論事業(yè)單位檔案管理工作的探究

王衛(wèi)華 昌黎縣人力資源和社會保障局

長期以來，在事業(yè)單位中檔案管理部門一直充當(dāng)著“幕后英雄”的角色，為本單位的各項(xiàng)日常管理工作和領(lǐng)導(dǎo)決策提供了詳實(shí)的信息資料，在事業(yè)單位的管理運(yùn)行中發(fā)揮著重要作用。但由于檔案管理部門并不直接參與本單位的對外業(yè)務(wù)工作，也無法帶來顯著的業(yè)績，因而在很多時候并不被本單位領(lǐng)導(dǎo)所重視，甚至將檔案管理視為“養(yǎng)老崗位”“閑職閑差”。相關(guān)的投入比較少，也造成了檔案管理中的種種問題。思想保守、設(shè)備陳舊、方式老套等都是當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題。對此，筆者認(rèn)為應(yīng)從改進(jìn)設(shè)備、建立信息化科技平臺、提升專職檔案管理人員水平等方面入手，對過去的檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)。同時做好相關(guān)的保密性措施和監(jiān)督防控措施，切實(shí)提高事業(yè)單位檔案管理工作水平，為事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的高效運(yùn)行和未來長遠(yuǎn)發(fā)展提供有力的檔案信息支撐。

一、新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題與不足

(一)檔案管理思想保守

事業(yè)單位檔案管理涉及大量的本單位各項(xiàng)工作的歷史資料，其管理工作其實(shí)并不輕松。但由于對事業(yè)單位檔案管理的工作量和復(fù)雜性認(rèn)識不足，認(rèn)為檔案管理無非就是看管資料，不需要什么技術(shù)和管理創(chuàng)新，也沒有什么業(yè)績要求，因而在管理思想上和管理方式上都顯得比較保守。檔案管理思想保守主要體現(xiàn)在以下方面：一是用人保守。很多事業(yè)單位管理者將檔案管理工作視為“養(yǎng)老崗位”“閑職閑差”。往往將本單位中快要退休的“老人”或是其他閑置人員安排到崗。而這些人員并不具備檔案管理的專業(yè)素質(zhì)，因而很難搞好檔案管理和推進(jìn)工作創(chuàng)新，使得檔案管理只能長期的因循守舊、止步不前。二是制度保守。對于檔案管理僅限于對檔案的保管和調(diào)取，認(rèn)為只要保證檔案不丟失、不缺損就算是完成任務(wù)了，沒有能夠充分發(fā)揮檔案在本單位管理決策中的指導(dǎo)和參考作用。三是投入保守。缺少對檔案管理中各種新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的應(yīng)用，檔案管理方式和方法非常落后。

(二)管理的硬件設(shè)備陳舊

事業(yè)單位對于檔案管理普遍都存在資金投入不足的情況。很多設(shè)備設(shè)施使用多年沒有更換，往往都是不斷修補(bǔ)、反復(fù)使用。而且在檔案信息技術(shù)快速發(fā)展的時代，檔案管理方面的技術(shù)和設(shè)備早已更新。但很多事業(yè)單位卻由于采購資金不到位，遲遲未能對檔案管理的設(shè)備設(shè)施進(jìn)行更新?lián)Q代，以至于檔案管理設(shè)備設(shè)施十分陳舊、技術(shù)也比較落后，限制了檔案管理工作效率和服務(wù)水平的提高。

(三)檔案管理方式落后

信息化建設(shè)是事業(yè)單位未來檔案管理發(fā)展的基本趨勢。雖然很多事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層也意識到了這個問題，但并未引起足夠重視，也未真正將檔案信息化工作提上日程，沒有在檔案信息化建設(shè)方面投入更多的資金和人員。由于資金不足、技術(shù)和專業(yè)人員不足等原因，檔案管理的信息化建設(shè)推進(jìn)十分緩慢，檔案管理方式落后，嚴(yán)重滯后于社會發(fā)展，也給本單位其他業(yè)務(wù)工作的開展帶來了一定的影響。在與日俱增的檔案管理工作量面前，不僅人員的工作壓力越來越大，而且效率逐漸下降。使得檔案管理在歸檔、查詢、調(diào)閱以及更改等常規(guī)工作中出現(xiàn)諸多不便；而且也在很大程度上影響了檔案信息流通的順暢性，影響了本單位的工作效率。

二、事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新舉措

(一)改進(jìn)換新檔案管理設(shè)備

專業(yè)化的檔案管理設(shè)備設(shè)施是檔案管理的基礎(chǔ)，保證了檔案妥善、安全和規(guī)整有序地存放，保證了檔案的正常調(diào)取使用。常見的檔案管理設(shè)備設(shè)施主要有：檔案庫房中的溫度、濕度調(diào)節(jié)與檢測設(shè)備。如空調(diào)、除濕器等；防火、防盜等安全設(shè)備，如滅火器、防盜門、窗；采光與照明設(shè)備，如白熾燈、聲控開關(guān)等；檔案保護(hù)與修復(fù)設(shè)備，如高速掃描儀、縮微拍照設(shè)備、字跡顯示儀、檔案修裱機(jī)等。日常工作中應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理庫房及設(shè)備的檢查維護(hù)，及時對損壞的管理設(shè)備進(jìn)行維修；對于沒有維修價值或是早已落后淘汰的設(shè)備，應(yīng)投入資金及時對其進(jìn)行改進(jìn)和換新。

(二)推進(jìn)檔案管理信息化，建立信息化科技平臺

信息技術(shù)以其在信息傳輸方面的高效性、信息表達(dá)方式的多樣性以及信息保存方面的安全性等優(yōu)勢，在各行各業(yè)中得到廣泛應(yīng)用。對社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到了巨大的推動作用。對于事業(yè)單位的檔案管理來說，信息化也是未來發(fā)展的趨勢，是檔案管理創(chuàng)新未來的方向。事業(yè)單位應(yīng)在檔案管理的信息化方面加大投資，根據(jù)本單位檔案管理的具體情況，引進(jìn)和使用相關(guān)的信息化設(shè)備，搭建起適應(yīng)本單位業(yè)務(wù)工作的信息化科技平臺。所有的檔案資料，包括人力資源檔案、財務(wù)檔案、會議紀(jì)要等檔案信息，除了保留其原有的紙質(zhì)版本外，均可以采用信息技術(shù)建立電子版的檔案信息。然后利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，則可實(shí)現(xiàn)對各類電子檔案的整理、分類、編輯和網(wǎng)絡(luò)傳輸，實(shí)現(xiàn)了信息的網(wǎng)絡(luò)共享和高效傳輸。極大地提高了檔案管理和使用的效率，豐富了檔案管理的技術(shù)手段。無論是影音資料、電子文檔，還是各類圖片、圖表等各種類型的電子檔案，均可以在很短的時間內(nèi)，通過網(wǎng)絡(luò)高效傳輸給指定的用戶。從而使這些信息資料可以更好地服務(wù)于本單位的業(yè)務(wù)工作，更好地服務(wù)于社會群眾。建立以檔案信息為基礎(chǔ)的信息化科技平臺可分為兩個環(huán)節(jié)：(1)建立以檔案管理為基礎(chǔ)的電子信息庫。將工作中所產(chǎn)生的各種海量的檔案信息資料，以電子文檔或是多媒體的形式存入計算機(jī)硬盤。然后對其進(jìn)行匯總、整理。(2)建立關(guān)于檔案電子信息庫的共享平臺。將本單位檔案管理部門和其它所需單位的計算機(jī)納入電子信息庫的共享平臺，并通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行連接。網(wǎng)絡(luò)平臺上的本單位用戶和社會用戶可通過網(wǎng)絡(luò)和客戶端按照一定的客戶權(quán)限訪問平臺，并從平臺查閱和下載所需的檔案資料。

(三)提升專職檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

首先，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，選派得力人員專職從事本單位的檔案管理工作。必要時，可面向社會和高校招聘檔案或是信息技術(shù)專業(yè)的高端人才，以充實(shí)檔案管理人才隊(duì)伍，提高本單位檔案管理人員綜合素質(zhì)。定期組織檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)和深造，一是學(xué)習(xí)本單位檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，學(xué)習(xí)和熟練本單位檔案相關(guān)軟件的操作；二是學(xué)習(xí)檔案管理行業(yè)的新知識、新技術(shù)，不斷更新和豐富檔案管理知識理論；三是學(xué)習(xí)計算機(jī)和檔案管理信息化方面的知識，熟練操作計算機(jī)和相關(guān)的檔案管理軟件，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平。學(xué)習(xí)方式上可組織本單位檔案管理人員自學(xué)；聘請檔案管理方面的專家到單位對工作進(jìn)行指導(dǎo)和培訓(xùn)；組織檔案管理人員到高?；蚴菍I(yè)的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行學(xué)習(xí)。通過教育培訓(xùn)全面提高本單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力，以便更好地適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理以及檔案信息化發(fā)展的要求，通過信息技術(shù)的應(yīng)用來提升檔案管理的實(shí)際效果。此外，還要不斷提高事業(yè)單位檔案管理人員的服務(wù)意識，通過完善檔案管理制度和引進(jìn)相關(guān)的績效考核機(jī)制，提高檔案管理人員主動服務(wù)的意識，充分發(fā)揮他們的主觀能動性，使之將檔案管理與本單位日常的業(yè)務(wù)工作密切聯(lián)系起來，有效發(fā)揮檔案管理在各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中的參考和指導(dǎo)作用。

三、事業(yè)單位檔案管理的保密性措施

事業(yè)單位在日常工作中所形成的檔案中有很多不宜對外公開的信息內(nèi)容，有的甚至涉及黨和國家安全或是重大利益。因此，我國頒布了《保密法》《檔案法》等一系列的法律法規(guī)，對檔案的保密與公開進(jìn)行了限制。其中《檔案法》規(guī)定了某些不宜對外公開和需要采取保密措施的檔案信息；《保密法》將檔案分為不同的保密等級，而且保密期限也是不一樣的。這就要求檔案管理人員針對不同情況采取不同的保密管理措施。

(一)健全檔案保密和利用的規(guī)章制度

檔案管理部門要嚴(yán)格按照國家對于不同密級檔案保密管理的法律法規(guī)以及本單位檔案管理制度進(jìn)行檔案保密管理。嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，杜絕保密檔案丟失、泄密。工作人員不得利用工作之便，以任何方式向外傳播查檔單位及被查對象、內(nèi)容；不得擅自為他人查閱或是私自摘錄保密范圍之內(nèi)的檔案。嚴(yán)格執(zhí)行機(jī)密檔案的借閱、查閱規(guī)定，同時認(rèn)真核對查閱人的身份和證件信息，確認(rèn)其查閱權(quán)限，不得查閱超過其權(quán)限和保密級別的檔案資料。做好對檔案資料的檢查和清點(diǎn)，確認(rèn)保密檔案是否安全保存；同時檢查確認(rèn)保密檔案的保密期限，及時調(diào)整檔案的保密密級。通過建立密期劃定制度、調(diào)密通知單制度和涉密檔案接收標(biāo)準(zhǔn)制度，推進(jìn)涉密檔案調(diào)密工作的制度化、規(guī)范化。通過法制化保證檔案保密工作各項(xiàng)規(guī)章制度的落實(shí)。對于因玩忽職守、利益輸送等原因?qū)е聶n案丟失和內(nèi)容泄露的，則應(yīng)視情節(jié)輕重嚴(yán)肅追究違法違紀(jì)人員的行政、法律責(zé)任。

(二)提高檔案管理人員的保密意識

檔案保密是檔案管理工作者應(yīng)具備的基本的職業(yè)操守，其特殊的身份和職權(quán)，使他們對檔案信息的保護(hù)負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任。檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)清楚自己所擔(dān)負(fù)的保密責(zé)任，嚴(yán)于律已，時刻牢記使命，做好檔案保密工作。定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)《保密法》《檔案法》等法律法規(guī)，學(xué)習(xí)本單位關(guān)于檔案保密的制度規(guī)定，不斷增強(qiáng)他們的檔案保密意識，熟悉檔案保密法律法規(guī)。以國家法律法規(guī)和本單位的制度規(guī)定嚴(yán)格約束自己的行為。

(三)檔案保密的技術(shù)措施

國家對于檔案庫房的設(shè)立和內(nèi)部設(shè)置都有著嚴(yán)格的規(guī)定，其目的就是保證檔案，特別是涉密檔案的信息安全。從檔案保密的角度來看，檔案庫房最好設(shè)置在辦公樓中間或是較高的樓層。并且?guī)旆恳獑为?dú)設(shè)置，與辦公室、閱覽室等分開，設(shè)置專門的防盜門窗。檔案庫應(yīng)集中布置、自成一區(qū)，平面局部應(yīng)簡潔緊湊。檔案庫區(qū)入口處應(yīng)設(shè)置專用的封閉走廊或緩沖間。檔案庫房應(yīng)根據(jù)不同的檔案類型或是不同的保密級別設(shè)置不同分區(qū)。比如，紙質(zhì)檔案、影音檔案、實(shí)物檔案、圖書檔案等，都應(yīng)設(shè)置不同的分區(qū)。檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的門禁系統(tǒng)，包括電控密碼鎖、門禁控制器、指紋一體機(jī)等。對具有不同身份和權(quán)限的人員進(jìn)行限制，以防止檔案丟失、泄密。

四、事業(yè)單位檔案管理的監(jiān)督防控措施

檔案管理和保密的目的是實(shí)現(xiàn)對檔案的有效利用。這就需要我們通過一系列的監(jiān)督措施，協(xié)調(diào)好檔案利用與保密的關(guān)系，及時發(fā)現(xiàn)檔案利用中可能存在的泄密行為，并加以制止和糾正。使檔案既能方便于社會各方面的利用，又能保證檔案在不同密級要求下的完整與安全。

(一)制定科學(xué)的檔案開放與利用制度

檔案開放與利用制度主要包括：閱覽制度、借閱制度、復(fù)制制度。應(yīng)根據(jù)檔案的類型、內(nèi)容、密級，確定檔案資料利用的方式。建立開放檔案制度，明確檔案開放的范圍以及具體的審查和實(shí)施辦法。對不同身份和層次的利用人員，應(yīng)確定不同的審批程序和不同的利用范圍，使檔案的開發(fā)和利用得到制度規(guī)范。既保證檔案正常地開放、使用，充分發(fā)揮檔案作用，同時也保證檔案在開放使用的過程中能夠完好無損，不泄密、不失密。

(二)設(shè)置檔案管理監(jiān)督防控的專職人員

單位應(yīng)設(shè)置專門的檔案管理監(jiān)督防控的專職人員，不定期地對檔案管理制度的執(zhí)行情況以及檔案管理人員的履職情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括檔案庫房基礎(chǔ)設(shè)施和保密設(shè)備的運(yùn)行情況；檔案管理的相關(guān)記錄；檔案管理人員的法制教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)情況；涉密檔案的保存和保密級別、保密期限的調(diào)整情況等。通過以上監(jiān)督防控措施，確保檔案管理人員能夠認(rèn)真履職，切實(shí)履行檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，為檔案保密設(shè)置“雙保險”。

(三)具體的監(jiān)督防控措施

對于來館查閱檔案的人員，要防止其涂改、偷撕、偷拍檔案，并在其查閱檔案時對其進(jìn)行提醒，防止其在查閱時出現(xiàn)勾畫、沾抹口水的行為。做好檔案的利用監(jiān)督，還要做到以下幾點(diǎn)：一是勤與利用者交談，了解其查閱使用檔案的目的動機(jī)，同時宣傳檔案保密制度法規(guī)，使利用者能夠自覺規(guī)范自身行為；二是對檔案使用者多加觀察，及時制止其勾畫、拍照、沾抹口水的不良行為，防止檔案損壞、泄密；三是對查閱、借閱過的檔案文件勤加以檢查，以及時發(fā)現(xiàn)異常問題，督促利用登記制度的落實(shí)。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或是出現(xiàn)可能的泄密情況時，要及時查明原因，及時匯報領(lǐng)導(dǎo)并在檔案登記簿上備注說明。以便及時查獲檔案損壞、泄密的違法違規(guī)行為，及時補(bǔ)救挽回?fù)p失。

五、結(jié)語

檔案作為重要的社會信息資源，在事業(yè)單位業(yè)務(wù)工作以及社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面都發(fā)揮著重要的作用。針對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)實(shí)問題，應(yīng)不斷創(chuàng)新檔案管理的技術(shù)措施，提升專職檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。同時，嚴(yán)格落實(shí)檔案保密制度，完善監(jiān)督防控的相關(guān)措施，以保證檔案在安全、保密的前提下，促進(jìn)檔案的高效利用，使其更好地服務(wù)于社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)。