不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化研究

楊春敏

汾陽市不動(dòng)產(chǎn)登記中心 山西 汾陽 032200

引言

我國各地不動(dòng)產(chǎn)登記中心管理著海量檔案信息，這類檔案的數(shù)字化能夠顯著提升檔案便利性、實(shí)效性，檔案使用要求也能夠更好滿足。但結(jié)合實(shí)際調(diào)研可以發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段我國部分不動(dòng)產(chǎn)登記中心仍存在不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化問題，如何處理這類問題正是本文研究的重點(diǎn)所在。

1 數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀

為全面了解不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化現(xiàn)狀，本節(jié)主要圍繞三方面內(nèi)容進(jìn)行分析，包括檔案信息共享現(xiàn)狀、企業(yè)及群眾申報(bào)材料提交現(xiàn)狀、電子檔案信息自動(dòng)識(shí)別現(xiàn)狀。

1.1 檔案信息共享現(xiàn)狀

在不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)中，不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案信息共享屬于其中重要組成部分，但結(jié)合實(shí)際調(diào)研可以發(fā)現(xiàn)，信息孤島問題在檔案信息共享中廣泛存在，這與房產(chǎn)交易部門、稅務(wù)部門、不動(dòng)產(chǎn)登記部門相關(guān)系統(tǒng)聯(lián)系薄弱存在直接關(guān)聯(lián)，如不動(dòng)產(chǎn)登記部門多使用自檢的信息平臺(tái)，該平臺(tái)無法與契稅系統(tǒng)、房產(chǎn)交易系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)互通，因此需要在人工掃描后將不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)向房產(chǎn)交易部門和稅務(wù)部門共享，這一過程需要利用不動(dòng)產(chǎn)并聯(lián)審批系統(tǒng)，這種情況下不動(dòng)產(chǎn)登記與房屋交易需要到人工窗口遞交檔案信息，不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)效果受此影響無法達(dá)到預(yù)期[1]。

1.2 企業(yè)、群眾申報(bào)材料提交現(xiàn)狀

為更好向企業(yè)、群眾提供服務(wù)，大數(shù)據(jù)時(shí)代下的政府部門需要結(jié)合智能、便利、網(wǎng)絡(luò)、標(biāo)準(zhǔn)等原則升級(jí)服務(wù)模式，真正做到“一個(gè)窗口辦理多家事務(wù)”，最大程度提升企業(yè)、群眾辦事的便利性。但結(jié)合實(shí)際調(diào)研可以發(fā)現(xiàn)，在不動(dòng)產(chǎn)登記和房屋交易時(shí)，很多企業(yè)和群眾需要反復(fù)往來于房管、不動(dòng)產(chǎn)登記中心、稅務(wù)部門間，這不僅直接影響服務(wù)質(zhì)量和效率，同時(shí)造成了嚴(yán)重的公共資源浪費(fèi)。為保證“一個(gè)部門僅能夠辦一件事”現(xiàn)狀能夠真正改變，必須聚焦各部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)，很多部門存在的僅考慮對(duì)自身益處相關(guān)行為必須逐步淘汰，進(jìn)而改變企業(yè)、群眾需要向每個(gè)部門重復(fù)提交資料的現(xiàn)狀，否則窗口辦事效率將無法提升，辦事企業(yè)和群眾的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)也會(huì)大幅增加，這一不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀必須真正得到改變[2]。

1.3 電子檔案信息自動(dòng)識(shí)別現(xiàn)狀

為實(shí)現(xiàn)辦事時(shí)間縮短、減輕企業(yè)及群眾辦事負(fù)擔(dān)，近年來各地不動(dòng)產(chǎn)登記中心在提高辦事效率方面開展了一系列探索，如通過不動(dòng)產(chǎn)登記并聯(lián)審批系統(tǒng)取代傳統(tǒng)的政務(wù)審批系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠解決各部門間不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案材料傳遞問題，但在通過系統(tǒng)獲取掃描材料的過程中，系統(tǒng)生成的電子檔案信息無法同時(shí)由稅務(wù)、房管、不動(dòng)產(chǎn)等系統(tǒng)識(shí)別，仍存在系統(tǒng)間瓶頸，使得部門間無法實(shí)現(xiàn)高效協(xié)同配合，“數(shù)據(jù)煙囪”、“信息孤島”等問題仍然存在。圍繞以往保存的紙質(zhì)掃描件和檔案信息進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，這類資料在各部門分散，因此辦事企業(yè)、群眾在歷史檔案信息查詢時(shí)需要到相關(guān)部門申請(qǐng)調(diào)檔，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息無法通過綜合系統(tǒng)平臺(tái)便利調(diào)取，這同樣屬于不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)需要解決的問題[3]。

2 數(shù)字化建設(shè)優(yōu)化路徑

為提升不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化水平，本節(jié)針對(duì)性提出了四方面路徑建議，包括強(qiáng)化檔案信息共享、優(yōu)化檔案信息化管理、提供電子檔案信息查詢服務(wù)等。

2.1 強(qiáng)化檔案信息共享

結(jié)合上文對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案信息共享現(xiàn)狀的分析，為實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)優(yōu)化，必須設(shè)法解決“信息孤島”問題，強(qiáng)化各部門間的檔案信息共享，保證檔案信息的互通互認(rèn)、實(shí)時(shí)共享順利實(shí)現(xiàn)?！凹煞?wù)、一窗受理”模式近年來開始在我國各地不動(dòng)產(chǎn)登記中心推行，該模式需要融合梳理相關(guān)交易備案、不動(dòng)產(chǎn)登記、契稅完稅等業(yè)務(wù)，設(shè)法再造業(yè)務(wù)流程，科學(xué)整合辦理窗口，在“一審一核”制度下依次完成收件（前臺(tái)）、錄入（后臺(tái)）、核定、登簿繕證。具體實(shí)踐需要大力建設(shè)網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)，為通過一個(gè)平臺(tái)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記、契稅完稅、交易備案的統(tǒng)一收件，各部門間的信息共享必須設(shè)法實(shí)現(xiàn)，真正打破共享壁壘，檔案信息可通過平臺(tái)實(shí)時(shí)共享、下載、推送。各地出臺(tái)的電子檔案相關(guān)管理辦法需要在不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案信息共享中嚴(yán)格體現(xiàn)，各部門需基于系統(tǒng)自動(dòng)生成審批結(jié)果并向電子證照轉(zhuǎn)換，之后向相關(guān)部門發(fā)送，收到信息的部門可自行下載，申請(qǐng)人多次遞交相同資料的問題可由此解決。對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案信息相關(guān)的部門來說，這類部門需要做好協(xié)同互認(rèn)，不動(dòng)產(chǎn)登記中心負(fù)責(zé)保存企業(yè)、群眾提交的資料，其他部門可通過系統(tǒng)從不動(dòng)產(chǎn)登記中心處快速獲取資料，資料下載過程中系統(tǒng)能夠自動(dòng)生成防偽標(biāo)志，由此開展的不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案管理可解決長期存在的“重藏輕用”問題，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的科學(xué)化、數(shù)據(jù)化，這在減輕工作量、更好為民眾提供服務(wù)方面也具備較高積極意義。

2.2 優(yōu)化檔案信息化管理

結(jié)合企業(yè)、群眾申報(bào)材料提交現(xiàn)狀，為優(yōu)化不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)，檔案信息化管理的優(yōu)化屬于其中關(guān)鍵。在具體實(shí)踐中，各地不動(dòng)產(chǎn)登記中心需要明確自身數(shù)字化建設(shè)需要，采購最新的數(shù)字化管理系統(tǒng)，系統(tǒng)需要具備檔案掃描、檔案整理、圖像存儲(chǔ)、圖像處理、歸檔等功能，且能夠用于查詢、統(tǒng)計(jì)、管理、輸出、查閱、借閱、備份不動(dòng)產(chǎn)登記檔案，進(jìn)而對(duì)接登記發(fā)證系統(tǒng)，一體化的“圖、屬、檔”審批辦件在系統(tǒng)支持下也能夠在辦件過程中實(shí)現(xiàn)。在最新的數(shù)字化管理系統(tǒng)應(yīng)用中，需要聚焦檔案整理和檔案掃描，不動(dòng)產(chǎn)登記中心需要牽頭開展檔案整理，具體的編目和分類以檔案類型為依據(jù)，這一過程需重點(diǎn)關(guān)注檔案實(shí)用性，做好對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案基本信息和關(guān)鍵信息的著錄，檔案目錄的科學(xué)編制也不容忽視。檔案掃描需結(jié)合實(shí)際情況使用不同數(shù)碼設(shè)備，如數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等，進(jìn)而數(shù)字化加工已歸檔的檔案、待歸檔資料、不動(dòng)產(chǎn)登記申請(qǐng)材料，得到掃描圖像后由系統(tǒng)對(duì)圖像存在的不清晰、失真、偏斜等問題開展處理，處理方式包括裁邊、縮放、去污、旋轉(zhuǎn)、糾偏、打印、圖像拼接等，保證圖像閱覽效果達(dá)到最佳。此外，還需要通過數(shù)字化系統(tǒng)進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的補(bǔ)掃、補(bǔ)錄、檢查、編號(hào)，在系統(tǒng)具備的分類排序、手動(dòng)編目、自動(dòng)編目、類目設(shè)置、自動(dòng)校驗(yàn)數(shù)據(jù)等功能支持下，系統(tǒng)能夠更好地服務(wù)于信息化的檔案管理，如用于新增、更新、刪除檔案影像數(shù)據(jù)和屬性條目數(shù)據(jù)[4]。

2.3 提供電子檔案信息查詢服務(wù)

想要更好為辦事企業(yè)和群眾提供服務(wù)，不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)還需要設(shè)法提供電子檔案信息查詢服務(wù)。在以往企業(yè)、群眾的事項(xiàng)辦理中，受理審查環(huán)節(jié)需要準(zhǔn)備好申報(bào)材料原件或復(fù)印件，但如果出現(xiàn)證件丟失或未帶齊情況，需要進(jìn)行相關(guān)證件的補(bǔ)辦，這對(duì)群眾辦事造成極大不便，如在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息時(shí)，群眾需要提供房產(chǎn)證等證件。為保證企業(yè)、群眾辦事更加高效高質(zhì)完成，應(yīng)聚焦一體化服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，該平臺(tái)應(yīng)對(duì)接政府審批系統(tǒng)，通過生成不動(dòng)產(chǎn)權(quán)證的電子證照向平臺(tái)中的電子文件管理平臺(tái)傳送，輔以同時(shí)建設(shè)的健全電子文件歸檔制度，即可規(guī)范管理不動(dòng)產(chǎn)登記部門辦件結(jié)果，對(duì)應(yīng)電子文件的規(guī)范管理及優(yōu)化利用將順利實(shí)現(xiàn)。由于歸檔和移交不采用紙質(zhì)形式，電子文件的歸檔和移交可實(shí)現(xiàn)對(duì)審批服務(wù)事項(xiàng)辦理的全流程網(wǎng)上服務(wù)，結(jié)合電子形式和檔案管理規(guī)定，一體化服務(wù)平臺(tái)可負(fù)責(zé)移交并推廣使用，各地區(qū)全程電子化系統(tǒng)建設(shè)及線上信息共享和查詢的實(shí)現(xiàn)可由此奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。通過開放權(quán)限、端口和共享數(shù)據(jù)，對(duì)接協(xié)同辦公平臺(tái)、網(wǎng)上辦事大廳，數(shù)據(jù)查詢互認(rèn)通道將真正打通。在不動(dòng)產(chǎn)登記辦理時(shí)，平臺(tái)在對(duì)接后可實(shí)時(shí)獲取戶籍人口、土地出讓、婚姻登記、司法判決、公證書、測繪、地名地址、金融許可證、營業(yè)執(zhí)照等信息，同時(shí)這類電子檔案獲取存在來源可靠、要素合規(guī)、程序規(guī)范特點(diǎn)，結(jié)合網(wǎng)上實(shí)名身份認(rèn)證體系，企業(yè)和群眾在各類事項(xiàng)辦理中能夠?qū)崿F(xiàn)“一次采集、多方使用”，相同證件多次反復(fù)提交情況將真正成為過去式，企業(yè)、群眾辦事便利性將實(shí)現(xiàn)長足提升。結(jié)合“跨省通辦”等最新的國務(wù)院工作部署，不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)聚焦“省內(nèi)通辦”、“跨省通辦”等目標(biāo)，更好互通共享檔案信息，逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)、群眾足不出戶的線上辦事。此外，不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)還需要同時(shí)結(jié)合智能審批，進(jìn)一步提升辦事效率，這一過程需同時(shí)聚焦全程數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)，保證線上抵押登記、信息查詢及共享能夠更好在權(quán)限內(nèi)實(shí)現(xiàn)，不動(dòng)產(chǎn)登記中心的服務(wù)手段創(chuàng)新和服務(wù)水平提升將更順利實(shí)現(xiàn)。

2.4 其他建議

除上述路徑外，不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)還應(yīng)聚焦檔案信息安全和檔案管理?xiàng)l件優(yōu)化。為保證不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案信息安全，需要關(guān)注檔案管理?xiàng)l件的優(yōu)化，更有效整合信息化資源，考慮到不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案信息特殊性，這種整合不應(yīng)關(guān)注實(shí)體檔案整合，否則將增加實(shí)體檔案儲(chǔ)存壓力。不動(dòng)產(chǎn)登記中心需要結(jié)合自身檔案實(shí)際情況適當(dāng)擴(kuò)建檔案存儲(chǔ)室，同時(shí)在必要時(shí)尋求當(dāng)?shù)卣С?，擴(kuò)建存儲(chǔ)室的過程需要遵循《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》等要求，同時(shí)引入信息化手段管理檔案存儲(chǔ)室，如全面應(yīng)用二維碼。通過打造二維碼掃描系統(tǒng)，使用人員可通過對(duì)二維碼的掃描查詢資料，有條件的不動(dòng)產(chǎn)登記中心還可以引入人臉識(shí)別系統(tǒng)并建立全方位的監(jiān)控和報(bào)警系統(tǒng)，對(duì)于可疑人員、違規(guī)操作、可疑現(xiàn)象、可疑物品，裝置能夠第一時(shí)間發(fā)出報(bào)警，進(jìn)而避免檔案損壞、丟失等問題出現(xiàn)；為保證不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案信息安全，還需要關(guān)注不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案涉及的較廣業(yè)務(wù)范圍，包括群眾社保信息、財(cái)政情況、婚姻狀況，執(zhí)法機(jī)關(guān)辦案、房屋買賣等，不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案與民眾日常生活聯(lián)系緊密，因此其利用率遠(yuǎn)高于其他類型檔案。為避免不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案調(diào)取過程中丟失或被竊取情況出現(xiàn)，電子檔案的科學(xué)利用極為關(guān)鍵，因此不動(dòng)產(chǎn)登記中心只有在極為特殊情況下方可進(jìn)行實(shí)體檔案啟用，否則需要嚴(yán)格封存實(shí)體檔案，利用電子檔案開展相關(guān)工作。具體實(shí)踐應(yīng)結(jié)合不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)成果，針對(duì)性打造不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案利用體系，不動(dòng)產(chǎn)登記中心的內(nèi)部人員屬于體系的操控者，在群眾辦理查詢等業(yè)務(wù)時(shí)，體系需要將電子監(jiān)控自動(dòng)啟動(dòng)，通過數(shù)字化系統(tǒng)保證操作過程規(guī)范，用戶電子檔案的有效性、完整性及個(gè)人合法權(quán)利使用也能夠同時(shí)得到保障。通過用戶檔案登記和電子監(jiān)控，體系能夠?yàn)槿罕姷牟粍?dòng)產(chǎn)權(quán)利維護(hù)提供憑證支持，由此對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案信息的管理和整合需要得到先進(jìn)技術(shù)支持，保證不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案管理及整合各環(huán)節(jié)安全，進(jìn)而更好造福社會(huì)，全面提升不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理水平。

3 結(jié)束語

綜上所述，不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化價(jià)值極高。在此基礎(chǔ)上，本文涉及的強(qiáng)化檔案信息共享、優(yōu)化檔案信息化管理、提供電子檔案信息查詢服務(wù)等內(nèi)容，則直觀展示了不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)路徑。為更好推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，區(qū)塊鏈等新型技術(shù)的應(yīng)用探索、相關(guān)人才的引進(jìn)培養(yǎng)、檔案的全面優(yōu)化利用同樣需要得到重視。