信息化環(huán)境下高校財(cái)務(wù)管理“業(yè)財(cái)融合”策略

白鈺杰 楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院

引言

信息時(shí)代下，依托全新技術(shù)手段，財(cái)務(wù)工作實(shí)現(xiàn)從人工記賬到財(cái)會(huì)電算化的轉(zhuǎn)變，推動(dòng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作信息化的發(fā)展。在全新的環(huán)境中，業(yè)務(wù)管理模式也發(fā)生相應(yīng)的變化，信息化程度的不斷加強(qiáng)，推動(dòng)業(yè)務(wù)活動(dòng)高質(zhì)量的實(shí)施。但是，由于在組織內(nèi)容各部門只注重自身發(fā)展，忽視各部門和各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的相互融通，造成信息孤島現(xiàn)象頻發(fā)，影響組織內(nèi)部信息化程度的提升。面對(duì)這種問題，在信息化深度發(fā)展的進(jìn)程中，還需要加強(qiáng)各部門的溝通，以業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的融合，強(qiáng)化內(nèi)部管理成效，為財(cái)務(wù)工作轉(zhuǎn)型發(fā)展奠定良好的根基。

一、信息化環(huán)境下高校財(cái)務(wù)管理“業(yè)財(cái)融合”的現(xiàn)實(shí)意義

高校作為我國行政單位，承擔(dān)著培養(yǎng)高素質(zhì)人才的教育職責(zé)，并肩負(fù)著服務(wù)社會(huì)和產(chǎn)業(yè)的重要使命。高校作為有著特殊服務(wù)性質(zhì)的單位，與其他職能部門相比較，有著業(yè)務(wù)類型復(fù)雜、資金來源單一、交易活動(dòng)特殊等特點(diǎn)，而各部門分工明確，使院院校內(nèi)財(cái)務(wù)信息被割裂，出現(xiàn)信息傳遞速度過慢，各部門信息傳遞不及時(shí)等問題。而全新的會(huì)計(jì)制度，要求財(cái)務(wù)部門制定定位轉(zhuǎn)型，在基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)管理之上發(fā)揮管理職能，樹立全新的工作目標(biāo)。這就造成傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式難以滿足新的要求，難以實(shí)現(xiàn)財(cái)會(huì)工作轉(zhuǎn)型發(fā)展。針對(duì)這一現(xiàn)狀，立足新的目標(biāo)，強(qiáng)化業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)融合程度，可提升財(cái)務(wù)核算精準(zhǔn)度，并促進(jìn)高校內(nèi)部控制建設(shè)。一方面，高校建立財(cái)務(wù)共享平臺(tái)，是落實(shí)《新會(huì)計(jì)制度》的前提和基礎(chǔ)。而將財(cái)務(wù)工作融入業(yè)務(wù)流程中，改變資產(chǎn)折舊計(jì)提、成本費(fèi)用攤銷等核算方法，可使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)更為精準(zhǔn)，財(cái)務(wù)核算質(zhì)量提升，為高校的運(yùn)行發(fā)展提供重要參考。另一方面，業(yè)財(cái)融合可促進(jìn)高校內(nèi)部控制建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部治理能力的顯著提升。高校作為特殊性質(zhì)的行政單位，內(nèi)部信息不公開，各職能部門相對(duì)獨(dú)立，使院校內(nèi)部很多權(quán)力集中，出現(xiàn)內(nèi)部管理職能難以發(fā)揮的現(xiàn)象，不利于內(nèi)部管控。而借助新的技術(shù)手段，構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)，將各類業(yè)務(wù)信息準(zhǔn)確傳遞到財(cái)務(wù)部門，防止內(nèi)部出現(xiàn)信息不精準(zhǔn)、徇私舞弊等情況，不斷提升高校各類資源合理分配，高校從全局視角落實(shí)內(nèi)部管控，促進(jìn)院校治理能力和治理水平的顯著提升。

二、高校財(cái)務(wù)管理“業(yè)財(cái)融合”面臨的主要阻礙

（一）高校業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)在系統(tǒng)融合程度不足

信息化時(shí)代背景下，高校財(cái)務(wù)工作信息化程度有所提升，但是仍然處在全新會(huì)計(jì)制度實(shí)施的初期階段，高校內(nèi)部尚未建立完善的內(nèi)部運(yùn)行系統(tǒng)，沒有實(shí)現(xiàn)各部門信息的相互融合溝通，造成業(yè)財(cái)融合過程中仍存在諸多的問題阻礙。而究其原因，一是高校業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)工作目標(biāo)不一致，業(yè)務(wù)活動(dòng)主要包含教學(xué)、科研、行政等，以強(qiáng)化辦學(xué)水平，提升科研能力為主。而財(cái)務(wù)部門主要負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析，結(jié)合各項(xiàng)財(cái)務(wù)指標(biāo)進(jìn)行成本控制、成本核算等。業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)工作各司其職，工作內(nèi)容和目標(biāo)不一致，在推進(jìn)業(yè)財(cái)融合過程中存在較大的困難。二是業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)相互分離，高校教務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、采購系統(tǒng)，分離于財(cái)務(wù)系統(tǒng)之外，使很多業(yè)務(wù)活動(dòng)難以被財(cái)務(wù)中心快速識(shí)別，并提取相關(guān)的業(yè)務(wù)信息，造成業(yè)財(cái)難以實(shí)現(xiàn)真正意義上的相互結(jié)合。在教務(wù)系統(tǒng)中，由于教學(xué)是高校的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，教務(wù)系統(tǒng)側(cè)重于服務(wù)教育工作，系統(tǒng)中設(shè)置的功能更多的是方便師生選課、成績(jī)查詢、資料下載等，沒有與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接的窗口，教務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)信息，需要經(jīng)過下載和傳輸，才能進(jìn)入到財(cái)務(wù)部門中，使業(yè)財(cái)溝通融合的效能不高，業(yè)財(cái)融合流于形式。而科研系統(tǒng)也存在與財(cái)務(wù)工作融合對(duì)接上的不足，雖然高校加強(qiáng)科研系統(tǒng)建設(shè)，但是財(cái)務(wù)人員在錄入科研項(xiàng)目和信息時(shí)，仍需要手動(dòng)完成立項(xiàng)，無法實(shí)現(xiàn)各類信息的同步傳輸，造成財(cái)務(wù)工作量增加，很多科研活動(dòng)產(chǎn)生的信息難以快速進(jìn)入財(cái)務(wù)部門，造成財(cái)務(wù)處理不及時(shí)。在采購系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)成本預(yù)算數(shù)據(jù)不能被采購部門快速提取，采購業(yè)務(wù)產(chǎn)生的成本信息、支出，不能與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行匹配，造成很多成本核算不精準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部門對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的監(jiān)督部不到位。

（二）業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)信息溝通成本較高

高校業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)活動(dòng)繁雜，管理體系龐大，要求高校從戰(zhàn)略的角度完成頂層設(shè)計(jì)，落實(shí)完善的管理制度，將各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和財(cái)務(wù)活動(dòng)串聯(lián)，保障高校各項(xiàng)工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。還需要將業(yè)務(wù)流程切入到財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中，解決好關(guān)鍵階段的信息和數(shù)據(jù)傳輸問題。但現(xiàn)實(shí)情況是，高校管理系統(tǒng)的建立，忽視業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)工作融合和溝通等問題，針對(duì)全新的要求，高校只開通點(diǎn)對(duì)點(diǎn)交流的平臺(tái)，對(duì)于數(shù)據(jù)同步、信息傳輸、業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)活動(dòng)共同處理等方面，沒有打通相應(yīng)的融合渠道。這就造成業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)信息不對(duì)稱，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)難以真實(shí)地反映業(yè)務(wù)開展情況，財(cái)務(wù)工作也無法指導(dǎo)業(yè)務(wù)活動(dòng)，只有在業(yè)務(wù)真實(shí)發(fā)生之后，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)才能逐步傳輸給財(cái)務(wù)部門，或是在財(cái)務(wù)核算和財(cái)務(wù)報(bào)表制定的環(huán)節(jié)，兩個(gè)部門才展開溝通和合作，造成業(yè)財(cái)難以真正融合，不但降低高校財(cái)務(wù)處理效率，也難以形成財(cái)務(wù)外部監(jiān)督，影響高校各類業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)施質(zhì)量，不利于高校在新時(shí)期下穩(wěn)步發(fā)展。

三、信息化環(huán)境下高校財(cái)務(wù)管理“業(yè)財(cái)融合”策略

（一）注重協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)規(guī)范與業(yè)務(wù)流程匹配度，促進(jìn)業(yè)財(cái)深度融合

為進(jìn)一步確保高校財(cái)務(wù)管理真正實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合發(fā)展，必須緊密結(jié)合不同事項(xiàng)、不同部門、不同風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，在業(yè)財(cái)融合構(gòu)建初期，鼓勵(lì)財(cái)務(wù)部門主動(dòng)介入業(yè)務(wù)部門，嚴(yán)格審核業(yè)務(wù)部門各項(xiàng)項(xiàng)目活動(dòng)，梳理業(yè)務(wù)尋找關(guān)鍵切入點(diǎn)與潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。提出針對(duì)性指導(dǎo)建議，能夠優(yōu)化財(cái)務(wù)預(yù)期效果，幫助業(yè)務(wù)部門規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。緊密結(jié)合各類業(yè)務(wù)自身運(yùn)作的規(guī)律與發(fā)展規(guī)則，充分考慮業(yè)務(wù)流程，從論證、預(yù)算、管理決策、執(zhí)行、風(fēng)險(xiǎn)防控到財(cái)務(wù)效益與績(jī)效考評(píng)等各個(gè)工作環(huán)節(jié)，貫穿于業(yè)務(wù)全方位、全生命周期，實(shí)時(shí)全程跟蹤管理。比如，在業(yè)務(wù)前期論證階段，財(cái)務(wù)部門便需要指派專人融入業(yè)務(wù)之中，通過財(cái)務(wù)預(yù)算和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)，細(xì)化評(píng)估業(yè)務(wù)可行性和潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，以最大化幫助業(yè)務(wù)部門規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，把控經(jīng)費(fèi)支出，促進(jìn)業(yè)務(wù)項(xiàng)目順利進(jìn)行。

（二）利用信息技術(shù)搭建業(yè)財(cái)融合管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)數(shù)據(jù)共享

在信息化環(huán)境下推進(jìn)高校財(cái)務(wù)管理業(yè)財(cái)融合發(fā)展，應(yīng)積極順應(yīng)時(shí)代創(chuàng)新發(fā)展機(jī)遇，積極引進(jìn)當(dāng)下最為先進(jìn)、科學(xué)的信息技術(shù)手段與設(shè)備設(shè)施，緊密結(jié)合業(yè)財(cái)融合工作內(nèi)容和特點(diǎn)，搭建完善、科學(xué)且便捷的業(yè)財(cái)融合管理平臺(tái)，為高校開展各項(xiàng)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)融合工作提供技術(shù)支持和保障，能夠切實(shí)實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)數(shù)據(jù)共享互通。

一是聘請(qǐng)專業(yè)的信息技術(shù)研發(fā)人員，緊密結(jié)合具體工作內(nèi)容、要求和發(fā)展目標(biāo)，優(yōu)化升級(jí)現(xiàn)有的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，統(tǒng)一編碼規(guī)則，將學(xué)生收費(fèi)系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)、工資管理系統(tǒng)等與財(cái)務(wù)部門核算系統(tǒng)相對(duì)接，便于實(shí)現(xiàn)多方資源共享。便于財(cái)務(wù)人員統(tǒng)一管理，能夠有效打破信息孤島，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通。二是將財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)與校內(nèi)其他部門系統(tǒng)對(duì)接，如教職工等人員的工資管理系統(tǒng)與人事管理部門管理系統(tǒng)對(duì)接，將財(cái)務(wù)部門核算管理系統(tǒng)與資產(chǎn)管理部門系統(tǒng)對(duì)接等等，保證部門之間數(shù)據(jù)統(tǒng)一，提高數(shù)據(jù)交換效率，為各項(xiàng)決策部署與組織活動(dòng)提供實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)參考。三是借助智能機(jī)器，引進(jìn)現(xiàn)代化智能軟件與硬件設(shè)施，配備專業(yè)財(cái)務(wù)人員，組建人機(jī)一體化智能管理系統(tǒng)，組織開展各種業(yè)財(cái)融合活動(dòng)。比如，在人機(jī)一體化混合智能系統(tǒng)中開展自動(dòng)對(duì)賬、自動(dòng)錄入和應(yīng)答等自動(dòng)化辦公；利用RPA技術(shù)與人工智能技術(shù)，對(duì)財(cái)務(wù)票據(jù)整理、分類等工作模式進(jìn)行大量的深度學(xué)習(xí)，僅可通過智能系統(tǒng)便可完成填寫報(bào)銷單據(jù)、票據(jù)切割、發(fā)票信息自主識(shí)別、業(yè)務(wù)內(nèi)容判斷、自動(dòng)生成報(bào)銷單等一系列工作流程。能夠簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)報(bào)賬流程，提高工作效率，減輕工作壓力。四是利用信息技術(shù)完善業(yè)財(cái)融合管理平臺(tái)中的智能稽查功能，當(dāng)完成業(yè)務(wù)活動(dòng)后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或單位負(fù)責(zé)人可通過PC端或手機(jī)端在線審批，審批通過后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦員便可及時(shí)獲取審批信息，并按照規(guī)定將發(fā)票投入財(cái)務(wù)指定智能收單機(jī)中。當(dāng)機(jī)器接收到智能收到信息后，便會(huì)自動(dòng)與投入單據(jù)信息進(jìn)行對(duì)比，確保上傳單據(jù)信息與投入單據(jù)信息相一致。核對(duì)無誤才可通過智能核算系統(tǒng)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證，與投入的發(fā)票綁定形成數(shù)字檔案，為后續(xù)財(cái)務(wù)管理工作開展提供真實(shí)、完善的信息參考。

（三）搭建完善且覆蓋全面的規(guī)章制度體系，強(qiáng)化內(nèi)部控制效果

建立完善且覆蓋全面的財(cái)務(wù)管理規(guī)章制度體系，對(duì)于推動(dòng)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)深度融合，將各項(xiàng)政策方針落到實(shí)處，保障執(zhí)行效果具有重要作用。因此，為促進(jìn)高校財(cái)務(wù)管理工作高質(zhì)量、高效化開展，需緊密結(jié)合高校財(cái)務(wù)管理實(shí)際工作內(nèi)容、發(fā)展目標(biāo)與工作特點(diǎn)，搭建符合實(shí)際、科學(xué)、覆蓋全面的業(yè)財(cái)融合規(guī)章制度體系，將各項(xiàng)制度、規(guī)則落到業(yè)財(cái)融合實(shí)際工作當(dāng)中，完善內(nèi)部控制，提升內(nèi)部控制實(shí)施效果。

一是基于高校財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)發(fā)展趨勢(shì)，將內(nèi)控信息化建設(shè)作為增強(qiáng)內(nèi)控效果的重要抓手，加快推進(jìn)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、基建、采購、科研等業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，建立規(guī)則內(nèi)嵌的制度體系。在制度引領(lǐng)下，確保各工作人員能夠科學(xué)運(yùn)用信息化平臺(tái)開展相應(yīng)工作。二是通過業(yè)財(cái)融合平臺(tái)，將財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)部門相關(guān)工作制度、工作規(guī)范及準(zhǔn)則等信息融入融合平臺(tái)當(dāng)中，包括差旅審批程序、差旅費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)置、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)等，從源頭規(guī)范和管控業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)；利用采購服務(wù)平臺(tái)系統(tǒng)開展采購審批、資產(chǎn)入庫以及招標(biāo)內(nèi)置等各項(xiàng)工作程序，利用系統(tǒng)功能對(duì)采購活動(dòng)全過程給予控制，保證各項(xiàng)采購環(huán)節(jié)的規(guī)范性與嚴(yán)謹(jǐn)性；利用系統(tǒng)調(diào)查沒有資質(zhì)或信用不良的供貨方，排除采購環(huán)節(jié)存在的不必要風(fēng)險(xiǎn)。三是建立責(zé)任分配制與責(zé)任追究制，明確劃分財(cái)務(wù)管理人員具體責(zé)任，明確各部門、各工作人員自身職責(zé)，因個(gè)人失誤影響業(yè)財(cái)融合實(shí)施效果者，應(yīng)給予嚴(yán)格的處分和責(zé)任追究。并將處罰結(jié)果予以公示，以起到警醒、示范和約束作用，提高財(cái)務(wù)人員對(duì)此方面的重視，確保業(yè)財(cái)融合快速、高效、高質(zhì)量推進(jìn)。四是注重過程管理，將制度、規(guī)則與標(biāo)準(zhǔn)分解成一系列流程，根據(jù)具體情況對(duì)流程加以控制。需要求財(cái)務(wù)部門定期組織職能部門、科研人員對(duì)重點(diǎn)業(yè)務(wù)或事項(xiàng)展開分析、研究，及時(shí)梳理、發(fā)現(xiàn)其中存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并建立一套完整的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別機(jī)制，指派專業(yè)人員負(fù)責(zé)實(shí)施監(jiān)督和管控。根據(jù)發(fā)展情況，選擇性在業(yè)財(cái)融合平臺(tái)中實(shí)施內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)防范措施，對(duì)高校內(nèi)部業(yè)務(wù)活動(dòng)給予實(shí)時(shí)監(jiān)控，以便于更好地發(fā)揮財(cái)務(wù)部門監(jiān)督職能，促進(jìn)高校各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)順利開展。

（四）重視構(gòu)建完善的業(yè)財(cái)融合績(jī)效評(píng)價(jià)體系，反饋財(cái)務(wù)管理效果

為在信息化背景下創(chuàng)新開展高效財(cái)務(wù)管理工作，助推業(yè)財(cái)深度融合，需逐步探索全面預(yù)算績(jī)效管理機(jī)制，將以往只重視預(yù)算收支平衡問題的管理模式，轉(zhuǎn)化為重視預(yù)算支出效果和效率。并以此為理念和指導(dǎo)，結(jié)合實(shí)際搭建一套貫穿預(yù)算編制、實(shí)施、監(jiān)督等全過程的全面預(yù)算績(jī)效評(píng)價(jià)體系，綜合體現(xiàn)財(cái)務(wù)部門落實(shí)業(yè)財(cái)融合措施的成效和不足，為促進(jìn)財(cái)務(wù)管理模式改革、優(yōu)化提供新的思考方向。而這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，必須明確要求高校業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)等雙方主體共同參與，其中，才能真正發(fā)揮業(yè)財(cái)融合優(yōu)勢(shì)。首先，在制定業(yè)財(cái)融合績(jī)效評(píng)價(jià)體系時(shí)，需主動(dòng)征求業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門意見，了解雙方在融合過程中遇到的實(shí)質(zhì)性難題，以便于績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)的設(shè)置符合雙方工作實(shí)際。其次，參考領(lǐng)導(dǎo)意見，采取定性與定量相結(jié)合的評(píng)獎(jiǎng)方法，在確定具體指標(biāo)時(shí)，既要設(shè)置定性指標(biāo)，也要設(shè)置定量指標(biāo)，充分發(fā)揮業(yè)財(cái)融合優(yōu)勢(shì)，圍繞高校發(fā)展戰(zhàn)略制定一個(gè)科學(xué)的績(jī)效目標(biāo)，以保證績(jī)效評(píng)價(jià)體系設(shè)置真實(shí)有效。最后，結(jié)合人員發(fā)展實(shí)際和需求，積極搭建針對(duì)性、有效性、人性化的獎(jiǎng)懲機(jī)制，將工作績(jī)效、評(píng)價(jià)結(jié)果、培訓(xùn)成果與年終獎(jiǎng)勵(lì)、評(píng)職評(píng)優(yōu)等激勵(lì)機(jī)制掛鉤，以更好地激發(fā)人員履行職責(zé)、提升自己、完善自己的主動(dòng)性和積極性，充分激發(fā)業(yè)財(cái)融合創(chuàng)新活力。

結(jié)語

總而言之，現(xiàn)階段，在全新會(huì)計(jì)制度改革下，高校雖然提升財(cái)務(wù)信息化程度，但是忽視了業(yè)財(cái)融合的重要意義。使各類業(yè)務(wù)活動(dòng)獨(dú)立于財(cái)務(wù)系統(tǒng)之外，在不同工作內(nèi)容、工作目標(biāo)、工作制度下，二者各自獨(dú)立，難以實(shí)現(xiàn)相互融通。對(duì)此，高校需要主動(dòng)調(diào)控業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)流程的匹配度，并借助新的技術(shù)手段，搭建業(yè)財(cái)融合管理平臺(tái)，促進(jìn)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的快速共享。并完善相應(yīng)的管理制度內(nèi)容，強(qiáng)化高校內(nèi)部控制能力，以全新的管理人才隊(duì)伍，支撐業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)工作高質(zhì)量落實(shí)，并在運(yùn)行和發(fā)展中，實(shí)現(xiàn)相互融通、相互促進(jìn)、共同創(chuàng)新發(fā)展。