高校財務數(shù)智化探索實踐
——以哈爾濱醫(yī)科大學為例

●隋思遠

數(shù)智化浪潮正席卷各行各業(yè)，這是一個趨勢，也是我們進入智能時代的一個起點。在線辦公、在線教育、在線購物，疫情的到來使得數(shù)字化全面日常化。社會正在告別傳統(tǒng)經驗，進入全面數(shù)字化發(fā)展的時代。財務數(shù)智化是財務未來發(fā)展的必然趨勢。本文分三部分分別探討財務數(shù)智化內涵，高校財務數(shù)智化背景、哈爾濱醫(yī)科大學財務數(shù)智化探索實踐。

一、財務數(shù)智化內涵

“數(shù)”代表大數(shù)據(jù)，即“數(shù)字智慧化”，在大數(shù)據(jù)中融入人的智慧，使數(shù)據(jù)價值增值；“智”代表智能化，即“智慧數(shù)字化”，從“人工”到“智能”提升，能夠進行智能決策、分析和審計。數(shù)智化是一個系統(tǒng)化的工程，存在于組織的各個方面。財務數(shù)智化是基于連接獲取數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)提煉價值，通過智能化將數(shù)據(jù)價值落實到具體業(yè)務應用場景。財務數(shù)智化可以概括為：財務數(shù)字化和財務智能化。財務數(shù)字化是在財務領域重構財務組織，再造業(yè)務流程，并在此基礎上運用大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈等新的數(shù)字技術進一步采集數(shù)據(jù)并提升財務數(shù)據(jù)質量和財務運營效率，更好賦能業(yè)務支持戰(zhàn)略、決策和服務業(yè)務。財務數(shù)字化的核心是共享，財務共享是財務數(shù)字化轉型的具體表現(xiàn)形式，是高校建立財務大數(shù)據(jù)、推動財務職能轉變和財務管理模式轉型的著力點，搭建業(yè)務中臺，加速數(shù)據(jù)賦能，建設財務共享成為數(shù)字化轉型的有效突破口和主陣地。財務作為前臺與后臺間的“調節(jié)齒輪”，通過融合人事、國資、教務、科研、后勤等部門數(shù)據(jù)，打通學校內部數(shù)據(jù)壁壘，提升業(yè)務數(shù)據(jù)的復用能力；通過共享實現(xiàn)部門間數(shù)據(jù)的全流程貫通，不僅僅局限于財務領域，而是強調服務于全學校的價值業(yè)務流程，實現(xiàn)學校總體效益最大化。財務智能化來源于人工智能技術在財務領域的運用，可以概括為三個層次：第一個層次是基于自動化技術的智能化，例如RPA機器人使得基礎財務工作能夠自動化處理，可以將財務中有規(guī)律重復的工作通過預制規(guī)則運用智能審核得以實現(xiàn)；第二個層次是基于數(shù)據(jù)分析的智能化，財務通過自動化技術采集更多業(yè)務財務數(shù)據(jù)，運用統(tǒng)計學、數(shù)據(jù)挖掘、機器和深度學習等技術進行分析，為經營管理決策提供分析依據(jù)；第三個層次是基于算法模型的智能化，在數(shù)據(jù)采集和分析的基礎上，通過算法模型對數(shù)據(jù)進行處理，提取其中存在的內在規(guī)律并進行預測。通過預測值來設定規(guī)則，由系統(tǒng)提供最優(yōu)解決方案。

二、高校財務數(shù)智化背景

(一)財務管理的需要

高校財務管理的內容越發(fā)廣泛和多元，服務對象范圍進一步擴大，推動財務數(shù)智化轉型成為高校財務發(fā)展的必由之路。財務工作是天然的數(shù)據(jù)處理工作，財務部門擁有中心數(shù)據(jù)優(yōu)勢資源。數(shù)據(jù)處理和分析是人工智能的延伸領域，因此數(shù)智化與財務管理的管理聯(lián)系緊密，財務數(shù)智化轉型才能夠充分發(fā)揮財務管理價值。

(二)政府會計制度改革的需要

財政改革推動政府會計改革，建立跨年度預算平衡機制，建立權責發(fā)生制的政府綜合財務報告制度。適度分離政府財務會計與預算會計、政府財務報告與決算報告功能，全面、清晰反映政府財務信息和預算執(zhí)行信息。改革后，實行收付實現(xiàn)制和權責發(fā)生制雙分錄制記賬，雙分錄的核算要求，工作量及工作難度大幅劇增。雙體系工作涉及范圍廣、核算難度大、報告編制復雜。各高校財務部門應對財務改革準備不足，嚴重依賴傳統(tǒng)人力財務工作方式，不規(guī)范的人力操作一定程度上加大了制度執(zhí)行難度。

三、哈爾濱醫(yī)科大學財務數(shù)智化探索實踐

（一）智能報賬平臺建設

1.原有業(yè)務流程。一直以來，學校師生日常支出報賬需先將購貨發(fā)票等相關報銷材料經項目負責人、經辦人和驗收人簽字后，遞交到財務處。并且發(fā)票單日單家單位合計金額超過累計限額，需經上一級部門領導審批簽字后報銷。由于線下手工簽字造成師生在需簽字授權的部門間來回奔波浪費大量時間，且效率極其低下重復。年末在財政部門封賬之前，經常出現(xiàn)報賬師生在財務處排隊報賬，財務處加班制單的情況。

針對上述亟待解決的師生報賬問題，財務處運用財務數(shù)字化和智能化新技術，搭建智能報賬平臺，為科研人員松綁，為師生辦實事。財務數(shù)智化在諸多領域代替了人的基本工作，人工智能將大量的財務人員從基礎工作中解放出來，實現(xiàn)政府財務管理的智能數(shù)據(jù)化。

2.業(yè)務流程重塑。利用光學字符識別OCR引擎，提取供應商發(fā)票影像信息，替代“人眼”，對票據(jù)、文本等實現(xiàn)全票種、全票面、全自動識別，自動執(zhí)行發(fā)票驗真，完成財稅文檔數(shù)字化，輸出結構化數(shù)據(jù)。OCR技術為報賬票據(jù)交收過程中發(fā)票合規(guī)性檢查、業(yè)務單據(jù)審核工作提供數(shù)據(jù)支撐。通過自動化技術的實施，實現(xiàn)了日均處理單量和準確性的提升。

通過自然語言處理財務NLP技術從高校海量記賬憑證、原始憑證及附件中提取關鍵業(yè)務信息，構筑報賬業(yè)務知識圖譜，代替“人腦”，理解業(yè)務場景和判斷業(yè)務類型，解決基于文檔審核、審批、應用過程中所需要的關鍵信息提取時間成本高、人力成本高和準確性差等難題，可以有效對報賬業(yè)務活動中合規(guī)性進行輔助檢查，并進行相應記賬和管理統(tǒng)計分析。

通過流程梳理，將業(yè)務流程分為國外差旅、日常報銷、會議費報銷、招待費報銷、差旅報銷、借款6大類。師生通過在財務處微信公眾號“智能報賬”模塊分類上傳提交報銷影像材料，智能報賬系統(tǒng)審核后，由財務處工作人員認領財務單據(jù)并進行初審，初審通過后，系統(tǒng)會根據(jù)報賬金額自動推送到相應項目負責人處簽批，項目負責人審批通過后，由報賬人員攜帶紙質材料投遞到報賬機。財務處每日收單后，由智能報賬系統(tǒng)推送并生成打印會計憑證。通過智能報賬，能夠實現(xiàn)疫情期間業(yè)務無接觸辦理；線上無紙化辦公，節(jié)約人力、物力和財力；解決現(xiàn)場排隊報銷煩惱，節(jié)省報賬時間，讓數(shù)據(jù)多跑路，讓師生少跑腿；能夠實現(xiàn)數(shù)據(jù)與人工智能的結合，以便進行數(shù)據(jù)提取與后續(xù)成本核算。

對于高校國庫資金支付業(yè)務，需在財政支付系統(tǒng)上逐筆選取指標和錄入經濟分類、賬戶名稱和賬號等，耗費大量時間和精力，且容易出錯并導致二次錄入問題，增加額外工作量。通過財務流程自動化機器人RPA技術可以自動執(zhí)行憑證信息錄入、國庫指標選取等流程，代替“人手”，完成包括自動核算、自動支付、自動審核工作。

哈爾濱醫(yī)科大學通過利用OCR、可信值算法、構建行業(yè)知識圖譜及NLP、RPA的技術組合方式，從根本上解決了財務原始憑證數(shù)字化、關鍵內容提取與結構化、自動審核、核算等一系列會計工作。

（二）非稅收入電子化管理

1.原有業(yè)務流程。非稅收入原有的管理模式，是收到非稅收入后，開具紙質票據(jù)，定期到銀行柜臺匯繳財政。如需申請退費，需持原有紙質票據(jù)經相關部門負責人簽字后到財務部門辦理。該模式存在的問題主要為：（1）負責人簽字，師生多跑路；（2）匯繳財政，需按照非稅收入項目類型填寫上繳。

2.業(yè)務流程重塑。通過業(yè)務流程重塑，主要帶來四個變化：一是實現(xiàn)異地繳款?？梢酝ㄟ^網上/手機銀行、微信在線交費，不受地域限制。二是學費等非稅收入由“匯繳”改為“直繳”。“匯繳”的情況下，學費等非稅收入由學校收取后存在本單位非稅收入賬戶上，定期匯繳財政；“直繳”則根據(jù)“高校非稅票據(jù)一體化”系統(tǒng)開具的非稅收入票據(jù)，系統(tǒng)分類匯總后直接上繳財政。三是線上退費的實現(xiàn)。簡化學生退學費、住宿費的退費審批簽字流程，提高辦事效率，“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓師生少跑腿”，財務處開通學生線上退費申請審批功能。四是財政票據(jù)電子化管理。學生繳納學費、住宿費時需開具“黑龍江省政府非稅收入票據(jù)（電子）”；學校收到各類暫收及代收款時需開具“黑龍江省行政事業(yè)單位資金往來結算票據(jù)（電子）”。目前，師生在完成非稅收入繳費后，待電子票據(jù)管理系統(tǒng)與學校賬務管理系統(tǒng)對賬后，便可生成電子票據(jù)，下載對應的“黑龍江省政府非稅收入票據(jù)(電子)”，無需人工開具紙質票據(jù)，并支持在線查驗、下載、打印等功能，極大方便了繳款人，提高了非稅收入項目收繳效率，受到師生等服務對象的廣泛好評。通過把財政票據(jù)管理融入非稅收入收繳管理，使財政票據(jù)動態(tài)匹配、實時監(jiān)控，充分體現(xiàn)“以票管收”的非稅收入收繳理念。

（三）辦公用品京東集采平臺建設

1.原有業(yè)務流程。辦公用品報銷繁瑣，師生先行墊付或賒購，收到發(fā)票后到財務提交報銷。由于單獨結算和報銷，所帶來的采購成本居高不下且報銷單量巨大，增加財務處制單工作量。

2.業(yè)務流程重塑。財務處通過與科技公司合作研究，借助京東購物第三方平臺，報銷的辦公用品在京東集采平臺采購，無需師生單獨報銷。師生通過財務處微信平臺集采入口，選擇所購買的辦公用品，提交訂單。填寫報賬項目等相關信息，進入報賬審批流程。審批通過后，訂單變?yōu)榇_認狀態(tài)，進入發(fā)貨流程。財務處每月月末統(tǒng)一與京東對賬，開票大單結算。京東集采平臺的上線，使得辦公用品采購操作簡便，京東能夠提供質量保障，無需單獨結算和報銷。

（四）科研儀器設備共享平臺建設

1.原有業(yè)務流程。長期以來，各個課題組和實驗室，根據(jù)自身實驗要求，提交采購實驗儀器，各個實驗室之間缺乏信息和儀器共享，導致儀器采購過程中購置重復?？蒲袃x器共享率不高，科研儀器資源閑置。大儀器資源豐富，但是分散缺乏統(tǒng)一管理。

2.業(yè)務流程重塑。為有序推動完善科研實驗室的規(guī)范化管理，落實科研儀器設備增效節(jié)支的要求，系統(tǒng)梳理我校大型科研儀器的基本情況，結合我校具體情況，已完成我校大型科研儀器共享平臺建設5個，涉及47臺設備。師生在手機客戶端儀器共享平臺完成預約登記，在預約時間段進行實驗。財務處每月月末按照儀器共享服務平臺中結算管理表單推送到財務系統(tǒng)制單，分配各個平臺預約使用費收入。通過儀器共享平臺的使用，跨越“門禁管理”模式，推動了科研儀器優(yōu)質資源共享，充分釋放儀器設備潛能，聚焦使用效益助力教學科研、人才培養(yǎng)和社會服務。使得儀器設備獲得充分共享釋放，在資源相對約束條件下充分挖掘實驗室潛能，有效避免實驗儀器的重復購置。增強拓展儀器設備的深度創(chuàng)新和廣度應用，加大功能開發(fā)和技術融合的資源投入，助力學?！半p一流”建設。

綜上所述，高校數(shù)智財務體系構建，需將不斷突破的人工智能等一系列技術融匯于財務領域，完善云、網端財務基礎設施建設，打破學校部門壁壘，實現(xiàn)學校內部之間信息和數(shù)據(jù)共享，打造數(shù)智化管理會計、穿透式業(yè)務財務、協(xié)同式戰(zhàn)略財務、共享化運營財務“四位一體”財務價值創(chuàng)造體系，升級學校的現(xiàn)代化管理水平，加快建設現(xiàn)代化政府會計體系。