現(xiàn)代企業(yè)管理中的檔案規(guī)范化創(chuàng)新管理與信息化管理

牛海濤 北京京能地質工程有限公司

在企業(yè)發(fā)展過程中，若是能夠有效利用與管理檔案資源，則能夠幫助企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，提高企業(yè)的管理水平。企業(yè)檔案資源的開發(fā)也能夠促進企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營效率與技術的提升。因此，企業(yè)管理人員促進企業(yè)檔案實現(xiàn)規(guī)范化創(chuàng)新管理與信息化管理。在這個過程中，企業(yè)人員應首先認識到檔案規(guī)范化創(chuàng)新管理與信息化管理的意義、要求，深入分析現(xiàn)代企業(yè)管理中檔案管理現(xiàn)狀，并深入探究現(xiàn)代企業(yè)管理中的檔案管理規(guī)范化，創(chuàng)新管理與信息化管理路徑，為企業(yè)發(fā)展提供源動力。

一、檔案規(guī)范化創(chuàng)新管理與信息化管理的意義

對于企業(yè)而言，檔案是其在發(fā)展過程中直接形成的歷史記錄，主要記錄企業(yè)在不同時期進行生產(chǎn)經(jīng)營的整個過程，并作為參考資料幫助企業(yè)決策。在新經(jīng)濟形勢下，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程與管理過程呈現(xiàn)多樣化發(fā)展，其生產(chǎn)技術水平與管理手段也隨之不斷更新完善，并由此延伸出更多的管理需求[1]。在這樣的情況下，檔案管理工作人員應盡可能提高自己的工作效率與質量。從企業(yè)發(fā)展的角度來講，要想構建起合理的信息系統(tǒng)，檔案管理工作非常關鍵。在這樣的情況下，企業(yè)可以借助一定的手段來為檔案規(guī)范化、信息化建設提供推動力，從而實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。在時代的高速發(fā)展之下，市場環(huán)境隨之發(fā)生了巨大的變化，企業(yè)應與時俱進的創(chuàng)新工作理念與技術，在積累經(jīng)驗的同時實現(xiàn)技術進步。在這個過程中，企業(yè)可以參考借鑒保存的檔案資源。所以，加強檔案管理規(guī)范化與信息化建設很有必要，能夠切實提升企業(yè)的管理質量，從而為企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展奠定牢固的基礎。從一定意義上來講，企業(yè)要想實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，檔案規(guī)范化創(chuàng)新管理與信息化管理很有必要，是其重要前提，也是其高速發(fā)展過程中不可或缺的一部分[2]。

二、檔案規(guī)范化創(chuàng)新管理與信息化管理的要求

第一，精準收集檔案資料。企業(yè)要想實現(xiàn)檔案規(guī)范化，創(chuàng)新管理與信息化管理，則必須能夠精準收集各項檔案資料。這是因為，企業(yè)在不同發(fā)展階段都會產(chǎn)生大量的檔案資料，檔案管理人員應能夠準確識別收集這些資料，并對其進行科學化的分類與歸納，做到精準收集，推動檔案管理規(guī)范化建設。新時代以來，互聯(lián)網(wǎng)等新興技術在各行業(yè)與各領域中都進行了普遍應用與深度應用，企業(yè)檔案管理也受其影響管理方向更加明確，管理手段更加多樣，檔案收藏方式更加便捷，資料收集質量更加高效。檔案管理部門可以通過互聯(lián)網(wǎng)等新興技術以較快的速度準確識別各類數(shù)據(jù)信息，發(fā)揮技術優(yōu)勢為檔案資料的完整性和有效性提供保障，讓企業(yè)檔案規(guī)范化、信息化管理具備技術支撐與資料支持，明確檔案精準服務的方向。當然，檔案管理信息化、規(guī)范化建設可以從一定意義上節(jié)省工作時間與人員精力，讓與檔案工作有關或需要檔案資源支撐自身工作的人員都能夠以更好更快的方式調(diào)閱數(shù)據(jù)信息，進一步提高檔案管理工作的質量與效率，使其實現(xiàn)從量變到質變的飛躍，緊密聯(lián)系各工作環(huán)節(jié)，最大限度地發(fā)揮檔案管理工作的推動作用[3]。

第二，優(yōu)化檔案資源。對于企業(yè)而言，檔案管理規(guī)范化建設非常重要，能夠優(yōu)化與整合檔案資源，為后續(xù)檔案管理的高效率提供基礎。信息技術在檔案管理過程中的應用能夠加速數(shù)據(jù)資源的傳播，讓企業(yè)檔案管理規(guī)范化有了新的途徑與渠道。因此，檔案規(guī)范化創(chuàng)新管理與信息化管理應能夠讓信息技術真正參與到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程，實現(xiàn)檔案資源信息化管理。顯而易見，企業(yè)應借助信息技術優(yōu)勢對檔案資源進行整合，并完成優(yōu)化，從而提高工作質量與效率，讓檔案管理形式更加豐富。同時，借助互聯(lián)網(wǎng)等新興技術所建立的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，可以彌補傳統(tǒng)檔案管理模式的不足，突破傳統(tǒng)管理模式的滯后性與封閉性，有效提升檔案優(yōu)化的利用效果，并準確識別用戶需求，讓檔案管理可以成為一項服務性工作，并不斷提高服務質量，使該項工作變得更加便捷與人性化。除此之外，檔案資源信息化管理也可以實現(xiàn)資源快速整合，提高員工管理檔案的效率，真正實現(xiàn)優(yōu)質管理。要知道的是，在傳統(tǒng)工作模式中，檔案管理需要應用到大量紙質文件與資料，其所需空間較大，對存儲環(huán)境要求較高，要防蟲、防潮、防霉等。而檔案管理信息化技術則可以將其轉為數(shù)字化管理，通過檔案管理系統(tǒng)或App 對資料進行云儲存，防止出現(xiàn)紙質資料被損壞的情況，讓相關人員能夠更加方便快捷的傳播和調(diào)閱，而不會出現(xiàn)資料丟失損壞的情況，也沒有缺少存儲空間的煩惱。因此，檔案管理信息化建設可以提高工作實效性，為企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展提供動力。

三、現(xiàn)代企業(yè)管理中檔案管理現(xiàn)狀

第一，不重視檔案管理工作?；谄髽I(yè)角度，檔案管理貫穿了其不同階段與不同時期，這也說明了檔案管理工作必然涉及了企業(yè)的各個領域，涵蓋了企業(yè)發(fā)展的全過程，其內(nèi)容包含人事、文書、科技、會計等。而要規(guī)范化管理這些內(nèi)容，則必須按照一定的規(guī)范要求，很顯然，這是一件較為復雜的事情。檔案管理規(guī)范化，既需要具備技術層面的支撐，也應被企業(yè)所有人員所關注和重視。也就是說，當企業(yè)所有人員都能提高認知程度，關注并重視檔案管理工作，從而促進檔案資源規(guī)范化管理。然而，時至今日，依然存在部分企業(yè)與人員在工作過程中忽視檔案管理工作的情況，單一地認為該項工作就是收集資料的過程，這一點可以從多方面體現(xiàn)出來。一方面，很多企業(yè)對檔案管理工作的投入力度不足，也沒有配套的檔案管理工作流程，檔案管理的職責較為模糊。因企業(yè)管理需要，很多資料都要進行反復更新，但由于檔案管理工作不受重視，導致部分檔案資料沒能及時地進行更新替換，在后續(xù)應用時出現(xiàn)偏差。特別是某些技術性檔案回味企業(yè)的發(fā)展帶來阻礙。另一方面，很多企業(yè)在檔案管理人才方面的引進力度略顯不足，這也是不重視檔案管理工作的直接表現(xiàn)。部分檔案管理人員都是企業(yè)直接從內(nèi)部選拔的，甚至有一人兼多職的情況，使得檔案管理工作很難實現(xiàn)高質量與高效率。很多企業(yè)檔案管理工作人員專業(yè)背景不足，檔案管理要求與目標均不明確，對企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生不利影響。

第二，檔案管理信息化水平不高。新時代以來，互聯(lián)網(wǎng)等新興技術不斷發(fā)展進步，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營信息化建設已經(jīng)是必然趨勢。在這樣的背景，企業(yè)新舊交接需求較多，其檔案管理難度也隨之提升。面對這樣的情況，檔案資源信息化管理很有必要。然而，因為部分企業(yè)不重視檔案管理工作，無論是信息化投入還是資金投入都較少。例如，當前大部分企業(yè)都具有配套的檔案管理軟件，但因為企業(yè)之間存在區(qū)別，發(fā)展方向有所不同，所以，檔案管理中心自然有所區(qū)別，信息化發(fā)展各有特色。企業(yè)為了保證自身的利益，通常會從節(jié)約的角度考慮，更傾向于直接購買現(xiàn)成軟件，但這樣的方式很容易導致企業(yè)在應用軟件過程中無法完全契合，在操作上出現(xiàn)大量漏洞，最終無法保證檔案管理的準確性與時效性。

第三，檔案管理人員綜合素質較低。據(jù)調(diào)查，很多企業(yè)在開展檔案管理工作時，高素質專業(yè)管理人員較為缺乏，很多工作人員在實際工作過程中都只依賴于自身對檔案管理的基本了解來完成工作，或者根據(jù)過往經(jīng)驗處理檔案信息。在這樣的模式下，很多工作人員理論基礎不足，無法合理劃分檔案資料，缺乏相應的理解能力與檔案管理思維，計算機素質也難以緊跟時代的發(fā)展。眾所周知，檔案管理工作的順利開展，既要求工作人員能夠精準收集檔案，也要求檔案管理工作人員能夠科學整理和保存檔案資源，所以他們必須具備檔案管理專業(yè)能力與素養(yǎng)，能夠準確對檔案資料進行分類與收集，并具有基本的資料修復能力。還有部分員工在檔案管理創(chuàng)新工作中不夠積極主動，無論是新方法應用與新技術應用都有待提升。

四、現(xiàn)代企業(yè)管理中的檔案規(guī)范化創(chuàng)新管理與信息化管理的具體路徑

第一，健全檔案資源管理體系。在企業(yè)發(fā)展的過程中，完善的檔案管理體系非常重要，如此才能實現(xiàn)檔案規(guī)范化創(chuàng)新管理與信息化管理。企業(yè)應本著精細化與科學化的理念處理數(shù)據(jù)信息，并依據(jù)企業(yè)發(fā)展實際狀況與檔案管理現(xiàn)狀，一一調(diào)整并完善檔案管理制度。企業(yè)管理人員也應深刻認識到檔案規(guī)范化創(chuàng)新管理與信息化管理的重要意義，有計劃地健全檔案管理制度，并依據(jù)體制機制的變化隨時修訂與調(diào)整制度，確保其能夠始終符合企業(yè)的發(fā)展，規(guī)范其管理職責，確保檔案資源能夠被有效利用[4]。

第二，提高檔案管理人員綜合素質。在信息時代，檔案管理工作的重要性逐漸被越來越多的人所認知，在具備完善制度的前提下，也應提高檔案管理工作人員的綜合素質，明確工作標準與要求。企業(yè)應不斷強化檔案管理人才隊伍建設，對工作人員進行專業(yè)教育和培訓，并定期組織工作人員參與交流培訓活動，從理論與實踐等方面全方位提升檔案工作人員綜合能力，有效借鑒成功經(jīng)驗，依據(jù)企業(yè)實際情況完善管理模式與管理制度。除此之外，作為檔案管理工作人員，自身也應在工作上有所追求，堅持學習，努力提高自己的專業(yè)技能水平，主動參與電腦操作培訓與電子檔案系統(tǒng)軟件培訓，確保自身具備信息化建設的基本能力。同時，企業(yè)也應強化人才招聘力度，引進更多的高素質檔案管理人才，做好人才培養(yǎng)工作，確保所有工作人員都能具備較高的檔案管理工作專業(yè)能力，最大程度地發(fā)揮檔案管理對企業(yè)發(fā)展的促進作用[5]。

第三，強化檔案管理信息化水平。新時代以來，各類新興技術為檔案管理信息化建設提供了技術保障，工作人員在實際工作過程中應依據(jù)時代發(fā)展特點選擇合適的信息技術融入檔案管理工作中，并始終掌握互聯(lián)網(wǎng)時代的企業(yè)發(fā)展本質，實現(xiàn)檔案管理設備、技術方面的更新?lián)Q代，推動檔案管理數(shù)字化發(fā)展。所以，檔案管理部門應首先對工作流程進行統(tǒng)一規(guī)劃，接著持續(xù)提高對不同工作環(huán)節(jié)的投資支持力度，有必要時可以對部分設備進行淘汰處理，選擇市面上新型產(chǎn)品進行購置。同時，也應依據(jù)企業(yè)對檔案的實際需求通過新興互聯(lián)網(wǎng)技術創(chuàng)建數(shù)字化平臺，促進其規(guī)范化發(fā)展。當然，作為檔案管理部門本身，也應積極引入先進的檔案管理軟件，提高檔案資源利用率，從不同層面提高檔案管理的價值。

第四，提高檔案安全管理水平。在企業(yè)發(fā)展過程中，其重大決策與發(fā)展方向往往都較為機密。因此，企業(yè)檔案管理工作也應積極進行規(guī)范化、法治化建設。在這個過程中，檔案管理規(guī)范化建設應關注制度、人員與技術等不同方面。既要保證企業(yè)具有檔案安全應急管理制度，并能夠以此為依據(jù)做到檔案管理工作的有序進行。這樣一來，當檔案管理工作出現(xiàn)問題時，工作人員可以及時防護、解決，保障檔案管理系統(tǒng)的安全、高效運行。同時，工作人員的責任意識也必須不斷提升，并加強法制建設與道德建設，提高防范力度，做好檔案安全管理工作。要注意的是，檔案管理工作人員應能夠應用相關措施消除檔案管理安全風險，應用最先進的互聯(lián)網(wǎng)防火墻技術與監(jiān)控技術，確保檔案管理能夠始終安全，并在檔案管理不同模塊中設置使用權限，對系統(tǒng)運行狀態(tài)實時監(jiān)測，分析與排除檔案管理系統(tǒng)可能存在的故障，讓企業(yè)各項工作都能夠順利開展。

五、結語

綜上所述，現(xiàn)代企業(yè)管理中的檔案規(guī)范化創(chuàng)新管理與信息化管理值得探究，對企業(yè)人員而言，應認識到檔案管理規(guī)范化建設的意義與要求，深入分析檔案管理工作現(xiàn)狀，通過不同路徑實現(xiàn)檔案規(guī)范化創(chuàng)新管理與信息化管理，最大程度地發(fā)揮檔案管理的作用與價值，促進企業(yè)發(fā)展。