“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下公共資源交易中心檔案數(shù)字化探究

文/寧德市公共資源交易中心 林麗芳

S市公共資源交易中心是市級(jí)政府設(shè)立的工程建設(shè)招投標(biāo)、政府采購、土地使用權(quán)和礦業(yè)權(quán)出讓、國有產(chǎn)權(quán)等項(xiàng)目交易，在統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)信息資源共享的一個(gè)機(jī)構(gòu)，為了依法推進(jìn)公共資源交易高效規(guī)范運(yùn)行，按照《公共資源交易目錄指引》的規(guī)定，負(fù)責(zé)市級(jí)區(qū)域內(nèi)全部公共資源項(xiàng)目的交易。自2016年實(shí)施交易平臺(tái)整合改革之后，其依托于全市“一張網(wǎng)”扎實(shí)推動(dòng)“互聯(lián)網(wǎng)+公共資源”，其中“一張網(wǎng)”是一個(gè)門戶網(wǎng)站，一個(gè)運(yùn)營平臺(tái)，S市公共資源交易中心借此構(gòu)建起了公開、高效、透明的公共資源交易市場。隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，無紙化辦公被倡導(dǎo)，在其交易數(shù)據(jù)量暴增的背景下，對(duì)數(shù)據(jù)展開收集、管理與存儲(chǔ)，均依賴于電子化的手段。因此，對(duì)公共資源交易檔案展開電子化管理是其發(fā)展的需要。公共資源交易中心通過電子化檔案管理，既能有效解決檔案庫長期存在的短缺問題，又能對(duì)紙質(zhì)檔案占用空間、保存困難、查閱不便等問題進(jìn)行有效解決。此外，依托于“互聯(lián)網(wǎng)+”完成的電子化管理，也將為市場主體提供更加優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，并為政府監(jiān)管工作的開展提供必要的數(shù)據(jù)支撐，有助于推動(dòng)公共資源交易中心健康有序發(fā)展，發(fā)揮其價(jià)值。

一、S市公共資源交易中心檔案管理現(xiàn)狀

S市是一個(gè)地級(jí)市，公共資源交易中心作為一個(gè)事業(yè)單位，其所存在的突出問題具有一定的代表性與典型性，因此在探討“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下公共資源交易中心檔案管理工作中，可以將其作為研究樣本，進(jìn)行管理現(xiàn)狀分析。

（一）管理理念落后。檔案工作的信息化建設(shè)，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的關(guān)鍵。在傳統(tǒng)的檔案管理流程中，更關(guān)注于檔案的收藏，而忽視了檔案的利用價(jià)值。對(duì)于公共資源交易的發(fā)展需求而言，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)較難滿足其實(shí)際需求。即使如此，當(dāng)下S市公共資源交易中心的工作人員仍要他們花很長的時(shí)間來管理紙質(zhì)文檔，無論是電子檔案的存儲(chǔ)還是檢索，都相對(duì)薄弱。在現(xiàn)階段的檔案管理工作，僅限于電腦技術(shù)和資料通信技術(shù)的簡單運(yùn)用，缺乏系統(tǒng)性的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理。另外，一些干部被傳統(tǒng)的管理理念所束縛，沒有注意到電子檔案的管理，認(rèn)為電子檔案與他們的工作相去甚遠(yuǎn)；有的人則認(rèn)為電子檔案應(yīng)該由技術(shù)人員負(fù)責(zé)，不需要管理者太多地參與。這種認(rèn)識(shí)上的偏差，限制了檔案數(shù)字化的發(fā)展和創(chuàng)新。

（二）紙質(zhì)檔案存檔困難。S市公共資源交易中心于2017年搬遷到新的辦公樓，因?yàn)楫?dāng)時(shí)的空間布局不夠合理，沒有考慮到各類別交易項(xiàng)目檔案的實(shí)際用途。雖然可以很好地滿足當(dāng)時(shí)的檔案存儲(chǔ)需求，但是近幾年，由于地方經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，公共資源的交易量急劇增加，導(dǎo)致交易所形成的相關(guān)檔案量迅速增多。同時(shí)，隨著檔案量的增加，檔案室承載能力出現(xiàn)很大的安全風(fēng)險(xiǎn)，這不僅對(duì)工作人員的安全造成了影響，也會(huì)致使檔案出現(xiàn)損壞等問題。這意味著檔案管理急需通過信息化的手段來實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，以此解決現(xiàn)實(shí)問題。

（三）信息化建設(shè)難以滿足實(shí)際需求。S市公共資源交易中心已通過公開招標(biāo)采購了所有的軟硬件設(shè)備，但由于軟件利用率低下，電子信息的更新速度較慢，現(xiàn)有的檔案資料主要集中在紙質(zhì)實(shí)體檔案上。因此，紙質(zhì)檔案數(shù)字化的總體進(jìn)度相對(duì)較緩。當(dāng)前，我國檔案管理系統(tǒng)建設(shè)已處于起步階段，但基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫、檔案利用平臺(tái)、檔案信息發(fā)布平臺(tái)等方面的信息系統(tǒng)建設(shè)比較落后，現(xiàn)有檔案的整體利用率仍然不足，雖有一定的線上功能，但是整體較為單一，難以滿足社會(huì)對(duì)檔案資源的實(shí)際需求。此外，S市公共資源交易中心向已經(jīng)完成數(shù)字化檔案管理的周邊先進(jìn)省市的工作調(diào)研力度不足，未來學(xué)習(xí)與借鑒還需進(jìn)一步提升。

（四）檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)。目前，S市公共資源交易中心沒有專職的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理的人員大多身兼數(shù)職，在面對(duì)繁雜的檔案工作時(shí)，既缺乏必要的專業(yè)素養(yǎng)，人員自身也會(huì)感到較大的工作壓力。此外，紙質(zhì)檔案在其保存過程中，對(duì)外部環(huán)境的要求較高，S市公共資源交易中心為保障檔案安全性，每一年都會(huì)投入資金對(duì)檔案進(jìn)行備份整理與保存。近兩年，S市公共資源交易中心各業(yè)務(wù)部門均安排人員來承擔(dān)部分檔案管理工作，并制訂配套的檔案管理辦法進(jìn)行規(guī)范管理，但因人員專業(yè)性不足、精力有限以及維護(hù)成本的投入，是當(dāng)前紙質(zhì)檔案管理中存在的主要困境。而采用數(shù)字化檔案管理，將提升其工作的便捷性，有助于提高整體管理效率。

二、基層公共資源交易過程中檔案數(shù)字化的價(jià)值

（一）歸檔便捷，有效緩解庫房壓力。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，S市公共資源交易中心在公共資源領(lǐng)域已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的應(yīng)用，比如建設(shè)工程招投標(biāo)、政府采購、國有產(chǎn)權(quán)等交易環(huán)節(jié)，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一的線上平臺(tái)操作；國有產(chǎn)權(quán)交易在全省范圍內(nèi)率先實(shí)行產(chǎn)權(quán)電子競拍結(jié)合符合性后置審核運(yùn)行模式。此外，保證金的收退操作也采用電子化手段與多家銀行系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)收退保證金操作的便捷與安全。線上操作勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)與痕跡，這些都是重要的電子文檔，為提高檔案管理工作的質(zhì)量，防止資源浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展。目前，該中心積極推動(dòng)電子文檔的歸檔。與傳統(tǒng)的文件存檔方式相比，數(shù)字化檔案管理能夠與前端的業(yè)務(wù)系統(tǒng)直接對(duì)接，在前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，產(chǎn)生的檔案可以直接傳遞到數(shù)字檔案管理室，將有效減輕歸檔的工作量，借用科學(xué)的管理模式與自動(dòng)歸檔收集系統(tǒng)，有效提升數(shù)字化檔案管理的工作效率。在建立數(shù)字檔案的過程中，必須對(duì)所搜集的檔案資料進(jìn)行認(rèn)證和加密，以保證檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，避免在傳送、處理時(shí)發(fā)生差錯(cuò)，從而保證檔案的合法效力。在實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化檔案管理后，其最顯著的效果不僅歸檔便捷，還節(jié)省了實(shí)體存檔空間，減輕了檔案存儲(chǔ)庫房的空間緊張問題，消除了庫房承載能力不足的問題。

（二）有效節(jié)約存儲(chǔ)成本，檢索調(diào)閱更便利。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的大環(huán)境下，實(shí)行電子檔案管理，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案相同格式的轉(zhuǎn)化，對(duì)已完成存檔的檔案進(jìn)行讀取，也可以便捷地對(duì)已存檔的檔案進(jìn)行解鎖，確保單位不同權(quán)限的管理人員，任何時(shí)候都能獲得所需要的文件，有效節(jié)省了查閱檔案所花費(fèi)的時(shí)間，有效增加了工作效率，也簡化了工作流程，有效提升各部門之間的信息共享率。比如工程建設(shè)招標(biāo)投標(biāo)項(xiàng)目檔案，在項(xiàng)目封標(biāo)期間需調(diào)閱檔案，經(jīng)有關(guān)行業(yè)監(jiān)管部門批準(zhǔn)后，當(dāng)事人可以通過安全權(quán)限的密碼鎖登錄交易中心的電子檔案系統(tǒng)中，以最快的速度檢索自己所需的信息資料，節(jié)省了大量的時(shí)間。除了縮短查閱時(shí)間之外，其保存具有紙質(zhì)檔案不可比擬的優(yōu)勢(shì)，隨著紙質(zhì)檔案逐漸數(shù)字化保存，推動(dòng)了按類別、層級(jí)權(quán)限的檔案管理模式的實(shí)施，有效節(jié)約了紙質(zhì)檔案的制作、存儲(chǔ)等成本，同時(shí)也符合國家綠色節(jié)能的要求?？梢哉f，實(shí)行電子檔案管理模式，將改變以往檔案數(shù)量龐大、檢索與調(diào)閱效率低等問題，也對(duì)紙質(zhì)檔案保存成本高等相關(guān)問題進(jìn)行了徹底解決，這將為后續(xù)的工作開展奠定基礎(chǔ)，推動(dòng)公共資源交易營商環(huán)境改進(jìn)提升服務(wù)。

（三）保密性更高，交易過程可監(jiān)控。在公共資源交易中心所涉及的工作中，包含工程建設(shè)招標(biāo)投標(biāo)、政府采購、土地使用權(quán)和礦業(yè)權(quán)出讓、國有產(chǎn)權(quán)交易、政府采購網(wǎng)上超市等項(xiàng)目，均可依托數(shù)字檔案完成科學(xué)、合理的處理，這要求交易中心對(duì)檔案信息安全做出更多的努力，確保檔案的獲取、保存、提取等流程的科學(xué)完善性?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”背景下所應(yīng)用的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，其對(duì)于公共資源交易中心所有的交易流程實(shí)現(xiàn)一體化管理，從項(xiàng)目進(jìn)場至最終的保證金退還等所有環(huán)節(jié)產(chǎn)生的不同類型的項(xiàng)目資料，均依據(jù)獨(dú)立項(xiàng)目展開分類。整個(gè)交易流程完結(jié)之后，系統(tǒng)將自動(dòng)生成最終的檔案內(nèi)容，并實(shí)施同一編號(hào)操作，自動(dòng)完成分類、存檔、整理、歸檔等相關(guān)操作。除了對(duì)檔案的自動(dòng)化存儲(chǔ)之外，S市公共資源交易中心的電子檔案管理系統(tǒng)也與本省的交易系統(tǒng)相對(duì)接，登錄系統(tǒng)的用戶可以在線完成檔案資料的精準(zhǔn)查詢，并在獲取管理員的許可后，完成相關(guān)檔案的下載與查閱操作。這一過程實(shí)現(xiàn)了檔案信息的高效管理，并在此基礎(chǔ)上，建立了一套完整的交易記錄系統(tǒng)，為政府的監(jiān)督管理工作提供了有力的數(shù)據(jù)支持，為各市場主體的實(shí)際需要提供了便利的服務(wù)，為區(qū)域經(jīng)濟(jì)建設(shè)創(chuàng)造了更為公平、公正的營商環(huán)境。

三、提升檔案數(shù)字化工作的建議

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)滲透在人們?nèi)粘Ｉ畹姆椒矫婷?，為了進(jìn)一步規(guī)范電子文件的管理流程，提高其管理的科學(xué)化、規(guī)范化和系統(tǒng)化水平，確保其真實(shí)完整和安全。國家檔案局于2017年12月15日發(fā)布了《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》，對(duì)國家各級(jí)綜合檔案館的電子檔案管理全過程均作出明確規(guī)定，從檔案收集、整理、保存、利用、鑒定和管理、檔案管理等各個(gè)方面，都有詳細(xì)的規(guī)定，對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)施規(guī)范性要求，這為“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下完成基層公共資源交易領(lǐng)域的檔案數(shù)字化發(fā)展指明了方向。

（一）提升檔案管理人員信息化素養(yǎng)。從基層的檔案管理員角度來看，雖然使用電子化檔案管理系統(tǒng)可以有效減輕其自身的壓力，但是對(duì)其計(jì)算機(jī)水平提出了更高的要求。對(duì)于檔案管理者來說，需要主動(dòng)參與到各類檔案信息化專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)中，積極參與培訓(xùn)活動(dòng)，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)與技術(shù)，實(shí)現(xiàn)自身檔案管理素養(yǎng)以及創(chuàng)新意識(shí)的提高。另外，交易中心的檔案管理者要對(duì)本單位的檔案工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)和針對(duì)性輔導(dǎo)，及時(shí)傳達(dá)上級(jí)的精神，對(duì)新技術(shù)加以普及，確保管理人員與時(shí)俱進(jìn)，更好地完成檔案管理工作。

（二）大力推進(jìn)電子檔案查詢軟件的開發(fā)。電子檔案管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，離不開進(jìn)場交易各行業(yè)監(jiān)管部門和上級(jí)部門的支持和推動(dòng)，以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息服務(wù)提供商的協(xié)助。S市公共資源交易中心與軟件公司進(jìn)行密切合作，將主要精力放在交易檔案電子文件的存儲(chǔ)和查詢上，并根據(jù)各個(gè)部門的實(shí)際情況，進(jìn)行大量的意見收集和整理?，F(xiàn)階段重點(diǎn)在于歸檔管理功能項(xiàng)的頁面顯示、查詢搜索等多個(gè)子功能的開發(fā)與測試上，以及對(duì)接銀行保證金存退留痕，已經(jīng)展開了上百次的溝通和修改，有效推動(dòng)了電子檔案的發(fā)展。

（三）加強(qiáng)學(xué)習(xí)調(diào)研，實(shí)現(xiàn)資源共享。除了增強(qiáng)工作人員的綜合素養(yǎng)、完善系統(tǒng)開發(fā)之外，要增強(qiáng)與上級(jí)部門之間的信息互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)交易檔案之間的信息共享，互相補(bǔ)位。并依據(jù)歷史查詢資料，優(yōu)先對(duì)可開放文檔與利用率較高的文檔展開處理，增強(qiáng)工作效率，提升服務(wù)質(zhì)量。此外，需要積極向完成數(shù)字化檔案管理的縣市取經(jīng)，不斷提升自身的業(yè)務(wù)水平。

（四）完善電子化檔案管理制度。在S市公共資源交易中心的日常工作中，要與上級(jí)部門建立密切的聯(lián)系，構(gòu)建起科學(xué)、合理、詳細(xì)規(guī)范的檔案管理制度，根據(jù)實(shí)際需要不斷進(jìn)行調(diào)整，以此推動(dòng)檔案信息化管理進(jìn)程，保證電子檔案系統(tǒng)順利施行，并保障檔案信息化工作順利推進(jìn)。S市公共資源交易中心的管理制度可依據(jù)省內(nèi)其他地市所制訂的管理辦法，根據(jù)自身的實(shí)際狀況，完成全過程操作的制度制訂，從檔案形成直至檔案保密階段，均要制訂相對(duì)應(yīng)的規(guī)范管理文檔。

（五）增強(qiáng)檔案安全性建設(shè)。市級(jí)交易中心的交易數(shù)據(jù)具有較高的保密性，因此在實(shí)施檔案管理中，要嚴(yán)格執(zhí)行國家對(duì)于檔案管理安全的相關(guān)規(guī)定，并根據(jù)相對(duì)應(yīng)的制度來規(guī)范人員操作，降低信息檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)，通過不斷提升技術(shù)水平，來做好內(nèi)外部防范工作。凡是按照規(guī)定涉及保密的文件資料，均需認(rèn)真做好相對(duì)應(yīng)的電子加密與保存工作，電子信息檔案管理所使用的軟硬件，均根據(jù)上級(jí)要求統(tǒng)一配置，并安裝相對(duì)應(yīng)的殺毒軟件，定期對(duì)計(jì)算機(jī)的安全防護(hù)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)。此外，須禁止檔案專用電腦連接外網(wǎng)、禁止使用外來設(shè)備對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行存取與傳輸，并根據(jù)實(shí)際情況，完成電子數(shù)據(jù)的備份工作，全力保障檔案數(shù)據(jù)、系統(tǒng)的安全性，通過提升管理人員的安全意識(shí)，增強(qiáng)其保密意識(shí)，確保電子檔案處于安全狀態(tài)下。

四、結(jié)語

隨著信息技術(shù)的大范圍應(yīng)用，處于社會(huì)鏈條中的任何一個(gè)環(huán)節(jié)都難以避免信息化發(fā)展。S市公共資源交易中心檔案管理工作，也在積極、努力地探索建立數(shù)字化的檔案管理模式，開發(fā)了專業(yè)性較強(qiáng)的個(gè)性化操作系統(tǒng)，目前已實(shí)現(xiàn)了一鍵歸檔、PC查詢等相關(guān)功能。電子檔案管理制度的建立，是促進(jìn)我國檔案管理工作不斷創(chuàng)新的重要舉措，為公共資源交易領(lǐng)域的相關(guān)工作革新奠定了基礎(chǔ)。未來，將與時(shí)俱進(jìn)完成優(yōu)化與完善，更好地為社會(huì)大眾做好服務(wù)工作。