通信建設(shè)工程檔案管理的全過程控制

劉青 鄒坤

61623部隊 北京 100036

引言

在通信建設(shè)工程的具體建設(shè)當(dāng)中，會有各種各樣的工程項目，要想切實地保障通信建設(shè)工程的平穩(wěn)有序發(fā)展，對于每一個工程項目都要嚴(yán)格把控其質(zhì)量。通信建設(shè)工程的檔案管理能夠?qū)φ麄€建設(shè)工程的流程進行及時的記錄，從而反映整個建設(shè)工程的實際情況，這些原始材料對于通信建設(shè)工程的建立以及竣工之后的使用情況都有巨大的現(xiàn)實意義。因此，針對上述情況，本文就通信建設(shè)工程檔案管理的全過程控制展開分析，希望能夠為通信建設(shè)工程的檔案管理提出有效的管理措施，進而推動通信建設(shè)工程檔案管理工作的順利開展，這在一定程度上也能夠促進通信建設(shè)工程的可持續(xù)發(fā)展。

1 通信建設(shè)工程檔案全過程控制的覆蓋范圍

1.1 前端介入

通信建設(shè)工程的開始與檔案的收集工作是同時啟動的，所謂的前端控制介入包括管理體系的建立以及工作要求的提出。管理體系的建立能夠?qū)n案的收集工作進行一定的規(guī)范和約束，對于檔案處理過程當(dāng)中的一些不規(guī)范行為，能夠進行及時的懲罰和處置。這樣能夠在今后有效地避免此類現(xiàn)象的再次發(fā)生，因此管理體系的建立工作是十分必要的，不僅能夠推動整個通信建設(shè)工程檔案管理工作的開展，還能夠?qū)⑵錂n案收集工作系統(tǒng)化。由于從通信建設(shè)工程的開始到最后工程結(jié)束需要收集各種各樣不同類型的檔案，這些檔案資料如果不經(jīng)有效整理，會嚴(yán)重影響到檔案管理工作的順利開展，而管理體系的建立能夠?qū)ζ錂n案的收集處理工作進行一定的歸納整理。工作要求的提出是對于通信建設(shè)工程當(dāng)中的檔案管理工作提出相應(yīng)的工作目標(biāo)以及具體的工作標(biāo)準(zhǔn)，這樣能夠讓檔案的收集處理工作有一定的工作方向，任何工作只有具備一定的工作方向，整個工作才能有序地進行下去。而且，工作目標(biāo)還能夠給予其工作人員一定的工作動力。綜合上述因素，在通信建設(shè)工程檔案全過程管理當(dāng)中，前端介入工作，主要包括管理體系的創(chuàng)立以及相應(yīng)工作要求的提出，這些要求能夠?qū)ζ錂n案管理工作提供相應(yīng)的便利。

1.2 中期滲透

通信建設(shè)工程的實施以及檔案的歸檔工作是同步開始的。在通信建設(shè)工程的發(fā)展當(dāng)中，其檔案的管理工作是十分重要的，能夠在一定程度上影響到整個通信建設(shè)工程的平穩(wěn)有序發(fā)展。在通信建設(shè)工程開始具體的實施之后，相應(yīng)的施工項目就逐步開始啟動。在這個施工的過程當(dāng)中，會有各種各樣的資料需要收集歸檔整理，那么此時對于檔案的歸檔工作也就同步開始了，這些檔案的歸檔工作包括開題報告，項目的中期檢查以及項目的實施進度等各種各樣的檔案資料。這些檔案的歸檔能夠?qū)ζ渫ㄐ沤ㄔO(shè)工程的實施過程進行相應(yīng)的文字記載與文字記錄，有助于及時的發(fā)現(xiàn)整個通信建設(shè)工程當(dāng)中可能存在的任何問題，以便相關(guān)的工作人員采取相應(yīng)的措施，以不斷地完善通信建設(shè)工程。除此之外，在通信建設(shè)工程的檔案歸檔工作當(dāng)中要嚴(yán)格把關(guān)，首先是形成關(guān)，也就是對于其檔案的收集形成工作，進行嚴(yán)格的質(zhì)量把關(guān)，對其檔案的收集要有一定的格式和規(guī)范，這是檔案管理工作的第一步。其次，就是整理關(guān)，對于要進行歸檔的各種檔案資料，要進行一定的編號處理，進行相應(yīng)的整理工作，讓這些檔案資料能夠有序地排列，以便于后續(xù)通信建設(shè)工程的順利開展。最后，就是質(zhì)量關(guān)，相關(guān)的工作人員要對其檔案資料的真實性和合理性進行把關(guān)，確保這些檔案是符合實際施工情況的。

1.3 后續(xù)跟蹤

通信建設(shè)工程的完工與完工資料的歸檔整理工作也是同步開展的。通信建設(shè)工程的項目初步完成之后，要對其施工情況進行查驗和驗收，對于其查驗過程當(dāng)中發(fā)現(xiàn)的問題，相關(guān)的工作人員要針對其不同類型的問題展開具體的分析與研究，以不斷地完善通信建設(shè)工程的具體實施，進而確保其通信建設(shè)工程的順利完工。在這個時候，對于完工資料的歸檔整理，包括其工程完工的文件，工程的預(yù)算，對于工程的查驗報告以及通信建設(shè)工程的技術(shù)分析等。通信建設(shè)工程的施工項目完成之后，整個建設(shè)工程并沒有結(jié)束，后續(xù)的驗收工作對于整個通信建設(shè)工程的發(fā)展來說也是至關(guān)重要的，后續(xù)驗收工作能夠?qū)φ麄€施工情況進行相應(yīng)的查漏補缺，以不斷地完善通信建設(shè)工程的質(zhì)量。對于其相應(yīng)的資料進行歸檔也是十分重要的，這些完工的材料能夠?qū)φ麄€通信建設(shè)工程進行一定的記錄，而且完工的檔案資料也能夠幫助相關(guān)的工作人員及時的發(fā)現(xiàn)通信建設(shè)工程的完工過程當(dāng)中可能存在的任何問題。因此，對于后續(xù)跟蹤工作，相關(guān)的工作人員也不能忽視，要充分認(rèn)識到完工檔案資料歸檔工作的重要性。

2 通信建設(shè)工程檔案全過程控制的實施策略

2.1 建立高效的檔案管理機構(gòu)和控制組織體系

對于任何工作來說，要想平穩(wěn)有序地發(fā)展下去，首要的工作之一就是建立高效的管理機構(gòu)以及相應(yīng)的組織體系。對于通信建設(shè)工程的檔案管理工作來說，也同樣如此，要想推動通信建設(shè)工程的檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展下去，就必須建立高效的檔案管理機構(gòu)和控制組織體系，高效的檔案管理機構(gòu)能夠在一定程度上提高檔案管理工作的效率，而且在檔案的管理工作過程當(dāng)中，如果出現(xiàn)一些不規(guī)范的工作行為，檔案管理機構(gòu)還能對這些行為進行一定的約束和懲治，從而保障通信建設(shè)工程的檔案管理工作正常的開展[1]。高效的檔案管理機構(gòu)還能夠?qū)ζ錂n案的處理工作進行一定的規(guī)劃，讓其檔案管理工作有條理，并且系統(tǒng)性的進行下去。除此之外，控制組織體系對于通信建設(shè)工程的檔案全過程控制來說也是至關(guān)重要的，控制組織體系能夠?qū)⑿袡n案管理工作體系化，將其檔案的收集處理歸檔以及最后的總結(jié)歸納進行有組織的排列，這樣有助于整個通信建設(shè)工程的檔案管理工作有條理地進行下去。由于在通信建設(shè)工程的具體施工過程當(dāng)中，其檔案資料的類型有很多，如果對于這些資料不進行一定的分類歸納，那么整個通信建設(shè)工程的檔案管理工作就會受到嚴(yán)重的影響，綜合上述因素，建立高效的檔案管理機構(gòu)，以及相應(yīng)的控制組織體系，對于通信建設(shè)工程的檔案管理工作來說具有十分強大的現(xiàn)實意義。

2.2 檔案信息化管理

隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，各行各業(yè)的發(fā)展前景和發(fā)展機遇都越來越好，對于通行建設(shè)工程來說，也同樣如此。在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的大環(huán)境中，對于通信建設(shè)工程的檔案管理工作而言，不斷地融入一定的科技因素能夠推動工作的開展?，F(xiàn)如今，對于檔案的信息化管理工作至關(guān)重要，檔案信息化管理能夠在一定程度上提高檔案管理工作的效率，而且有助于資源的共享。在以往傳統(tǒng)的通信建設(shè)工程檔案管理工作當(dāng)中，對于檔案的收集整理以及歸檔工作都需要相關(guān)的工作人員嚴(yán)格按照工作要求和工作程序來開展相應(yīng)的工作，而檔案的信息化管理，只需要相關(guān)的工作人員將其自己的工作輸入到系統(tǒng)當(dāng)中，這樣每一個項目的工作人員都能夠及時地接收到相關(guān)的檔案信息，而且如果對于檔案的信息可能存在著一些問題，相關(guān)的工作人員還能夠在系統(tǒng)上進行及時的更改，從而確保檔案的收集處理工作保質(zhì)保量地完成。檔案的信息化管理工作在一定程度上減少了相關(guān)的人力消耗，能夠?qū)⒏鞣N各樣的檔案資料進行系統(tǒng)化管理，而且還有助于各個通信建設(shè)工程的負(fù)責(zé)人及時地掌握到相關(guān)檔案的信息，在如今這個數(shù)字化時代，檔案的信息化管理既順應(yīng)時代的潮流，又能夠滿足實際需求。

2.3 智能化發(fā)展

在以往傳統(tǒng)的通信建設(shè)工程檔案管理工作當(dāng)中，對于各種檔案資料的收集歸檔工作通常是按照相關(guān)的工作標(biāo)準(zhǔn)一步一步開展的。而如今，在數(shù)字智能化時代，各個行業(yè)的智能化程度都逐漸地提高[2]。在通信建設(shè)工程的檔案管理工作過程當(dāng)中，智能化程度也在不斷地提高，對于一些檔案的文書整理工作，一些電子系統(tǒng)能夠快速的幫助完成這些工作，從而推動整個通信建設(shè)工程的檔案管理工作平穩(wěn)有序地發(fā)展下去。除此之外，智能化程度的提高還有助于不斷地創(chuàng)新通信建設(shè)工程的檔案管理工作方法與工作模式，這在一定程度上能夠促進通信建設(shè)工程的持續(xù)發(fā)展。在如今這個數(shù)字智能化時代，如果通信建設(shè)工程的檔案工作還停留在以往傳統(tǒng)的工作模式當(dāng)中，那么整個通信建設(shè)工程的發(fā)展就會受到嚴(yán)重的阻礙，只有不斷地順應(yīng)時代潮流，才能夠不被時代拋棄，而智能化的發(fā)展就是順應(yīng)時代潮流的發(fā)展，能夠為通信建設(shè)工程的檔案管理工作注入新的生機與活力。因此，對于智能化發(fā)展，相關(guān)的檔案管理工作人員必須予以充分的重視，要不斷地提高其智能化程度，以提高其檔案管理工作的工作效率，這對于通信建設(shè)工程的檔案管理工作來說具有十分強大的現(xiàn)實意義。

2.4 可視化發(fā)展

對于通信建設(shè)工程的檔案管理工作來說，其最終的目的是對于通信建設(shè)工程的整個施工情況進行一定的記載和記錄，便于后續(xù)的查看，在以往傳統(tǒng)的檔案管理工作當(dāng)中，對于這些檔案的收集處理以及歸檔工作，都是相關(guān)的工作人員人工開展的。當(dāng)這些檔案資料歸檔之后，其他的相關(guān)人員要想查看這些檔案，需要經(jīng)過很多復(fù)雜的程序，這在一定程度上會影響到這些檔案的查看。而現(xiàn)如今，在經(jīng)濟社會快速發(fā)展的大環(huán)境當(dāng)中，通信建設(shè)工程的檔案管理工作逐漸走向可視化發(fā)展，對于相應(yīng)的檔案可視化程度不斷地提高，相關(guān)的工作人員可以在系統(tǒng)上就能查看到檔案的資料，而不是像以往那樣需要經(jīng)過各種審核才有資格查看相關(guān)的檔案材料[3]。檔案管理工作的可視化發(fā)展為其工作帶來了極大的便利之處，在一定程度上避免了各種復(fù)雜的程序，有助于推動通信建設(shè)工程檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)。由于一些工作的需要相關(guān)的工作人員必須查看相應(yīng)的檔案資料，那么這些檔案資料能否查看就顯得至關(guān)重要，可視化程度的提高就為此提供了便利。可視化的發(fā)展不僅能夠讓相關(guān)的工作人員盡早地查看到檔案資料，還有助于提高檔案管理工作的系統(tǒng)性。

2.5 數(shù)字化發(fā)展

在通信建設(shè)工程的檔案管理工作過程當(dāng)中，數(shù)字化發(fā)展就是對于各種各樣的檔案資料進行一定的編號，讓每一位數(shù)字都有其實際的含義，這樣能夠在極大程度上便利相應(yīng)的檔案管理工作。由于在通信建設(shè)工程當(dāng)中收集歸檔的檔案資料有很多，如果不采取一定的工作方法將這些檔案進行一定的歸納整理，那么其檔案管理工作將很難有序地開展下去。而數(shù)字化發(fā)展能夠?qū)⑵錂n案的資料進行有組織的排列，每一種檔案資料有其各自的數(shù)字之后，相關(guān)的工作人員應(yīng)當(dāng)將其輸入到相應(yīng)的系統(tǒng)當(dāng)中，這樣就將檔案資料的歸檔整理工作同步到網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，有助于相關(guān)的工作人員及時地查看到檔案的收集歸檔情況，數(shù)字化發(fā)展能夠在一定程度上提高整個通信建設(shè)工程檔案管理工作的工作效率，除此之外，還能夠為其檔案管理工作注入新的發(fā)展動力，相關(guān)的工作人員必須對于其數(shù)字化發(fā)展給予充分的重視。在如今這個時代，數(shù)字化程度的提高能夠推動通信建設(shè)工程的檔案管理工作邁向新的發(fā)展階段，有助于其檔案管理工作公開化透明化。

3 結(jié)束語

綜合上述因素，通信建設(shè)工程的檔案管理工作對其通信建設(shè)工程的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，對此，相關(guān)的工作人員應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，并且，在如今經(jīng)濟社會快速發(fā)展的大背景下，要不斷地提高通信建設(shè)工程檔案管理工作的智能化，可視化以及數(shù)字化，這些有助于提高檔案管理工作的效率，從而推動檔案管理工作平穩(wěn)有序的發(fā)展下去。