博物館政府采購內(nèi)部控制存在的問題及應(yīng)對策略

●陳祎祾

新時(shí)代文博事業(yè)蓬勃發(fā)展，采購業(yè)務(wù)作為博物館業(yè)務(wù)的重要部分引起了各博物館的重視。博物館采購流程包含采購預(yù)算編制、采購方式選擇、采購執(zhí)行、監(jiān)督等，采購流程各環(huán)節(jié)均存在不同程度的風(fēng)險(xiǎn)，亟需內(nèi)控起支撐作用。國內(nèi)的一些歷史較為悠久的博物館已經(jīng)建立起完善的采購內(nèi)控制度，但是，有些新成立的博物館還不具備非常完善的采購內(nèi)控體系。財(cái)政部每年下達(dá)近30億的免費(fèi)開放補(bǔ)助，但是由于部分博物館內(nèi)控不健全，資金使用效率極低，造成資金投入的浪費(fèi)。本文主要是分析當(dāng)下博物館采購內(nèi)控現(xiàn)狀，闡述采購內(nèi)控對博物館所體現(xiàn)的價(jià)值，以及對存在的問題進(jìn)行分析，將目前所存在的一系列問題加以解決，制定相應(yīng)的對策。

一、博物館采購內(nèi)部控制現(xiàn)狀

1.博物館采購內(nèi)部控制環(huán)境較差。內(nèi)控環(huán)境包括治理結(jié)構(gòu)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、內(nèi)部審計(jì)、責(zé)權(quán)分配以及治理層和管理層的重視態(tài)度等。

從治理結(jié)構(gòu)來看，有的博物館甚至并沒有一份屬于自己單位的內(nèi)控制度，更別提內(nèi)控體系的建立。另外，有的博物館不對采購人員進(jìn)行績效考核，對采購人員也沒有相應(yīng)的激勵(lì)手段。

從機(jī)構(gòu)設(shè)置上來看，博物館區(qū)別于其他事業(yè)單位主要是業(yè)務(wù)部門較多，有展陳、社教、文物保護(hù)、文獻(xiàn)研究等。博物館采購品目類別多卻沒有專門的采購部門，組織機(jī)構(gòu)亟需調(diào)整。

從內(nèi)部審計(jì)的責(zé)權(quán)分配來看，有的內(nèi)部審計(jì)部門工作不到位。部分博物館未建立較完善的內(nèi)部審計(jì)制度，即便成立了內(nèi)部審計(jì)部門，往往沒有做到崗位分離，一般仍由財(cái)務(wù)人員兼職。財(cái)務(wù)和審計(jì)崗位一旦不能分離，監(jiān)管部門就形同虛設(shè)，采購風(fēng)險(xiǎn)隱患必然存在。

從管理層的重視態(tài)度來看，博物館主要以文博人員為主，單位中高層很多都是文學(xué)專業(yè)出身，缺乏一定的財(cái)務(wù)知識，有的對于內(nèi)部控制不夠關(guān)注。普遍重視博物館展陳業(yè)務(wù)、輕視采購內(nèi)部控制，內(nèi)部控制成了屬于“財(cái)務(wù)人員的專屬工作”。

2.采購責(zé)任部門溝通不暢。部分博物館采購業(yè)務(wù)在執(zhí)行過程中，采購科室既當(dāng)裁判員又當(dāng)運(yùn)動員。采購經(jīng)辦人往往在一個(gè)采購行為結(jié)束后需要報(bào)銷時(shí)，財(cái)務(wù)部門才知曉該項(xiàng)采購業(yè)務(wù)的發(fā)生。又因采購經(jīng)辦人對采購流程不熟悉等，在報(bào)銷時(shí)與財(cái)務(wù)部門就報(bào)銷手續(xù)不齊全等問題推諉扯皮，導(dǎo)致辦事效率底下。

3.外部監(jiān)管不力。博物館的外部監(jiān)督主要有來自上級主管單位，例如文物局、宣傳部、紀(jì)檢組、巡視組等單位和組織的監(jiān)督；還有來自全國各地游客群體的輿論監(jiān)督。博物館定期更換展陳消耗大量的財(cái)力，是區(qū)別于其他事業(yè)單位的顯著表現(xiàn)之一，外部監(jiān)督不力，就會造成大量資源的浪費(fèi)。但是由于博物館工作帶有一定學(xué)術(shù)性，資金投入項(xiàng)目并不常規(guī)，例如：多數(shù)游客來館參觀展覽陳列只是看看熱鬧，無法對博物館整體建設(shè)提出很多有用的建議。因此，外部輿論監(jiān)督不力也容易造成財(cái)政部免費(fèi)開放補(bǔ)助資金的濫用。

二、研究博物館采購內(nèi)控的意義

縱觀目前國內(nèi)理論界和實(shí)務(wù)界對采購內(nèi)控的研究，對企業(yè)的內(nèi)控研究已經(jīng)到了一個(gè)相對成熟的階段，運(yùn)用內(nèi)部控制作為控制采購風(fēng)險(xiǎn)的一種手段已經(jīng)得到業(yè)界的普遍認(rèn)可。然而，對事業(yè)單位尤其是博物館的采購內(nèi)控的研究還處于起步階段。為了更好地為游客服務(wù)，更好地傳播中華文化，博物館需要想方設(shè)法優(yōu)化采購內(nèi)控，提高采購效率，杜絕腐敗，保證博物館的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

三、我國博物館內(nèi)部控制制度中的主要問題

國內(nèi)博物館所采購存在的內(nèi)部控制問題主要源自：第一，管理人員缺乏內(nèi)控意識。第二，部分采購人員綜合素質(zhì)偏低。第三，采購內(nèi)控制度內(nèi)容落后。第四，內(nèi)控考核不完善，執(zhí)行不力。

1.缺乏采購內(nèi)控管理意識。根據(jù)目前的采購內(nèi)控體系來進(jìn)行分析，其實(shí)還存在著很多的不足。主要是有些單位對于采購內(nèi)控并不是很重視，同時(shí)采購內(nèi)控編制也并不是很完善。除了采購內(nèi)控部門之外，其他的部門都沒有很強(qiáng)的意識，所以其他的部門會出現(xiàn)應(yīng)付態(tài)度，不會積極地參與到采購內(nèi)控工作中。

2.部分采購人員的綜合素質(zhì)偏低。博物館的各項(xiàng)工作，都需要相對應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)的人員來完成,例如文物保護(hù)和撰寫考古專業(yè)出版物。這些帶有特殊性的采購項(xiàng)目，經(jīng)辦人如果沒有同時(shí)具備專業(yè)素質(zhì)和采購內(nèi)控意識，采購結(jié)果往往無法達(dá)到采購的預(yù)期目的。采購人員要提高綜合素質(zhì),首先應(yīng)該積極培養(yǎng)身心素質(zhì),同時(shí)作為博物館來講,還要及時(shí)開展各項(xiàng)培訓(xùn)活動。例如：舉辦講座，讓博物館各專業(yè)人員在每周一天的閉館日都進(jìn)行學(xué)術(shù)交流，業(yè)務(wù)交流。不僅能夠提高采購人員各方面的知識水平,可避免采購人員在采購中觸犯各種法律。

3.采購內(nèi)控制度落后。目前國內(nèi)一些博物館基本做不到每年更新采購內(nèi)控制度。采購限額制訂的不合理會使得采購行為掣肘。一些博物館的采購制度編制，簡單照搬其他單位的現(xiàn)行制度，甚至根本沒有自己的制度。不能根據(jù)自身特點(diǎn)制訂制度會導(dǎo)致采購出現(xiàn)失誤。例如：上級部門所撥入的專項(xiàng)用款，沒有及時(shí)加入到采購預(yù)算中，容易導(dǎo)致資金在使用時(shí)無法達(dá)到正常的效果。

4.內(nèi)控考核不完善，執(zhí)行不力。采購中有時(shí)會出現(xiàn)特殊情況，如無法執(zhí)行預(yù)算控制的金額。針對這些特殊情況下的采購，博物館的內(nèi)控沒有對相關(guān)人員追責(zé)的規(guī)定，也就是內(nèi)控考核制度并不是很完善，無法具備較強(qiáng)的執(zhí)行能力。另外部分博物館采購考核標(biāo)準(zhǔn)脫離實(shí)際，如果采購人員在采購時(shí)以這些考核標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩來執(zhí)行采購任務(wù)，必將受到阻礙。除此之外，負(fù)責(zé)采購的干部職工，若不能對在采購中發(fā)現(xiàn)的漏洞及時(shí)上報(bào)交流，采購考核標(biāo)準(zhǔn)不及時(shí)更正，采購業(yè)務(wù)的考核將流于形式，失去實(shí)際意義。

四、我國博物館內(nèi)部控制制度存在問題的主要應(yīng)對措施

1.強(qiáng)化管理者對內(nèi)部控制的認(rèn)識，完善內(nèi)控環(huán)境。作為博物館的管理層，需要提高對采購內(nèi)部控制重要性的認(rèn)知度，同時(shí)也要將強(qiáng)化采購內(nèi)部控制作為一項(xiàng)重點(diǎn)工作，成立博物館采購領(lǐng)導(dǎo)小組，擔(dān)任第一責(zé)任人。并且制定相應(yīng)的采購內(nèi)控制度，與干部職工共同遵守制度。除此之外，要對博物館采購預(yù)算環(huán)境進(jìn)行改進(jìn)。各辦公室每年要及時(shí)匯總?cè)珕挝幌乱荒瓴少彽捻?xiàng)目及預(yù)算金額，報(bào)給“采購辦”中的財(cái)務(wù)人員，該財(cái)務(wù)人員需將采購物品及采購方式梳理上報(bào)給上級財(cái)政部門或上級主管部門。如遇年中預(yù)算調(diào)整情況，需將預(yù)算外采購計(jì)劃上報(bào)黨委會議討論決定是否年內(nèi)開展，若資金不足且非急需的采購則排入下年預(yù)算，若資金不足且急需的采購則需要由預(yù)算外采購項(xiàng)目負(fù)責(zé)人會同財(cái)務(wù)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)一并向上級爭取資金。

2.建立健全博物館內(nèi)部控制的組織機(jī)構(gòu)。采購領(lǐng)導(dǎo)小組，俗稱“采購辦”。成員應(yīng)由熟悉采購的業(yè)務(wù)部人員及財(cái)務(wù)人員組成。對于“采購辦”成員應(yīng)由統(tǒng)一的管理，工作分配要合理?！安少忁k”對采購業(yè)務(wù)的日常審批首先要避免由個(gè)人全權(quán)負(fù)責(zé)，避免“采購辦”一家獨(dú)大。除此之外還應(yīng)該持續(xù)強(qiáng)化內(nèi)控人員的專業(yè)水平，適時(shí)開展法律法規(guī)培訓(xùn)，促使采購人員可以獲得更多的知識，打造高質(zhì)量、高水平的專業(yè)團(tuán)隊(duì)。

3.及時(shí)更新采購制度，保障內(nèi)控制度實(shí)用性。一個(gè)完善的采購內(nèi)控制度，應(yīng)該由采購制度、采購流程圖和采購申請表三部分組成。由于采購業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人并非財(cái)務(wù)專業(yè)出身，采購制度中文字通俗易懂且與時(shí)俱進(jìn)就顯得尤為重要。因此采購制度必須將采購范圍、采購限額、采購方式等解釋清楚；而流程圖將采購全過程展現(xiàn)出來，方便新接觸采購業(yè)務(wù)的同事在第一時(shí)間上手，確保了采購內(nèi)控制度的實(shí)用性。采購申請表作為采購需求意向申請，可以讓館領(lǐng)導(dǎo)約束采購行為，也方便采購辦根據(jù)需求進(jìn)行采購。

4.細(xì)化考核標(biāo)準(zhǔn)，完善監(jiān)督責(zé)任。博物館應(yīng)該有自己的采購考核指標(biāo)體系，其中，應(yīng)細(xì)分為一級指標(biāo)、二級指標(biāo)、相應(yīng)分值、指標(biāo)解釋及評分標(biāo)準(zhǔn)。其中一級指標(biāo)可分為“采購預(yù)算編制”“采購預(yù)算執(zhí)行”“采購績效管理”三個(gè)部分，二級指標(biāo)需要根據(jù)博物館的特點(diǎn)，從采購預(yù)算編制完整性、準(zhǔn)確性執(zhí)行計(jì)劃性、進(jìn)度、執(zhí)行財(cái)務(wù)制度、績效目標(biāo)編制和自評報(bào)告進(jìn)行細(xì)分。再相對應(yīng)給出分值和解釋說明。最重要的是評分標(biāo)準(zhǔn)，針對博物館特殊項(xiàng)目的采購，例如：館藏預(yù)防性保護(hù)項(xiàng)目驗(yàn)收困難大，應(yīng)在評分標(biāo)準(zhǔn)中予以傾斜。而普通采購，例如辦公用品采購，則必須嚴(yán)格評分標(biāo)準(zhǔn)。監(jiān)督分為內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督，內(nèi)部監(jiān)督的權(quán)力部門即博物館的內(nèi)部審計(jì)部門或是紀(jì)檢監(jiān)察部門。內(nèi)部審計(jì)部門或者紀(jì)檢監(jiān)察部門要通過不定期地抽查采購業(yè)務(wù)流程的材料來有效地監(jiān)督博物館各項(xiàng)采購業(yè)務(wù)。外部監(jiān)督最為直接的就是來自于游客和上級紀(jì)檢部門和主管部門。游客對于博物館的各項(xiàng)意見均可以作為博物館今后的采購重點(diǎn)。上級紀(jì)檢部門或是主管部門定期對采購經(jīng)費(fèi)開支的定期審計(jì)行為也是在時(shí)刻提醒采購責(zé)任部門每個(gè)人采購過程必須嚴(yán)格執(zhí)行采購內(nèi)控制度。

五、結(jié)語

目前國內(nèi)部分博物館在開展采購內(nèi)控管理時(shí)，并未形成較為完善的制度，部分制度無法發(fā)揮有效作用，導(dǎo)致競爭力降低。博物館能否不斷完善采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，對于一個(gè)博物館今后的發(fā)展起到關(guān)鍵性的作用。完善的采購管理制度再加上好的執(zhí)行力，可以保證博物館的持續(xù)運(yùn)行，促進(jìn)博物館乃至整個(gè)文博事業(yè)的發(fā)展。博物館如果想要穩(wěn)定發(fā)展，首先應(yīng)該科學(xué)合理地構(gòu)建采購內(nèi)部控制制度，并且實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理。