到,從企業(yè)整體發(fā)展來看,這樣的舉措顯然是不利于企業(yè)發(fā)展的。
因此預(yù)算內(nèi)容的編制應(yīng)采取自上而下、自下而上相結(jié)合的方法。先由決策層下達(dá)總目標(biāo)和部門分目標(biāo),下屬部門有兩種可能,一個(gè)是以此制訂本部門的預(yù)算。另一個(gè)是下屬部門認(rèn)為決策層下達(dá)的部門分目標(biāo)不具備可執(zhí)行性(一般為目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn)),并將分析理由形成書面報(bào)告。下屬部門將部門預(yù)算或者分析理由的書面報(bào)告呈報(bào)預(yù)算管理機(jī)構(gòu)。預(yù)算管理機(jī)構(gòu)根據(jù)各分部門的預(yù)算草案編制企業(yè)的預(yù)算案或者將下屬部門分析理由的書面報(bào)告提交決策部門重新制訂總目標(biāo)或者部門分目標(biāo),然后再反饋到各部門征求意見,最終經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批后,成為正式預(yù)算,由各部門執(zhí)行。預(yù)算編制程序采取這種上下不斷溝通的方式,既避免了預(yù)算目標(biāo)脫離實(shí)際的可能性又最大程度保證了全面預(yù)算提升管理水平,提高企業(yè)經(jīng)營業(yè)績的效果。
1.提高全面預(yù)算決策部門人員的水平。為什么說要提高決策部門人員的水平,因?yàn)闆Q策部門人員的水平影響著預(yù)算的可執(zhí)行性。比如明明是產(chǎn)品市場蕭條期,同類企業(yè)都是制訂謹(jǐn)慎的經(jīng)營決策。如果這個(gè)時(shí)候公司決策部門卻制訂了擴(kuò)張性的經(jīng)營決策,這樣的決策會(huì)對(duì)公司發(fā)展造成多大的影響?
2.相關(guān)公司戰(zhàn)略部署要及時(shí)詳細(xì)地傳達(dá)給相關(guān)財(cái)務(wù)人員。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層在確定公司戰(zhàn)略部署后就要開始將戰(zhàn)略部署及時(shí)詳細(xì)地傳達(dá)給相關(guān)財(cái)務(wù)人員,讓編制預(yù)算的財(cái)務(wù)人員明確公司戰(zhàn)略和導(dǎo)向。否則制訂出來的全面預(yù)算根本不會(huì)契合公司的發(fā)展規(guī)劃,這樣的預(yù)算根本就沒有任何的可執(zhí)行性。
無規(guī)矩不成方圓,全面預(yù)算管理工作的有效推進(jìn)也需要在健全的預(yù)算控制機(jī)制下開展。對(duì)于企業(yè)而言,其需要通過預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)對(duì)企業(yè)各個(gè)部門進(jìn)行績效評(píng)價(jià),根據(jù)企業(yè)的實(shí)際市場情況作出反饋。如果企業(yè)的實(shí)際發(fā)展結(jié)果與全面預(yù)算的結(jié)果不相吻合,則需要根據(jù)差異作出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整,這樣才能夠明確企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中存在的問題,也才能夠更好地指導(dǎo)企業(yè)運(yùn)營與發(fā)展。
全面預(yù)算管理工作的開展需要做到以人為本,不僅要根據(jù)市場發(fā)展進(jìn)行預(yù)算規(guī)劃,而且還需要從員工的思想觀念角度出發(fā),調(diào)動(dòng)企業(yè)員工整體工作的積極性,避免出現(xiàn)預(yù)算“松垮”等問題,這樣才能夠有序推進(jìn)企業(yè)全面預(yù)算管理工作的有效落實(shí)與推進(jìn)。
全面預(yù)算管理本質(zhì)上就是把企業(yè)每年的經(jīng)營目標(biāo)和財(cái)務(wù)預(yù)算相結(jié)合,通過經(jīng)營目標(biāo)來制訂預(yù)算方案,同時(shí)又通過編制預(yù)算來調(diào)整經(jīng)營目標(biāo),使得經(jīng)營目標(biāo)貼合企業(yè)實(shí)際情況,并具有合理性,而不是制定的目標(biāo)方針不具備可執(zhí)行性。因此要不斷增強(qiáng)全面預(yù)算工作的目的性,牢記全面預(yù)算工作不是目的,而是一種手段。該工作一定要契合企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略,才能使預(yù)算管理工作具有提升企業(yè)管理水平的作用。總之,企業(yè)實(shí)行全面預(yù)算管理是未來企業(yè)管理工作中的必然趨勢,是現(xiàn)代企業(yè)建設(shè)中必不可少的一項(xiàng)工作,我們不但要在企業(yè)推行預(yù)算管理的思想,同時(shí)還要建立完善有效的預(yù)算管理體系。