基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下智慧檔案館的建設(shè)路徑

文/深圳市福田區(qū)保密局 陳慧

大數(shù)據(jù)時代，在以“互聯(lián)網(wǎng)+”為代表的科技信息化的時代背景下以物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)以及云計算等高新技術(shù)網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)滲透到社會生產(chǎn)生活的各個方面。同時，為智慧檔案館建設(shè)提供了一個良好的契機。我國檔案館的發(fā)展與時代發(fā)展進程始終是同頻共振的，其經(jīng)歷了檔案技術(shù)由低級到高級、由簡單到復雜的發(fā)展過程，而智慧檔案館也是基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景提出的發(fā)展目標?！爸腔鄣厍颉备拍畹呐d起帶動了以物聯(lián)化、智能化以及互聯(lián)化為要素的“智慧城市”的提出，社會掀起一股“智慧化”的熱潮。同時，黨中央提出確立建設(shè)“智慧社會”這一方針策略，為推進智慧檔案館建設(shè)提供了重大發(fā)展契機。深圳市福田區(qū)檔案館基于“互聯(lián)網(wǎng)+”跨世紀的背景推動下，立足當前“十四五”時期檔案科技工作取得的突破性進步，積極推進智慧檔案館建設(shè)全面提升檔案科技創(chuàng)新能力，推動檔案事業(yè)創(chuàng)新快速發(fā)展。

一、智慧檔案館

智慧檔案館是跨越傳統(tǒng)檔案館和數(shù)字檔案館而構(gòu)建的更高層次和更高階段的檔案館，在“智慧化”建設(shè)的浪潮下智慧檔案館應運而生。從創(chuàng)建智慧檔案館體系的理念來看，其分為狹義和廣義兩個概念：狹義的智慧檔案館指的是涉及多種檔案資源過程中包括了傳統(tǒng)型紙質(zhì)檔案載體和其他新型載體檔案資源等方面的檔案館建設(shè)；廣義的智慧檔案館指的是凡是涉及建立在社會數(shù)字化、智慧化等信息化管理模式下產(chǎn)生的全部載體的信息檔案體系的檔案館。智慧檔案館是以豐富多樣化的檔案資源作為管理研究對象，這里的多種檔案資源包括檔案實體、檔案人員、檔案工作等各個環(huán)節(jié)。同時，智慧檔案館把檔案或者檔案數(shù)字化圖像等內(nèi)容進行數(shù)據(jù)化，使得這些檔案資源成為全部關(guān)聯(lián)、全部檢索的數(shù)據(jù)，這些構(gòu)成了檔案館智能化、物聯(lián)化以及聯(lián)動化管理。信息化新時代的浪潮到來，信息技術(shù)呈現(xiàn)出新的特征，這使得智慧檔案館轉(zhuǎn)變成一種運用了云計算、物聯(lián)網(wǎng)以及互聯(lián)網(wǎng)等高新技術(shù)的綜合管理與控制系統(tǒng)，通過各類信息技術(shù)管理與開發(fā)檔案資源管理、感知與挖掘各類信息資源，然后分析提煉各種信息智慧并將其應用在檔案館管理、決策與服務(wù)上。

深圳市福田檔案館2022年根據(jù)深圳市福田區(qū)新型冠狀病毒肺炎疫情防控指揮部通告要求，積極配合深圳市政務(wù)服務(wù)大廳、福田區(qū)政務(wù)服務(wù)大廳以及市檔案館的相關(guān)工作，可通過廣東政務(wù)服務(wù)網(wǎng)（深圳站）、“i深圳”APP、深圳市檔案館網(wǎng)上預約平臺等渠道提前網(wǎng)上預約，合理安排出行計劃，減少在大廳的滯留時間。這種方式既符合疫情防控工作的要求，也滿足了市民群眾的需求導向，讓市民群眾真真切切感受到智慧檔案館帶來的價值、感受到智慧城市帶來的便利。

二、智慧檔案館的現(xiàn)實問題

（一）智慧檔案館理論基礎(chǔ)不足?！爸腔鄣厍颉钡母拍钣?008年提出，“智慧城市”的藍圖在2010年發(fā)出，“智慧檔案館”提出不久，人們對其認識尚處在萌芽階段，研究不足使得其理論基礎(chǔ)不足。我們從百度上搜索可知，學術(shù)界對智慧檔案館的認知并不完全統(tǒng)一，知網(wǎng)上學術(shù)期刊對智慧檔案館的研究僅僅停留在概念、特征以及大致內(nèi)容上，缺少對智慧檔案館技術(shù)要求、發(fā)展趨勢以及價值內(nèi)涵等深層理論研究。同時，在智慧檔案館建設(shè)中，一線人員更加偏重于實踐方面而忽視了對理論方面的探究，這是導致智慧檔案館理論基礎(chǔ)不足的一大因素。

（二）智慧檔案館實體檔案與電子信息不匹配。信息技術(shù)快速發(fā)展，但是依然存在信息技術(shù)不夠成熟，這使得智慧檔案館的實體檔案管理與電子信息管理不匹配。同時，智慧檔案館工作重點僅僅側(cè)重于對檔案信息資源的整合以及簡單的檔案資源利用，對檔案的大部分工作依然需要大量人工進行操作，難以實現(xiàn)高效整合。不僅如此，人工操作實體檔案管理在檔案出庫后經(jīng)常出現(xiàn)失控現(xiàn)象，導致數(shù)據(jù)庫和實體檔案直接失聯(lián)。因此，兩者失聯(lián)使得實體檔案管理和電子信息管理產(chǎn)生不匹配現(xiàn)象，對檔案工作的開展十分不利。

（三）智慧檔案館信息技術(shù)相對落后。隨著時代的快速發(fā)展，檔案的數(shù)量也在快速增長，檔案館的工作總量在不斷增加。同時，對檔案館的工作需求和工作難度也在增加，這促使智慧檔案館信息技術(shù)必須更加先進。但是反觀當今智慧檔案館，其系統(tǒng)設(shè)備沒有及時進行更新?lián)Q代，信息技術(shù)相對時代而言較落后，不能適應新時代發(fā)展的需要。同時，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，使得檔案信息的使用范圍更加廣泛，其重要性不言而喻。目前智慧檔案館的信息化水平僅僅停留在查詢文件、生成目錄方面，并沒有形成全面的數(shù)據(jù)信息查詢系統(tǒng)。智慧檔案館信息技術(shù)相對落后，使得其難以實現(xiàn)真正的高效利用。

（四）智慧檔案館難以滿足用戶需求。智慧檔案館以其“智慧化”為群眾提供便捷高效的服務(wù)，其主要服務(wù)對象是群眾。但在現(xiàn)實情況中，智慧檔案館的專家更加側(cè)重于對技術(shù)的研發(fā)、對信息資源的整合以及對檔案工作的管理等方面，大大忽視了對用戶體驗的重視。他們認為提高科技水平就可以滿足群眾的用戶體驗，冰冷的技術(shù)缺少人性的溫暖，智慧檔案館的建設(shè)應當從用戶需求出發(fā)；冰冷的技術(shù)不會感知人的體驗，但檔案館工作人員可以通過調(diào)查問卷、面對面詢問等方式探知用戶真實的體驗，然后從用戶需求、用戶體驗等方面開發(fā)滿足群眾需求的智慧檔案館。

（五）智慧檔案館存在信息安全問題。檔案是最真實、最直接的歷史素材，是對一個地方人文歷史的最佳表現(xiàn)，也是當?shù)厝嗣袢罕娚a(chǎn)生活的信息整合，因此，檔案對人民生活是十分重要的。但是當今智慧檔案館建設(shè)中存在著信息安全問題，這直接影響到人民群眾的個人隱私和社會信息安全。保存好全部檔案信息是檔案館工作的中心，但隨著信息數(shù)量的不斷增加，檔案館的信息安全儲存問題亟須提升，信息安全備份等級需要提升。消除檔案信息安全隱患是檔案館工作的本分，也是提升人民群眾對檔案館工作信賴度的重要舉措。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下智慧檔案館建設(shè)路徑

“互聯(lián)網(wǎng)+”是社會創(chuàng)新2.0驅(qū)動下誕生的一種互聯(lián)網(wǎng)思維發(fā)展的經(jīng)濟新業(yè)態(tài)，是知識社會創(chuàng)新思維2.0推動下所形成的一種互聯(lián)網(wǎng)形態(tài)演進軌跡及其催生出的一種經(jīng)濟社會發(fā)展模式新形態(tài)。經(jīng)過十幾年的發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”已經(jīng)與多個行業(yè)相融合，并且對他們產(chǎn)生積極影響。因此，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，檔案館要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)模式開創(chuàng)智慧化新模式。智慧檔案館能全面感知、分析信息以及整合檔案資源分布和運行信息的能力，為未來檔案安全管理與數(shù)字檔案信息平臺開發(fā)創(chuàng)造更好的市場前景?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代背景下，信息技術(shù)呈現(xiàn)出新的發(fā)展特點，智慧檔案館建設(shè)使得傳統(tǒng)的檔案管理工作出現(xiàn)革命性的變革，也是適應時代發(fā)展要求的表現(xiàn)。

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念。思想觀念的轉(zhuǎn)變才能確保智慧檔案館建設(shè)符合人民群眾需求、符合時代發(fā)展趨勢。因此，轉(zhuǎn)變思想觀念是智慧檔案館建設(shè)的前提。首先，從人民群眾需求出發(fā)，提高用戶體驗、滿足用戶需求。目前，智慧檔案館建設(shè)過程中，專家學者過于重視對技術(shù)科技的提高而忽視了用戶體驗，導致智慧檔案館不能更好地滿足人民群眾的需求。因此，深圳市福田區(qū)檔案館“堅持我為群眾辦實事”的理念開展檔案工作，滿足人民群眾的需求，為立檔單位更好地進行檔案收集、歸檔、保管以及利用等服務(wù)創(chuàng)造條件。其次，從時代發(fā)展趨勢出發(fā)樹立檔案數(shù)據(jù)化、數(shù)據(jù)智慧化的觀念。檔案數(shù)據(jù)化是指檔案在數(shù)據(jù)處理后更加接近其原貌，這是一種符合時代發(fā)展的新觀念。檔案數(shù)據(jù)化是一種用數(shù)據(jù)記錄檔案的新方式，檔案館工作人員可以利用檔案數(shù)據(jù)化更好地收集檔案、管理檔案等。檔案數(shù)據(jù)化與數(shù)據(jù)挖掘推送是智慧檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下建設(shè)智慧檔案館，需轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立數(shù)據(jù)智慧化。

（二）科學規(guī)劃體系。智慧檔案館建設(shè)是一個長期而又復雜的工程，因此，要站在宏觀的角度科學規(guī)劃智慧檔案館的建設(shè)、統(tǒng)籌規(guī)劃設(shè)計智慧檔案館建設(shè)的具體步驟，形成智慧檔案館的科學規(guī)劃體系?？茖W規(guī)劃體系是智慧檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)，在統(tǒng)一的標準下對智慧檔案館的技術(shù)、管理、業(yè)務(wù)等內(nèi)容進行科學規(guī)劃，最后建成業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成化、檔案資源數(shù)字化、檔案業(yè)務(wù)自動化、檔案利用智能化以及業(yè)務(wù)管理信息化的智慧檔案館。同時，積極分析影響智慧檔案館建設(shè)的各種關(guān)鍵因素。在此基礎(chǔ)上，利用科學規(guī)劃和頂層分析全面指導智慧檔案館建設(shè)，不斷增強智慧檔案的整體功能，推進智慧檔案健康有序運行。2022年，深圳市福田區(qū)數(shù)字檔案館室一體化系統(tǒng)二期工程建設(shè)遵循科學規(guī)劃、統(tǒng)籌設(shè)計、分步實施、重點突破、標準規(guī)范的原則，著力建設(shè)以數(shù)據(jù)資源為基礎(chǔ)、安全管理為保障、共享利用為目標的智慧檔案館體系。

（三）加強技術(shù)建設(shè)。隨著信息時代的到來，檔案信息數(shù)據(jù)日漸龐大，檔案館工作人員整合與管理數(shù)據(jù)變得十分困難?；诖耍ㄔO(shè)智慧檔案館成為大勢所趨。同時，信息化的日益加強也使得互聯(lián)網(wǎng)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等一系列先進技術(shù)與檔案館建設(shè)相結(jié)合，是檔案館走向智慧化的主要推動力?；ヂ?lián)網(wǎng)的廣泛普及與人們的日常生活緊密聯(lián)系，給人們的生產(chǎn)生活帶來極大改變。智慧檔案館建設(shè)以此為基礎(chǔ)，利用互聯(lián)網(wǎng)為人民提供更加高效便捷的檔案服務(wù)，自主設(shè)計檔案查詢APP、增設(shè)安全信息技術(shù)等方式，方便民眾使用。同時，互聯(lián)網(wǎng)的防范普及也為云計算的發(fā)展提供了契機，因為云計算就是通過互聯(lián)網(wǎng)來完成的一種計算方式。智慧檔案建設(shè)可以通過云計算這種新的計算方式對檔案的資源進行整合處理，在節(jié)省人力物力的同時，大大提高工作效率，有利于檔案合理規(guī)劃。物聯(lián)網(wǎng)是基于互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的新興技術(shù)，在我國智慧城市、智慧社會的建設(shè)中廣泛應用。智慧檔案館的建設(shè)借助物聯(lián)網(wǎng)可以感知用戶資源與用戶之間的問題，搭建用戶與檔案管理人員之間溝通的橋梁，在按照用戶的需求合理分配資源的同時，實現(xiàn)資源配置的優(yōu)化。深圳市福田區(qū)檔案館在深圳智慧城市建設(shè)的基礎(chǔ)上，結(jié)合本區(qū)檔案的實際工作，正在建設(shè)技術(shù)架構(gòu)合理、功能完善的智慧檔案館系統(tǒng)，實現(xiàn)智慧檔案資源“收、管、存、用”全過程信息化管理，發(fā)揮檔案資源對經(jīng)濟社會發(fā)展的基礎(chǔ)性支撐作用。

四、結(jié)語

社會已經(jīng)進入“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，檔案管理應當與時俱進，在互聯(lián)網(wǎng)的影響下，檔案館工作積極進行與社會相適應的調(diào)整與創(chuàng)新。智慧檔案館是檔案館創(chuàng)新的一大舉措，也是傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館的更高階段。智慧檔案館是現(xiàn)代文明的重要載體，也是社會文明傳承的橋梁。智慧檔案館建設(shè)是一項長期而復雜的過程，因此，檔案館管理部門要基于“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景，堅決貫徹習近平總書記關(guān)于科技工作和檔案工作的重要指示批示精神，準確把握《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的重要目標要求和檔案科技工作的主要任務(wù)，合理運用相關(guān)技術(shù)促進檔案工作的開展，滿足人民群眾的現(xiàn)實需求。