淺談企業(yè)建立供應商庫的問題及實施

鐘 鳴 重慶保稅港區(qū)港佳綜合服務有限公司

一、建立供應商庫的目的與意義

隨著我國經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展以及各行各業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，目前市場上可供企業(yè)選擇的供應商種類多、數(shù)量大，供應商之間的競爭加劇，如何從市場上找到優(yōu)質(zhì)的、適合企業(yè)自身發(fā)展戰(zhàn)略的供應商是采購的核心工作，加之《必須招標的工程項目規(guī)定》(2018 年第16 號令)中調(diào)整了依法必須招標的工程項目范圍，企業(yè)面臨的非依法必須招標的采購項目將大幅增加。如此一來，提升采購效率將會是企業(yè)采購重點攻克的難題。近幾年，許多企業(yè)陸續(xù)開始建立供應商庫，特別是集團性質(zhì)的大規(guī)模企業(yè)更是將建立供應商庫作為重點工作推進落實。企業(yè)建立供應商庫的目的與意義在于：

(一)整合市場資源

整合市場資源是指對市場上滿足企業(yè)需求的供應商進行判別、收集、整理、歸類等。由于市場中各供應商的規(guī)模不同、技術(shù)能力不同、產(chǎn)品質(zhì)量不同、增值服務不同等，建立供應商庫實則是一個整合供應商資源的過程，以便篩選出滿足企業(yè)需求以及符合企業(yè)戰(zhàn)略的供應商入庫。在這個整合過程中，將會有海量的供應商信息數(shù)據(jù)流入企業(yè)，其中就包括產(chǎn)品(服務)資質(zhì)、價格、行業(yè)態(tài)勢等能夠幫助企業(yè)更好地掌握市場，摸清現(xiàn)狀。

(二)尋求戰(zhàn)略合作

傳統(tǒng)的采購模式往往只關(guān)注價格，企業(yè)與各供應商的合作關(guān)系也很短暫，一般在單筆或單批次的采購訂單完成后，合作關(guān)系隨之終止。導致供應商替換頻率高，而企業(yè)過于追求低價往往會忽視產(chǎn)品質(zhì)量以及供應商能夠提供的增值增效服務，不利于企業(yè)與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。建立供應商庫為企業(yè)與供應商戰(zhàn)略協(xié)同，發(fā)現(xiàn)戰(zhàn)略合作供應商，信息數(shù)據(jù)共享，實現(xiàn)“雙贏”提供了基礎平臺。

(三)提升采購效率

企業(yè)在處理非依法必須招標的采購項目時，常常采用談判或詢價的采購方式實施，往往在篩選競價供應商的環(huán)節(jié)上耗費大量的時間與精力。

例如，審查供應商資質(zhì)和相關(guān)業(yè)績，供應商能否提供滿足需求的產(chǎn)品或服務，供應商所處行業(yè)環(huán)境、價格趨勢等。遇到采購項目數(shù)多且無法進行打包整合時，難免會造成項目積壓，影響采購效率，特別是在企業(yè)面臨應急采購任務時，將造成被動局面。而供應商庫能夠幫助企業(yè)有效提升采購效率，供應商的資格審查在入庫時統(tǒng)一完成，后續(xù)只需針對不同采購項目直接邀請在庫供應商參與投標，節(jié)省了時間，提高了應急采購能力。

(四)提供選取依據(jù)

采購作為企業(yè)的一項重要經(jīng)濟活動，其過程和資金受到嚴格的審計監(jiān)督與檢查。在采購立項及方案編制環(huán)節(jié)，選取哪些單位作為采購項目的競價供應商是企業(yè)監(jiān)督部門的關(guān)注重點，而企業(yè)的采購經(jīng)辦人員在篩選投標供應商時，主要手段是通過網(wǎng)上檢索(企業(yè)性質(zhì)、經(jīng)營范圍、業(yè)績、規(guī)模、產(chǎn)品技術(shù)等)或者產(chǎn)品(服務)使用單位的推薦作為供應商來源，明顯缺乏選取依據(jù)，沒有說服力。而供應商庫在建立過程中，要求組織專家評審，將準入供應商的資格進行全面審核。在后續(xù)實施采購項目時，邀請在庫單位作為投標供應商的依據(jù)充足。

(五)提高管理能力

企業(yè)供應商庫的常態(tài)化運行離不開一套完整的供應商管理體系(人員、制度和流程)。同時，還需建立科學的供應商評價體系，滿足在庫供應商動態(tài)管理，有效實施在庫供應商的準入和退出管理工作，保持循環(huán)更新狀態(tài)。管理體系和評價體系都是促使企業(yè)提高管理能力的催化劑。

二、建立供應商庫遵循的原則

(一)合理合法、公平公正原則

針對非招標采購項目(工程類、物資類、服務類)，企業(yè)建立供應商庫首先應遵循合理合法、公平公正原則，按照招標投標法及招標投標實施條例規(guī)定，實事求是，不得利用在庫供應商資源來規(guī)避依法必須公開招標項目(惡意拆分公開招標項目)，不得設置特殊條件排除潛在供應商參與入庫。邀請在庫供應商競價時，一般采用隨機抽取原則，確保有效競價，良性競爭。

(二)專項管理原則

企業(yè)成立專項小組或?qū)０嘭撠熃⒑凸芾砉處?，成員包括企業(yè)負責人，項目負責人、技術(shù)負責人、采購負責人、財務人員、文件資料(檔案管理)人員以及使用單位(部門)負責人等。明確分工，各司其職，相互配合完成。

(三)分級管理原則

企業(yè)供應商庫專項小組按時對供應商進行考評，劃分等級，實行分級管理。入庫供應商劃分為戰(zhàn)略供應商、主力供應商、一般供應商、臨時供應商。針對四個等級，制定不同的管理方案，設置晉升機制和優(yōu)惠策略，例如，同等情況下，戰(zhàn)略供應商以及主力供應商可優(yōu)先獲得交易機會。促使入庫供應商保持競爭活力，達到良性效果，產(chǎn)生積極作用。

(四)動態(tài)管理原則

企業(yè)供應商庫專項小組對供應商在庫的檔案進行管理，動態(tài)跟蹤。對入庫供應商合同履行情況、違規(guī)、違紀、違約等進行記錄，實行季度、年度考評，信息動態(tài)維護。實時掌握信息，淘汰不合格供應商，尋找引入優(yōu)秀供應商。

(五)結(jié)構(gòu)科學原則

入庫供應商的結(jié)構(gòu)應以生產(chǎn)型為主、中間商代理型及貿(mào)易型為輔。保持穩(wěn)定、合理的供應商數(shù)量，既要確保充分競爭，也要防止過度、無序競爭。

三、企業(yè)建立供應商庫的實施步驟

(一)成立供應商庫管理專項小組

專項小組成員的配置根據(jù)企業(yè)自身情況而定，但應包括企業(yè)主要負責人、項目和技術(shù)負責人、采購和財務部門負責人、企業(yè)辦公室資料管理人員以及使用單位負責人等。專項小組的主要工作是負責建立供應商庫的全過程事宜，包括編制供應商招募方案、匯總企業(yè)采購需求內(nèi)容、收集供應商資料、組織專家評審、核準待入庫供應商以及供應商庫運行管理工作等。

(二)制定供應商招募方案

招募方案主要涉及三個方面內(nèi)容，一是采購需求內(nèi)容；二是供應商招募的方式；三是供應商準入的標準。

1.采購需求內(nèi)容

企業(yè)的經(jīng)營性質(zhì)決定其需求內(nèi)容，可采用編制采購目錄的方式來匯總企業(yè)需求。采購目錄能夠體現(xiàn)出企業(yè)在經(jīng)營過程中需要完成的工程項目、需要哪些類別的物資、需要提供哪些服務等。采購目錄可按多級目錄編制，便于分類管理，例如一級目錄為工程、物資、服務三個類別，二級目錄是對一級目錄的細分，工程類，細分為工業(yè)建筑、民用建筑、構(gòu)筑物、市政工程等；物資類，細分為日常(常用)物資、專用物資、特種設備等；以此類推，三級目錄則可再細分為具體的工程項目、所需的原材料等。

2.供應商招募的方式

建立供應商庫應按照公平公正原則，采用公開招募的方式邀請供應商入庫，專項小組負責編制供應商準入申請文件，關(guān)鍵內(nèi)容包括公司詳細介紹(企業(yè)簡介、研發(fā)能力、生產(chǎn)能力、生產(chǎn)技術(shù)等)、相關(guān)強制性認證(如特種制造許可證等)、供應商主要產(chǎn)品信息表、近三年供貨業(yè)績資料和用戶評價等。通過企業(yè)網(wǎng)站、公共資源交易平臺網(wǎng)站等發(fā)布邀請公告，公告內(nèi)容包括招募概述、招募范圍、供應商資格條件、招募程序、評審辦法等。有意向的供應商按照準入申請文件規(guī)定的格式要求，編制響應文件，按期遞交至指定地點參與評審，評審通過后，推薦入庫。

3.供應商準入的標準

制定供應商準入標準是企業(yè)建立供應商庫的核心工作。準入標準設置應科學合理，準入標準設置太高，或?qū)⒃斐蔁o供應商響應或無足夠數(shù)量供應商響應的被動局面，并且存在企業(yè)指定選取供應商、惡意排他等違規(guī)行為的嫌疑，違背公平公正的建庫原則。相反，準入標準設置過低，也將造成參與入庫的供應商質(zhì)量參差不齊，直接影響將來采購項目的實施。所以準入標準的合理設置是經(jīng)過收集大量市場信息、行業(yè)信息、供應商信息后，并通過專家評審組嚴格判定，反復論證的結(jié)果。以物資類供應商準入標準設置為例，可按申請文件完整性、產(chǎn)品能力、綜合實力、業(yè)績、質(zhì)量與售后能力等方面設置標準，并以評分的形式體現(xiàn)排名，可根據(jù)企業(yè)自身情況和發(fā)展策略設置評分權(quán)重，針對物資類供應商的權(quán)重分設置，企業(yè)應著重傾向于設計制造能力、綜合能力、產(chǎn)品業(yè)績這三個方面(如表1 所示)。

表1 供應商評定標準

4.組織專家評審

專家評審組由供應商庫管理小組負責組建，應采用封閉評審的方式，評審過程中嚴格控制商貿(mào)商、代理商、庫存商的準入數(shù)量，并合理規(guī)劃各類別準入供應商數(shù)量，在庫供應商數(shù)量不宜過多，但每個類別供應商數(shù)應確保在三家及以上，形成有效的競價機制。針對特別項目，如特種設備，專用技術(shù)性物資、特殊工程項目，評審過程中設置技術(shù)評審環(huán)節(jié)和商務評審環(huán)節(jié)，如涉及技術(shù)方面評審的，應先于商務評審，且技術(shù)評審不通過的供應商再不進入商務評審環(huán)節(jié)。評審重點關(guān)注和審查供應商業(yè)績、資格證書、合同履行能力和整體服務水平等。通過公開招募入庫的供應商暫定級別為一般供應商。評審組出具相應的供應商準入評審報告，推薦入庫名單。

5.歸檔評審資料，形成供應商庫

供應商管理小組收集、匯總評審專家組的推薦入庫名單，分類整理、歸檔供應商資料，形成合格供應商庫，掛網(wǎng)公式入庫結(jié)果，并處理相關(guān)投訴與質(zhì)疑。至此，供應商庫初步建成。

四、供應商庫的管理

(一)供應商庫的使用管理

在供應商庫初步形成后，企業(yè)實施非依法必須招標的采購項目就可借助供應商庫完成，例如，采用競爭性談判、詢價等方式實施采購時，由于供應商的資質(zhì)、能力等情況，已在準入評審環(huán)節(jié)時摸清，根據(jù)采購項目的不同類別，可邀請對應的在庫供應商直接報價。一般采購項目應邀請該項目對應類別的全部在庫供應商參加報價，而供應商只需提供有效的報價資料即可，節(jié)省資質(zhì)審核時間。應急采購項目應采用隨機抽取的方式在對應類別的在庫供應商中確定實施單位，確保供應商選取過程公平公正。

(二)供應商庫的動態(tài)管理

供應商動態(tài)管理的內(nèi)容主要包括供應商日常信息管理、供應商考評管理以及供應商準入與退出。

1.供應商日常信息管理

實時更新供應商資料信息(更名、業(yè)務變更、供應商違規(guī)、違紀、違約行為記錄等)。記錄供應商在采購活動中的不良行為事實；記錄供應商在產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務、交貨進度、發(fā)票開具以及合同履行等方面的行為事實。

2.供應商考評管理

專項小組制定在庫供應商考評指標及權(quán)重因素等，并將考評結(jié)果劃分為四個等級：A 級、B 級、C 級、D 級。供應商年度考評結(jié)果可作為供應商級別晉級與退出的依據(jù)。主要有四個方面考評指標：一是質(zhì)量方面，供應商除了提供產(chǎn)品應具備的質(zhì)量認證資料外，還要各使用單位對產(chǎn)品(工程、服務)實際質(zhì)量的反饋進行綜合評判，包括損壞率，使用周期等；二是供應方面，包括供貨周期、穩(wěn)定程度、應急供應能力等；三是經(jīng)濟方面，主要是采購報價、付款方式等；四是服務方面，包括合作態(tài)度，售后服務，對計劃物資反應速度以及詢價采購時，報價是否積極等。權(quán)重可根據(jù)企業(yè)自身情況及發(fā)展策略設置。

3.供應商準入與退出

供應商庫應進行動態(tài)更新，供應商可采用自薦模式，即符合申請準入基本條件(提供符合準入相關(guān)業(yè)績、公司規(guī)模、注冊資本以及相關(guān)強制性認證資質(zhì)等信息)，通過資格審核后準予入庫；也可采用推薦模式，各采購使用單位(客戶單位)可推薦優(yōu)質(zhì)、合格的供應商加入準入供應商行列，形成擬推薦入庫供應商表，表明供應商真實情況和綜合實力，通過資格審核后準予入庫。自薦或推薦準入供應商審核資格工作可根據(jù)企業(yè)自身情況，按月度、季度開展。同時，對于在庫供應商存在報價不真實、采取低價策略進入后不能履約或投機取巧謀取利益的、內(nèi)部管理混亂，多頭授權(quán)，擾亂正常經(jīng)營秩序等情況，應及時取消資格，退出出庫。

(三)供應商庫的定期維護

企業(yè)根據(jù)供應商庫運行情況，對在庫供應商進行定期維護。

1.企業(yè)定期組織召開入庫供應商大會

一是聽取供應商意見、建議，以采購項目或采購類別為單位組織會議，通過供應商的意見反饋，找到企業(yè)采購過程中存在的問題，研究解決方案；二是定期通報在庫供應商的信息情況，包括使用單位對供應商產(chǎn)品質(zhì)量的反饋情況、采購訂單交貨的及時性情況、合同履行情況、考評晉級及退出情況等，并針對不同情況提出整改意見。

2.企業(yè)定期組織人員對入庫供應商進行實地考察

實地考察能夠幫助企業(yè)掌握該供應商生產(chǎn)運營情況和內(nèi)部管理情況，包括供應商的生產(chǎn)工藝、生產(chǎn)流程、生產(chǎn)效率等真實狀況，為發(fā)展戰(zhàn)略合作關(guān)系打下基礎。

3.滿意度調(diào)查

企業(yè)定期組織供應商庫滿意度調(diào)查活動，可采用向在庫供應商發(fā)放問卷等形式，收集企業(yè)供應商庫運行管理建議，以此完善管理制度，改進不足之處。

五、結(jié)語

供應商庫的良好運行對于企業(yè)有效提升采購效率、提高管理能力有著現(xiàn)實意義，同時也能夠助力企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。供應商庫對企業(yè)來說可以是一個子系統(tǒng)、一個平臺，使得企業(yè)能夠從中發(fā)掘出適合自身發(fā)展的戰(zhàn)略合作供應商，以此建立長期合作關(guān)系，打破傳統(tǒng)采購模式的被動局面，賦能采購工作，煥發(fā)采購活力，有效體現(xiàn)采購職能對企業(yè)管理的增值效果，真正實現(xiàn)企業(yè)與供應商的合作雙贏。