對(duì)集團(tuán)單位采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的思考

李曄

摘 要：采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)是公司經(jīng)營(yíng)的重要環(huán)節(jié)，做好采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)的會(huì)計(jì)控制，對(duì)公司內(nèi)部管理有著非常重要的意義。傳統(tǒng)的采購(gòu)與付款控制，僅僅是指對(duì)流程的內(nèi)部控制，而現(xiàn)代觀念則是從風(fēng)險(xiǎn)角度上講內(nèi)部控制，除了防范各環(huán)節(jié)中的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)外，還包含防范經(jīng)營(yíng)管理風(fēng)險(xiǎn)、信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)，通過全方位的風(fēng)險(xiǎn)控制，保障公司整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。本文主要研究集團(tuán)單位采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的相關(guān)內(nèi)容，希望可以全面提高集團(tuán)單位采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的效率，提升集團(tuán)單位資金資源的利用率。

關(guān)鍵詞：集團(tuán)單位；采購(gòu)；付款；內(nèi)部控制

對(duì)于集團(tuán)單位來(lái)講，由于規(guī)模相對(duì)較大，而且旗下子公司數(shù)量眾多，集團(tuán)負(fù)責(zé)人很難在有限的時(shí)間內(nèi)對(duì)全部經(jīng)濟(jì)往來(lái)活動(dòng)和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行系統(tǒng)的監(jiān)管和有序歸類。當(dāng)前部分單位的采購(gòu)與付款內(nèi)部控制工作流于形式，甚至存在采購(gòu)人員以權(quán)謀私、以次充好的行為，不僅嚴(yán)重影響了單位的發(fā)展效益，同時(shí)也不利于增強(qiáng)集團(tuán)單位的經(jīng)營(yíng)成本管控效益。因此，要求單位負(fù)責(zé)人以及財(cái)務(wù)主管部門能夠設(shè)計(jì)有效的采購(gòu)與付款內(nèi)部控制制度，規(guī)范各部門的采購(gòu)和支付行為，并明確合同條款內(nèi)容，全面提高集團(tuán)單位采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的改進(jìn)效率，為單位的持續(xù)發(fā)展奠定制度基礎(chǔ)。

一、采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的目的

第一，為了能夠記錄貨物購(gòu)買數(shù)據(jù)，滿足購(gòu)貨方的基本權(quán)益。在記錄的過程中，無(wú)論是賣方發(fā)票、驗(yàn)收單還是訂購(gòu)單、采購(gòu)清單，都要附著在付款憑證當(dāng)中，使采購(gòu)單據(jù)清晰完整。

第二，為了記錄已經(jīng)發(fā)生的購(gòu)貨業(yè)務(wù)量，需要將賣方發(fā)票、驗(yàn)收單、訂購(gòu)單以及請(qǐng)購(gòu)單事先做好編號(hào)，然后登記入賬。

第三，為了正確評(píng)估單位記錄的購(gòu)貨業(yè)務(wù)內(nèi)容。例如要科學(xué)核準(zhǔn)采購(gòu)的折扣和價(jià)格，按照相應(yīng)的計(jì)算比例對(duì)采購(gòu)金額進(jìn)行會(huì)計(jì)核查。

第四，要確保供貨業(yè)務(wù)的分類清晰、正確，對(duì)貨物的會(huì)計(jì)科目進(jìn)行歸類和核查，發(fā)現(xiàn)分歧及時(shí)清理。

第五，為了能夠使購(gòu)貨業(yè)務(wù)被有效計(jì)入到單位的應(yīng)付賬款和存貨明細(xì)賬目當(dāng)中，做好科學(xué)的匯總。

二、集團(tuán)單位采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的流程

（一）制定明確的采購(gòu)計(jì)劃

集團(tuán)單位在落實(shí)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制工作之前，需要先進(jìn)行預(yù)算分析工作，對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目以及采購(gòu)物資進(jìn)行系統(tǒng)嚴(yán)格的監(jiān)管。采購(gòu)部門需要做好市場(chǎng)調(diào)研的工作，制定采購(gòu)清單，經(jīng)過上層的審批，合格后才能開啟采購(gòu)行動(dòng)。與此同時(shí)，單位內(nèi)部也應(yīng)該明確采購(gòu)申請(qǐng)制度，根據(jù)各類物資的特點(diǎn)和價(jià)格，確定不同的管理部門，授予相應(yīng)權(quán)限，明確有關(guān)責(zé)任，制定有序的采購(gòu)程序，防止出現(xiàn)分散采購(gòu)和重復(fù)采購(gòu)的情況，全面降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率。除此之外，采購(gòu)部門也應(yīng)明確采購(gòu)計(jì)劃。針對(duì)一些以預(yù)算為前提的零配件和原材料的采購(gòu)，要認(rèn)真填寫采購(gòu)清單，申請(qǐng)審批，在審批報(bào)告單中明確各類物資的用途、規(guī)格、數(shù)量和名稱等。對(duì)于一些資金量較大的項(xiàng)目，要根據(jù)單位實(shí)際的生產(chǎn)能力，制定一次性采購(gòu)計(jì)劃和分批采購(gòu)計(jì)劃等，防止盲目采購(gòu)出現(xiàn)存貨過度積壓的問題。

（二）優(yōu)化采購(gòu)流程

集團(tuán)單位采購(gòu)部門需要結(jié)合單位內(nèi)部即將要開發(fā)的項(xiàng)目或者進(jìn)行的生產(chǎn)活動(dòng)，縷清要采購(gòu)物資的數(shù)量以及規(guī)格等。實(shí)踐中，需要與信譽(yù)好且質(zhì)量高的物資供應(yīng)商建立長(zhǎng)期的合作，明確從哪里采購(gòu)以及何時(shí)發(fā)訂貨單等。采購(gòu)人員需要將訂單內(nèi)容和反饋信息及時(shí)移交給倉(cāng)庫(kù)部、財(cái)務(wù)部或請(qǐng)購(gòu)部等，根據(jù)審批后的請(qǐng)購(gòu)單結(jié)果，與供應(yīng)商簽訂相應(yīng)的合同，并且在合同中列出售后服務(wù)信息、交貨日期、交貨方式、折扣條件、物料的規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)和名稱等，合同交由授權(quán)人審核批準(zhǔn)之后蓋章完畢才能生效。發(fā)貨時(shí)間敲定之后，便要執(zhí)行合同內(nèi)容。采購(gòu)人員還需要及時(shí)驗(yàn)收和監(jiān)督貨物是否質(zhì)量完備，發(fā)票核對(duì)工作是否妥善完成，確保訂貨單及時(shí)生效[1]。

（三）科學(xué)驗(yàn)收貨物

采購(gòu)訂單執(zhí)行完畢之后，集團(tuán)單位需要制定更為嚴(yán)格的驗(yàn)收制度，并確定合理的物資檢驗(yàn)方式。例如當(dāng)物資到達(dá)集團(tuán)單位的生產(chǎn)加工部門后，需要倉(cāng)儲(chǔ)部、質(zhì)檢部以及生產(chǎn)部按照合同規(guī)定對(duì)物資的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量、名稱等進(jìn)行全部審查或部分抽查，確認(rèn)準(zhǔn)確無(wú)誤后再簽收。整套流程不僅能夠控制和驗(yàn)收貨物的質(zhì)量，同時(shí)也有利于杜絕存貨大量積壓，滋生浪費(fèi)現(xiàn)象。

（四）加強(qiáng)付款控制

集團(tuán)單位在落實(shí)采購(gòu)與付款控制工作的時(shí)候，必須要加強(qiáng)對(duì)付款流程的管理，明確付款環(huán)節(jié)，并賦予付款審核人員較大的權(quán)利和責(zé)任，使他們能夠嚴(yán)格審核。采購(gòu)單據(jù)憑證合同以及預(yù)算報(bào)告等內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤之后，再交由相關(guān)部門辦理付款。與此同時(shí)，審核人員也需要對(duì)采購(gòu)付款的流程進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤，一旦發(fā)現(xiàn)問題，如供應(yīng)商提供的物資質(zhì)量參差不齊或存在信譽(yù)危機(jī)等，需要立即停止付款，并及時(shí)上報(bào)，避免出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)損失。集團(tuán)單位的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門在付款時(shí)也要審核驗(yàn)證證明資料、結(jié)算憑證文件以及采購(gòu)發(fā)票的有效性、合法性和真實(shí)性，發(fā)現(xiàn)弄虛作假的行為或數(shù)據(jù)失真情況，需要立即上報(bào)并科學(xué)處理，提高定金、預(yù)付賬款和應(yīng)付賬款的管理效率。付款完畢之后，審核人員需要詳細(xì)記錄款項(xiàng)支付、入庫(kù)憑證、采購(gòu)合同以及供應(yīng)商情況等信息，確保采購(gòu)記錄和會(huì)計(jì)記錄與最終倉(cāng)儲(chǔ)記錄核準(zhǔn)一致，為后續(xù)的審核和結(jié)算工作提供保障。

三、采購(gòu)與付款內(nèi)部控制中的問題分析

（一）采購(gòu)計(jì)劃控制不到位

大型D集團(tuán)單位在落實(shí)預(yù)算工作的時(shí)候，并沒有設(shè)置明確的獎(jiǎng)懲機(jī)制，例如按照預(yù)算執(zhí)行情況開展采購(gòu)計(jì)劃的決定之后，就會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)資金支出明顯多于預(yù)算，不僅增強(qiáng)了采購(gòu)的隨意性，而且還會(huì)滋生采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。而且D集團(tuán)單位的采購(gòu)部門提出采購(gòu)申請(qǐng)計(jì)劃之后，該計(jì)劃并沒有經(jīng)過倉(cāng)儲(chǔ)經(jīng)理、采購(gòu)部長(zhǎng)以及項(xiàng)目管理部長(zhǎng)的層層審批，而是直接交由管理層蓋章交付，不僅采購(gòu)計(jì)劃的審核力度不足，而且也為部分采購(gòu)人員的投機(jī)行為提供了可乘之機(jī)。例如故意選購(gòu)一些質(zhì)量低劣的物資或物料，嚴(yán)重影響了該單位生產(chǎn)。采購(gòu)程序過于混亂，使單位風(fēng)險(xiǎn)大大增加[2]。

（二）供應(yīng)商管理機(jī)制存在問題

選擇合適的供應(yīng)商，能夠幫助集團(tuán)單位提高生產(chǎn)質(zhì)量。因此集團(tuán)單位在落實(shí)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制工作的過程中，需要建立科學(xué)的供應(yīng)商管理制度。對(duì)于D集團(tuán)單位來(lái)講，大多業(yè)務(wù)以生產(chǎn)制造為主，在器械加工時(shí)涉及的零部件種類較多，而且規(guī)格不統(tǒng)一，必須要選擇多個(gè)供應(yīng)商才能確保生產(chǎn)工作順利實(shí)施。但是D集團(tuán)單位在選擇主物資供應(yīng)商的時(shí)候，一般以長(zhǎng)期合作的廠家為主，管理制度往往流于形式。而其他輔料的供應(yīng)一般則由合作客戶推薦或采購(gòu)員推薦，在管理上存在較大的漏洞，容易出現(xiàn)供應(yīng)商和推薦人員相互勾結(jié)，惡意增加采購(gòu)單價(jià)的情況，為單位的采購(gòu)工作增添風(fēng)險(xiǎn)。

（三）合同管理混亂

雖然D集團(tuán)單位設(shè)置了專門的法務(wù)部門，對(duì)相應(yīng)的采購(gòu)合同進(jìn)行審核和監(jiān)管，但是與合同相關(guān)的簽訂和談判工作大多由采購(gòu)工程師或采購(gòu)部長(zhǎng)負(fù)責(zé)。此外，他們還承包了與物資供應(yīng)商溝通的任務(wù)，但是這些采購(gòu)人員并不是法學(xué)人士，在擬定合同和簽署文件的時(shí)候，并沒有對(duì)相關(guān)的細(xì)則內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)的研究和考察。例如多數(shù)采購(gòu)人員在合同中，諸多條款的設(shè)定目的在于降低采購(gòu)成本，但是針對(duì)物資的規(guī)格、單價(jià)和采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)等內(nèi)容并沒有明確的規(guī)劃，導(dǎo)致后期D集團(tuán)單位在履行合同的時(shí)候容易出現(xiàn)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。

2018年D集團(tuán)企業(yè)在履行完上一個(gè)采購(gòu)合同之后，由于價(jià)格沒有談攏，始終未與長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商簽訂續(xù)約合同，但是雙方的物資供應(yīng)業(yè)務(wù)又沒有終止，這就導(dǎo)致該集團(tuán)內(nèi)部的商估價(jià)格雖然入賬，但是出賬時(shí)并沒有獲得正規(guī)渠道授權(quán)審批，在內(nèi)部財(cái)務(wù)上滋生了大量的預(yù)付賬款，使單位增添了風(fēng)險(xiǎn)隱患。除此之外，D集團(tuán)單位管理合同原件的時(shí)候，與正在執(zhí)行中的合同混淆存放，業(yè)務(wù)完畢之后容易滋生合同原件丟失的問題，需要重新申請(qǐng)追溯手續(xù)，浪費(fèi)時(shí)間和資源。

（四）付款審核不科學(xué)

針對(duì)采購(gòu)流程的預(yù)付款項(xiàng)，要求D集團(tuán)單位的采購(gòu)工程師或采購(gòu)人員能夠根據(jù)預(yù)先擬定的合同，嚴(yán)格履行付款申請(qǐng)單中的內(nèi)容，并對(duì)清單細(xì)則進(jìn)行嚴(yán)密審核，然后交由總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部長(zhǎng)等上層領(lǐng)導(dǎo)開展審批工作。最終，賬單應(yīng)該交由計(jì)劃保障部門和供應(yīng)商共同確認(rèn)，簽字核對(duì)。但是當(dāng)前，D集團(tuán)單位并沒有按照發(fā)票價(jià)格將這些錢款納入到應(yīng)收賬款當(dāng)中。再加上很多財(cái)務(wù)賬單或采購(gòu)賬單是由該單位采購(gòu)人員自行編制的，缺乏外部的監(jiān)督與審查，更沒有獲得供應(yīng)商的簽字確認(rèn)，容易出現(xiàn)舞弊的情況。2017年D集團(tuán)單位的采購(gòu)人員與外部供應(yīng)商負(fù)責(zé)人相互勾結(jié)，共侵吞集團(tuán)采購(gòu)資產(chǎn)超過20萬(wàn)元，不僅后續(xù)追蹤程序復(fù)雜，而且還給單位造成了巨大的損失[3]。

四、采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的改進(jìn)對(duì)策

（一）提高采購(gòu)計(jì)劃控制效率

對(duì)于大型集團(tuán)單位來(lái)講，D企業(yè)單位在落實(shí)采購(gòu)計(jì)劃控制工作的時(shí)候，必須要加強(qiáng)預(yù)算管理，這也是采購(gòu)與付款循環(huán)內(nèi)部控制的源頭和起點(diǎn)。實(shí)踐中要求單位的管理層能夠?qū)︻A(yù)算工作加以重視，發(fā)揮預(yù)警和監(jiān)督的作用，引導(dǎo)財(cái)務(wù)人員定期編制預(yù)算報(bào)告，使業(yè)務(wù)部門、生產(chǎn)部門以及采購(gòu)部門能夠嚴(yán)格根據(jù)采購(gòu)預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，制定和執(zhí)行采購(gòu)計(jì)劃。過程中也可以引入適當(dāng)?shù)目?jī)效考評(píng)機(jī)制，規(guī)范采購(gòu)人員的工作和行為，提高預(yù)算管理的執(zhí)行效率。另外，則要求D集團(tuán)單位的負(fù)責(zé)人能夠協(xié)同采購(gòu)部門或項(xiàng)目經(jīng)理優(yōu)化預(yù)算流程。針對(duì)一些大型的生產(chǎn)加工項(xiàng)目，采購(gòu)預(yù)算編制需要其他部門的共同配合，生成一套編制預(yù)算、審核預(yù)算、合并預(yù)算、批準(zhǔn)預(yù)算和執(zhí)行與評(píng)價(jià)預(yù)算的采購(gòu)管理體系。需要注意的是，針對(duì)一些大宗臨時(shí)的采購(gòu)計(jì)劃，要求采購(gòu)人員能夠在規(guī)定的期限內(nèi)填寫采購(gòu)申請(qǐng)單，在其中標(biāo)明物資的名稱、規(guī)格、采購(gòu)數(shù)量等，審批結(jié)果合格后才能開啟正式的采購(gòu)工作。

（二）建立明確的供應(yīng)商管理機(jī)制

首先，D集團(tuán)單位內(nèi)采購(gòu)部門在確定物資供應(yīng)商的時(shí)候，必須要根據(jù)以往合作供應(yīng)商的信譽(yù)狀態(tài)以及經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀等，結(jié)合物資采購(gòu)要求，對(duì)其基本情況加以調(diào)查，然后質(zhì)量管理部門、技術(shù)中心和采購(gòu)部要協(xié)同分析供應(yīng)商的優(yōu)勢(shì)，判斷該供應(yīng)商是否與單位的整體發(fā)展需求相一致，將總體的判斷結(jié)果交給采購(gòu)部長(zhǎng)審批，最終確定合適的供應(yīng)商。其次，還要求D集團(tuán)單位應(yīng)建立科學(xué)的供應(yīng)商績(jī)效考察體系，制定更完善的審核程序機(jī)制，隨時(shí)根據(jù)供應(yīng)商的信譽(yù)問題、質(zhì)量情況更新清單。針對(duì)連續(xù)幾個(gè)月績(jī)效排名靠后的供應(yīng)商需要立即終止合作，防止采購(gòu)物資出現(xiàn)質(zhì)量問題，引發(fā)更大的損失。最后，應(yīng)該制定針對(duì)供應(yīng)商信息的詳細(xì)檔案，包括信用等級(jí)信息、資質(zhì)審核信息以及議價(jià)流程信息等，以此作為與供應(yīng)商后續(xù)溝通合作的依據(jù)。而且該檔案也方便D集團(tuán)單位在緊急的狀況下，迅速確定供應(yīng)商的組合范圍，防止由于物資采購(gòu)不及時(shí)影響單位生產(chǎn)加工效率，并且要及時(shí)更新和完善，做好線上資料歸檔的有關(guān)工作。

（三）加強(qiáng)合同管理

首先D集團(tuán)單位可以在內(nèi)部設(shè)立專門的法務(wù)部，針對(duì)采購(gòu)合同內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)的法條審核，檢查其中的條款是否符合國(guó)家規(guī)定以及行業(yè)規(guī)范。尤其針對(duì)需要和供應(yīng)商協(xié)商的內(nèi)容，需要在合同中充分體現(xiàn)出來(lái)，包括供貨方式、時(shí)間、合作期限、供貨價(jià)格、售后服務(wù)內(nèi)容以及違約責(zé)任等，防止由于合同條款不清出現(xiàn)對(duì)D集團(tuán)單位經(jīng)營(yíng)不利的問題。其次，要求D集團(tuán)單位的管理層能夠設(shè)置明確的監(jiān)管人員，管控采購(gòu)合同的審批環(huán)節(jié)，即采購(gòu)人員擬定完采購(gòu)合同之后需要接受部門負(fù)責(zé)人的審核，將審核結(jié)果提交給總經(jīng)理進(jìn)行復(fù)批。整套流程完畢之后，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人與供應(yīng)商洽談合作，簽訂采購(gòu)合同。監(jiān)管人員全權(quán)監(jiān)督，防止采購(gòu)人員和供應(yīng)商之間存在利益勾連，影響單位的持續(xù)發(fā)展。

（四）嚴(yán)格審核付款流程

針對(duì)月度付款內(nèi)容，要求采購(gòu)人員能夠與供應(yīng)商核準(zhǔn)一致，將發(fā)票或賬單報(bào)送給財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)人員，第一時(shí)間查詢物資入庫(kù)數(shù)量和申請(qǐng)單中的數(shù)據(jù)是否一致，金額能否對(duì)得上，如果出現(xiàn)問題需要立即向采購(gòu)人員追責(zé)，確保采購(gòu)賬目清晰統(tǒng)一。核準(zhǔn)一致后，要求財(cái)務(wù)人員能夠利用信息系統(tǒng)自動(dòng)生成應(yīng)收賬款模板，采購(gòu)部門配合核對(duì)發(fā)票金額以記錄應(yīng)收賬款的具體數(shù)額。需要注意的是，采購(gòu)人員在填寫完付款申請(qǐng)單后，需將申請(qǐng)單交給生產(chǎn)部負(fù)責(zé)人或計(jì)劃保障部負(fù)責(zé)人簽字，隨后移交給財(cái)務(wù)部，對(duì)收到的付款申請(qǐng)單進(jìn)行核準(zhǔn)，并核對(duì)當(dāng)月的付款預(yù)算報(bào)告。如果核對(duì)賬目準(zhǔn)確無(wú)誤，且付款申請(qǐng)單的數(shù)據(jù)內(nèi)容符合預(yù)算范圍，可以直接通知出納付款，并打印付款憑證。只有付款流程準(zhǔn)確無(wú)誤，才能保證D集團(tuán)單位內(nèi)資金資源得到最大限度的利用，防止出現(xiàn)利益勾連或鋪張浪費(fèi)的情況[4]。

結(jié)束語(yǔ)

集團(tuán)單位的規(guī)模較大，而且涉及的生產(chǎn)加工項(xiàng)目眾多，在落實(shí)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制工作的時(shí)候，要求領(lǐng)導(dǎo)層能夠協(xié)同采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部以及后勤保障部等制定更為明確的采購(gòu)計(jì)劃管理機(jī)制，并提高付款內(nèi)部控制工作的執(zhí)行效率，建立科學(xué)的供應(yīng)商管理機(jī)制，加強(qiáng)合同管理和付款流程管理等，全面提高集團(tuán)單位采購(gòu)與付款內(nèi)部控制工作的效率，為單位的持續(xù)發(fā)展提供保障。

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