探究信息化項目建設(shè)全過程管理

楊紅偉 柯佳

1. 北京賽迪工業(yè)和信息化工程監(jiān)理中心有限公司 北京 100048；2. 中國軟件評測中心 北京 100048

引言

隨著我國社會經(jīng)濟、技術(shù)的快速發(fā)展，信息化項目建設(shè)的要求越來越多，且風(fēng)險也在逐步增加，信息化項目建設(shè)全過程管理不僅可以有效避規(guī)建設(shè)過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險，也能提升信息化項目建設(shè)的效率。

1 信息化項目建設(shè)全過程管理基本概述

信息化項目建設(shè)全過程管理是指信息化項目從開始到結(jié)束的規(guī)劃、組織、管理和跟蹤，實施全過程管理的目的是保障信息化項目建設(shè)能達成預(yù)期效果。當前我國的科學(xué)技術(shù)已經(jīng)處于國際領(lǐng)先地位，在此基礎(chǔ)上大數(shù)據(jù)等先進的信息化技術(shù)已經(jīng)趨于成熟并利用到各行各業(yè)中，企業(yè)、政府都已經(jīng)投身于信息化項目建設(shè)中，為了更好應(yīng)對時代發(fā)展的趨勢，這就需要提升信息化項目建設(shè)全過程管理的效率和質(zhì)量，明確信息化項目建設(shè)全過程管理的模式。

信息技術(shù)的快速發(fā)展大大提高了工作效率。但是，由于我國信息化項目建設(shè)尚處于初級階段，因此目前信息化項目建設(shè)管理的許多缺陷依然存在，而且社會的信息化總體水平仍然太低。信息化項目建設(shè)有效的實施取決于管理團隊的能力，來確保全過程管理的效率和質(zhì)量。但事實上，領(lǐng)導(dǎo)層對信息化項目建設(shè)全過程管理依舊處于理解不全的局面，管理方式不先進且人員沒有工作積極性，全過程管理存在障礙[1]。

2 信息化項目建設(shè)全過程管理作用

當前社會各個行業(yè)中都已經(jīng)利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)推動行業(yè)的發(fā)展，但我國處于信息化項目建設(shè)的初始階段，在項目建設(shè)的前中后期的管理方式尚未成熟，導(dǎo)致各種問題的出現(xiàn)。例如信息化項目建設(shè)初期通常會有一個明確的總體建設(shè)目標，但是缺少詳細具體的建設(shè)方案，在量化項目目標過程中很容易產(chǎn)生模糊的任務(wù)邊界，這個問題將逐漸成為需求變更的一個隱藏因素，這是全過程管理中的工作難點之一。建設(shè)單位在項目建設(shè)初始，僅僅提出希望通過信息系統(tǒng)改善工作流程，減少工作過程中人力、時間的成本浪費，提升工作效率這樣的指導(dǎo)性目標，并不給出具體如何改善工作流程；在信息化項目驗收時，因為總體建設(shè)目標過于概括，無詳細的解釋說明，導(dǎo)致相關(guān)單位對驗收目標及相關(guān)要求理解不一致，從而影響項目順利通過驗收。另外，因受多種因素影響，項目管理機構(gòu)設(shè)立倉促且職責(zé)劃分不清，造成項目建設(shè)過程管理混亂，影響信息化項目建設(shè)如期完成。但是通過有效的項目建設(shè)全過程管理，可以很好地改善這種現(xiàn)象。

3 信息化項目建設(shè)全過程管理流程

3.1 項目前期階段

在信息化項目建設(shè)的前期階段，完成項目建設(shè)管理機構(gòu)設(shè)立和職責(zé)分工，完成項目管理制度制訂，完成項目立項申請等。項目建設(shè)管理機構(gòu)一般分為領(lǐng)導(dǎo)決策層和具體執(zhí)行層，對于不同專業(yè)應(yīng)有專門的部門負責(zé)，例如采購部門負責(zé)項目的采購工作，財務(wù)部門負責(zé)資金管理，技術(shù)部門負責(zé)項目技術(shù)管理等。為保障信息化項目順利推進，還應(yīng)該制定各項合理的管理制度，通過規(guī)范的管理制度有效的推進項目建設(shè)。例如按照變更額度分級審批的變更制度，合理合規(guī)的付款審批流程，簡潔高效的溝通協(xié)調(diào)機制等，同時提前設(shè)計好各類表單都是保證信息化項目管理規(guī)范的基礎(chǔ)。在這個階段，還需要根據(jù)相關(guān)的項目籌備流程，編寫初步設(shè)計和投資概算以及其他文件，初步設(shè)計需要結(jié)合闡述信息化項目建設(shè)的目的、成果、驗收要求、風(fēng)險評估以及預(yù)算分析。

3.2 信息化項建設(shè)階段

項目正式批復(fù)，且資金到位后即可開展項目實施工作。在項目建設(shè)的全過程中，所有參與建設(shè)方面和相關(guān)人員都應(yīng)嚴格遵守事先制定的管理計劃，對項目進行日常管理，以便項目所有階段均能有條理、有效率地完成，對信息化項目的技術(shù)、質(zhì)量、進度、資金、文檔等方面進行管理和把控，信息化項目建設(shè)階段主要包括招標采購、實施階段等。

項目招標采購階段的主要任務(wù)是依據(jù)立項方案拆分招標任務(wù)，編制招標文件，依據(jù)批復(fù)預(yù)算確定標底，同時做好投標單位資格預(yù)審、組織評標和定標，根據(jù)公開、公正、公平地原則，選擇理想的承建單位，與中標單位進行合同談判等工作，以合理的價格、先進的技術(shù)、較高的管理水平、較好的質(zhì)量來完成項目建設(shè)。

合同簽訂后，進入實施階段。承建單位要根據(jù)建設(shè)單位的實際情況編寫實施方案和深化設(shè)計方案等，明確具體的業(yè)務(wù)流程和實施要求，尤其對于信息化工程項目實施部門分散、數(shù)據(jù)在不同業(yè)務(wù)部門和異構(gòu)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)共享與交換等關(guān)鍵設(shè)計均需確認系統(tǒng)設(shè)計是否滿足整體設(shè)計要求。各類方案為指導(dǎo)后續(xù)實施工作起了重要作用，所以方案需要通過審核后，方可按方案執(zhí)行。實施階段按照不同類型又可以分為：基礎(chǔ)設(shè)備采購和應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)。

3.2.1 基礎(chǔ)設(shè)備采購，一般是根據(jù)采購計劃，對進場的材料/設(shè)備進行核驗，核驗內(nèi)容主要包括外包裝、設(shè)備材料的品牌、型號、外觀進行完整性進行檢查；對規(guī)格、參數(shù)以及運行狀態(tài)進行核對；對配件、授權(quán)、合格證等附件進行核驗，保證材料/設(shè)備是全新完好且可以使用的。同時，在設(shè)備安裝完成后要檢查網(wǎng)絡(luò)劃分、連線情況、參數(shù)配置以及設(shè)備間的聯(lián)通情況。

3.2.2 應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)，一般包括需求分析、系統(tǒng)設(shè)計、開發(fā)測試等幾個階段，其中需求分析階段是軟件開發(fā)最核心、最重要的階段。需求階段主要圍繞系統(tǒng)最終使用用戶進行需求的挖掘，具體包括系統(tǒng)功能的實現(xiàn)、業(yè)務(wù)流程、界面風(fēng)格、使用習(xí)慣等方面進行調(diào)研并固化，其次，是業(yè)務(wù)系統(tǒng)與平臺或數(shù)據(jù)層的調(diào)用關(guān)系，系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的關(guān)系，系統(tǒng)與外部系統(tǒng)的關(guān)系等。設(shè)計階段則將固化的需求轉(zhuǎn)化成計算機語言，業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)流程的過程，是數(shù)據(jù)存儲設(shè)計以及對外服務(wù)的設(shè)計文件，是指導(dǎo)后續(xù)開發(fā)編碼的依據(jù)。開發(fā)測試階段則是將用戶需求實現(xiàn)與驗證的過程，除了技術(shù)測試外，還應(yīng)讓最終用戶參與測試與后續(xù)的試運行工作。

所有項目建設(shè)并非總是按計劃進行的，特別是長期項目，變更控制貫穿始末。因此，必須引入項目變更制度，變更流程一般包括確定變更方案、初次審查、共同決策、執(zhí)行等步驟，健全的變更制度是應(yīng)對信息化項目建設(shè)變更的有效保障，并且嚴格執(zhí)行變更制度也有利于控制項目的交付周期。

3.3 驗收階段

項目所有建設(shè)內(nèi)容完成后，進入驗收階段，驗收階段一般分為合同驗收與工程竣工驗收兩個階段。合同驗收是建設(shè)單位按照合同要求對承建單位進行驗收；工程竣工驗收是項目批復(fù)單位依據(jù)立項批復(fù)對建設(shè)單位進行驗收。

4 提升信息化項目建設(shè)管理能力的對策

4.1 引入第三方專業(yè)機構(gòu)或?qū)＜?/h3>

在項目管理過程中，充分利用市場上成熟的第三方專業(yè)機構(gòu)，如咨詢公司、監(jiān)理公司、全過程跟蹤審計公司等，第三方機構(gòu)的有序參與，增強了項目管理的專業(yè)性、權(quán)威性和客觀公正性，他們還具有豐富的項目管理經(jīng)驗，可以有效提高工程建設(shè)質(zhì)量，提高工程建設(shè)管理水平。其中，信息化監(jiān)理公司伴隨著國家信息化建設(shè)已發(fā)展二十余年，項目建設(shè)管理的成功經(jīng)驗和案例較為豐富，監(jiān)理工程師不僅全面熟悉信息化項目有關(guān)的法律法規(guī)，還掌握行業(yè)的管理、技術(shù)知識，可以對工程建設(shè)過程實施有效的監(jiān)督管理，準確核實每一個環(huán)節(jié)工程建設(shè)情況，從而及時發(fā)現(xiàn)問題，降低實施風(fēng)險，為建設(shè)單位提供全過程管理的提供支撐。另外，在項目管理關(guān)鍵節(jié)點，還可以通過聘請外部專家進行把控，降低工程建設(shè)風(fēng)險，避免社會公共資源浪費。

4.2 制訂項目管理制度

因為信息化項目建設(shè)往往具有時間緊迫、任務(wù)繁重、參加者眾多的特點，在項目建設(shè)初期，結(jié)合項目自身特點，通過建立各項項目管理制度，確保各方在項目建設(shè)中可以有序、協(xié)調(diào)的開展各項建設(shè)任務(wù)，遇到問題可以及時溝通、解決。項目管理制度中可以明確管理目標、原則、重點任務(wù)、實施步驟、任務(wù)分工和保障措施等方面內(nèi)容。如，通過項目管理制度明確各級進度管理人員的責(zé)任。在預(yù)判并評估可能出現(xiàn)的進度延遲的風(fēng)險時，提前將進度延遲風(fēng)險的后果進行分級，直接將風(fēng)險告知相關(guān)的責(zé)任人，這樣可以快速地對風(fēng)險進行處置，降低風(fēng)險影響，提高工作效率；如，建立子項目狀態(tài)實時跟蹤制度。按照統(tǒng)一的制度要求對子項目的狀態(tài)進行實時跟蹤，定期匯報，匯報內(nèi)容至少要包括該子項目的實施計劃、實際進度、對比結(jié)果、處理建議等，統(tǒng)一標準原則，這樣可以有效提高多方溝通效率，實時跟蹤制度還可以保障系統(tǒng)建設(shè)質(zhì)量；如，建立有效的溝通的機制?？梢酝ㄟ^項目例會、進度報告、專題會議等方式建立有效的溝通，對工程進度、質(zhì)量等實施管控。另外，管理制度制訂后必要提供必要的培訓(xùn)，還要按照制度加強督導(dǎo)，確保管理制度落地執(zhí)行。

4.3 建立項目管理系統(tǒng)

當前信息技術(shù)飛速發(fā)展，我們必須增強對信息技術(shù)發(fā)展的認識，項目管理的改革與信息化技術(shù)發(fā)展緊密相關(guān)，為了促進信息化項目管理目標的實現(xiàn)，在信息化項目管理中可以引入信息技術(shù)手段，提高管理效率。我國信息技術(shù)誕生出眾多優(yōu)異的技術(shù)，其中建立信息管理系統(tǒng)是一種較為有效的手段。在系統(tǒng)開發(fā)過程中，信息化技術(shù)作為更新和優(yōu)化管理的一部分，不斷吸收先進的技術(shù)，并在現(xiàn)有的管理流程和開發(fā)環(huán)境的基礎(chǔ)上完成建立，使項目管理系統(tǒng)能夠不斷更新和優(yōu)化。信息管理系統(tǒng)建立必須是科學(xué)合理的，以確保項目管理目標有著一定的進展，將先進的技術(shù)利用到項目管理中，以持續(xù)改進項目管理的合理性和系統(tǒng)性，并且提高項目管理數(shù)據(jù)和信息的完整性和安全性[2]。

4.4 加強人才培養(yǎng)、團隊建設(shè)

如果參與信息化項目管理的團隊成員缺乏專門知識，則無法成功完成信息化項目日常管理工作，項目全過程管理也變得更加困難。因此，迫切需要加強信息化項目管理的人才培養(yǎng)，可以對現(xiàn)有的人員進行培養(yǎng)，以加強人員的工作能力和綜合素養(yǎng)。其次還可以積極的引進相關(guān)人才，通過加薪等方式吸引人才到企業(yè)工作。另外，還需要建立一個完善的績效考核評價制度，督促人才不斷改進自我，提升自我。為了更好地進行團隊建設(shè)，講師的培養(yǎng)和培訓(xùn)課程的制訂工作也變得很重要，這兩項工作是直接影響培訓(xùn)效果的重要因素之一。講師應(yīng)選擇專業(yè)知識豐厚、實踐經(jīng)驗豐富者，關(guān)于培訓(xùn)課程制訂，則要注意不僅要有初級專業(yè)知識培訓(xùn)，還要有高級多領(lǐng)域知識培訓(xùn)，更要有豐富的業(yè)務(wù)實踐和經(jīng)驗分享交流，通過多種多樣的培訓(xùn)課程，實現(xiàn)人才綜合素質(zhì)的整體提升。從而完成人才儲備，并建立一個專業(yè)的信息項目管理團隊。

4.5 合理分配各類資源

為了達到信息化項目建設(shè)目標，根據(jù)項目建設(shè)實際情況，利用科學(xué)技術(shù)管理手段，對各類資源進行合理的動態(tài)分配。一般情況下，目標無法如期實現(xiàn)，主要是因為人力、物力和財力等資源沒有合理分配，影響當前節(jié)點建設(shè)進展，導(dǎo)致后續(xù)建設(shè)無法開展。如，在項目技術(shù)重難點，應(yīng)分配高級人員甚至專家參與，保證實施質(zhì)量，且不浪費人力資源；遇到任務(wù)多、工期緊、技術(shù)一般的項目，應(yīng)投入至少一名高級項目經(jīng)理和足夠的一般技術(shù)人員，保證項目保質(zhì)保量如期完成；當物力、財力有限時，要結(jié)合工期、成本、重要性等方面綜合考慮，動態(tài)調(diào)配物力以達到項目管理的最優(yōu)結(jié)果，降低項目建設(shè)成分和風(fēng)險。優(yōu)秀的項目管理者，不僅可以合理地動態(tài)分類資源，還可以對下一步資源利用做出合理的規(guī)劃，進一步提高工程建設(shè)效率，節(jié)省工程建設(shè)管理成本，推動工程建設(shè)進展。

5 結(jié)束語

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化項目建設(shè)也在隨之提速，在項目建設(shè)全過程的管理中，要將管理方法論不斷優(yōu)化創(chuàng)新，運用先進的技術(shù)措施，才可以保證信息化項目建設(shè)的順利進行，實現(xiàn)預(yù)期目標[3]。