淺談數(shù)字化加工軟件在檔案數(shù)字化工作中的應(yīng)用及思考

林月娥

福建省國土資源檔案館

信息時(shí)代背景下，檔案數(shù)字化已經(jīng)成為檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展的重要突破。數(shù)字化加工軟件與檔案數(shù)字化的深度融合，能夠?yàn)闄n案管理工作提供更為全面的技術(shù)支撐，進(jìn)一步提升檔案數(shù)字化工作水平。隨著檔案數(shù)字化的縱深推進(jìn)，需要更為全面的數(shù)字化加工軟件作為支撐，更好地體現(xiàn)檔案數(shù)字化的技術(shù)性和專業(yè)性特征。在推進(jìn)檔案數(shù)字化工作中，要求構(gòu)建檔案數(shù)字化處理系統(tǒng)，而檔案數(shù)字化處理系統(tǒng)是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，通過利用數(shù)字化加工軟件對數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行收集、管理、利用、開發(fā)。新時(shí)期，開發(fā)專業(yè)的數(shù)字化加工軟件，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)字化管理的自動化、流程化、智能化和網(wǎng)絡(luò)化?？梢哉f，數(shù)字化加工軟件的開發(fā)與應(yīng)用，進(jìn)一步推進(jìn)了檔案數(shù)字化進(jìn)程。

一、檔案數(shù)字化工作中應(yīng)用數(shù)字化加工軟件的現(xiàn)實(shí)必要性

在推進(jìn)檔案數(shù)字化的過程中，將數(shù)字化加工軟件融入其中是提升檔案數(shù)字化工作水平的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是推進(jìn)檔案信息服務(wù)和提升檔案信息管理質(zhì)量的重要基礎(chǔ)。檔案管理部門應(yīng)結(jié)合本單位檔案管理實(shí)際，明確檔案數(shù)字化工作目標(biāo)，結(jié)合檔案管理具體需求，開發(fā)適合自身的數(shù)字化加工軟件。檔案數(shù)字化建設(shè)要提質(zhì)增速，就要在軟件開發(fā)上下功夫，基于這一現(xiàn)實(shí)需求，數(shù)字化加工軟件得以開發(fā)和應(yīng)用。

檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理成為主流。網(wǎng)絡(luò)化是推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的必經(jīng)之路，也是提升檔案管理工作水平的重要技術(shù)手段。新時(shí)期，隨著檔案規(guī)模的不斷擴(kuò)大，面對海量檔案信息如何處理，已成為當(dāng)前檔案管理部門必須解決的現(xiàn)實(shí)問題。如果現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與人工管理模式相比還相對落后，那么這個(gè)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)就失去了其存在的價(jià)值。因此，在推進(jìn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理過程中，計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)必須要比人工模式更先進(jìn)、更完善，這樣才能夠使檔案信息管理得井井有條。而要想實(shí)現(xiàn)檔案信息直接被利用者所用，直接能夠共享，就需要入網(wǎng)，這樣才能夠使檔案信息資源“活”起來，才能夠減輕檔案管理部門的工作壓力，更好地發(fā)揮檔案信息的服務(wù)價(jià)值。當(dāng)前，很多檔案管理部門正在積極推進(jìn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理，未來隨著更多的數(shù)字化加工軟件的融入，將為檔案計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)提供更為完善的功能。同時(shí)，現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，也為檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理創(chuàng)造了有利條件。檔案管理部門在推進(jìn)檔案數(shù)字化工作中，應(yīng)將數(shù)字化加工軟件的融入作為當(dāng)前檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理的重要工作內(nèi)容加以落實(shí)。

檔案信息網(wǎng)絡(luò)的開放性特征顯著。當(dāng)前，按照國家檔案管理部門的相關(guān)要求，檔案管理已經(jīng)由原來的封閉式模式逐漸向開放模式過渡，檔案上網(wǎng)已經(jīng)成為必然趨勢。檔案管理網(wǎng)絡(luò)也由封閉的局域網(wǎng)逐漸向開放式的互聯(lián)網(wǎng)“進(jìn)軍”，已經(jīng)有不少檔案管理部門結(jié)合社會群眾需求，開始逐漸地推進(jìn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。通過網(wǎng)絡(luò)一體化設(shè)計(jì)，在政府部門的宏觀指導(dǎo)下，不僅實(shí)現(xiàn)了各個(gè)檔案管理部門的網(wǎng)絡(luò)互通，同時(shí)還能夠通過網(wǎng)絡(luò)平臺或網(wǎng)站為廣大人民群眾提供多元化的檔案信息服務(wù)，進(jìn)一步增強(qiáng)了檔案信息網(wǎng)絡(luò)的社會效益和檔案信息的利用效率。新時(shí)期，檔案管理部門在推進(jìn)檔案數(shù)字化工作進(jìn)程中，應(yīng)充分認(rèn)識到檔案信息網(wǎng)絡(luò)開放性特征，加大數(shù)字化加工軟件的開發(fā)投入力度，使數(shù)字化加工軟件更加智能化，并建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，增強(qiáng)上網(wǎng)檔案信息資源的可讀性和可用性。加快網(wǎng)上信息存儲和更新步伐，通過數(shù)字加工軟件對檔案信息的深加工，能夠更好地發(fā)揮檔案信息的特殊價(jià)值，更好地保持檔案信息網(wǎng)絡(luò)的生命力。

檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全是檔案管理的首要問題。一方面，隨著檔案信息公開化、開放化，為社會公眾提供了更為多元化的檔案信息服務(wù)。另一方面，相應(yīng)地帶來了檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全問題。檔案管理部門在推進(jìn)檔案管理工作中，既要認(rèn)識到檔案數(shù)字化工作的重要性和必要性，主動積極地借助數(shù)字化加工軟件對檔案信息進(jìn)行加工和提煉，同時(shí)也要圍繞檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全問題對數(shù)字化加工軟件進(jìn)行優(yōu)化。從目前看，網(wǎng)絡(luò)安全問題主要集中在以下幾個(gè)方面：一是來自外部的黑客和病毒攻擊。這些攻擊一旦侵入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，輕則使系統(tǒng)運(yùn)行出現(xiàn)故障，重則會使重要的檔案信息外泄，不僅會影響相關(guān)利益主體的切身利益，甚至?xí)医?jīng)濟(jì)社會發(fā)展造成無法挽回的損失。二是來自內(nèi)部的保密信息泄密或被修改網(wǎng)絡(luò)關(guān)鍵數(shù)據(jù)等等。因此，無論是來自外部的攻擊，還是內(nèi)部的一些故障和問題，都需要提升數(shù)字化加工軟件的安全水平，及時(shí)對出現(xiàn)的安全漏洞問題預(yù)警，并做好相關(guān)備份，防止因遭到破壞而無法對重要檔案信息進(jìn)行恢復(fù)。檔案管理部門應(yīng)更加關(guān)注檔案數(shù)字化加工軟件升級的現(xiàn)實(shí)訴求，利用網(wǎng)絡(luò)的開放性特征，加速推進(jìn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級。而現(xiàn)階段部分檔案資源數(shù)字化進(jìn)展緩慢，需要從軟件開發(fā)方面著手，為檔案數(shù)字化提供技術(shù)支持，為數(shù)字檔案資源建設(shè)和管理提供技術(shù)支撐。同時(shí)，借助相對完善的功能設(shè)計(jì)與嚴(yán)密的管理，保障數(shù)字檔案的安全共享與利用。

二、檔案數(shù)字化加工軟件的特征及主要功能應(yīng)用

數(shù)字化加工軟件在推進(jìn)檔案數(shù)字化工作中發(fā)揮著重要作用。數(shù)字化加工軟件，能夠?yàn)閿?shù)字化檔案管理提供加工處理和加工管理兩方面功能。從具體功能看，能夠?yàn)閿?shù)字化檔案管理提供圖像處理、掃描索引、抽檢、著錄、數(shù)據(jù)移交、工作統(tǒng)計(jì)等相關(guān)功能。數(shù)字化加工軟件既支持?jǐn)?shù)字化加工流程各個(gè)環(huán)節(jié)技術(shù)需求，還能夠?qū)崿F(xiàn)加工流程的自定義，可以根據(jù)不同工作任務(wù)和加工對象對工作流程進(jìn)行調(diào)整，更好地滿足當(dāng)前數(shù)字化檔案管理對于不同加工流程的具體訴求。數(shù)字化加工管理軟件的功能模塊描述如下：

圖1 數(shù)字化加工管理軟件的基本功能

(一)加工處理功能及特征

加工處理功能包括掃描加工、圖像處理、條目著錄、校對管理、OCR識別、索引管理、質(zhì)檢管理功能。一是掃描加工，這一功能能夠?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)中直接驅(qū)動掃描儀對各類檔案信息進(jìn)行掃描。二是圖像處理，能夠?qū)D像進(jìn)行拼接、裁剪、去黑邊、去黑點(diǎn)、糾偏處理。三是條目著錄，提供著錄界面配置功能。四是校對管理，能夠完成著錄條目的相關(guān)校對工作。五是OCR識別，能夠完成對掃描圖像的OCR全文識別。六是質(zhì)檢管理，對圖像是否符合相關(guān)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查，對圖像質(zhì)檢支持多畫面顯示，并按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)將不通過的圖像退回。七是索引管理，完成影像和條目的關(guān)聯(lián)。

(二)加工管理功能及特征

加工管理包括諸多功能。一是工序管理能夠?qū)呙鐿CR識別、索引、著錄、圖像處理、質(zhì)檢、校對等各個(gè)工序進(jìn)行設(shè)置。結(jié)合數(shù)字化管理工作的相關(guān)要求調(diào)整相關(guān)工序，進(jìn)一步提升檔案數(shù)字化工作效率。二是流水線管理?？梢詫α魉€的工序布置進(jìn)行靈活設(shè)計(jì)，也可以按照用戶的現(xiàn)場要求對流水線進(jìn)行重組，通過多條流水線的系統(tǒng)管理，有助于提升工作效率。四是對員工進(jìn)行管理。其基本功能包含對員工信息進(jìn)行增刪，對員工登錄密碼進(jìn)行設(shè)置，可以將員工與某條流水線的某個(gè)工序進(jìn)行綁定，進(jìn)一步明確員工具體責(zé)任。五是任務(wù)管理。在任務(wù)管理過程中可以按照一定規(guī)則自動為員工分配任務(wù)，也可以結(jié)合實(shí)際情況分批量進(jìn)行任務(wù)分配，員工按照相關(guān)工作接收任務(wù)。六是日志管理。對多條流水線的各個(gè)工序的操作過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便對流水線各個(gè)工序的工作情況進(jìn)行跟蹤問效，同時(shí)也方便后續(xù)審計(jì)工作開展。七是統(tǒng)計(jì)分析，對各流水線各個(gè)工序的工作情況、生產(chǎn)情況、資源使用情況、員工工作情況、員工工作量情況等相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并生成報(bào)表。八是系統(tǒng)設(shè)置?？梢越Y(jié)合實(shí)際工作需要對系統(tǒng)的各類參數(shù)進(jìn)行合理設(shè)置，確保系統(tǒng)的平穩(wěn)運(yùn)行。

三、檔案數(shù)字化加工軟件應(yīng)用的管理策略

事實(shí)證明，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與數(shù)字化檔案管理的深度融合，數(shù)字化加工軟件在檔案數(shù)字化工作中扮演的角色越來越重，相應(yīng)地也應(yīng)該給予加工軟件應(yīng)用足夠重視，并且檔案數(shù)字化管理制度、流程、方法等也應(yīng)進(jìn)行動態(tài)調(diào)整和優(yōu)化。

(一)優(yōu)化檔案數(shù)字化加工工作流程

按照檔案數(shù)字化加工的相關(guān)工作要求，整個(gè)流程分為三個(gè)步驟。一是將代加工的檔案分批次地存入檔案數(shù)字化加工工作區(qū)。各批次檔案在存放過程中一定要做好界址，防止因疏忽或其他不確定因素造成檔案混淆，影響后續(xù)加工工作的開展。檔案管理人員要對檔案的排列順序進(jìn)行梳理，確保準(zhǔn)確無誤，防止出現(xiàn)加工檔案顛倒或混淆。二是檔案管理人員對存放的分批次檔案進(jìn)行具體加工。檔案管理人員在操作之前一定要對相關(guān)設(shè)備的位置進(jìn)行合理安排，按照加工方案設(shè)定的工作流程對代加工檔案進(jìn)行加工，既能夠?qū)崿F(xiàn)檔案上下鏈條的工作有序銜接，也要確保檔案數(shù)字化加工的順利開展。三是對以加工完成的檔案進(jìn)行抽檢入庫。已加工完成的檔案也要按照批次進(jìn)行重新擺放，等待驗(yàn)收人員對其進(jìn)行驗(yàn)收。檔案數(shù)字化加工結(jié)果檢查是檔案數(shù)字化加工的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在具體工作開展過程中，通過對紙質(zhì)檔案拆分掃描后還需要對檔案進(jìn)行重新裝訂，同時(shí)要對電子掃描和錄入檔案系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行重新核對，確保紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案一一對應(yīng)。檔案管理部門要委派專人對檔案數(shù)字化加工結(jié)果進(jìn)行檢查，檢查主要根據(jù)檔案管理方案的相關(guān)要求，檔案加工結(jié)果檢查按一定比例進(jìn)行抽查，遇到抽檢不合格的檔案做出明顯標(biāo)識，返回原加工小組進(jìn)行重新加工，待檢驗(yàn)合格之后，再按照相關(guān)批次順序入庫。

(二)創(chuàng)新檔案數(shù)字化的安全管理措施

數(shù)字化加工軟件在檔案數(shù)字化工作中的應(yīng)用，需要注重檔案信息的安全性。為此，在數(shù)字化加工軟件開發(fā)過程中應(yīng)充分考慮安全問題。為確保加工數(shù)據(jù)信息安全和數(shù)據(jù)安全，應(yīng)采取以下幾方面管理措施。一是要結(jié)合服務(wù)器具體技術(shù)要求，制定相應(yīng)的安全監(jiān)管措施，切實(shí)保障服務(wù)器操作符合相關(guān)規(guī)程。二是要求USB端口要封閉使用。三是各項(xiàng)操作要有日志記錄。日志記錄應(yīng)包含文件上傳日志、用戶文件傳輸操作日志、刻錄光盤日志、訪問日志、系統(tǒng)管理人員操作日志、用戶登錄操作日志等等。四是安裝相關(guān)監(jiān)控設(shè)備，對數(shù)字化加工工位進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。五是按照檔案數(shù)字化安全管理的相關(guān)要求支持服務(wù)器雙擊備份機(jī)制，切實(shí)保障重要檔案信息安全。六是按照既定規(guī)則路徑。對圖像文件目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行自動備份，同時(shí)可進(jìn)行數(shù)據(jù)庫恢復(fù)，備份包含手動備份、自動備份、全庫備份和數(shù)據(jù)庫增量備份等。

由于很多檔案信息對于單位發(fā)展以及社會穩(wěn)定起著至關(guān)重要作用，因此在數(shù)字化加工軟件應(yīng)用過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守安全保密的相關(guān)要求。在數(shù)字化加工軟件具體運(yùn)作過程中，既要滿足項(xiàng)目需要，也要按照國家保密局的相關(guān)要求設(shè)立“三員分立”。按照系統(tǒng)管理員、安全保密員、安全審查員崗位要求，選擇優(yōu)秀人員到崗開展相關(guān)工作，“三員分立”安全管理機(jī)制，要求各個(gè)崗位擁有獨(dú)立的操作界面，而且能夠相互制約，切實(shí)保障檔案數(shù)字化工作符合相關(guān)安全管理要求。系統(tǒng)管理員登錄系統(tǒng)并創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫，允許安全保密和安全審計(jì)人員登錄，然后按照檔案數(shù)字化工作的相關(guān)要求進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)置。安全保密員按照國家保密部門的相關(guān)要求，也要擁有獨(dú)立的操作界面，安全保密員主要負(fù)責(zé)設(shè)定待機(jī)鎖定時(shí)間、密碼規(guī)則、自動解鎖時(shí)間、崗位授權(quán)、密碼輸入錯(cuò)誤次數(shù)鎖定、客戶端人員密碼重置、程序等待時(shí)間、程序鎖定時(shí)間等等。安全審計(jì)員主要負(fù)責(zé)日志的保存時(shí)間及刪除導(dǎo)出和檔案操作。所有操作均有日志記錄，特別是客戶端日志，包含了用戶的工號、登錄密碼修改、下線時(shí)間等相關(guān)操作。安全審計(jì)人員可以根據(jù)日志記錄的相關(guān)情況看到整個(gè)系統(tǒng)的參與人員以及相關(guān)人員的工作狀況，能夠及時(shí)地發(fā)現(xiàn)安全隱患，這是檔案數(shù)字化安全管理的關(guān)鍵一環(huán)。

四、結(jié)語

新時(shí)期，為了更好地發(fā)揮檔案信息資源價(jià)值和作用，在推進(jìn)檔案數(shù)字化工作過程中應(yīng)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，以數(shù)字化形式進(jìn)行存儲和利用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，為社會公眾和區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會建設(shè)提供有針對性的檔案信息服務(wù)。檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，也是提升檔案管理工作水平的現(xiàn)實(shí)需要。數(shù)字化加工軟件在檔案數(shù)字化工作中的應(yīng)用是一種新的嘗試，也是將檔案數(shù)字化工作向縱深方向推進(jìn)的有力舉措。借助技術(shù)手段賦能檔案管理工作，可大大提高數(shù)字檔案管理的效率，助力推進(jìn)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。