新疆哈密市牛羊產(chǎn)品檢測實驗室檔案管理現(xiàn)狀及對策

周斐然，張夢圓，王克文，李 文

新疆哈密市畜牧工作站，新疆哈密 839000

隨著畜牧業(yè)及科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和進步，農(nóng)業(yè)科研單位每年會產(chǎn)生大量檔案，將這些檔案進行有序的收集、歸納、整理，使它們能更好地服務(wù)于農(nóng)業(yè)科學(xué)發(fā)展、鄉(xiāng)村振興及農(nóng)民增產(chǎn)增收，是每個農(nóng)業(yè)科研單位的責任和義務(wù)。如何充分利用自身優(yōu)勢，通過現(xiàn)代化的手段，保存并發(fā)揚優(yōu)秀的科研成果和生產(chǎn)技術(shù)，是農(nóng)業(yè)科研單位面臨的迫切問題。筆者結(jié)合新疆哈密市牛羊產(chǎn)品檢測實驗室檔案管理的現(xiàn)狀，梳理在實驗室檔案管理過程中普遍存有的問題，探討如何進一步規(guī)范實驗室檔案管理并且提升管理水平，以期達到規(guī)范實驗室運行管理的目的。提高檔案管理質(zhì)量，對于推進牛羊產(chǎn)品檢測實驗室科學(xué)、規(guī)范、高效運行具有十分重要的意義，也為同類實驗室或單位提供檔案管理方面的參考[1]。

1 哈密市牛羊產(chǎn)品檢測實驗室檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 牛羊產(chǎn)品檢測實驗室的檢測內(nèi)容

隨著哈密市牛羊產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展，在牛羊產(chǎn)品檢測工作中實驗室的作用日益凸顯，實驗室檢測的范圍也日益豐富，如：抗生素、瘦肉精、藥物殘留、重金屬檢測、營養(yǎng)成分測定、乳成分分析，肉羊多胎基因檢測，精子活力檢測，遺傳育種分子生物學(xué)分析等內(nèi)容[2]。

1.2 牛羊產(chǎn)品檢測實驗室的檔案分類

隨著實驗室檢測工作內(nèi)容不斷豐富，檢測范圍和實驗室運行產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)也在科技成果的不斷轉(zhuǎn)化中有所完善，實驗室檔案主要分為：實驗室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及日常運行與管理檔案、人才隊伍建設(shè)檔案、實驗數(shù)據(jù)檔案等[1，3]。

1.3 牛羊產(chǎn)品檢測實驗室的檔案用途

檔案資料作為實驗室檢測過程中最真實、最原始的記錄。通過對各種實驗項目、數(shù)據(jù)、方法進行收集整理，如實反映檢測過程和數(shù)據(jù)的完整性、準確度和可比性，是實驗室檢測流程與操作規(guī)范性的重要依據(jù)，可為實驗數(shù)據(jù)分析提供科學(xué)依據(jù)。

2 牛羊產(chǎn)品檢測實驗室檔案管理的重要性

2.1 有利于檢測工作質(zhì)量的提升

在實驗室運行過程中，會形成檢測報告、各類管理記錄、質(zhì)量控制記錄、技術(shù)控制記錄、文件標準等大量的檔案資料，使用掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，應(yīng)用現(xiàn)代化實驗室檔案管理系統(tǒng)[4]，可以更加便捷、高效、準確地查找資料，也便于管理，提高工作效率，實現(xiàn)信息資源內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)共享，檔案資料利用價值最優(yōu)化。

2.2 有利于飼養(yǎng)管理及防疫水平的提升

做好實驗室檔案管理工作能進一步加強對養(yǎng)殖場的監(jiān)管，它是對所采牛羊檢測標本最真實記錄，能夠充分反映出采樣、檢測等各個環(huán)節(jié)的管理水平，便于查找問題，總結(jié)經(jīng)驗，可為養(yǎng)殖戶飼養(yǎng)管理提供數(shù)據(jù)支持[5]。也能夠有效地推動防疫和檢疫工作的開展，使檢疫工作不斷地深化和前移，在一定程度上可以有效對重大動物疫病進行防控。

2.3 是檢測工作的重要保障

實驗室檔案是牛羊產(chǎn)品檢測的重要保障，它是對檢測工作的內(nèi)容、程序等有效且完整的記錄，使整個檢測過程實現(xiàn)可追溯，它具有檔案查詢和程序保障兩大作用，做好實驗室檔案管理工作，能夠?qū)崿F(xiàn)對檢測過程監(jiān)控，對于完善運行體系、查漏補缺起基礎(chǔ)性作用。不斷規(guī)范完善實驗室檔案是實驗室建設(shè)和發(fā)展中的一項長期性、基礎(chǔ)性工作，是提高實驗室整體管理水平中不可或缺的重要手段[6]。

2.4 是有關(guān)評估和項目申報的基礎(chǔ)和依據(jù)

實驗室是具有檢測工作內(nèi)容的單位開展后期各項工作評估的指標之一，實驗室檔案是相關(guān)單位重要的評估佐證材料[7]。實驗室檔案可以客觀、準確、全面地反映單位的業(yè)務(wù)工作能力和前景，為各項評估提供較為準確可靠的依據(jù)，可保證評估的準確性。這些檔案材料作為原始記錄是最真實的第一手材料，是評估和申報相關(guān)項目的敲門磚。

2.5 是加強和規(guī)范實驗室管理的需要

實驗室的科學(xué)管理是對培養(yǎng)具有創(chuàng)新能力和綜合素質(zhì)人才的要求之一，建立實驗室檔案，使日常管理工作趨于科學(xué)和規(guī)范。有了建檔的需要，相關(guān)工作人員就會更加主動地按規(guī)定完成實驗工作，并做好個人的實驗技術(shù)工作日志。管理部門也會針對儀器設(shè)備的使用、實驗過程、結(jié)果等進行規(guī)范管理[8-9]，促使實驗室檢測工作規(guī)范的開展。

3 牛羊產(chǎn)品檢測實驗室檔案管理的主要工作內(nèi)容

3.1 實驗室檔案資料的收集與臺賬的建立

牛羊產(chǎn)品檢測實驗室檔案資料主要包括：文件類、質(zhì)量管理體系文件類、標準法規(guī)類、質(zhì)量體系運行記錄、檢測報告類等，應(yīng)該設(shè)專職檔案管理員，各類檔案資料由各部門收集后交于檔案室整理，管理員對其接收、登記、匯總、造冊，建立檔案收集臺賬，登記檔案來源、接收時間和內(nèi)容并簽字確認。

3.2 檔案資料的整理、保存與安全管理

檔案資料收集全后，檔案管理員要進行分類整理，發(fā)現(xiàn)不完整的檔案資料要及時補齊，并按照不同的類別和歸檔序號進行標識編目，存入相應(yīng)的檔案盒及檔案柜中。受控文件須加蓋受控章方可入檔，管理員也應(yīng)做好檔案資料的安全保密工作。

3.3 檔案資料的流轉(zhuǎn)

簽批后的實驗室體系文件由檔案管理員登記好分發(fā)號、領(lǐng)取部門、人員及時間后分發(fā)；受控文件若不慎丟失，相關(guān)人員要及時向負責人提交書面補發(fā)申請，獲得批準后，檔案管理員注銷原分發(fā)編號、提出新分發(fā)編號、登記后方可給予補發(fā)[10]。實驗室文件的分發(fā)或復(fù)印應(yīng)嚴格控制相應(yīng)的知悉范圍并做好記錄，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準不得分發(fā)或復(fù)印，復(fù)印后原件及時歸檔；借閱一般性文件必須填寫相關(guān)記錄表格；借閱保密性文件或重要文件資料，需負責人批準后方可由檔案管理員做好記錄并發(fā)放；檔案管理員要及時做好文件資料的分發(fā)和回收工作記錄。

3.4 檔案資料的清理、銷毀

為確保實驗室質(zhì)量管理體系規(guī)范高效運行，檔案管理員要定期檢查文件檔案資料的保存期限和有效性，經(jīng)負責人批準后，及時按照程序作廢并銷毀無保存價值的文件檔案資料。仍有參考價值但已作廢的文件檔案資料蓋留用章和失效章后和現(xiàn)行有效的文件檔案資料分區(qū)存放。

4 哈密市牛羊產(chǎn)品檢測實驗室檔案管理工作中存在的問題

4.1 檔案管理的意識不強，檔案資料不全

大多數(shù)管理者只注重實驗室檢測的過程和結(jié)果，認為檔案管理是一件繁瑣的事情，與自己無關(guān)，只要將檔案交給檔案管理員收好就行，部分工作人員存在“建立檔案只是用于應(yīng)付檢查”的麻痹思想。對檔案資料管理全面性、系統(tǒng)性的收集整理和歸檔分析應(yīng)用重視程度不夠，檔案資料不夠全面，一些有價值的檔案資料遺失，甚至存在檔案資料與實際生產(chǎn)不相符的，缺乏完整性、準確性和連續(xù)性[11]，導(dǎo)致后期無法對其進行充分運用。

4.2 檔案管理約束性不強，制度落實不力

雖然制定了實驗室文件管理、質(zhì)量體系管理等一系列實驗室管理相關(guān)制度，但在實際運行過程中經(jīng)常會出現(xiàn)檔案資料收集不及時、先操作后補檔案等現(xiàn)象，制度形同虛設(shè)。

4.3 檔案管理員專業(yè)性不強，管理不規(guī)范

目前，普遍存在檔案管理員由專業(yè)技術(shù)人員兼任且身兼數(shù)職的現(xiàn)象，檔案管理員未接受過專業(yè)培訓(xùn)，所掌握的專業(yè)知識不全面且缺乏檔案管理經(jīng)驗，從而導(dǎo)致檔案管理工作停滯不前。

4.4 檔案管理硬件投入不足，信息開放力度不夠

通常情況下，將檔案存放在實驗辦公室中，沒有具有防腐、防火等要求的檔案專用存放設(shè)備，也沒有進行分類整理和歸納，容易導(dǎo)致檔案損壞丟失；一般采用手工檔案盒對檔案進行收集和整理，耗時、耗力，并且容易出現(xiàn)錯誤。由于環(huán)境及經(jīng)費等原因，也缺乏科學(xué)系統(tǒng)的歸類、歸納、研究和開發(fā)使用體系，對自己單位的檔案通常都封閉管理，查閱利用范圍小，甚至只建設(shè)不利用，社會化服務(wù)工作進展緩慢[12]。

5 提高哈密市牛羊產(chǎn)品檢測實驗室檔案資料管理水平的對策和建議

5.1 提升實驗室管理者檔案管理意識，嚴格落實檔案管理制度

必須提升最高管理者對實驗室檔案資料管理工作的重視程度和支持力度，要自上而下抓好該項工作，不斷細化和完善實驗室檔案管理制度，確保工作職責明確、工作流程規(guī)范、監(jiān)督管理到位、檔案格式統(tǒng)一、檔案利用科學(xué)合理，全面規(guī)范實驗室檔案管理，不斷提升管理水平。

5.2 利用現(xiàn)代化的檔案管理手段，提升實驗室檔案管理能力

充分利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，發(fā)揮電子檔案的應(yīng)用優(yōu)勢，除必須保存紙質(zhì)檔案外，應(yīng)盡量為所有檔案建立電子檔案，彌補傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不足，充分利用和發(fā)揮現(xiàn)代化設(shè)備的優(yōu)勢，組建單位檔案信息庫，以便于查詢，不斷提升實驗室檔案資料管理的現(xiàn)代化程度。

5.3 注重培訓(xùn)，提升檔案管理人員專業(yè)能力

將檔案管理列入每年的培訓(xùn)計劃，采取“請進來”“送出去”“內(nèi)部互學(xué)”的方式開展培訓(xùn)。一是邀請檔案管理專業(yè)人員到單位開展培訓(xùn)，提升專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的綜合能力。二是組織檔案管理人員外出參加檔案管理專業(yè)知識及業(yè)務(wù)培訓(xùn)，也可到同行業(yè)實驗室參觀學(xué)習(xí)檔案管理工作好的經(jīng)驗和做法。三是將檔案管理工作與本單位考核相關(guān)聯(lián)，核算工作量。促使檔案管理人員不斷地提高思想認識，了解和掌握檔案的類型、檔案填寫內(nèi)容及填寫要求、不同檔案間的邏輯關(guān)系、檔案存放要求及保存時間等，進一步提高檔案填寫與管理的水平和規(guī)范程度[12]。檔案管理人員平時要下功夫多學(xué)習(xí)，保持對工作的熱情，不斷拓寬自己的知識領(lǐng)域，加強與專業(yè)技術(shù)人員的溝通交流，不斷積累檔案管理工作經(jīng)驗。

5.4 加強管理，完善檔案的收集整理和保存條件

檔案管理是一項長期且繁瑣的工作，依據(jù)單位實際情況，可安排專人負責該項工作，做好檔案管理臺賬，對入庫檔案進行審核把關(guān)，及時將檔案入庫歸檔。對檔案的取用和調(diào)借應(yīng)該有詳細準確的記錄，確保每次借閱都有據(jù)可查。檔案的收集、整理、保存也必須有一定場所和設(shè)備條件。各單位也可依據(jù)開展的業(yè)務(wù)工作類別以及經(jīng)費預(yù)算情況，在檔案室配備計算機、打印機、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，不斷提高和優(yōu)化檔案管理的效率與標準。

6 結(jié) 語

牛羊產(chǎn)品檢測實驗室檔案管理工作至關(guān)重要，必須得到管理層的高度重視和大力支持，規(guī)范檔案管理，嚴格落實檔案管理相關(guān)制度，優(yōu)化檔案室基礎(chǔ)設(shè)施，通過提升檔案管理能力，促進牛羊產(chǎn)品檢測實驗室檢測工作扎實有序開展，更好地服務(wù)于“三農(nóng)”工作，促進畜牧業(yè)提質(zhì)增效。