試論國有企業(yè)加強基層辦公室綜合事務管理的對策

趙元勃

[勝利油田 黨校(培訓中心),山東 東營 257100]

辦公室綜合事務管理對企業(yè)效益提升具有重要影響，是企業(yè)管理工作中的一項重要內(nèi)容。隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，從根本上提高辦公室綜合事務管理效率，成為企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展必須解決的問題。

一、國有企業(yè)基層辦公室綜合事務管理的重要性

辦公室綜合事務管理是國有企業(yè)基層單位一項十分重要的管理內(nèi)容，其管理水平直接影響企業(yè)內(nèi)部運轉(zhuǎn)和經(jīng)營效率。國有企業(yè)需不斷轉(zhuǎn)變管理觀念、引入現(xiàn)代化管理手段，全面提升辦公室綜合事務管理水平，才能有效解決企業(yè)經(jīng)營過程中出現(xiàn)的問題，確保各部門工作順利開展，保障企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展。

(一)樞紐作用

辦公室綜合事務管理對國有企業(yè)的發(fā)展具有重要作用，是各部門之間的橋梁和紐帶，可以使上下級得到有效連接。充分發(fā)揮辦公室綜合事務管理承上啟下、協(xié)調(diào)各方[1]的關(guān)鍵作用，加強領(lǐng)導之間，各級、各部、各單位之間和上下級之間的溝通、協(xié)調(diào)，促進各部門合作，可以有效地提高組織的效率。高效合理地開展辦公室管理工作，發(fā)揮辦公室的橋梁紐帶作用，才能使企業(yè)工作做到上通下順，形成良好的工作氛圍，提高企業(yè)的工作效率。

(二)輔助決策作用

辦公室是領(lǐng)導的信息中心和決策支持中心，為領(lǐng)導關(guān)鍵事務決策提供參考意見和信息支持。通過課題調(diào)研、信息收集、資料整理、文件起草、方案設計等方式，辦公室積極發(fā)揮參謀助手作用，提出有參考性的建議，為黨委的民主決策提供依據(jù)。辦公室在輔助領(lǐng)導決策中，往往能起到畫龍點睛的作用。

(三)服務協(xié)調(diào)作用

協(xié)調(diào)、服務是基層辦公室工作的主要職能，也是辦公室管理工作的根本出發(fā)點。除了在重大活動、重要會議、重點工作中做好服務保障工作外，辦公室還需協(xié)調(diào)各部門之間的工作，增進業(yè)務交流，避免產(chǎn)生重復勞動。辦公室不僅要為領(lǐng)導服務，還要為同級和上下級部門服務，為全體員工服務。辦公室管理人員樹牢服務意識，積極主動地做好服務保障工作，能夠促進企業(yè)各類工作有效開展，保證企業(yè)活動的完整性，確保企業(yè)活動順利開展。在企業(yè)管理過程中，辦公室綜合事務管理是十分重要的潤滑劑。

二、國有企業(yè)基層辦公室綜合事務管理現(xiàn)狀

國有企業(yè)在實踐中不斷完善辦公室管理機制，在辦公室規(guī)范化管理方面取得了一些成績。基層辦公室管理工作在加強各部門之間的聯(lián)系和溝通、協(xié)調(diào)各部門關(guān)系方面發(fā)揮了顯著作用，優(yōu)化了企業(yè)內(nèi)部管理工作，全面提升了企業(yè)的經(jīng)營管理水平。但由于辦公室綜合事務管理涉及的細節(jié)比較多，辦公室在開展具體管理工作時存在以下相關(guān)問題。

(一)人員不足

國有企業(yè)辦公室特別是基層單位辦公室的工作人員往往身兼數(shù)職，除辦公室基本的工作外，還要負責黨建、三基、安全、綜治、保密、群團、迎檢等工作。辦公室管理人員事務多而雜，既要按時完成主要領(lǐng)導交辦的任務，又要協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系，完成分管領(lǐng)導交代的其他瑣碎的工作。辦公室管理人員如果在繁瑣的事務中顧此失彼，就容易出現(xiàn)工作失誤。這對辦公室管理人員提出了更高的工作要求，在很大程度上增加了他們的工作負擔，打擊了他們的工作熱情。

(二)職責不清

基層辦公室管理人員對自己的職責范圍和服務對象了解不清。有的基層辦公室管理人員沒有對自己的工作進行合理定位，沒有清楚地認識到辦公室工作不僅要為領(lǐng)導服務，還要為全體員工服務；有的辦公室管理人員工作沒有條理性，對領(lǐng)導安排布置的任務無法分出輕重緩急；有的辦公室管理人員認為辦公室是發(fā)號施令的指揮機構(gòu)，對于有些事情主觀臆斷，沒有做廣泛的群眾調(diào)查。辦公室制訂的一些工作辦法和措施，既沒有群眾基礎(chǔ)，也沒有得到領(lǐng)導的肯定，在實際工作中無法執(zhí)行，導致一些工作完成得不盡人意，無法達到領(lǐng)導要求，也對單位的形象造成一定的影響。

(三)執(zhí)行力不強

由于缺乏有效的反饋機制，辦公室管理人員不能及時得到工作反饋，以便調(diào)整工作計劃和策略，很容易導致執(zhí)行不力?；鶎愚k公室服務企業(yè)的工作意識不強，對上級交辦的工作協(xié)調(diào)不到位、催辦不力，不能按質(zhì)按量、不折不扣地完成工作任務。有的辦公室管理人員紀律散漫，缺少主動服務意識，只能完成領(lǐng)導交辦的任務，在具體工作中存在等、靠、拖的現(xiàn)象；有的辦公室管理人員缺乏明確的目標和計劃，容易在工作執(zhí)行過程中迷失方向，無法高效地完成任務；有的辦公室管理人員缺乏良好的溝通技巧和協(xié)作能力，與不同部門和同事缺乏溝通協(xié)作，嚴重影響執(zhí)行效率；有的工作辦公室人員缺乏強烈的責任感和擔當精神，很容易在工作中出現(xiàn)問題時推卸責任。

(四)創(chuàng)新不夠

基層辦公室沒有營造出鼓勵創(chuàng)新和激發(fā)創(chuàng)造力的氛圍。在競爭激烈的社會環(huán)境中，辦公室綜合事務管理缺乏新的管理模式和工作方法，循規(guī)守舊的措施已不能滿足新時代企業(yè)發(fā)展的要求。辦公室沒有根據(jù)社會形勢和企業(yè)改革發(fā)展等客觀變化改變自己的工作方法和理念，這不僅會影響個人的工作表現(xiàn)和發(fā)展，還會對整個國有企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展造成負面影響。

(五)人員知識結(jié)構(gòu)不合理

國有企業(yè)基層辦公室管理人員專業(yè)培訓不及時、學習不夠深入，沒有系統(tǒng)地學習管理、后勤、服務及現(xiàn)代辦公等專業(yè)知識，因此，目前基層辦公室工作的辦事效率較低，不能適應現(xiàn)代化高速、高效的發(fā)展趨勢，不利于企業(yè)的整體發(fā)展。與此同時，部分國有企業(yè)的辦公室人員缺乏綜合事務管理經(jīng)驗，責任意識也相對較低，導致辦公室管理工作不能高效開展。

三、國有企業(yè)提升基層辦公室綜合事務管理水平的對策

國有企業(yè)辦公室管理缺乏計劃性，部門職責模糊，缺乏處理突發(fā)事件的能力，影響到辦公室管理職能的有效發(fā)揮。因此，需要有效規(guī)范辦公室管理制度，加強辦公室綜合事務管理，以此來提升工作效率。

(一)優(yōu)化辦公室管理人員結(jié)構(gòu)與工作流程

1.合理優(yōu)化基層辦公室管理人員結(jié)構(gòu)。在目前的市場環(huán)境中，國有企業(yè)要實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，需要合理優(yōu)化基層辦公室管理人員結(jié)構(gòu)，做到老中青相結(jié)合，老年是基礎(chǔ)、中年是骨干、青年是新生力量。在人員緊張的情況下，適應“大崗位”要求，鼓勵其他崗位人員兼職具體辦公室工作，積極動員年輕人參與辦公室綜合事務管理，充分發(fā)揮年輕人精力旺盛、善于接受新事物、敢于主動承擔責任、善于組織策劃等優(yōu)點。通過“老帶新”“新幫老”的方式，經(jīng)驗豐富的老同志幫助年輕人快速成長，年輕人幫助老同志學習新媒體、新的辦公技能和現(xiàn)代管理方法等，使新知識和新技術(shù)盡快普及應用。建立有效的激勵機制，提高辦公室人員的積極性和主動性，鼓勵他們提出新的想法和建議、嘗試新方法和新技術(shù)，為他們提供培訓和發(fā)展機會，激發(fā)他們的創(chuàng)造力和創(chuàng)新思維。

2.全面優(yōu)化辦公室各項工作流程。要引進現(xiàn)代化的管理手段，科學設置基層辦公室管理流程，有效提升基層辦公室綜合管理水平，進一步確保管理模式的準確性和合理性。細化辦公室職能，使各項工作運行均有清晰的流程，在流程設計中要做到各環(huán)節(jié)詳細、具體、明確，具有較強的操作性。在實際梳理辦公室管理內(nèi)容時，需要完善辦公室管理結(jié)構(gòu)，對適合的辦公室管理人才進行篩選。健全辦公室工作的責任體系。根據(jù)基層辦公室的工作性質(zhì)和特點，梳理崗位職責，做到分工明確、各司其職、協(xié)調(diào)配合，具體事務責任到人。辦公室綜合事務管理各項工作的運行要保持相互協(xié)調(diào)、均衡，既相互促進又相互制約，減少出錯概率，提高工作效率。

(二)提升辦公室管理人員的崗位責任意識和專業(yè)素質(zhì)

國有企業(yè)辦公室綜合事務十分復雜，多數(shù)工作涉及企業(yè)機密，因此，辦公室管理人員的專業(yè)素質(zhì)對辦公室管理水平具有直接影響。辦公室作為一種高效服務模式，需要有效提升辦公室管理人員各方面能力。在辦公室管理過程中，要運用創(chuàng)新性思維，提前謀劃綜合事務，有計劃地落實各項工作，使辦公室管理能夠朝著正規(guī)化方向持續(xù)改進。

1.辦公室管理人員要增強崗位責任意識。辦公室管理人員需要從復雜事務中解脫出來，全身心投入到管理工作中去，使管理效率得到提升，有效完成企業(yè)領(lǐng)導所布置的各項任務。在此期間，辦公室管理人員需要保持嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，認真對待綜合事務管理。國有企業(yè)需要對企業(yè)管理體制加以完善，科學安排崗位工作，結(jié)合辦公室管理流程有效落實崗位考核，確保具體工作明確分工。除此之外，還需要嚴格按照標準管理模式，制訂辦公室管理細則，對辦公室管理人員進行全方位的崗位監(jiān)督，保證辦公室管理人員能夠服從工作安排。

2.辦公室管理人員要提高專業(yè)素質(zhì)。辦公室的綜合事務管理是國有企業(yè)諸多管理工作的縮影，其中，辦公室人員的形象、專業(yè)素質(zhì)最能代表企業(yè)的形象。辦公室管理人員的辦事效率、服務態(tài)度等不僅反映一個單位的精神面貌，而且直接關(guān)系到這個單位的對外形象。因此，基層辦公室管理人員要以愛崗敬業(yè)、恪盡職守的工作態(tài)度，加強團體協(xié)作，以維護企業(yè)形象為榮、以損害企業(yè)形象為恥。辦公室人員要與其他科室人員保持緊密聯(lián)系，堅持以誠待人，建立健康、和諧的人際關(guān)系，充分發(fā)揮辦公室的整體效應，最大限度地提高工作效率。

(三)突出辦公室管理服務企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)的作用

1.發(fā)揮辦公室管理的保障和決策作用。在國有企業(yè)實際生產(chǎn)經(jīng)營過程中，加強辦公室綜合事務管理能夠保證日常秩序的規(guī)范性，確保各類工作有效開展，全面提升辦公室管理效率。辦公室管理應服務整體的工作流程，協(xié)調(diào)各個部門的關(guān)系，發(fā)揮具體的保障和決策作用，從而為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營決策的制定提供有力依據(jù)。企業(yè)在制定生產(chǎn)經(jīng)營決策時，基層辦公室要充分了解企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營情況，負責收集、整理和分析企業(yè)外部和內(nèi)部的各種信息，追蹤市場趨勢，掌握客戶需求等關(guān)鍵信息。這些數(shù)據(jù)可以為企業(yè)高層提供決策依據(jù)，幫助他們進行戰(zhàn)略規(guī)劃、產(chǎn)品開發(fā)和市場定位等重要決策。

2.發(fā)揮辦公室管理的協(xié)調(diào)作用。辦公室需要協(xié)調(diào)上下級關(guān)系，使各類工作的秩序得到保證，使決策的穿透力與正確性得到提升，確保生產(chǎn)經(jīng)營工作順利完成。國有企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中，需要做到既會搞管理，又要懂生產(chǎn)，一切管理工作都是為生產(chǎn)經(jīng)營服務，從而促進企業(yè)的健康發(fā)展。

(四)處理好主體工作與繁雜事務的關(guān)系

1.主體工作要有足夠的資源支持和時間投入。企業(yè)基層辦公室除完成具體的本職工作外，還要負責一些瑣碎、臨時的工作。辦公室管理工作事無大小，只有輕重緩急，因此，基層辦公室管理人員要分清工作的主次和先后。對于主體工作，辦公室管理人員要有一個深入的理解和規(guī)劃，明確工作目標、步驟和預期結(jié)果，這樣可以讓工作更有方向性，避免走彎路。辦公室管理人員要有敏銳的洞察力和果斷的決策能力，能夠根據(jù)任務的緊急程度、重要性以及內(nèi)部的資源情況，合理地安排工作，確保主體工作有足夠的資源支持和時間投入。對于一些緊急的、重要的任務，應該盡快處理，而對于一些瑣碎的、沒有時間限制的事務，則可以稍后處理，甚至授權(quán)他人完成。

2.瑣碎事務的處理更能彰顯綜合管理能力?，嵥榈墓ぷ髯龊昧藳]有功勞，出現(xiàn)漏洞會影響企業(yè)形象。這就要求辦公室管理人員在工作中注意資料的收集、整理，把工作做在前頭、做在平時。應對突發(fā)事件也是辦公室的工作之一，應做到冷靜對待突發(fā)事件，敢于沖在前面，及時提出解決方案供領(lǐng)導參考。辦公室管理人員還應當做到不怕得罪人，將事件消除在萌芽之中，防止因小問題處理不當而產(chǎn)生大的影響，給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營帶來損失。

結(jié) 語

在國有企業(yè)發(fā)展過程中，辦公室綜合事務管理是一項重要管理內(nèi)容，對企業(yè)形象和工作開展具有重要影響，因此，企業(yè)需要提升辦公室管理水平，規(guī)范辦公室的管理工作，增強企業(yè)競爭力。這就需要根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)的實際情況，完善相關(guān)崗位流程和管理制度，落實崗位責任制，從而提升辦公室管理效率，保障和輔助企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營。