現(xiàn)代信息技術(shù)與化工檔案管理的整合策略

□ 青海格爾木 陳 婕

隨著化工企業(yè)的逐漸壯大，化工檔案管理工作量以及復(fù)雜性變得越來(lái)越大，這就給檔案管理人員的管理工作帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)?；て髽I(yè)只有化工檔案管理的策略，才可以更好地推動(dòng)迎接挑戰(zhàn)。信息技術(shù)的發(fā)展給化工企業(yè)檔案管理工作帶來(lái)了新的思路。在進(jìn)行化工檔案管理時(shí)，相關(guān)人員有效的利用信息技術(shù)開展化工管理工作，可以有效的提高化工檔案管理的效率。但是，當(dāng)前化工檔案管理工作由于受到人為、技術(shù)等原因，在信息技術(shù)應(yīng)用、精細(xì)化程度以及優(yōu)化效能方面還存在許多問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙了化工企業(yè)的發(fā)展。因此，為了提高化工檔案管理的質(zhì)量，化工企業(yè)必須要重視起信息技術(shù)的應(yīng)用。

一、當(dāng)前化工企業(yè)檔案管理工作存在的問(wèn)題以及影響因素

（一）相關(guān)問(wèn)題分析

1.對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用不重視。隨著信息技術(shù)在各行各業(yè)的廣泛應(yīng)用，信息化的發(fā)展已經(jīng)成為了各個(gè)行業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)。要想信息化的發(fā)展，信息技術(shù)的應(yīng)用是必然。但是，從目前化工企業(yè)檔案管理的實(shí)際情況看，信息技術(shù)的應(yīng)用被忽視，導(dǎo)致檔案管理存在著一些漏洞，不利于企業(yè)的健康發(fā)展。具體表現(xiàn)為：化工企業(yè)的檔案管理人員乃至領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用都不夠重視，認(rèn)為只要按部就班地進(jìn)行管理就可以，沒(méi)必要對(duì)其工作進(jìn)行信息化的創(chuàng)新，從而導(dǎo)致化工檔案管理工作難以實(shí)現(xiàn)信息化的改革和創(chuàng)新。

2.精細(xì)化程度比較低?；n案管理的精細(xì)化程度直接影響著檔案管理工作的效果，也影響著化工企業(yè)未來(lái)的發(fā)展。當(dāng)前，隨著信息化檔案管理工作的不斷發(fā)展，利用信息技術(shù)提升檔案管理精細(xì)化的程度是必然的。但是，目前由于化工企業(yè)檔案管理理念的落后，許多檔案管理人員仍采用舊的檔案管理模式，一定程度上降低了檔案管理的精細(xì)化程度。目前，一些化工管理人員在化工檔案管理的程序的精細(xì)化以及內(nèi)容的精細(xì)化上都存在問(wèn)題，嚴(yán)重地阻礙了化工檔案管理的效能。

3.化工檔案管理信息化建設(shè)不足。雖然一些化工企業(yè)檔案管理人員認(rèn)識(shí)到了化工檔案管理信息化的發(fā)展的重要性，但是在具體的信息化建設(shè)方面還存在許多的不足。部分化工企業(yè)不善于引進(jìn)信息化的管理系統(tǒng)以及設(shè)備，并且也不善于引進(jìn)具有高素質(zhì)、高信息素養(yǎng)的專業(yè)人才，導(dǎo)致信息化硬件設(shè)施建設(shè)以及團(tuán)隊(duì)建設(shè)存在不足，嚴(yán)重阻礙了化工檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升。

（二）影響因素分析

1.人為因素。人是從事任何工作的重要參與者，也是工作效率的重要影響者。對(duì)于化工檔案管理工作而言，檔案管理人員的綜合素養(yǎng)情況直接影響著化工企業(yè)檔案管理工作信息化發(fā)展的效果。在具體的檔案管理工作中，如果相關(guān)檔案管理人員缺乏信息化的管理意識(shí)，在工作中不善于把信息技術(shù)應(yīng)用其中，管理手段和方式比較落后，勢(shì)必會(huì)影響檔案管理信息化的質(zhì)量和效率。同時(shí)，管理人員對(duì)信息技術(shù)的理論和實(shí)踐知識(shí)掌握不牢固，業(yè)務(wù)能力和水平比較低，也會(huì)直接影響檔案管理信息化的建設(shè)。此外，管理人員的工作態(tài)度，工作積極性等都會(huì)影響檔案管理工作的有序開展。因此，為了更好的推動(dòng)檔案管理工作的信息化發(fā)展，化工企業(yè)必須要重視起檔案管理人員的綜合素養(yǎng)提升。

2.技術(shù)因素?？萍际峭苿?dòng)檔案管理工作不斷創(chuàng)新和改革的原動(dòng)力。所以，技術(shù)對(duì)于員工企業(yè)檔案管理信息化的發(fā)展是非常重要的。當(dāng)前，化工檔案管理主要應(yīng)用的技術(shù)有大數(shù)據(jù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等?；て髽I(yè)檔案管理人員有效地應(yīng)用這些技術(shù)，才可以更好地對(duì)化工檔案資料進(jìn)行精細(xì)化的管理，從而提高化工檔案管理的效率。目前，技術(shù)在化工檔案管理工作的主要影響表現(xiàn)：資料整理不全面、不清楚，導(dǎo)致檔案制定難以符合化工企業(yè)的實(shí)際需求，并且技術(shù)工作者對(duì)相關(guān)的軟件以及設(shè)備應(yīng)用方法難以掌握，缺乏必要的技術(shù)應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致操作失誤不斷出現(xiàn)，嚴(yán)重影響化工企業(yè)的未來(lái)發(fā)展。

二、信息技術(shù)在化工企業(yè)檔案管理工作應(yīng)用的意義分析

（一）可以優(yōu)化檔案管理的內(nèi)容

在傳統(tǒng)的化工檔案管理中，多數(shù)管理者支持對(duì)化工企業(yè)的活動(dòng)以及現(xiàn)成的一些資料進(jìn)行整理，并且他們?cè)谡頇n案資料時(shí)經(jīng)常會(huì)帶著一些偏好。這樣的檔案管理具有一定的隨意性，難以保障檔案資料整理的質(zhì)量，而且也不利于今后檔案資料管理的方向和內(nèi)容與時(shí)俱進(jìn)的調(diào)整和更新?，F(xiàn)代信息技術(shù)在化工企業(yè)檔案管理中發(fā)展之后，管理者可以在整個(gè)檔案管理的初期，利用信息技術(shù)在網(wǎng)絡(luò)上對(duì)一些資料進(jìn)行調(diào)研，及時(shí)地了解人們對(duì)化工檔案管理的需求，這樣不僅可以有效更好的滿足大眾的需求，而且可以優(yōu)化檔案管理的內(nèi)容，提高檔案管理的效率。

（二）可以提高檔案資料管理的進(jìn)程

在以往的化工檔案管理中，由于檔案管理的條件比較差，當(dāng)時(shí)信息化建設(shè)還不足，許多管理者無(wú)論是在資料的收集還是整理方面，都采用非常傳統(tǒng)的方式，這樣的方式不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且會(huì)耽誤檔案資料管理的進(jìn)程，從而不利于化工企業(yè)快速的發(fā)展。信息技術(shù)和化工企業(yè)檔案管理融合之后，可以有效地解決傳統(tǒng)管理的不足之處，相關(guān)管理者可以利用現(xiàn)代化的辦公軟件以及信息化的技術(shù)進(jìn)行資料的收集、整理，并最終編制最終的電子檔案管理庫(kù)，可以有效地加快檔案管理整個(gè)工作的進(jìn)程，從而有效地為化工檔案管理工作效率的提升提供保障。

三、現(xiàn)代信息技術(shù)與化工檔案管理工作有效整合的策略分析

事實(shí)證明，在化工檔案管理工作中，信息技術(shù)的應(yīng)用具有重要的價(jià)值和意義，它不僅可以改變傳統(tǒng)化工檔案管理模式的不足，優(yōu)化檔案管理的技術(shù)，而且可以提高相關(guān)管理人員的工作效率，促進(jìn)化工企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展。但是，目前化工檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用還存在許多不足之處，化工企業(yè)必須要重視起信息技術(shù)的整合應(yīng)用，創(chuàng)新化工檔案管理的信息化策略，才可以更好地推動(dòng)化工檔案管理效能的提升。具體策略主要有以下幾點(diǎn)。

（一）強(qiáng)化化工檔案管理的專業(yè)團(tuán)隊(duì)

專業(yè)的化工檔案管理專業(yè)團(tuán)隊(duì)建設(shè)對(duì)于化工檔案管理工作來(lái)說(shuō)是非常重要的。管理人員是開展化工檔案管理工作的重要人員。管理人員的綜合素養(yǎng)水平直接決定著化工檔案管理的質(zhì)量和效率。通過(guò)以上分析我們知道，當(dāng)前專業(yè)管理人員的綜合素質(zhì)低已經(jīng)成為化工企業(yè)檔案管理質(zhì)量低的重要影響因素。當(dāng)前，化工企業(yè)部分檔案管理人員無(wú)論是在業(yè)務(wù)能力、信息化素養(yǎng)以及職業(yè)素養(yǎng)方面都存在一些問(wèn)題，嚴(yán)重地阻礙了檔案管理工作的提升。所以，化工企業(yè)要想提高化工檔案管理工作的質(zhì)量，必須要強(qiáng)化管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)。只有建立起高質(zhì)量、高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)，才可以促使化工檔案管理朝著更好的方向發(fā)展。首先，化工企業(yè)要重視高質(zhì)量、高素質(zhì)的化工檔案管理人才的引進(jìn)，在招聘環(huán)節(jié)做好嚴(yán)格的把關(guān)，把應(yīng)聘者的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)、職業(yè)素養(yǎng)、信息化程度等作為硬性的崗位人員錄用指標(biāo)，在人員錄用之后，也要注重系統(tǒng)的、專業(yè)化的培訓(xùn)，培訓(xùn)之后才可以上崗；其次，對(duì)化工檔案管理人員進(jìn)行定期的考核，重點(diǎn)對(duì)他們的業(yè)務(wù)水平、工作態(tài)度、信息化技術(shù)的應(yīng)用等進(jìn)行重點(diǎn)考核，一旦發(fā)現(xiàn)某一方面的不足，要及時(shí)的對(duì)他們進(jìn)行培訓(xùn)；最后，完善培訓(xùn)機(jī)制?；て髽I(yè)要對(duì)現(xiàn)有的化工檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，主要從業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德以及信息技術(shù)等方面進(jìn)行培訓(xùn)。針對(duì)業(yè)務(wù)能力方面，化工企業(yè)要定期派專業(yè)的人事開展有關(guān)化工檔案管理的專題講座，傳授他們基本的理論和實(shí)操知識(shí)，以提高他們有關(guān)化工檔案管理的專業(yè)水平。針對(duì)職業(yè)道德方面，化工企業(yè)要以案例分析的形式，幫助他們了解有關(guān)化工檔案管理的重要性，以及不認(rèn)真、不積極地對(duì)待工作的后果，以更好地幫助他們提高思想高度，樹立起正確的工作態(tài)度，以在日后更加積極地從事化工檔案管理工作。針對(duì)信息技術(shù)方面，化工企業(yè)要聘請(qǐng)專業(yè)的人事，對(duì)信息技術(shù)的理論和實(shí)操知識(shí)進(jìn)行專業(yè)的指導(dǎo)教育，以更好的提高他們的信息技術(shù)素養(yǎng)，從而為化工檔案管理信息化的開展提供保障。

（二）強(qiáng)化對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用的重視

相關(guān)人員對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用的重視程度直接影響著化工檔案管理信息化發(fā)展的程度?；て髽I(yè)從管理層到基層化工檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用引起足夠的重視，對(duì)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)有足夠的認(rèn)識(shí)，才可以更好地推動(dòng)化工檔案管理信息化的發(fā)展。但是，目前部分化工企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)以及基層工作人員的對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用意識(shí)還不夠，仍秉持著傳統(tǒng)的化工資料管理理念，導(dǎo)致信息技術(shù)難以融入到化工檔案管理工作中。即使一些員工嘗試運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行化工檔案資料管理，但是由于缺乏必要的管理激情，也導(dǎo)致信息技術(shù)難以很好地融合到化工檔案管理工作中。因此，要想更好地開展化工檔案管理工作，化工企業(yè)必須要強(qiáng)化信息技術(shù)與該工作的整合。首先，領(lǐng)導(dǎo)層要對(duì)信息技術(shù)在化工檔案管理中的應(yīng)用引起足夠的重視，只有他們重視起來(lái)，才可以督促員工積極地應(yīng)用信息技術(shù)解決當(dāng)前檔案管理的問(wèn)題。領(lǐng)導(dǎo)層要根據(jù)當(dāng)前化工檔案管理工作的現(xiàn)狀，制定有關(guān)信息化管理的制度，用制度約束和激勵(lì)員工積極地開展信息化的檔案管理工作。例如，化工企業(yè)可以制定信息化管理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)信息化化工檔案管理表現(xiàn)優(yōu)異的員工，給予精神以及物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)，以用此激勵(lì)員工積極地投入到信息化的檔案管理中。同時(shí)，要定期開展有關(guān)信息化檔案管理的專題講座，喚起員工對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用意識(shí)，以有意識(shí)的在今后的工作中開展信息化的檔案管理工作。其次，化工檔案管理人員也要在日常工作中，認(rèn)真地學(xué)習(xí)信息技術(shù)的相關(guān)知識(shí)，以更好地利用其優(yōu)勢(shì)開展檔案管理，以提高檔案管理信息化的程度。

（三）健全化工檔案管理信息化的系統(tǒng)

信息化的檔案管理系統(tǒng)對(duì)于化工檔案管理工作來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的?；て髽I(yè)要想促使檔案管理工作信息化的發(fā)展具有保障，必須要強(qiáng)化信息化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)。在具體的化工檔案管理中，如果沒(méi)有信息化的管理系統(tǒng)作支撐，那么化工檔案管理工作就很難朝著信息化的方向發(fā)展。所以，化工企業(yè)要重視起信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)。要想信息化系統(tǒng)更好地建設(shè)開展，化工企業(yè)需要從硬件和軟件方面進(jìn)行優(yōu)化。首先，化工企業(yè)要根據(jù)自身企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)，引進(jìn)適合的信息化管理軟件系統(tǒng)，利用化工檔案管理軟件系統(tǒng)可以有效地實(shí)現(xiàn)資源共享，建立完成的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，促進(jìn)化工資料管理信息化更好發(fā)展。如，會(huì)博通化工檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)是化工材料行業(yè)使用得比較多的一款綜合檔案管理平臺(tái)，在檔案管理方面確實(shí)更有優(yōu)勢(shì)，更為專業(yè)性，可以有效地解決化工檔案資料管理的各種問(wèn)題，以更好的實(shí)現(xiàn)化工行業(yè)的更長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。其次，強(qiáng)化信息化硬件設(shè)施的投入?；て髽I(yè)要加大計(jì)算機(jī)，存儲(chǔ)設(shè)備等硬件設(shè)備的投入，為化工檔案管理信息化的建設(shè)提供必要的物質(zhì)保障。并且，在設(shè)備信息化設(shè)備選擇時(shí)，化工企業(yè)要注重設(shè)備的性能和存儲(chǔ)空間，以更好地保障檔案資料的安全、有效的存放，從而提高化工檔案管理的質(zhì)量。最后，化工企業(yè)要重視大數(shù)據(jù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的引用，并與時(shí)俱進(jìn)進(jìn)行技術(shù)的更新，利用技術(shù)為檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)的保障。

（四）利用信息技術(shù)優(yōu)化化工檔案管理的方式

化工檔案管理的方式的優(yōu)化和創(chuàng)新是檔案管理工作的關(guān)鍵。在信息化的時(shí)代，化工檔案管理人員只有借助現(xiàn)代化的技術(shù)進(jìn)行管理方式的應(yīng)用，才可以更好的提高化工檔案管理的質(zhì)量，從而提高化工企業(yè)在市場(chǎng)的占有率。但是，目前許多化工企業(yè)讓采用傳統(tǒng)紙質(zhì)的化工檔案整理方式，這樣的化工檔案管理方式不僅會(huì)造成化工檔案管理的漏洞頻出，而且不能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供依據(jù)。信息技術(shù)和化工檔案管理的整合，可以有效創(chuàng)新化工檔案管理的方式，為相關(guān)管理者的工作提供新的管理思路，有效便利了管理者的工作，顯著提高了他們的工作效率。所以，在開展化工檔案管理工作，相關(guān)管理人員可以用信息技術(shù)去創(chuàng)新檔案管理的方式。首先，相關(guān)檔案管理人員在檔案管理的初期階段，可以利用信息技術(shù)與使用者進(jìn)行交流溝通，了解他們的實(shí)際需求和意見，以為檔案資料的管理提供保障，從而提高檔案資料管理的有效性；其次，在管理的過(guò)程中，相關(guān)管理人員可以利用網(wǎng)絡(luò)查看檔案資料管理的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和內(nèi)容，以便及時(shí)了解檔案管理的進(jìn)度；再其次，在資料整理結(jié)束之后，檔案管理人員也可以利用信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行宣傳，使用者可以及時(shí)的做出點(diǎn)評(píng)，以便管理者及時(shí)的進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整。

（五）利用信息技術(shù)加快檔案管理的進(jìn)度

傳統(tǒng)的化工檔案管理以人工的形式編制紙質(zhì)的資料，會(huì)耗費(fèi)大量的人力，編制的進(jìn)度也比較慢，并且也容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，一定程度上會(huì)影響化工企業(yè)的發(fā)展。而檔案管理人員可以有效的應(yīng)用信息技術(shù)提高檔案管理的速度和進(jìn)程。首先，管理人員可以利用現(xiàn)代化的辦公軟件對(duì)資料進(jìn)行收集、分析和整理，最終編制成電子版的檔案資料，有效的縮短了檔案資料收集到最終完成的時(shí)間，從而提高了檔案管理的進(jìn)程；其次，化工檔案管理人員還可以利用錄音筆和攝像機(jī)進(jìn)行化工檔案資料的存儲(chǔ)，改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)存儲(chǔ)容易丟失的問(wèn)題，有效的提供了檔案資料存儲(chǔ)的效率，從而為化工檔案管理信息化的發(fā)展提供了技術(shù)支持。

四、結(jié)語(yǔ)

在信息化的時(shí)代，傳統(tǒng)的化工管理方式以及技術(shù)已經(jīng)不再適應(yīng)化工企業(yè)的信息化發(fā)展?；て髽I(yè)只有有效的摒棄傳統(tǒng)化工管理工作的弊端，才可以更好的推動(dòng)化工企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。信息技術(shù)和化工檔案管理的有機(jī)整合，為化工檔案管理帶來(lái)了新的契機(jī)，從本質(zhì)上提高了化工檔案管理的質(zhì)量。因此，化工企業(yè)相關(guān)檔案管理人員要重視起化工檔案管理工作與信息技術(shù)的整合，有效發(fā)揮信息技術(shù)在化工檔案管理的優(yōu)勢(shì)，有效優(yōu)化化工檔案管理的內(nèi)容、方式，樹立起全新的化工檔案管理的理念，以更好提高化工檔案管理的有效性。