加強(qiáng)企業(yè)物資采購監(jiān)督與管理的要點分析

李成勇 河北省第一測繪院

企業(yè)物資采購所采購的物資類型主要包括原材料、設(shè)備備件、工具及配套材料等。為了使企業(yè)更好地進(jìn)行商品的采購，必須通過風(fēng)險評價、風(fēng)險管理、風(fēng)險識別等手段來保證企業(yè)的正常發(fā)展。加強(qiáng)企業(yè)物資采購監(jiān)督與管理需要建立健全內(nèi)部控制體系，這對降低企業(yè)的成本具有重要意義。如何建立一套合理、健全的內(nèi)部控制體系，尤其是對物料采購活動進(jìn)行有效的控制與管理，實現(xiàn)對物料采購的風(fēng)險防范，從而提高企業(yè)的效益，是目前企業(yè)亟待處理的問題。

一、企業(yè)加強(qiáng)物資采購監(jiān)督與管理的重要性

（一）提高企業(yè)內(nèi)控水平

企業(yè)加強(qiáng)物資采購監(jiān)督與管理流程主要包括前期的市場調(diào)研，招標(biāo)文件的審批，收回和資產(chǎn)的管理。在以上幾個方面，最普遍存在的問題就是在采購招標(biāo)的過程中，企業(yè)內(nèi)部控制十分關(guān)鍵。如果不注意企業(yè)內(nèi)部控制，會導(dǎo)致企業(yè)在采購過程中監(jiān)督不力的情況。此外，由于內(nèi)部管理體系的不完善，也會造成采購環(huán)節(jié)、聯(lián)絡(luò)不順暢、內(nèi)部組織功能不清、權(quán)力缺失等問題。比如，在質(zhì)保期間，如果發(fā)現(xiàn)了質(zhì)量問題或潛在的問題，但是沒有主動處理，沒有維護(hù)其利益相關(guān)者的合法利益，導(dǎo)致產(chǎn)品的保修期限到期，則由于供應(yīng)商沒有對驗收材料給予應(yīng)有的重視，因此，合作方不愿按照實際情況簽字并接受該文件[1]。所以，企業(yè)加強(qiáng)物資采購監(jiān)督與管理，可以有效提高企業(yè)內(nèi)控水平。

（二）實現(xiàn)企業(yè)增效降本

保障供應(yīng)和創(chuàng)造效益是物料采購行為的兩大核心功能。保障供應(yīng)是為企業(yè)提供物流保障，以滿足生產(chǎn)的需求，不會造成庫存、浪費；創(chuàng)造效益的關(guān)鍵是減少采購中的貿(mào)易和后勤費用，從而增加了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。所以，在日常采購活動中，實現(xiàn)企業(yè)增效降本是企業(yè)物資采購監(jiān)督與管理重要性的必然體現(xiàn)。

二、企業(yè)物資采購監(jiān)督與管理中存在的問題

（一）選擇、推薦供貨商方法缺少科學(xué)性和競爭性

在企業(yè)物資采購監(jiān)督與管理中，存在選擇、推薦供貨商方法缺少科學(xué)性和競爭性的問題，如果供應(yīng)商選擇太少，企業(yè)只圍繞著已識有的供應(yīng)商進(jìn)行深入合作，那么在實際中企業(yè)就不會有危機(jī)意識。另外，在和新的供貨商進(jìn)行合作前，企業(yè)應(yīng)該對其進(jìn)行基準(zhǔn)分析，以避免對供貨商形成過分的依賴。產(chǎn)品的品質(zhì)直接影響到生產(chǎn)的安全性，尤其是那些對唯一供應(yīng)商有優(yōu)先權(quán)的地區(qū)。盡管現(xiàn)在市面上的某種產(chǎn)品供應(yīng)商數(shù)量眾多，供應(yīng)資格也都達(dá)到了標(biāo)準(zhǔn)，但是，很多企業(yè)對新的供貨商沒有信心，不敢輕易更換供應(yīng)商[2]。因此，如果沒有一個有效的競爭機(jī)制和對行業(yè)進(jìn)行主觀約束，就會導(dǎo)致供應(yīng)商缺乏有效市場競爭，從而使投標(biāo)范圍變窄。

（二）采購及招標(biāo)價格制定不合理

采購及招標(biāo)價格制定不合理，一是體現(xiàn)在很多企業(yè)在招標(biāo)過程中對采購需求把握不準(zhǔn)，甚至存在著“超預(yù)算”等問題；二是招標(biāo)文件中有關(guān)實質(zhì)性響應(yīng)的條款是不正確的，致使評標(biāo)者在審查時有差錯或認(rèn)識到有不精確的地方，最后造成不能進(jìn)行審查的結(jié)果；三是由于技術(shù)部門的知識結(jié)構(gòu)問題，對部分設(shè)備的現(xiàn)有技術(shù)水平和技術(shù)參數(shù)等不熟悉，在此情形下，僅以已有的技術(shù)指標(biāo)為依據(jù)，編寫招標(biāo)文件，由此形成招標(biāo)價格不合理；四是一些企業(yè)有意地為某個特定的供貨商設(shè)定條件，同時排斥其他可能的競標(biāo)者；五是各類項目采購及招標(biāo)價格評價標(biāo)準(zhǔn)不全面、不合理、不明確、不科學(xué)，致使企業(yè)只能被動地接受報價和條款。以上種種因素對采購招標(biāo)價格的精確度產(chǎn)生了一定的影響。

（三）物資到貨驗收松散

實際上，物資到貨驗收與供求雙方的經(jīng)濟(jì)利益有著緊密的聯(lián)系。物資到貨驗收的時效特征是很顯著的。若交貨延誤或因調(diào)試不及時、損害了客戶的利益，則不能滿足供應(yīng)商的及時付款請求，也會引起經(jīng)濟(jì)糾紛。另外，在實際生產(chǎn)中，很多企業(yè)并未進(jìn)行過供貨物資的驗收，采購商、客戶對產(chǎn)品的驗收也不注重細(xì)節(jié)，只是查驗發(fā)貨單上的貨物品種、規(guī)格、數(shù)量和是否符合要求，包裝有無破損等，對物資內(nèi)部品質(zhì)，尤其是反映物資品質(zhì)的主要指標(biāo)未能重視。

（四）采購員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

很多采購員往往過分看重其職業(yè)素養(yǎng)，而忽略其在采購企業(yè)所需要的專業(yè)技能。很多采購員僅會重復(fù)提交供貨商的申請書，在系統(tǒng)中只從事添加商品名稱、簽訂合同、準(zhǔn)備采購等工作，對于物資參考失效標(biāo)準(zhǔn)、庫存擠壓等問題沒有很好的處理辦法[4]。同時，由于采購員對商品品質(zhì)的基本認(rèn)識不足，也會造成商品的采購價格上升，并且會增加不必要的職能，這些職能與企業(yè)的成本和存貨管理有直接關(guān)系。

三、加強(qiáng)企業(yè)物資采購監(jiān)督與管理的要點

（一）完善供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)

要在市場中占有優(yōu)勢地位，提高市場競爭力，必須加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理，完善供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)。因此，企業(yè)必須加強(qiáng)與供應(yīng)商的交流與合作，并與主要供應(yīng)商建立長期的戰(zhàn)略合作關(guān)系，以保證企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。根據(jù)目前部分企業(yè)的供貨商管理狀況，提出了如下改進(jìn)措施：

1.供應(yīng)商的有效篩選、歸類

首先，采購主管必須對供貨商有全面的認(rèn)識，并根據(jù)需要對其進(jìn)行全面的調(diào)查。其次，供應(yīng)商應(yīng)根據(jù)指標(biāo)要求，全面評價供應(yīng)商的產(chǎn)品品質(zhì)和適合性、及時性和合規(guī)性、單位成本結(jié)構(gòu)和庫存周期。最后，通過篩選，確定合理的供應(yīng)商。

按照供應(yīng)商的類別劃分，供應(yīng)商分為以下幾類：通用供應(yīng)商、戰(zhàn)略供應(yīng)商和杠桿供應(yīng)商。尤其是對戰(zhàn)略供貨商來說，建立長期的、雙贏的合作關(guān)系是非常必要的，保證供應(yīng)商的高效供貨。

對于企業(yè)而言，最常用的方法就是在確保產(chǎn)品質(zhì)量和降低采購成本的前提下，有效地減少供應(yīng)商的數(shù)量。要選擇大型的供應(yīng)商，進(jìn)行大規(guī)模的集中采購，以增加招標(biāo)的規(guī)模效益，使招標(biāo)的效率最大化，尤其要重視與重要的供貨商的協(xié)作，以便使采購過程更加簡單、數(shù)量更多、交易更少，從而可以降低采購成本[5]。在實際價值方面，為了減少管理費用，采購管理層必須及時地優(yōu)化供應(yīng)商的選擇，對于高能耗的供應(yīng)商及時將其從總體評價的供應(yīng)商名單中剔除，減少或終止交易，從而減少采購成本。

2.充分開發(fā)國內(nèi)優(yōu)秀供應(yīng)商

采購主管人員要分析供應(yīng)商的各個部門和供應(yīng)鏈，包括政治、經(jīng)濟(jì)、市場、人等因素。通過對供應(yīng)商的全面調(diào)研，進(jìn)行綜合篩選和招標(biāo)，篩選出最優(yōu)供應(yīng)商，以滿足最終的選擇。另外，采購管理人員要經(jīng)常參與國內(nèi)大型的行業(yè)展會，及時掌握市場動態(tài)，掌握最新趨勢。從長期來看，企業(yè)要與好的供應(yīng)商建立起良好的合作關(guān)系。雙方形成長期的、互惠的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系后，既能夠保證買方規(guī)模效益、減少管理和交易費用、簡化過程、購買更優(yōu)質(zhì)的物資。另外，還可以使供應(yīng)商有針對性地進(jìn)行生產(chǎn)工藝的改善、產(chǎn)品的設(shè)計、及時獲得客戶的需求信息、降低某些項目的調(diào)試驗收。

3.與優(yōu)秀供應(yīng)商進(jìn)行更多的信息交流

首先，采購主管人員要經(jīng)常就成本、質(zhì)量控制、生產(chǎn)計劃等問題與供應(yīng)商進(jìn)行溝通。其次，保證資料的連貫性和效力，以要組建大型采購項目合作小組，讓企業(yè)在實際物資采購工作過程中遇到困難時，能夠提供有效的解決辦法。最后，通過定期與供應(yīng)商交流，發(fā)現(xiàn)項目實施過程中存在的問題，及時地進(jìn)行解決，從而為雙方的合作創(chuàng)造有利的環(huán)境。

在企業(yè)采購初期，采購經(jīng)理通過與供應(yīng)商進(jìn)行密切的交流，獲取直接的信息，了解對方在管理、技術(shù)、開發(fā)、應(yīng)用等方面的決定，從而促進(jìn)雙方的合作，降低了雙方的成本和存貨。企業(yè)通過對比供應(yīng)商的日常表現(xiàn)和優(yōu)缺點，一方面，可以幫助他們不斷地改善物資供應(yīng)的質(zhì)量，降低采購價格、為節(jié)約采購成本創(chuàng)造有利的環(huán)境；另一方面，通過如供應(yīng)商大會等各種方式，對供應(yīng)商進(jìn)行信息反饋，協(xié)助供應(yīng)商改善管理、制造工藝、降低企業(yè)成本，為供應(yīng)商提供長遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃。

（二）制定合理的采購及招標(biāo)價格

采購管理應(yīng)該建立在對市場進(jìn)行正確的分析和合理的定價之上。在充分了解市場、預(yù)測價格動態(tài)、評價供應(yīng)商的生產(chǎn)率和交付時間以及在市場中供應(yīng)商所需要原料供應(yīng)能力的基礎(chǔ)上，采購企業(yè)可以對采購成本做出合理的定價。通過合理的價格，可以增強(qiáng)供應(yīng)商對采購行為的興趣，增強(qiáng)其在采購管理中的合作意識，保證物資的品質(zhì)和交付時間等，為未來的合作奠定堅實的基礎(chǔ)。

采購主管人員可以選擇一個由眾多供應(yīng)商組成的網(wǎng)絡(luò)銷售平臺進(jìn)行采購，這種網(wǎng)絡(luò)平臺既能為采購管理人員提供優(yōu)質(zhì)的商品信息。還能對供應(yīng)商的業(yè)績、技術(shù)研發(fā)能力、響應(yīng)能力、服務(wù)能力、財務(wù)能力等進(jìn)行全面的評價。在選擇采購模式時，要做到公開招標(biāo)或合理的詢價，盡量少采用競爭性談判，嚴(yán)格限制獨家采購?？傊槍Σ少彽膶嶋H情況，采用合理的采購方法，可以為企業(yè)節(jié)約采購成本。

制定合理的采購及招標(biāo)價格還應(yīng)該加強(qiáng)對采購主管人員的廉政風(fēng)險防范管理。在此背景下，采購管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該簡化工作流程，強(qiáng)化采購主管人員的業(yè)績考核。評價的內(nèi)容包括：及時地提供服務(wù)，及時的采購計劃，以及與供應(yīng)商的接觸。為保證供應(yīng)商的服務(wù)能力能夠持續(xù)地調(diào)整和優(yōu)化，便于后期更好的管理，需要將對供應(yīng)商的整體實力進(jìn)行現(xiàn)場檢查，并對其進(jìn)行定期的合理評價。另外，通過建立有效的供應(yīng)商競爭機(jī)制，打破現(xiàn)有供應(yīng)商的相對均衡與保密性，從而為采購提供一個良性循環(huán)，營造一個公正、清潔的采購環(huán)境。

（三）規(guī)范物資到貨驗收制度

在企業(yè)的物資采購監(jiān)督管理中，要以采購驗收為基本依據(jù)和先決條件，所以，在采購物資接收的過程中，必須規(guī)范物資到貨驗收制度，建立物資采購參數(shù)，組織具有豐富經(jīng)驗和技術(shù)水平的人員，對某些重要技術(shù)或重要物流環(huán)節(jié)，承擔(dān)起職責(zé)，認(rèn)真進(jìn)行檢查驗收。

驗收主管人員要對現(xiàn)行的驗收管理體系進(jìn)行持續(xù)的梳理和優(yōu)化，以實現(xiàn)預(yù)期的驗收效果，加強(qiáng)系統(tǒng)的功能，方便采購物資驗收的管理。在一個組織架構(gòu)完善的企業(yè)中，各個部門的主管人都有自己的職責(zé)。比如，技術(shù)部門負(fù)責(zé)制定專業(yè)的技術(shù)驗收規(guī)范，組織選拔、維護(hù)該專業(yè)材料驗收工作；材料驗收程序的管理，由后勤部門負(fù)責(zé)；人力資源部負(fù)責(zé)維護(hù)和審核方面的合作；如果某部門不能完成相應(yīng)的采購檢查驗收工作責(zé)任。物資驗收工作還要嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，要對物資驗收的信息進(jìn)行嚴(yán)格的管理，確保供應(yīng)商數(shù)據(jù)、物料規(guī)格、操作說明書、物資監(jiān)督檢查資料等都能完整地保存下來，以便單位需求部門能夠及時查找到相關(guān)的數(shù)據(jù)，并對其進(jìn)行后續(xù)的質(zhì)量管理。

對一般的采購物資，企業(yè)驗收部門可以自己進(jìn)行檢驗。對于關(guān)鍵設(shè)備、主要設(shè)備、特殊設(shè)備、進(jìn)口設(shè)備的驗收，應(yīng)有關(guān)專業(yè)人員、專家、采購單位的要求，可以組織企業(yè)、監(jiān)管機(jī)構(gòu)、供應(yīng)商等行業(yè)技術(shù)人員，現(xiàn)場檢查驗收，簽字確認(rèn)和登記。在采購企業(yè)無法完成采購物資的檢查驗收時，需要委托國家授權(quán)經(jīng)驗豐富合格的檢驗機(jī)構(gòu)進(jìn)行外部檢驗驗收。采購企業(yè)應(yīng)采用多種形式的驗收方法，建立質(zhì)量責(zé)任制，強(qiáng)化質(zhì)量責(zé)任，降低質(zhì)量風(fēng)險，保證企業(yè)的生產(chǎn)安全。

（四）加強(qiáng)培訓(xùn)、提高采購員業(yè)務(wù)水平

人才素質(zhì)的培養(yǎng)是企業(yè)提高物資采購質(zhì)量的重要保障。要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展和市場的變化，不斷加強(qiáng)對采購員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高采購員的采購水平，讓其成為有責(zé)任心、高素質(zhì)、經(jīng)驗豐富的優(yōu)秀采購人才。

首先，對采購員專業(yè)的培訓(xùn)至關(guān)重要。企業(yè)可以通過在職培訓(xùn)、專業(yè)輔導(dǎo)等方式，不斷提高采購員采購素養(yǎng)，使其為企業(yè)采購提供更多的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

其次，要加大企業(yè)的人才培養(yǎng)。一是加強(qiáng)人才缺額交換，通過各類崗位的專業(yè)技能和實習(xí)訓(xùn)練，全面提高各類人才的綜合素質(zhì)，培育出更多的復(fù)合型人才；二是要積極吸納優(yōu)秀人才到關(guān)鍵崗位，采取公開招聘等形式，以充實和發(fā)展急需的專業(yè)人員，并積極構(gòu)建人才培養(yǎng)、成長、競爭機(jī)制，以保證采購工作穩(wěn)步推進(jìn)。

（五）構(gòu)建全過程的物資采購合同管理體系

材料采購合同是一把雙刃劍，使用得好可以保證采購的質(zhì)量，但如果使用得不好，也會給采購的安全帶來危險。企業(yè)要建立一個完整的合同管理系統(tǒng)，才能確保采購的質(zhì)量，杜絕潛在的采購風(fēng)險。主要有兩個方面：一是嚴(yán)格的合同管理體系，以制度的強(qiáng)制力量來確定橫向各部門的合同管理責(zé)任，以及垂直各層次之間的合同審查，保證各部門、各級合同管理責(zé)任明確，審計重點突出，避免管理上的交叉和疏漏；二是嚴(yán)格執(zhí)行合同管理程序，實行串行審批與并行審批相結(jié)合的管理模式，對于串行審批，必須嚴(yán)格按照先承辦部門-再審查部門-再企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的程序，前一步完成，下一步再做，而并行審批，則是必須經(jīng)過各審核機(jī)構(gòu)的審核，然后提交給公司的主管進(jìn)行最終的審核，如果某一部門對該合同的簽字提出了修改意見，那么就必須將該合同退回到主辦機(jī)構(gòu)，等待其修改后再提交審核。

四、結(jié)束語

綜上所述，在企業(yè)進(jìn)行物資采購時，由于不確定因素較多，很容易影響到實際的采購效果。為了保證供應(yīng)商能夠高效地提供企業(yè)所需的物資，企業(yè)及有關(guān)部門必須采取有效的風(fēng)險管理措施，以達(dá)到控制物資采購的目的。通過對企業(yè)在物采購過程中存在的各種風(fēng)險進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)在招投標(biāo)、庫存、價格、質(zhì)量和技術(shù)等方面存在風(fēng)險，需要企業(yè)應(yīng)從改善采購管理流程、加強(qiáng)合同簽訂過程控制、建立供應(yīng)商評價體系等方面，制定恰當(dāng)?shù)姆磻?yīng)策略，進(jìn)而加強(qiáng)對采購決策的管理。