海南X 企業(yè)采購管理流程優(yōu)化研究

郝佳麗

（信義玻璃（海南）有限公司，?？?570311）

1 引言

2020 年初爆發(fā)的公共衛(wèi)生事件給我國產(chǎn)業(yè)鏈供應(yīng)鏈帶來較大沖擊，2020 年4 月，中央提出的“六?！敝?，其中一個就是“保產(chǎn)業(yè)鏈供應(yīng)鏈”。黨中央已經(jīng)充分意識到供應(yīng)鏈的重要性，從鍛造長板、補(bǔ)齊短板、優(yōu)化發(fā)展環(huán)境、加強(qiáng)國際合作等方面提出發(fā)展產(chǎn)業(yè)鏈供應(yīng)鏈的要求。

作為供應(yīng)鏈的核心環(huán)節(jié)，先進(jìn)的采購管理流程可以使企業(yè)在競爭中保持優(yōu)勢，是企業(yè)保持甚至增強(qiáng)核心競爭力的重要環(huán)節(jié)。隨著企業(yè)競爭環(huán)境的變化，競爭優(yōu)勢的轉(zhuǎn)變以及隨之產(chǎn)生的企業(yè)管理模式的轉(zhuǎn)變，企業(yè)競爭逐漸轉(zhuǎn)移到敏捷性上，競爭優(yōu)勢體現(xiàn)在如何以最快速度響應(yīng)市場，滿足不斷變化的多樣化需求。在這種環(huán)境下，企業(yè)必須能夠獲得實時的需求信息，快速組織生產(chǎn)資源，把產(chǎn)品送到用戶手中，提高用戶滿意度，這就對企業(yè)的采購管理流程提出了新的要求。

作為本文研究對象的海南X 企業(yè)是一家浮法玻璃制造企業(yè)，浮法玻璃制造行業(yè)最顯著的特征是點火后在一個窯齡期內(nèi)，即10 至15 年之間均需要24 小時連續(xù)不間斷生產(chǎn)，一旦放水導(dǎo)致窯爐停產(chǎn)，整條生產(chǎn)線就需要開始冷修，拆除舊窯，砌筑新窯，調(diào)試設(shè)備，才能再次點火復(fù)產(chǎn)，冷修期間通常6個月到1 年，資金投入幾千萬到上億不等。對于這樣的行業(yè)，采購管理流程的要求更高于其他行業(yè)，也高于海南省外的其他同行企業(yè)。

2 海南X 企業(yè)采購管理流程現(xiàn)狀

海南X 企業(yè)于2008 年12 月26 日投資成立，是海南省目前唯一一家浮法玻璃原片制造企業(yè)，位于海南省澄邁縣老城開發(fā)區(qū)，占地面積641 畝，總投資額30 億元。海南X 企業(yè)在收購原福耀海南浮法玻璃有限公司的基礎(chǔ)上，改造升級原有的兩條浮法玻璃生產(chǎn)線（1#生產(chǎn)線主要生產(chǎn)電子薄片玻璃，2#生產(chǎn)線主要生產(chǎn)超白超大超厚玻璃、太陽能TCO玻璃、Low-E 低輻射節(jié)能玻璃），新建兩條高端玻璃生產(chǎn)線（3#生產(chǎn)線采用全氧燃燒工藝生產(chǎn)高端汽車電子玻璃、建筑節(jié)能玻璃，4#生產(chǎn)線主要生產(chǎn)高鋁硅玻璃）。2021 年6 月海南X 企業(yè)被信義集團(tuán)（玻璃）有限公司收購，目前在產(chǎn)的為1、3、4 號玻璃生產(chǎn)線，主要產(chǎn)品為電子級、汽車級、建筑級玻璃，2 號線處于冷修復(fù)產(chǎn)籌備階段。海南X 企業(yè)還新增300 萬片/年的汽車玻璃生產(chǎn)線，其中包括3 條夾層玻璃生產(chǎn)線、4 條制鏡玻璃生產(chǎn)線，目前2 條線已經(jīng)正式生產(chǎn)，其余5 條汽車玻璃生產(chǎn)線在籌備投產(chǎn)階段，預(yù)計2023 年上半年陸續(xù)投產(chǎn)。

海南X 企業(yè)采購管理流程主要包括采購需求申報、評估和選擇供應(yīng)商、采購計劃下達(dá)和執(zhí)行、驗收入庫和付款、總結(jié)評價幾個階段。

2.1 采購需求申報

采購需求分為兩種：一種是物資采購，維修等需要入庫的物資或服務(wù)；另外一種是涉及項目類施工，如監(jiān)控系統(tǒng)安裝、廠房維修、勞務(wù)外包等。第一種需求需要通過集團(tuán)統(tǒng)一的ERP 軟件由各使用部門申購，每個物料都有對應(yīng)的編碼，采購需求按照金額對應(yīng)的權(quán)限審批完畢后進(jìn)入倉庫，倉庫需要核實本公司及集團(tuán)其他工業(yè)園是否有相同物資的庫存并做相應(yīng)的數(shù)量調(diào)整，之后ERP 系統(tǒng)提交數(shù)據(jù)至采購系統(tǒng)。針對第二種需求，則需要提交紙質(zhì)的工作聯(lián)絡(luò)函，簽批完畢后提交至采購部門。

2.2 評估和選擇供應(yīng)商

海南X 企業(yè)下單通過供應(yīng)商關(guān)系管理軟件（SRM）系統(tǒng)完成，上文中提到的兩類采購需求均需要選擇系統(tǒng)中已有供應(yīng)商下單，如果需要新增供應(yīng)商，需要在完成供應(yīng)商資質(zhì)審核后上傳供應(yīng)商資質(zhì)、開戶資料、供應(yīng)商廉潔承諾書、相關(guān)方環(huán)境及安全協(xié)議等資料后完成供應(yīng)商檔案的建立。供應(yīng)商檔案建立后整個采購系統(tǒng)都可以搜索到此供應(yīng)商，實現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)供應(yīng)商資源共享。

2.3 采購計劃下達(dá)和執(zhí)行

采購部門負(fù)責(zé)人將采購需求計劃和工作聯(lián)絡(luò)函根據(jù)工作范圍分配給對應(yīng)采購員，采購員根據(jù)集團(tuán)規(guī)定選擇采用招標(biāo)、比價、尋源議價、單一來源采購等方式確定合同，在SRM系統(tǒng)上傳比價資料、合同或訂單，并根據(jù)審批權(quán)限進(jìn)行合同或訂單審批。訂單下達(dá)后，采購員需要對訂單進(jìn)行跟蹤，督促發(fā)貨或服務(wù)的進(jìn)度，必要時可以去供應(yīng)商生產(chǎn)現(xiàn)場實地考察和督促，使供應(yīng)商按期交付，這點對于海南X 企業(yè)這類連續(xù)不間斷生產(chǎn)的企業(yè)來說尤其重要。

2.4 驗收入庫和付款階段

海南X 企業(yè)倉庫和需求部門人員確認(rèn)物資的名稱、數(shù)量、規(guī)格型號、重量等信息無誤后，憑SRM 系統(tǒng)生成的供方送貨單掃碼入庫，入庫完畢后SRM 系統(tǒng)更新入庫信息，在供應(yīng)商開具發(fā)票后采購部門提交付款資料至財務(wù)共享系統(tǒng)進(jìn)行付款。

如果驗收時發(fā)現(xiàn)有質(zhì)量、數(shù)量、重量等問題，倉庫或申購部門驗收人員反饋給采購部門，采購部門經(jīng)辦人員聯(lián)系供應(yīng)商確認(rèn)，采用退貨、換貨、扣除部分費用后偏差接收等方式妥善處理。

2.5 總結(jié)評價

總結(jié)評價主要回顧供應(yīng)商績效、供貨質(zhì)量、供貨及時性、質(zhì)量投訴處理及時率等，這些通常是采購部門的業(yè)績考核指標(biāo)。

3 海南X 企業(yè)采購管理流程中存在的問題

3.1 采購需求隨機(jī)申報，緊急采購比重較高

海南X 企業(yè)生產(chǎn)用原料和非生產(chǎn)類物資基本上每月申購一次，冷修項目類則按需申報，如有因缺少某項物料或急需某項服務(wù)導(dǎo)致工期延誤、生產(chǎn)線停產(chǎn)等情況的，則實施緊急采購流程，需求部門提交緊急采購申請單按權(quán)限審批完后提交至采購部門，采購部門在24 小時內(nèi)下單給供應(yīng)商。浮法玻璃原片生產(chǎn)是一旦點火就需要24 小時連續(xù)不間斷生產(chǎn)的行業(yè)，因此對于保供的要求要高于其他行業(yè)，海南X企業(yè)目前設(shè)備備件尚未設(shè)置安全庫存，因此設(shè)備搶修狀況較多，設(shè)備搶修時備件不夠就需要實施緊急采購流程，采購部門平均每天接到5 到6 張緊急采購單，緊急采購比較頻繁。

3.2 理解需求部門真實需求耗時較長，影響采購周期

海南X 企業(yè)需求部門在ERP 中申報物料需求計劃時，需要選擇對應(yīng)的編碼，除此之外還需要填入物資名稱、規(guī)格型號、品牌（如有）、數(shù)量、單位、需求日期等信息。在下單時采購人員有時會發(fā)現(xiàn)規(guī)格型號對應(yīng)的物資和編碼從系統(tǒng)中帶出的物資并不相同，如果按編碼快速下單，到貨時需求部門驗收時就認(rèn)為不是其所需要購買的物資；但如果按規(guī)格型號下單，到貨時倉庫驗收時會認(rèn)為是套用編碼。

因此采購人員在下單前需要和需求部門、倉庫做大量、反復(fù)的溝通，否則將會影響下單速度，進(jìn)而影響到采購周期。

3.3 庫存管理難以兼顧庫存高企和缺料停產(chǎn)的矛盾

海南X 企業(yè)位于海南省，除了硅砂和少量本地可以供應(yīng)的低值易耗品之外，其余主要原輔材料、備品備件、設(shè)備五金等均從省外購買發(fā)貨。以生產(chǎn)用原料為例，由于單價高且價格波動大，庫存過高會占用過多流動資金，但庫存過低不利于談到最有利的價格，再加上海南X 企業(yè)特殊的地理位置，物資省外運抵海南需要跨海運輸，受天氣、疫情等因素影響較大，因此訂貨時機(jī)的把握比較重要。

3.4 采購管理流程跨部門協(xié)同效果欠佳

采購流程的良好運作需要公司各個不同部門之間的相互配合與協(xié)作，但公司需求部門的普遍認(rèn)知是從需求計劃在ERP 申報之后就是采購部門的事情。例如，提報需求計劃時需要填入需求日期，由于備件尚無安全庫存，因此使用部門在需要時才提出購買的情況下會出現(xiàn)今天寫單，需求日期為明天的情況，完全沒有考慮審批時間以及采購周期等因素。

4 海南X 企業(yè)采購管理流程的優(yōu)化措施

通過以上對海南X 企業(yè)采購管理流程的分析，結(jié)合供應(yīng)鏈環(huán)境下對采購流程的要求，對海南X 企業(yè)采購管理流程提出以下優(yōu)化措施。

4.1 采購管理需要提升到戰(zhàn)略性采購部署的高度

供應(yīng)鏈管理屬于企業(yè)戰(zhàn)略層面的問題，作為供應(yīng)鏈管理的重要組成部分，采購管理流程也需要從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的高度考慮問題。供應(yīng)鏈管理戰(zhàn)略涉及企業(yè)經(jīng)營思想，需要在企業(yè)經(jīng)營思想的指導(dǎo)下與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、組織戰(zhàn)略、技術(shù)開發(fā)與應(yīng)用戰(zhàn)略、績效管理戰(zhàn)略等進(jìn)行匹配并落實戰(zhàn)略的具體措施。

對于海南X 企業(yè)來說，由于生產(chǎn)線一旦點火就需要24小時連續(xù)不間斷生產(chǎn)，因此從企業(yè)戰(zhàn)略層面考慮，生產(chǎn)類關(guān)鍵設(shè)備備件、耗材、主要原輔材料必須設(shè)置安全庫存，且安全庫存數(shù)量輸入ERP 系統(tǒng)，一旦低于安全庫存數(shù)量，系統(tǒng)自動觸發(fā)警報，提醒需求部門人員盡快下單。這樣就化頻繁的緊急采購為日常的補(bǔ)貨操作，設(shè)備部門也可以通過監(jiān)控備件安全庫存變化的規(guī)律將事后的緊急維修轉(zhuǎn)變成有計劃的提前檢修，有利于提高設(shè)備部、采購部等各部門的工作績效，更有利于保持設(shè)備的連續(xù)運轉(zhuǎn)和穩(wěn)定性。

4.2 采購管理流程需要集成化的運行機(jī)制

集成化的運行機(jī)制，是指通過信息、制造和現(xiàn)代管理技術(shù)，將企業(yè)經(jīng)營過程中有關(guān)的人、技術(shù)、經(jīng)營管理等要素有機(jī)集成并優(yōu)化運行，同時把企業(yè)內(nèi)部以及節(jié)點企業(yè)之間的各種業(yè)務(wù)看作一個整體功能的過程。通過對生產(chǎn)經(jīng)營過程的物料流、管理過程的信息流和決策過程的決策流進(jìn)行有效的控制和協(xié)調(diào)，將企業(yè)內(nèi)部的供應(yīng)鏈與企業(yè)外部的供應(yīng)鏈有機(jī)集成起來進(jìn)行管理，達(dá)到全局動態(tài)最優(yōu)的目標(biāo)。

以上文中提到的采購部門難以了解申購部門真實需求這一問題為例，集成化的運行機(jī)制就是在ERP 系統(tǒng)中采用一個編碼下包括幾種甚至幾十種對應(yīng)物資名稱，如鋼板的編碼下面可以對應(yīng)出不同厚度、是否包邊、不同材質(zhì)等不同細(xì)分要求的物資名稱，對應(yīng)細(xì)分的規(guī)格型號，這樣既省去了采購部門和申購部門反復(fù)溝通的煩惱，也和企業(yè)外部供應(yīng)鏈上節(jié)點企業(yè)的信息系統(tǒng)進(jìn)行了無縫對接，實現(xiàn)了下單效率的提升和采購周期的縮短。

集成化的運行機(jī)制意味著高質(zhì)量的信息傳遞和共享。共享信息使得上下游節(jié)點企業(yè)可以及時掌握市場的需求信息和運行情況，每個環(huán)節(jié)的需求、物流等信息都能透明地進(jìn)行共享，有效避免需求信息失真的情況，消除了“牛鞭效應(yīng)”。除此之外，信息技術(shù)的運用促進(jìn)了集成化運行機(jī)制的運行，可以節(jié)省時間和提高企業(yè)信息交換的準(zhǔn)確性，減少在復(fù)雜、重復(fù)工作中的人為錯誤，提高了采購管理流程的整體運行效率。

4.3 與供應(yīng)商建立長期互惠互利的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系

傳統(tǒng)的采購管理是一種買賣管理，是一種交易活動，買賣雙方缺乏戰(zhàn)略合作意識，雙方之間沒有共享信息，供應(yīng)商對采購商的采購要求無法做到實時響應(yīng)，供應(yīng)商對于采購物流的質(zhì)量控制也是事后把關(guān)，不能進(jìn)行實時控制。而供應(yīng)鏈環(huán)境下的采購流程則將簡單的買賣行為上升到對外部資源如供應(yīng)商資源整合的戰(zhàn)略性管理上來，與供應(yīng)商資源建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系的管理。

戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系的采購方式為解決庫存問題、風(fēng)險問題、合作問題、采購成本問題和組織障礙這些問題都創(chuàng)造了條件。以前文中提到的庫存管理的矛盾為例，在供應(yīng)鏈環(huán)境下，雙方建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系后可以共享庫存數(shù)據(jù)，采購決策過程變得透明，既減少了需求信息的失真，又提高了供應(yīng)商準(zhǔn)時供貨的積極性和主動性。

與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系也有助于有效管理供應(yīng)鏈的物流過程，使得物流、信息流、資金流能夠有效集成并保持高效運作。供應(yīng)商生產(chǎn)與物流的各環(huán)節(jié)之間的組織協(xié)調(diào)不到位，容易導(dǎo)致材料或備件的運輸時間、交貨時間、到貨時間不匹配，形成庫存過高占用資金或無法滿足生產(chǎn)需求斷料的局面。戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系的建立以在價值增值鏈上達(dá)到多贏互惠效果為導(dǎo)向，調(diào)動上下游企業(yè)的積極性，增加整個供應(yīng)鏈的效率，以達(dá)到全局最優(yōu)。

4.4 建立采購管理流程的信息跟蹤機(jī)制

信息跟蹤機(jī)制在企業(yè)內(nèi)部表現(xiàn)為客戶，即上游企業(yè)相關(guān)信息在企業(yè)生產(chǎn)系統(tǒng)中的滲透，上游企業(yè)的相關(guān)信息作為企業(yè)生產(chǎn)系統(tǒng)的主線，使得企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)控制、物資供應(yīng)得以相互銜接和協(xié)調(diào)。這種信息跟蹤機(jī)制可以建立需求和生產(chǎn)部門之間的聯(lián)系，從而解決了跨部門協(xié)同比較困難的問題，進(jìn)而提升了采購管理整個流程的績效。

5 結(jié)語

先進(jìn)的采購管理流程體現(xiàn)在其作為供應(yīng)鏈管理的一部分，以用戶和最終消費者為經(jīng)營導(dǎo)向，為滿足用戶和消費者的最終期望來生產(chǎn)和供應(yīng)，以整合企業(yè)整體優(yōu)勢、提高企業(yè)整體績效為目標(biāo)。

浮法玻璃行業(yè)同質(zhì)化競爭激烈，在產(chǎn)品價格差異不大的背景下，采購管理流程的先進(jìn)性在一定程度上決定著公司的成本構(gòu)成和盈利能力。海南制造業(yè)本身基礎(chǔ)薄弱，且受制于物流的影響較大，因此海南制造業(yè)企業(yè)想要在激烈的市場競爭中脫穎而出，就需要持續(xù)優(yōu)化企業(yè)的采購管理流程，不斷保持先進(jìn)性。