新形勢(shì)下科研事業(yè)單位依托信息化建設(shè)優(yōu)化資產(chǎn)基礎(chǔ)管理的思考

王良彪 潘潔蕊 鄭國(guó)陽(yáng) 中國(guó)水稻研究所

2021 年4 月1 起，《行政事業(yè)性單位國(guó)有資產(chǎn)管理?xiàng)l例》(以下簡(jiǎn)稱《條例》)正式頒布實(shí)施，該條例是我國(guó)行政事業(yè)性國(guó)有資產(chǎn)管理的第一部行政法規(guī)，是資產(chǎn)管理工作的里程碑，必將促進(jìn)國(guó)有資產(chǎn)管理的法治化、規(guī)范化、科學(xué)化。

《條例》共八章61 條，涉及資產(chǎn)配置、使用和處置，預(yù)算管理，基礎(chǔ)管理等內(nèi)容，其中基礎(chǔ)管理明確了建設(shè)方式配置資產(chǎn)的移交時(shí)效，突出了資產(chǎn)清查在落實(shí)資產(chǎn)賬實(shí)相符工作中的重要作用，同時(shí)明確相關(guān)責(zé)任，推動(dòng)建立國(guó)有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息共享?！稐l例》的出臺(tái)體現(xiàn)了黨和國(guó)家對(duì)國(guó)有資產(chǎn)管理的高度重視，不斷強(qiáng)化資產(chǎn)的基礎(chǔ)管理工作。但是當(dāng)前科研事業(yè)單位在資產(chǎn)基礎(chǔ)管理工作中仍存在一些問(wèn)題，影響資產(chǎn)管理的規(guī)范化、科學(xué)化運(yùn)作。

一、科研事業(yè)單位在基礎(chǔ)管理中存在的主要問(wèn)題

(一)資產(chǎn)管理責(zé)任意識(shí)不足，基礎(chǔ)管理不到位

當(dāng)前科研事業(yè)單位的資產(chǎn)管理和使用人員普遍存在“重購(gòu)買、輕管理，重資金、輕資產(chǎn)”的狹義國(guó)有資產(chǎn)管理思想[1]，未有效堅(jiān)持“科學(xué)合理、勤儉節(jié)約、從嚴(yán)控制”的工作原則。存在未充分發(fā)揮閑置固定資產(chǎn)最大效益的問(wèn)題；對(duì)實(shí)物日常使用保養(yǎng)的關(guān)注度較低，導(dǎo)致儀器設(shè)備損壞率高；對(duì)資產(chǎn)處置的規(guī)范性認(rèn)識(shí)不足，未經(jīng)批準(zhǔn)隨意處置，造成國(guó)有資產(chǎn)流失，與當(dāng)前貫徹落實(shí)“過(guò)緊日子”要求、明確將調(diào)劑作為資產(chǎn)配置的優(yōu)先方式不符。

(二)固定資產(chǎn)管理隊(duì)伍薄弱，管理成效不佳

目前科研事業(yè)單位中資產(chǎn)管理職責(zé)一般由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)，未設(shè)置單獨(dú)的資產(chǎn)管理部門(mén)；人員配置上多為兼職人員，專職力量配備不足。因此，兼職人員對(duì)資產(chǎn)管理的專業(yè)能力不足，在日常資產(chǎn)管理的精力上也不充沛，與當(dāng)前日益增長(zhǎng)的資產(chǎn)數(shù)量及資產(chǎn)精細(xì)化管理要求存在一定的矛盾。

(三)資產(chǎn)信息透明化欠缺，信息流轉(zhuǎn)不夠暢通

科研事業(yè)單位通常因上級(jí)部門(mén)資產(chǎn)管理需要及系統(tǒng)部署要求，統(tǒng)一使用上級(jí)部門(mén)指定的資產(chǎn)管理系統(tǒng)開(kāi)展業(yè)務(wù)工作。此類系統(tǒng)在授權(quán)管理上通常僅限于單位資產(chǎn)管理部門(mén)層級(jí)，不再向單位內(nèi)部延伸，由資產(chǎn)管理部門(mén)定期向各部門(mén)提供資產(chǎn)臺(tái)賬用于日常資產(chǎn)管理工作。由此帶來(lái)的一些問(wèn)題，一是部門(mén)間缺乏多維度的信息展示渠道，無(wú)法實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的透明化管理，導(dǎo)致資產(chǎn)信息交流不足；二是在部門(mén)內(nèi)部，除資產(chǎn)管理人員外，其他人員無(wú)法直接獲取部門(mén)或本人名下的資產(chǎn)明細(xì)，影響固定資產(chǎn)的維修和保養(yǎng)工作；三是資產(chǎn)信息更新存在滯后性，不能及時(shí)體現(xiàn)日常報(bào)廢或新增的資產(chǎn)信息，增加了資產(chǎn)日常管理工作的難度。

(四)資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)方式傳統(tǒng)單一，年度資產(chǎn)清查工作繁重

根據(jù)《條例》規(guī)定，行政事業(yè)單位需要定期對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和對(duì)賬，但當(dāng)前實(shí)際資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)工作普遍采用傳統(tǒng)人工逐一清查的方式，占用部門(mén)資產(chǎn)管理人員大量的工作時(shí)間，如果部門(mén)存在資產(chǎn)管理人員配備不足、實(shí)物多地保存的情況，容易造成資產(chǎn)交接、實(shí)物報(bào)廢、標(biāo)簽管理等基礎(chǔ)工作不到位，進(jìn)一步增加資產(chǎn)清查工作的難度，導(dǎo)致各部門(mén)實(shí)際清查工作開(kāi)展程度不一，無(wú)法真正落實(shí)《條例》中對(duì)資產(chǎn)基礎(chǔ)管理工作的要求。

二、對(duì)資產(chǎn)基礎(chǔ)管理存在問(wèn)題的解決辦法

為更好地落實(shí)《條例》要求，加強(qiáng)對(duì)行政事業(yè)性國(guó)有資產(chǎn)的管理與監(jiān)督，推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化提升，筆者認(rèn)為，推動(dòng)信息化在資產(chǎn)管理領(lǐng)域的不斷深入應(yīng)用是解決上述問(wèn)題的關(guān)鍵手段。通過(guò)信息化建設(shè)，將逐步實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的閉環(huán)管理，將內(nèi)控規(guī)則固化于信息系統(tǒng)中，可以有效提升單位資產(chǎn)管理效率，降低單位運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)。以Z研究所為例，目前已經(jīng)通過(guò)加強(qiáng)制度宣傳、開(kāi)展信息化建設(shè)、對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)等舉措，有效地優(yōu)化資產(chǎn)基礎(chǔ)管理。

(一)深化人員教育管理，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)

規(guī)范資產(chǎn)使用部門(mén)的管理意識(shí)，是做好資產(chǎn)管理工作的重要一環(huán)。目前，研究所已經(jīng)建立起較為系統(tǒng)的人員培訓(xùn)體系。一方面，借助年度科研助理培訓(xùn)和財(cái)務(wù)宣講會(huì)等平臺(tái)，由資產(chǎn)管理部門(mén)定期宣講資產(chǎn)管理制度要求和實(shí)際案例，培養(yǎng)相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，幫助理清其對(duì)資產(chǎn)管理工作的具體內(nèi)容。另一方面，開(kāi)展個(gè)別約談。針對(duì)某些部門(mén)在資產(chǎn)管理中存在的不規(guī)范行為，對(duì)相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行個(gè)別約談，告知其風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題，提出相應(yīng)的整改意見(jiàn)并監(jiān)督其落實(shí)改進(jìn)。

(二)加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)，提高專業(yè)能力

打鐵還需自身硬，研究所努力加強(qiáng)資產(chǎn)管理隊(duì)伍的建設(shè)。一方面，增加配置專職管理人員，改變過(guò)去以兼職人員為主的現(xiàn)狀，集中精力解決過(guò)去沒(méi)有覆蓋的事項(xiàng)，減少想管又管不了的現(xiàn)象；另一方面，加強(qiáng)管理隊(duì)伍自身培訓(xùn)力度，提升管理意識(shí)和能力。充分利用走出去的機(jī)會(huì)，參加資產(chǎn)管理相關(guān)的主題培訓(xùn)，深入學(xué)習(xí)各項(xiàng)資產(chǎn)管理制度要點(diǎn)，切實(shí)提升管理能力；同時(shí)加強(qiáng)與外單位的交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短，積累實(shí)際管理經(jīng)驗(yàn)。

(三)開(kāi)展信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高效管理

目前研究所資產(chǎn)管理主要依托某軟件公司的“行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)”網(wǎng)絡(luò)版和泛微的OA 資產(chǎn)模塊。通過(guò)資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，研究所建立了資產(chǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)單位資產(chǎn)基本信息的電子化管理；同時(shí)能夠完成向上級(jí)部門(mén)申請(qǐng)資產(chǎn)出租出借、資產(chǎn)報(bào)廢處置等流程。通過(guò)泛微的OA資產(chǎn)模塊，研究所實(shí)現(xiàn)對(duì)單位內(nèi)部的資產(chǎn)閉環(huán)管理，包括資產(chǎn)的申請(qǐng)、驗(yàn)收、調(diào)整、報(bào)廢。以資產(chǎn)報(bào)廢為例，OA 將報(bào)廢申請(qǐng)人、部門(mén)負(fù)責(zé)人、資產(chǎn)管理部門(mén)、資產(chǎn)回收人等工作人員納入流程，各個(gè)節(jié)點(diǎn)按職能審核，確保報(bào)廢實(shí)物從使用部門(mén)轉(zhuǎn)移到倉(cāng)庫(kù)，并自動(dòng)形成相關(guān)報(bào)表，提高了報(bào)廢數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，做到資產(chǎn)報(bào)廢賬實(shí)相符。

資產(chǎn)管理流程的完善及內(nèi)控制度嵌入，進(jìn)一步增強(qiáng)了資產(chǎn)管理和使用人員的意識(shí)，同時(shí)提升了研究所的整體運(yùn)行效率。資產(chǎn)配置做到申請(qǐng)?jiān)谇?、采?gòu)在后，信息在管采之間自動(dòng)流轉(zhuǎn)，減少資產(chǎn)的重復(fù)配置，明確各類資產(chǎn)的采購(gòu)方式。報(bào)廢資產(chǎn)做到不隨意丟棄，在處置工作上不僅需要完成部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批，還要切實(shí)做好實(shí)物資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移工作。

三、如何進(jìn)一步依托信息化建設(shè)提升資產(chǎn)基礎(chǔ)管理能力

資產(chǎn)清查工作是資產(chǎn)管理環(huán)節(jié)中的重要一環(huán)，需要進(jìn)一步強(qiáng)化。當(dāng)前資產(chǎn)清查僅僅依托于資產(chǎn)標(biāo)簽條碼及電子表格，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，難以真正確保該項(xiàng)工作的準(zhǔn)確性。引入RFID 技術(shù)對(duì)資產(chǎn)管理進(jìn)行升級(jí)改造將是未來(lái)工作的重要抓手。

(一)RFID 技術(shù)概述

RFID 技術(shù)又稱電子標(biāo)簽、無(wú)線射頻識(shí)別，是一種可通過(guò)無(wú)線電訊號(hào)識(shí)別特定目標(biāo)并讀寫(xiě)相關(guān)數(shù)據(jù)，而無(wú)需建立機(jī)械或光學(xué)接觸的通訊技術(shù)[2]。作為傳統(tǒng)條碼標(biāo)簽的下一代版本，RFID 技術(shù)具備條形碼所不具備的多標(biāo)簽識(shí)別、大數(shù)據(jù)容量、遠(yuǎn)距離讀寫(xiě)、耐高溫、防水、防磁等特性。

1. RFID 系統(tǒng)構(gòu)成要素

電子標(biāo)簽、終端數(shù)據(jù)采集器、應(yīng)用軟件、專用標(biāo)簽打印機(jī)。電子標(biāo)簽由耦合元件和芯片組成，標(biāo)簽含有內(nèi)置天線；終端數(shù)據(jù)采集器用于讀取、修改標(biāo)簽所攜帶的數(shù)據(jù)信息；應(yīng)用軟件用于處理反饋數(shù)據(jù)信息；專用標(biāo)簽打印機(jī)用于與計(jì)算機(jī)連通，將資產(chǎn)信息寫(xiě)入電子標(biāo)簽。

2. RFID 系統(tǒng)基本工作原理

在資產(chǎn)表面粘貼電子標(biāo)簽，標(biāo)簽中標(biāo)明約定格式的資產(chǎn)信息；終端數(shù)據(jù)采集器通過(guò)射頻天線發(fā)送特定頻率的射頻信號(hào)，當(dāng)電子標(biāo)簽進(jìn)入采集器工作范圍內(nèi)，電子標(biāo)簽獲得能量激活，將解碼后的數(shù)據(jù)信息通過(guò)內(nèi)置天線發(fā)送出來(lái)；終端數(shù)據(jù)采集器將電子標(biāo)簽發(fā)送的信號(hào)接收后，通過(guò)應(yīng)用程序進(jìn)行分析展示[3]。

(二)RFID 技術(shù)實(shí)施準(zhǔn)備及系統(tǒng)對(duì)接

1.前期準(zhǔn)備工作

資產(chǎn)管理部門(mén)依托單位已有的資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)資產(chǎn)卡片信息進(jìn)行梳理，對(duì)資產(chǎn)編號(hào)、資產(chǎn)名稱、資產(chǎn)價(jià)值、管理部門(mén)等內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)，確保賬賬相符，及時(shí)整理需要拆分的資產(chǎn)卡片；與資產(chǎn)使用部門(mén)進(jìn)行溝通，了解資產(chǎn)的實(shí)際使用存放環(huán)境、存放位置，確定電子標(biāo)簽的適用范圍及適用型號(hào)；與資產(chǎn)模塊運(yùn)維部門(mén)溝通，確定軟件開(kāi)發(fā)的可行性。

2.確認(rèn)系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

依據(jù)研究所實(shí)際管理的需求和RFID 技術(shù)的要求，同時(shí)結(jié)合研究所固定資產(chǎn)管理制度及前期工作中對(duì)固定資產(chǎn)現(xiàn)狀的梳理，據(jù)此形成系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)為：(1)實(shí)現(xiàn)高效、精準(zhǔn)、可靠的固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)，完成資產(chǎn)實(shí)物、資產(chǎn)卡片、資產(chǎn)賬務(wù)的一致性管理要求。(2)預(yù)留與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口，實(shí)現(xiàn)信息共享，充分挖掘數(shù)據(jù)信息，為進(jìn)一步提升單位資產(chǎn)管理提供支撐。

3.確定系統(tǒng)核心任務(wù)，搭建任務(wù)流程

圍繞RFID 系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)，結(jié)合研究所資產(chǎn)采購(gòu)實(shí)際情況，存在分散采購(gòu)、政府集中采購(gòu)、自行采購(gòu)等多種采購(gòu)方式，儀器設(shè)備通常直接在使用部門(mén)完成了出入庫(kù)管理，沒(méi)有通過(guò)集中統(tǒng)一的倉(cāng)庫(kù)來(lái)進(jìn)行資產(chǎn)的出入庫(kù)，因此流程設(shè)計(jì)就集中在資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)任務(wù)設(shè)計(jì)。任務(wù)流程主要包括：(1)資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃管理。資產(chǎn)管理系統(tǒng)能夠根據(jù)研究所盤(pán)點(diǎn)任務(wù)清單，自動(dòng)下發(fā)到對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)人員，負(fù)責(zé)人員可以將任務(wù)清單下載到各自的數(shù)據(jù)終端。(2)任務(wù)狀態(tài)管理。根據(jù)任務(wù)狀態(tài)設(shè)置“執(zhí)行中”“已完成”，方便負(fù)責(zé)人員和管理人員掌握盤(pán)點(diǎn)進(jìn)度[4]。(3)資產(chǎn)卡片狀態(tài)管理。設(shè)置資產(chǎn)卡片狀態(tài)為“正?！薄氨P(pán)盈”“盤(pán)虧”，能根據(jù)電子標(biāo)簽信號(hào)反饋，系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)資產(chǎn)卡片完成標(biāo)記。

4.打通數(shù)據(jù)信息流

開(kāi)發(fā)OA 資產(chǎn)管理模塊接口，根據(jù)OA 資產(chǎn)管理模塊接口規(guī)則，設(shè)定接收數(shù)據(jù)終端信息格式，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理模塊與終端數(shù)據(jù)采集器的連通，資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)任務(wù)下達(dá)后，動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)采集部門(mén)實(shí)物資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)情況。

5.設(shè)計(jì)分析報(bào)表

一是根據(jù)實(shí)際盤(pán)點(diǎn)情況，形成盤(pán)點(diǎn)報(bào)表，幫助使用人員和管理者掌握資產(chǎn)運(yùn)行狀況，及時(shí)了解資產(chǎn)盤(pán)虧盤(pán)盈情況，與相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行溝通，明確責(zé)任后完成后續(xù)賬務(wù)處理。二是根據(jù)資產(chǎn)實(shí)際存量情況，形成多角度資產(chǎn)信息展示報(bào)表，特別提高大型儀器設(shè)備在內(nèi)部的信息公開(kāi)程度，推動(dòng)資產(chǎn)的共享利用[5]。

(三)引入RFID 技術(shù)預(yù)計(jì)效果及可能遇到的問(wèn)題及建議

1.預(yù)計(jì)效果

首先，RFID 技術(shù)突破傳統(tǒng)資產(chǎn)二維碼標(biāo)簽信息單一的局限，具備通信及感知能力，切實(shí)提高資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)效率，大大降低定期資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)的工作強(qiáng)度。資產(chǎn)使用人員在較短的時(shí)間內(nèi)即可完成資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)。其次，提高盤(pán)點(diǎn)準(zhǔn)確性，精準(zhǔn)反饋資產(chǎn)的數(shù)據(jù)信息。電子標(biāo)簽與資產(chǎn)實(shí)物為一對(duì)一綁定狀態(tài)，盤(pán)點(diǎn)系統(tǒng)中資產(chǎn)卡片標(biāo)記為正常的，就表明資產(chǎn)實(shí)物為存續(xù)狀態(tài)未遺失，真正落實(shí)賬實(shí)相符[6]。再次，縮短資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)統(tǒng)計(jì)時(shí)間。摒棄傳統(tǒng)人工梳理合并資產(chǎn)使用部門(mén)盤(pán)點(diǎn)表的模式，通過(guò)系統(tǒng)報(bào)表快速生成匯總盤(pán)點(diǎn)結(jié)果，展現(xiàn)資產(chǎn)實(shí)際差異情況，及時(shí)跟蹤反饋。最后，增強(qiáng)資產(chǎn)管理部門(mén)的監(jiān)管能力，真實(shí)掌握資產(chǎn)存量狀態(tài)，也為開(kāi)展精細(xì)化資產(chǎn)管理提供可能，切實(shí)將資產(chǎn)管理制度落到實(shí)處。

2.存在問(wèn)題及建議

(1)存量資產(chǎn)初始化問(wèn)題。在系統(tǒng)初始化時(shí)期，首先面對(duì)的是原有存量資產(chǎn)的處理。部分資產(chǎn)使用部門(mén)存有大量存量資產(chǎn)，要用新的標(biāo)簽實(shí)現(xiàn)對(duì)原有資產(chǎn)標(biāo)簽的逐一替換將是一項(xiàng)繁重的任務(wù)。建議資產(chǎn)管理部門(mén)加大新技術(shù)應(yīng)用宣傳，選取試點(diǎn)部門(mén)，在定期資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)期間，開(kāi)展標(biāo)簽迭代工作，做好示范引導(dǎo)工作。同時(shí)新增資產(chǎn)粘貼新標(biāo)簽，逐步消化報(bào)廢存量資產(chǎn)的方式，在較長(zhǎng)的一段期間內(nèi)完成替換工作。(2)資產(chǎn)基礎(chǔ)管理不到位問(wèn)題。引入RFID 系統(tǒng)后，資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中減少了資產(chǎn)實(shí)物與人的直接接觸，進(jìn)而使電子標(biāo)簽的管理工作就更為重要，一旦資產(chǎn)使用人未及時(shí)將電子標(biāo)簽與資產(chǎn)進(jìn)行綁定，而是單獨(dú)另行存放，就會(huì)出現(xiàn)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果不準(zhǔn)確、資產(chǎn)實(shí)際狀態(tài)不明的問(wèn)題。建議資產(chǎn)管理部門(mén)在引入RFID 系統(tǒng)后，進(jìn)一步加強(qiáng)資產(chǎn)基礎(chǔ)管理工作，確保完成電子標(biāo)簽與資產(chǎn)的一對(duì)一綁定工作。(3)成本控制問(wèn)題。RFID 系統(tǒng)涉及管理軟件、PDA 及打印設(shè)備、標(biāo)簽等，初始成本較大，且單位存量及增量資產(chǎn)數(shù)量較大情況下，標(biāo)簽開(kāi)支不易控制。建議根據(jù)單位部門(mén)數(shù)量及固定資產(chǎn)類型，合理配置各項(xiàng)設(shè)備數(shù)量及標(biāo)簽品類，不盲目選用高價(jià)產(chǎn)品，有利于降低初始成本開(kāi)支[7]。(4)缺少成熟案例。市場(chǎng)上數(shù)據(jù)終端、標(biāo)簽打印機(jī)品牌紛雜，相關(guān)參數(shù)、價(jià)格及質(zhì)量不盡相同，差異較大，在科研事業(yè)單位中缺少相關(guān)成熟的應(yīng)用案例。因此，項(xiàng)目啟動(dòng)調(diào)研階段，資產(chǎn)管理部門(mén)需要做好方案設(shè)計(jì)，謹(jǐn)慎選擇。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，推進(jìn)信息化技術(shù)在資產(chǎn)管理工作的深入使用，是資產(chǎn)基礎(chǔ)管理工作必然的趨勢(shì)。目前雖然還面臨著諸多挑戰(zhàn)，諸如管理理念的轉(zhuǎn)變、新的資產(chǎn)管理制度體系的構(gòu)建、專業(yè)管理隊(duì)伍的打造等等。相信通過(guò)精心組織實(shí)施數(shù)字化建設(shè)，不斷改進(jìn)和提升工作方法，必能更好地增強(qiáng)工作能力，優(yōu)化資產(chǎn)基礎(chǔ)管理工作，統(tǒng)籌整合保障資源，充分發(fā)揮資產(chǎn)功能，更好地服務(wù)科研事業(yè)單位工作。