探究數(shù)字化檔案信息資源開發(fā)利用路徑

趙佳蓉

湖南省退役軍人事務(wù)廳服務(wù)中心 湖南 長(zhǎng)沙 410000

引言

隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，隨著現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)文化的興起，數(shù)字化的浪潮席卷全球，全世界范圍內(nèi)掀起的數(shù)字文化革命改變了固有的生活。數(shù)字化檔案信息也逐步取代了固有的老式檔案管理系統(tǒng)，在各行業(yè)隨著數(shù)字化檔案系統(tǒng)的出現(xiàn)，給廣大受眾帶來了切實(shí)的便利[1]。它取代了過去文件檔案都要依托紙質(zhì)文件的限制，解放了多余的生產(chǎn)力，通過高效便捷的查閱方式，從海量的信息儲(chǔ)存庫(kù)中，簡(jiǎn)單準(zhǔn)確的查詢到用戶所想要查詢的目標(biāo)文件，還能準(zhǔn)確的分門別類，條理清晰的對(duì)五花八門的海量信息予以歸納整理收存建檔。如何在當(dāng)今信息爆炸的市場(chǎng)環(huán)境下，面對(duì)客戶們進(jìn)一步提升的要求，如何更好更高效的應(yīng)用有效的方式來滿足用戶的需求，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源共享和信息的收集整理采集工作，一直是新時(shí)期檔案管理者們的主要問題。

1 數(shù)字化檔案信息的概述

檔案數(shù)字化是指通過各類不同的信息收集設(shè)備和方式，把不同的載體的檔案轉(zhuǎn)化成為數(shù)字內(nèi)容存儲(chǔ)的一個(gè)過程。在當(dāng)今社會(huì)高速發(fā)展的形勢(shì)下，對(duì)于檔案利用和開發(fā)的需求增加，使用者希望能簡(jiǎn)單便利的在任何時(shí)間地點(diǎn)都能獲得對(duì)自己有需要的信息資源，特別是互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展更加大了用戶在個(gè)性化方面的需求，而數(shù)字化檔案信息資源能夠滿足個(gè)性化服務(wù)的要求，通過整合和篩選優(yōu)化后，能為受眾提供更高效便捷的查詢等服務(wù)。

1.1 概念

檔案信息數(shù)字化是隨著信息技術(shù)的發(fā)展和檔案工作的應(yīng)用而出現(xiàn)的，它是把以往舊的紙質(zhì)文件，聲像資料等通過數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)，高速掃描技術(shù)的組成有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。通過系統(tǒng)便捷的檢索目錄，方便查詢和管理海量的信息檔案。將過去的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息，儲(chǔ)存于檔案信息庫(kù)，達(dá)到傳輸網(wǎng)絡(luò)化，資源共享方便且滿足了用戶的需要。

1.2 特征

作為新興的檔案管理手段，數(shù)字化信息檔案是檔案管理的一種未來發(fā)展趨勢(shì)，它不僅比過去的紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存節(jié)省空間，更在查詢資料的時(shí)候?yàn)槿嗣裉峁┝撕艽蟮谋憷?，?jié)省很多的時(shí)間，還為加大檔案?jìng)餍畔鬏敽蜋n案的安全共享提供了安全性和可靠性的支持。所以在當(dāng)今檔案管理工作中越來越備受重視，其應(yīng)用也越來越廣泛。

2 數(shù)字化檔案信息資源的發(fā)展的重要性

基于目前檔案工作的現(xiàn)狀，更充分的履行自身自責(zé)，提升對(duì)社會(huì)信息資源的有效利用是在推進(jìn)檔案資源發(fā)展數(shù)字化的過程中的主要需求[2]。要不斷滿足社會(huì)各個(gè)群體對(duì)檔案管理的需求，更好充分整合各個(gè)層次，各個(gè)方面，各方資源，通過整合人力，財(cái)力，物力等多個(gè)方面，異域聯(lián)盟跨界合作，進(jìn)一步完成信息數(shù)字化建設(shè)，規(guī)范電子檔案章程，完善升級(jí)管理服務(wù)。

2.1 加快檔案信息資源共享

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息的組合和載體具有多樣化，多元和無序是檔案信息呈現(xiàn)的特點(diǎn)，檔案信息質(zhì)量的參差不齊何所呈現(xiàn)的無序分散狀態(tài)，對(duì)檔案信息資源的產(chǎn)生了很大的阻礙，所以通過數(shù)字化檔案庫(kù)信息的整合，能有效實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

2.2 對(duì)采集渠道的拓展

當(dāng)前信檔案資源信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)速度不斷加快，有的打破了傳統(tǒng)檔案管理模式。進(jìn)一步拓寬了檔案信息采集的途徑，保證了信息獲取途徑的多樣化。并且數(shù)據(jù)庫(kù)的建立為檔案共享提供了基礎(chǔ)，保證了進(jìn)一步增加信息的存儲(chǔ)量和加快檔案信息于其他信息資源的一體化進(jìn)程，為檔案信息資源的利用與開發(fā)奠定了堅(jiān)實(shí)根基。

3 數(shù)字化檔案信息資源的開發(fā)利用原則

3.1 對(duì)信息的優(yōu)化整合

數(shù)字化檔案信息的處理要本著優(yōu)化整合的原則，對(duì)各類文件分門別類的進(jìn)行相應(yīng)的歸檔處理，對(duì)涉密文件進(jìn)行標(biāo)注，單獨(dú)管理防止泄密或失密的問題產(chǎn)生。在具體的整合里，要根據(jù)相關(guān)的規(guī)定對(duì)可開放的范圍加以區(qū)分劃定。保證文檔能切實(shí)的被使用者查詢使用到。

3.2 效益原則

在檔案使用過程中，要做到圍繞社會(huì)需求出發(fā)，在效益原則的指導(dǎo)下，以低投入換取高回報(bào)，讓使用者達(dá)到利用目標(biāo)文檔的目的。

3.3 安全原則

所有的檔案文件都有其一定的原始信息，要在開發(fā)和使用中保證其安全性，其安全性不僅包含在信息層面，也要注意信息資源載體達(dá)到安全標(biāo)準(zhǔn)，以防止泄密和失密等情況。

4 數(shù)字化檔案信息資源的發(fā)展的方向

4.1 數(shù)字化檔案信息資源的開發(fā)途徑

在高質(zhì)量社會(huì)的背景下，數(shù)字化檔案管理應(yīng)不斷進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，積極學(xué)習(xí)。數(shù)字化技術(shù)是指以數(shù)字技術(shù)為根本，將固有的檔案信息，紙質(zhì)文件，影音資料通過一定的技術(shù)手段有序的數(shù)據(jù)化。其需要的不光是簡(jiǎn)單的數(shù)字技術(shù)，還需要多方面人力物力的支持和協(xié)助。

4.1.1 人才開發(fā)。針對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員來講，不熟悉現(xiàn)代化辦公設(shè)備技術(shù)是目前最大的一個(gè)障礙，人員綜合素質(zhì)的提升是對(duì)工作質(zhì)量的增強(qiáng)。所以企業(yè)須定期組織培訓(xùn)，促進(jìn)其工作技能的提升。對(duì)專業(yè)性人才進(jìn)行培養(yǎng)的過程中要同時(shí)加深其對(duì)數(shù)字化檔案信息資源管理的重要性的認(rèn)知，加強(qiáng)意識(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，增強(qiáng)優(yōu)化數(shù)字化檔案管理的工作理念。在新時(shí)期檔案資源的管理與開發(fā)過程里，樹立正確的檔案資源開發(fā)與管理的理念，有效提升檔案資源利用率。通過對(duì)工作的總結(jié)，找出不足點(diǎn)以便更好地在檔案資源開發(fā)與管理的工作中提供更準(zhǔn)確的資源依據(jù)。不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)數(shù)字化檔案信息資源的管理及經(jīng)驗(yàn)，促使檔案資源開發(fā)與管理的工作有效的有序地開展進(jìn)行。數(shù)字化建設(shè)離不開人才隊(duì)伍的建設(shè)，建立一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍是實(shí)現(xiàn)信息化檔案數(shù)據(jù)整合的關(guān)鍵步驟，除了需要具備檔案管理知識(shí)，還要熟悉和掌握信息管理知識(shí)，有這樣的人才加入對(duì)建立數(shù)據(jù)化檔案信息系統(tǒng)工程有著積極的作用。聯(lián)系實(shí)際的工作，展開多種多樣的培訓(xùn)，更新管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，大力培養(yǎng)由懂計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，滿足檔案工作網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、信息化的需求。

4.1.2 基礎(chǔ)完善。在社會(huì)信息資源建設(shè)的首要工作就是要建立好電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案網(wǎng)絡(luò)的信息資源，是檔案信息資源共享體系的建設(shè)核心。具備一定的現(xiàn)代化辦公設(shè)備是推動(dòng)企事業(yè)單位向著數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)化的一個(gè)基礎(chǔ)[3]。采用現(xiàn)代化的檔案資源管理模式，通過建立檔案資源管理中心充分發(fā)揮出信息檔案處理載體的作用。數(shù)字化檔案信息資源的整合需要多部門及工作人員的共同努力完成，基礎(chǔ)建設(shè)在其中的基本保障也占據(jù)核心位置。首先要對(duì)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)，檔案信息資源管理有很強(qiáng)的特殊性，保證數(shù)字化檔案信息資源的安全的前提就是有一套安全的健全的檔案室數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，還要保證這部分網(wǎng)絡(luò)的相對(duì)獨(dú)立性。從基本上保證檔案室信息安全保障，并對(duì)數(shù)據(jù)信息交換過程保證安全措施。

4.1.3 技術(shù)支持。數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，現(xiàn)代化辦公設(shè)備和連通網(wǎng)絡(luò)是硬件基礎(chǔ)，而相應(yīng)的服務(wù)窗口和業(yè)務(wù)系統(tǒng)是不可或缺的軟件支援。將數(shù)據(jù)化檔案數(shù)據(jù)的建設(shè)作為立足點(diǎn)，加強(qiáng)各方面的業(yè)務(wù)員系統(tǒng)與檔案管理的鏈接與互通，可以更好地優(yōu)化數(shù)字化檔案信息的使用便利，確保檔案保管系統(tǒng)在科學(xué)，穩(wěn)定的狀態(tài)下維持正常的運(yùn)營(yíng)。嚴(yán)格執(zhí)行文檔一體 ，文件保密，網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理效率的提升。再有就是對(duì)相應(yīng)數(shù)字化軟件的合理利用，優(yōu)化數(shù)字技術(shù)手段，完善采集錄入步驟和效率，為數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)的保障。

4.2 加強(qiáng)數(shù)字化的措施

如何有效的加強(qiáng)對(duì)信息檔案數(shù)字化的發(fā)展，這是一個(gè)系統(tǒng)的大工程，很多事情不是簡(jiǎn)單的一個(gè)舉措就能達(dá)到目的，要多部門多學(xué)科聯(lián)手進(jìn)行，科學(xué)地、有效地達(dá)成目的。

4.2.1 檔案信息的數(shù)據(jù)化。想要完善數(shù)據(jù)化檔案信息，首先要做到的就是檔案文件的數(shù)字化數(shù)據(jù)化，這也是信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作的一項(xiàng)新要求，以往在舊有的檔案管理系統(tǒng)中，大多使用紙質(zhì)文件，既占空間又不利于保存，給調(diào)查工作造成很大的不便，還有一些寶貴的影音文件，因是用器材的和存儲(chǔ)介質(zhì)的長(zhǎng)時(shí)間存放，消磁損毀 ，造成了很大的，不可補(bǔ)救的損失[4]。所以檔案管理人要積極與計(jì)算機(jī)技術(shù)部門開展聯(lián)動(dòng)，盡快進(jìn)行紙質(zhì)文件的掃描錄入，音頻和視頻文件的微縮轉(zhuǎn)化錄取，在根據(jù)當(dāng)前人力物力的基礎(chǔ)上，要加緊分期分批的對(duì)已有的文件進(jìn)行保護(hù)性的錄入處理，并建立相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案，對(duì)電子檔案的格式進(jìn)行規(guī)范處理。

4.2.2 加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有電子文件的歸檔?，F(xiàn)有的電子文件文檔的歸檔工作，也是數(shù)字化檔案信息工程的一個(gè)主要的工作內(nèi)容，當(dāng)前各個(gè)系統(tǒng)所采用的電子文檔所采用的軟硬件的不同，也造成了電子文檔的不盡相同，不同軟件下生成文件不能兼容，數(shù)據(jù)不能共享的后果。要通過科學(xué)的手段，將各種不同類型的文件信息系統(tǒng)的，分門別類的，有序有效的編纂成庫(kù)。并通過合理的步驟完善出一套嚴(yán)格的電子文件歸檔程序。進(jìn)而構(gòu)建一個(gè)統(tǒng)一的，高效的，系統(tǒng)的電子文件收集轉(zhuǎn)換平臺(tái)，更好地滿足大眾的需求。

4.2.3 構(gòu)建資源豐富的信息數(shù)據(jù)庫(kù)。國(guó)家檔案局所頒發(fā)的《全國(guó)檔案信息化建設(shè)綱要》中就明確指出了：“加強(qiáng)檔案信息的建庫(kù)入網(wǎng)工作，尤其應(yīng)當(dāng)將各地的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)納入到當(dāng)?shù)仉娮诱?wù)及信息港當(dāng)中去?！边@是為今后的數(shù)字化檔案信息的工作指明了道路，建立一個(gè)完善的數(shù)字化的檔案信息庫(kù)是工作的重點(diǎn)，要將電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)放在首要位置加以重點(diǎn)展開[5]。數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)是檔案部門采集和收納信息的核心部分，要根據(jù)當(dāng)?shù)氐奶攸c(diǎn)建立一個(gè)資源豐富，功能齊全的檔案綜合數(shù)據(jù)信息庫(kù)，為檔案信息數(shù)據(jù)化工程提供堅(jiān)實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)。

4.2.4 建立布局合理的檔案館。數(shù)字檔案館是在數(shù)字信息化檔案資源和信息傳遞與利用的重要場(chǎng)所，它依托電子信息數(shù)據(jù)庫(kù)，為傳遞和采集，收納和整理，電子數(shù)據(jù)化檔案提供了高效的平臺(tái)。為實(shí)現(xiàn)檔案館網(wǎng)絡(luò)化和信息化的共建共享，各地政府要在同統(tǒng)籌規(guī)劃時(shí)，考慮到相應(yīng)的檔案館的建設(shè)，并建立下一層次的分布關(guān)系體質(zhì)，保障數(shù)字檔案館的順利運(yùn)營(yíng)。

5 結(jié)束語

數(shù)字化檔案信息資源的開發(fā)及數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的管理是一項(xiàng)復(fù)雜的，知識(shí)密集型的工作，它需要檔案工作者為之付出艱辛的努力。信息檔案資源數(shù)據(jù)化，是今后的趨勢(shì)也是必然的發(fā)展方向，也是全面提升國(guó)家力量的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)和完善這項(xiàng)工程是每位從業(yè)者的工作職責(zé)，完善信息庫(kù)，完善檔案數(shù)字化信息建設(shè)，任重道遠(yuǎn)。