獨(dú)立學(xué)院轉(zhuǎn)設(shè)背景下辦公室工作的困境和對策

文/武漢工程大學(xué)郵電與信息工程學(xué)院 李靈瑾

學(xué)院辦公室在所有職能部門中占據(jù)首位，其作為核心部門，起著承上啟下、溝通協(xié)調(diào)、內(nèi)傳外達(dá)等中樞紐帶作用。辦公室工作水平彰顯著整個獨(dú)立學(xué)院的管理工作水平，對整個學(xué)院的教育發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。教育部辦公廳印發(fā)《關(guān)于加快推進(jìn)獨(dú)立學(xué)院轉(zhuǎn)設(shè)工作的實(shí)施方案》（以下簡稱《方案》）后，由于大多數(shù)獨(dú)立學(xué)院長期依靠舉辦高校運(yùn)行，只設(shè)立主要職能部門，沒有設(shè)立發(fā)展規(guī)劃處，因此，學(xué)院辦公室由于工作性質(zhì)等原因，自然而然承接了推進(jìn)學(xué)院轉(zhuǎn)設(shè)發(fā)展的工作。這一新的領(lǐng)域，對辦公室人員的業(yè)務(wù)水平提出了新的要求，也帶來了新的困難。

一、獨(dú)立學(xué)院辦公室工作的現(xiàn)狀

（一）一崗多責(zé)、職權(quán)不清。學(xué)院辦公室作為學(xué)院的“大腦”，通常需要協(xié)調(diào)全院、督查督辦，工作任務(wù)相對繁重和復(fù)雜。在工作中，不僅需要傳達(dá)院領(lǐng)導(dǎo)的核心思想、匯總各部門意見、總結(jié)全院工作，而且工作內(nèi)容相對嚴(yán)謹(jǐn)，不容有錯，一般還需要嚴(yán)格保密。除了常規(guī)性的公文處理、文件收發(fā)、辦文辦會等，辦公室會經(jīng)常接到教育廳和舉辦高校的臨時任務(wù)，且有時還需協(xié)助其他部門完成一些重要工作和大型活動。所以辦公室人員除了要完成固定的工作職責(zé)以外，也需要完成很多臨時性、非常規(guī)性工作，那么部門領(lǐng)導(dǎo)對于每件事情的任務(wù)分工顯得尤為重要，分工不均衡、職責(zé)混亂勢必會造成工作人員之間互相推諉，不配合工作。

（二）依賴度高、自主性低。由于獨(dú)立學(xué)院的特殊身份，屬于舉辦高校的二級學(xué)院之一。因此，很多獨(dú)立學(xué)院高度依靠舉辦高校辦學(xué)，工作上常常按部就“搬”，缺乏創(chuàng)新。辦公室工作亦是如此，按照舉辦高校的整體發(fā)展規(guī)劃做工作、按照舉辦高校的制度擬文件，這確實(shí)減少了很多錯誤的風(fēng)險，但其實(shí)兩校在財政收支情況、師生人數(shù)比例、辦學(xué)理念等方面截然不同，若不結(jié)合實(shí)際情況處理，一味照抄照搬，不僅不能切實(shí)處理問題，反而會因?yàn)樗敛环鴰砀鼑?yán)重的后果。

（三）能力不足、參差不齊。學(xué)院辦公室是一個直接服務(wù)和接觸院領(lǐng)導(dǎo)的部門，很多工作直接由院領(lǐng)導(dǎo)布置，傳達(dá)給全院，同時需要督查督辦，最終形成總結(jié)意見匯報結(jié)果。因此對辦公室人員的能力和素質(zhì)有著較高的要求。當(dāng)遇到重要工作，比方說干部大會、開學(xué)典禮等，一般需要全員參與，不可能由一人完成，講話稿的起草、修改、復(fù)核到院領(lǐng)導(dǎo)批閱，每一步都需要有人執(zhí)筆、修改，而且一般都會修改到最后時刻；同時，還有活動的安排、會議通知，與其他部門的溝通協(xié)調(diào)，很多時候完成一項(xiàng)活動，一個人身上需要安排多項(xiàng)事物，這無疑對辦公室人員的綜合素質(zhì)有著較大的考驗(yàn)。但是由于獨(dú)立學(xué)院的“校中校”特性，人員流動性較大，往往培養(yǎng)好的人，不是調(diào)去其他部門就是另謀高就了。遇到重要事項(xiàng)的時候，由于辦公室人員水平參差不齊，領(lǐng)導(dǎo)一般安排有經(jīng)驗(yàn)的人負(fù)責(zé)，導(dǎo)致工作時有的人可能安排多項(xiàng)工作任務(wù)，有的人可能只有一項(xiàng)，甚至沒有工作任務(wù)。

（四）人心不穩(wěn)、積極性低?！斗桨浮分忻鞔_表明獨(dú)立學(xué)院的舉辦方要按照“能轉(zhuǎn)盡轉(zhuǎn)、能轉(zhuǎn)快轉(zhuǎn)，統(tǒng)籌兼顧、協(xié)調(diào)推進(jìn)，分類指導(dǎo)、因校施策”的工作思路盡快完成轉(zhuǎn)設(shè)工作。所有獨(dú)立學(xué)院都必須盡快與舉辦高?！懊撱^”，轉(zhuǎn)設(shè)成一所獨(dú)立的公辦高校、民辦高?；蛘呓K止辦學(xué)。但是轉(zhuǎn)設(shè)工作牽涉甚廣，不僅需要平衡舉辦高校和獨(dú)立學(xué)院的利益，獨(dú)立學(xué)院聘用人員的安置問題、在校生的學(xué)籍學(xué)歷信息是否有變的問題也需要重點(diǎn)關(guān)注。2021年，個別獨(dú)立學(xué)院因轉(zhuǎn)設(shè)過程中對聘用人員安置不妥當(dāng)和在校生學(xué)籍學(xué)歷信息不明確導(dǎo)致轉(zhuǎn)設(shè)進(jìn)程“卡住了”，多數(shù)未確定轉(zhuǎn)設(shè)方案的獨(dú)立學(xué)院持觀望態(tài)度，按下了暫停鍵。因此，還未完成轉(zhuǎn)設(shè)甚至未確定轉(zhuǎn)設(shè)方案的獨(dú)立學(xué)院，因轉(zhuǎn)設(shè)的不確定性，造成獨(dú)立學(xué)院聘用人員的不穩(wěn)定性。未來的不明確，導(dǎo)致很多人抱著觀望的心態(tài)，甚至有些人騎驢找馬，身在其位，不謀其職。

二、獨(dú)立學(xué)院辦公室工作的困難和對策

（一）工作人員能力不足，缺乏學(xué)習(xí)。高校招聘多有年齡限制，且一般對專業(yè)無明確要求，招聘入校的人員多以無太多工作經(jīng)驗(yàn)的年輕教師或應(yīng)屆畢業(yè)生為主，缺乏實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)能力。且獨(dú)立學(xué)院多以一線教師發(fā)展為主，培訓(xùn)和獎勵多有傾斜，行政人員，特別是基層行政人員的發(fā)展常常受到忽視。

辦公室作為核心部門，對人員的工作能力和綜合素質(zhì)都有較高的要求，崗位學(xué)習(xí)培訓(xùn)需要形成制度化和長效化的機(jī)制。一是新人進(jìn)入辦公室工作前必須經(jīng)過崗位培訓(xùn)。不能只是簡單的工作交接，業(yè)務(wù)知識和辦公室工作要求的培訓(xùn)也是重中之重，崗前培訓(xùn)不僅會使工作人員盡快上手開展業(yè)務(wù)工作、遵守辦公室工作要求，也能堅(jiān)定其工作的意志，以在辦公室工作為榮；二是在崗人員要制定年度培訓(xùn)計劃。編制培訓(xùn)預(yù)算經(jīng)費(fèi)、提供培訓(xùn)渠道，利用寒暑假時間抓緊培訓(xùn)。校外組織、會議的培訓(xùn)是一方面，部門內(nèi)“老帶新、傳幫帶”也需計劃安排，重要工作設(shè)置AB崗，當(dāng)A崗因故不在崗時，B崗應(yīng)主動頂崗，及時處理一般性事務(wù)或緊急公務(wù)。辦公室人員應(yīng)不斷學(xué)習(xí)、提高認(rèn)識，利用上班空隙時間學(xué)習(xí)提升，無時間外出，線上也可。若辦公室人員無較高的工作能力或一技之長，在學(xué)院轉(zhuǎn)設(shè)過程中，發(fā)展可能會受到限制，甚至被“淘汰”。

（二）崗位人員流動較大，缺崗缺智。獨(dú)立學(xué)院辦學(xué)初期，多由舉辦高校派駐本部干部、教授到獨(dú)立學(xué)院各單位、部門當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)，然后帶領(lǐng)獨(dú)立學(xué)院聘用人員工作，這種模式導(dǎo)致很多聘用人員因發(fā)展受限另謀出路。同時，獨(dú)立學(xué)院因?yàn)椤靶Ｖ行！钡霓k學(xué)模式原因，在經(jīng)費(fèi)預(yù)算以及人員編制方面都有一定的限制。不屬于體制內(nèi)的“鐵飯碗”，且目前又面臨著轉(zhuǎn)設(shè)的不確定性，辦公室人員流動性較大，人員不足成為常態(tài)。

要重視辦公室人員的職業(yè)規(guī)劃，建立清晰的辦公室人員發(fā)展晉升渠道和獎勵激勵政策。辦公室人員屬于行政崗，不同于教師和輔導(dǎo)員，不能通過評定職稱和教授課程提高收入，工資相對固定，且在所有崗位中發(fā)展受限最明顯，工作滿足感、成就感較低。針對這一現(xiàn)狀，應(yīng)做到如下幾點(diǎn)：一是部門可以設(shè)置不同級別的崗位，通過綜合評定晉升，并相應(yīng)提高薪資待遇；二是可通過制定學(xué)歷提升獎勵政策、論文課題科研激勵政策，鼓勵行政人員提升自我競爭能力；三是適時可以進(jìn)行崗位調(diào)動調(diào)整，培養(yǎng)多方位管理人才，全面提高行政人員的綜合素質(zhì)和能力。

（三）機(jī)構(gòu)設(shè)置不完善，辦公室責(zé)任重大。辦公室工作除了日常程序事務(wù)和領(lǐng)導(dǎo)交辦事務(wù)以外，還要承擔(dān)很多臨時偶發(fā)事務(wù)以及協(xié)調(diào)督辦事務(wù)。由于機(jī)構(gòu)設(shè)置單一，大多數(shù)獨(dú)立學(xué)院依賴舉辦高校運(yùn)轉(zhuǎn)，獨(dú)立學(xué)院一般只設(shè)置辦公室、招就處、教務(wù)處等必須自己運(yùn)轉(zhuǎn)的部門，而發(fā)展規(guī)劃處、保衛(wèi)處、圖書館等部門獨(dú)立學(xué)院沒有設(shè)置，因此一旦有業(yè)務(wù)需要跟這些部門掛鉤，辦公室就需要承擔(dān)此項(xiàng)工作，這無疑給辦公室人員帶來了更大的工作量。目前獨(dú)立學(xué)院辦公室不僅需要做轉(zhuǎn)設(shè)相關(guān)的工作，處在“十四五”規(guī)劃編制工作時期，也需要承擔(dān)規(guī)劃編制工作。工作量較大，是目前獨(dú)立學(xué)院辦公室人員的常態(tài)。臨時性工作任務(wù)較多，工作安排不均，職責(zé)不明確，導(dǎo)致出現(xiàn)員工之間互相推諉扯皮、不團(tuán)結(jié)等問題。

要完善健全辦公室管理制度，日常事務(wù)職責(zé)到人，臨時事務(wù)形成工作任務(wù)小組，明確分工，合理安排。辦公室領(lǐng)導(dǎo)既不能任人唯才，也不能大包大攬；既要領(lǐng)導(dǎo)好部屬，也要科學(xué)安排工作分工，讓大家心服口服。一是制定日常考核管理制度，在年初確定各工作人員的全年工作任務(wù)，年終整體考核，考核結(jié)果與年終個人績效、各項(xiàng)評優(yōu)評先、職位晉升掛鉤，提高大家工作的積極性，而不是被動工作、磨洋工；二是日常性工作任務(wù)根據(jù)每個人的業(yè)務(wù)能力分工到人，明確辦公室人員工作職責(zé)范圍。臨時性工作任務(wù)形成工作小組，指定小組領(lǐng)導(dǎo)，明確小組負(fù)責(zé)人和成員，合理安排每個人的工作任務(wù)和在此項(xiàng)任務(wù)中所要承擔(dān)的責(zé)任，并將每項(xiàng)工作納入日?？己酥校蝗枪ぷ魅蝿?wù)不大包大攬，需要其他部門協(xié)助協(xié)調(diào)的，可直接與院領(lǐng)導(dǎo)商量。征得同意后，可與其他部門合作完成工作任務(wù)，并根據(jù)部門工作職責(zé)合理分配工作。

三、結(jié)語

綜上所述，獨(dú)立學(xué)院辦公室工作是高校建設(shè)發(fā)展的關(guān)鍵。做好辦公室工作，不僅要對工作有高度的熱情，還需要有扎實(shí)的專業(yè)能力和較高的綜合素質(zhì)。辦公室管理者要制訂好管理制度，激勵工作人員不斷進(jìn)步、團(tuán)結(jié)一致、和諧共處。辦公室人員要堅(jiān)定信念，要做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀，協(xié)調(diào)各部門工作，協(xié)助學(xué)院完成轉(zhuǎn)型發(fā)展。在轉(zhuǎn)設(shè)的背景下，不忘初心、牢記使命，不斷提升自我，為學(xué)院發(fā)展建設(shè)貢獻(xiàn)力量。