淺談醫(yī)院合同系統(tǒng)化管理的應(yīng)用方案

屈文佳 雷凌

西安交通大學(xué)第一附屬醫(yī)院 陜西 西安 710061

1 特點(diǎn)描述

合同管理平臺(tái)是以多系統(tǒng)集成為基礎(chǔ)，流程優(yōu)化為目標(biāo)，過程管理為核心，充分采集合同管理各環(huán)節(jié)的信息，并借助流程引擎、文本定義等技術(shù)，將合同從立項(xiàng)、授權(quán)、選商、起草、審簽、履行及終結(jié)的全過程納入信息系統(tǒng)統(tǒng)一管理[1]。

以合同信息為主線，業(yè)務(wù)上銷售、采購分線，通過合同立項(xiàng)、起草、履行等環(huán)節(jié)將計(jì)劃、訂單、發(fā)貨、驗(yàn)收等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集成到合同管理平臺(tái)中，以實(shí)物履行信息支持財(cái)務(wù)掛賬、資金計(jì)劃形成及收付款業(yè)務(wù)，從而形成覆蓋計(jì)劃、銷售、采購、合同、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)在內(nèi)的企業(yè)全生命周期合同管理平臺(tái)。

2 做法

2.1 健全合同檔案管理制度

根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)和實(shí)施辦法，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，醫(yī)院制定了《合同管理辦法》和《合同檔案管理制度》[2]。合同管理措施主要包括我院對各類合同的審核、簽訂、履行、監(jiān)督和檔案管理的職責(zé)，明確了相關(guān)行政部門的監(jiān)督管理職責(zé)，并進(jìn)一步完善合同審查和簽訂的工作流程。合同檔案管理系統(tǒng)還明確了合同資料的歸檔范圍、移交日期、類別的設(shè)置、保存期限的定義、合同檔案的編制、合同檔案的使用和管理等。通過建立合同檔案管理體系的具體工作程序，制定合同資料檔案的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，使合同檔案的管理有章可依。

2.2 重視合同檔案的收集

合同檔案的收集是合同檔案保存中最為重要，也是難度最大的一個(gè)組成部分。通過對合同存檔管理過程進(jìn)行了前端控制，規(guī)范了合同存檔管理的規(guī)章制度，嚴(yán)格系統(tǒng)管理簽約審查、簽字等工作流程，并確定了由簽約專人負(fù)責(zé)管理，由簽約人在合同簽字加公章等環(huán)節(jié)上將合同文本與有關(guān)材料進(jìn)行了整理，并在指定的日期將被轉(zhuǎn)移到醫(yī)院的全面檔案集中統(tǒng)一管理[3]。這樣可以有效的解決合同存檔難的問題，大大減少合同不作為的現(xiàn)象，提高合同存檔的效果。

2.3 強(qiáng)化合同檔案的整理工作

簽訂的合同類型主要包括人員聘任合同、重大科研項(xiàng)目專項(xiàng)合同、產(chǎn)品購銷合同、大型項(xiàng)目合同等協(xié)議。由于數(shù)目不是太多，合同分成不同的類型。例如，將人員聘用合同劃分為“人力資源管理合同”，將科研合同劃分為“科研和技術(shù)研究合同”，將經(jīng)濟(jì)合同和其他合同劃分為“經(jīng)濟(jì)管理合同”，將設(shè)備采購合同實(shí)行“雙制”，在“設(shè)備管理”和“經(jīng)濟(jì)管理”兩個(gè)單元中歸檔。根據(jù)這種管理方法，既能實(shí)現(xiàn)對各類合同備案單位的全面管理，又能完善專業(yè)備案制度。

2.4 加強(qiáng)合同檔案信息化管理

由于國家信息化建設(shè)的推進(jìn)和無紙化辦公的要求，傳統(tǒng)的合同歸檔保管模式已無法滿足現(xiàn)代醫(yī)院管理的最新需求，所以合同歸檔信息化已是目前合同檔案管理工作的重點(diǎn)發(fā)展。主要措施為[4]。①合理運(yùn)用現(xiàn)代信息化手段，利用釘釘?shù)戎腔垡苿?dòng)辦公平臺(tái)進(jìn)行簽約審核、簽署等過程，并編制好簽訂表單，建立簽訂管理臺(tái)賬。這樣既規(guī)范了簽約的管理流程，又提升了效率，也減少了各部門之間轉(zhuǎn)移工作太長，條款執(zhí)行滯后或者在流轉(zhuǎn)過程中遺失等現(xiàn)象，又克服了靠手工或者Excel表格統(tǒng)計(jì)簽約信息時(shí)產(chǎn)生的數(shù)量不準(zhǔn)確、信息不完整等問題。②將簽字的原件進(jìn)行掃描，掃描后的電子版文件直接保存在計(jì)算機(jī)上。一是便于合同的快速審核，從而節(jié)省時(shí)間，提高效率；第二，可以共享合同數(shù)據(jù)，及時(shí)補(bǔ)充醫(yī)院運(yùn)營中有用的合同數(shù)據(jù)；三是防止了因直接檢索合同紙質(zhì)文檔而導(dǎo)致合同原件的損毀與流失，更有效地保障了合同文檔的安全性。③利用醫(yī)院檔案技術(shù)系統(tǒng)，進(jìn)行對合同檔案資料的計(jì)算機(jī)記錄、查詢，使合同歸檔管理更加簡單、迅速，極大地提高了合同歸檔的效率。

2.5 做好合同檔案的開發(fā)利用

不僅高度重視合同檔案管理質(zhì)量，而且積極開展合同檔案的研究和利用，為工作提供了寶貴的決策依據(jù)。并在開發(fā)合同檔案的使用過程中，注重保證合同檔案的保密性和安全性。方法和具體措施[5]：①根據(jù)合同文件的特點(diǎn)，嚴(yán)格規(guī)定了合同文件的使用許可，可以在許可范圍內(nèi)自由借用和閱讀合同文件；使用檔案管理系統(tǒng)，使合同文件的查找和更改更加簡單；②開拓合同文件的使用方式，利用信息辦公的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，保存合同文件的電子版和掃描文件，供用戶檢索。

3 指導(dǎo)原則及應(yīng)用方案

深入分析合同管理現(xiàn)狀，制定建設(shè)目標(biāo)和實(shí)施策略，指導(dǎo)整個(gè)合同管理信息化工作持續(xù)、高效推進(jìn)?；拘纬闪恕皥F(tuán)隊(duì)保障、目標(biāo)導(dǎo)向、方法領(lǐng)先、業(yè)務(wù)集成”的系統(tǒng)建設(shè)和實(shí)施原則。即圍繞業(yè)務(wù)主線成立“合同管理信息化”工作團(tuán)隊(duì)，制定管理改進(jìn)與系統(tǒng)實(shí)施相結(jié)合的目標(biāo)，采用“基于流程的信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)方法”完成需求分析和系統(tǒng)設(shè)計(jì)，通過分析數(shù)據(jù)來源和走向，大力推進(jìn)集成工作，最終實(shí)現(xiàn)合同管理業(yè)務(wù)的高度集成。

3.1 建立了合同全業(yè)務(wù)集中管控平臺(tái)，防范合同風(fēng)險(xiǎn)

圍繞合同全業(yè)務(wù)過程，梳理了合同立項(xiàng)源頭（計(jì)劃訂單類、事務(wù)事項(xiàng)型）、確定了3種合同選商方式（招標(biāo)、詢價(jià)、政府集中采購）、定義了兩類授權(quán)體系（職務(wù)授權(quán)、專項(xiàng)授權(quán)）、兩類文本可供選擇（標(biāo)準(zhǔn)文本、非標(biāo)準(zhǔn)文本），同時(shí)按照合同金額、重大類型定義不同的合同審簽流程，通過設(shè)置流程關(guān)鍵控制點(diǎn)防范了合同簽訂和執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)。履行階段與銷售系統(tǒng)、采購系統(tǒng)及財(cái)務(wù)系統(tǒng)集成獲取完整的履行信息，同時(shí)將合同變更、違約、解除等異常業(yè)務(wù)統(tǒng)一納入系統(tǒng)管理。

3.2 統(tǒng)一供應(yīng)商及客戶目錄，為業(yè)務(wù)信息集成提供了基礎(chǔ)

通過合同管理平臺(tái)，統(tǒng)一了過去分散在銷售系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)中不一致的供應(yīng)商和客戶信息，完成了合同相對人目錄的統(tǒng)一管理[6]。重新定義相對人新增、資質(zhì)與聯(lián)系人變更等流程，確定了供應(yīng)商與客戶基本數(shù)據(jù)形成的機(jī)制，為與之相關(guān)的信息集成提供了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

3.3 合同審簽網(wǎng)絡(luò)化，縮短了合同審簽周期，提升了運(yùn)營效率

合同的全面網(wǎng)絡(luò)化審簽，減少了合同辦理及審簽人員的無效奔波，降低公司運(yùn)營成本。通過的統(tǒng)一的系統(tǒng)待辦提醒和OA郵件雙重提醒，提升了合同審簽效率。標(biāo)準(zhǔn)的審簽流程和審簽資料的事前匯集，減少了推諉扯皮現(xiàn)象的發(fā)生。

3.4 創(chuàng)新合同管理信息化應(yīng)用模式，變單項(xiàng)應(yīng)用為集成應(yīng)用

打破過去只關(guān)注合同職能審查的簡單、單一化應(yīng)用。從源頭上確定了兩種立項(xiàng)來源方式（計(jì)劃訂單類、事務(wù)事項(xiàng)型），通過集成銷售系統(tǒng)、采購系統(tǒng)，獲取計(jì)劃訂單類源頭數(shù)據(jù)，事務(wù)事項(xiàng)型合同則依據(jù)經(jīng)營計(jì)劃下發(fā)的任務(wù)內(nèi)容和要求進(jìn)行立項(xiàng)，實(shí)物履行和財(cái)務(wù)收付款環(huán)節(jié)通過集成銷售系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了產(chǎn)品發(fā)貨、到貨驗(yàn)收及實(shí)際收付款等業(yè)務(wù)集成。集成化的合同管理信息化應(yīng)用模式，對業(yè)務(wù)起到全面支撐。

3.5 推動(dòng)基于信息化條件下的合同管理配套制度建設(shè)

合同管理業(yè)務(wù)信息化后，已有的管理制度，已不能真實(shí)、完全地反應(yīng)用合同管理的方式和方法。伴隨合同立項(xiàng)、授權(quán)、選商、起草、審簽、履行及終結(jié)全過程，初步形成了面向管理和信息系統(tǒng)應(yīng)用的制度和方法，充分體現(xiàn)了業(yè)務(wù)與信息化的融合，規(guī)范了合同信息系統(tǒng)日常使用，保證了業(yè)務(wù)規(guī)范化持續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.6 解決了合同管理數(shù)據(jù)多維度統(tǒng)計(jì)問題

合同管理過程完整信息的采集與共享，為合同后評估提供了可靠的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。包含交付履約率、交檢合格率、價(jià)格波動(dòng)等信息的動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì)，為供應(yīng)商評價(jià)提供客觀數(shù)據(jù)，同時(shí)合同收付款執(zhí)行情況等信息為運(yùn)營決策提供了支持。

3.7 采用基于流程的信息系統(tǒng)建設(shè)方法

以往在業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)信息化的過程中，都不同程度地存在著需求反復(fù)、程序更改頻繁的問題，嚴(yán)重影響應(yīng)用效果和實(shí)施進(jìn)度。通常表現(xiàn)為客戶與需求人員信息傳遞錯(cuò)誤、需求人員同設(shè)計(jì)人員之間信息溝通不暢，需求文檔、設(shè)計(jì)文檔之間缺乏關(guān)聯(lián)性，文檔對系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)實(shí)施及后期維護(hù)工作支持不足。為解決這些問題，在合同管理系統(tǒng)的構(gòu)建過程中初步建立了一套可以實(shí)現(xiàn)需求、設(shè)計(jì)無損傳遞的方法，即基于流程的信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)方法[7]。方法的核心是借鑒MDA（Model Driven Architecture，模型驅(qū)動(dòng)體系結(jié)構(gòu)）思路，在需求分析和系統(tǒng)設(shè)計(jì)工作中使用業(yè)務(wù)流程作為信息傳遞的載體。通過業(yè)務(wù)建模表達(dá)客戶需求，使用平臺(tái)無關(guān)模型表達(dá)系統(tǒng)設(shè)計(jì)，并在業(yè)務(wù)建模以及平臺(tái)無關(guān)模型之間進(jìn)行信息傳遞，實(shí)現(xiàn)從客戶需求到系統(tǒng)設(shè)計(jì)的無損轉(zhuǎn)換。具體做法是以通過流程構(gòu)建和分析軟件進(jìn)行業(yè)務(wù)流程顯性化，流程優(yōu)化后形成信息系統(tǒng)建設(shè)藍(lán)圖，基于藍(lán)圖進(jìn)行UML統(tǒng)一建模完成平臺(tái)無關(guān)模型的創(chuàng)建，并逐步豐富UML對象元素形成系統(tǒng)完整設(shè)計(jì)，最終實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)模型和軟件設(shè)計(jì)的可視化、存儲(chǔ)和交換，同時(shí)也可以自動(dòng)輸出項(xiàng)目各階段的文檔。

3.8 使用合同文本模板定義技術(shù)

合同文本的標(biāo)準(zhǔn)化，可以進(jìn)一步規(guī)范簽約行為，提高合同履約率，最大限度地規(guī)避法律糾紛，減少企業(yè)損失。為了滿足標(biāo)準(zhǔn)化和實(shí)用性的雙重要求，合同文本庫的構(gòu)建過程中，采用了標(biāo)準(zhǔn)文本與非標(biāo)準(zhǔn)文本共存的方式，并與合同分類實(shí)現(xiàn)強(qiáng)制關(guān)聯(lián)[8]。標(biāo)準(zhǔn)文本盡量采用了國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)范本，公司標(biāo)準(zhǔn)文本以及對方標(biāo)準(zhǔn)文本，同時(shí)也提供了基于標(biāo)準(zhǔn)文本的可編輯方式和自由文本。文本可以修改留痕、在線編輯、查看及下載。考慮到文本內(nèi)容條款的變化，對合同文本也進(jìn)行了版本控制。合同文本庫建設(shè)是一個(gè)長期的過程，需要不斷調(diào)整、完善和豐富，逐步將非標(biāo)準(zhǔn)文本轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)文本，進(jìn)而有效地規(guī)范企業(yè)各種經(jīng)營行為。

3.9 建立多因素、量化供應(yīng)商評價(jià)模型

合同管理系統(tǒng)采集了合同全生命周期內(nèi)與交付、質(zhì)量、價(jià)格、技術(shù)、服務(wù)相關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)?；跀?shù)據(jù)建立多因素、量化供應(yīng)商評價(jià)模型，實(shí)現(xiàn)對不同類型供應(yīng)商的統(tǒng)一評價(jià)。首先需要確定評估流程，基于評估流程進(jìn)行指標(biāo)屬性定義（主觀、客觀）、供應(yīng)商對應(yīng)指標(biāo)及權(quán)重設(shè)置、指標(biāo)數(shù)據(jù)采集、指標(biāo)計(jì)算及評價(jià)結(jié)果管理。按評價(jià)結(jié)果將供應(yīng)商分為A、B、C3類，A類作為供貨的首選供應(yīng)商，B類作為備選供應(yīng)商，C類為待評估供應(yīng)商并啟動(dòng)相應(yīng)的評估流程，C類以下退出合格供方目錄，并考慮開發(fā)新的供應(yīng)商。定期對供應(yīng)商進(jìn)行客觀和公正評價(jià)，確保供應(yīng)商供貨質(zhì)量穩(wěn)定、交期可靠和成本最優(yōu)。

借助信息化手段，合同管理由事項(xiàng)型向管理型轉(zhuǎn)變，合同管理制度和要求得到具體落實(shí)，同時(shí)改變了過去分散管理、各自為政的局面[9]。建立在信息系統(tǒng)基礎(chǔ)上的合同管理體系，促使企業(yè)合同管理更加規(guī)范、透明，進(jìn)一步夯實(shí)了運(yùn)營基礎(chǔ)。

從合同管理視角看企業(yè)運(yùn)營，需要得到全面、連貫、準(zhǔn)確的信息。通過分析業(yè)務(wù)應(yīng)用場景，進(jìn)行多系統(tǒng)集成，打通了信息傳遞途徑?？茖W(xué)高效地管理合同信息數(shù)據(jù)，為企業(yè)經(jīng)營決策提供支持，提高風(fēng)險(xiǎn)防控水平，減少運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)。

合同管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建，基本上打通了從計(jì)劃、審簽、履行直至收付款的整個(gè)端到端流程。管理流程不斷優(yōu)化和固化，合同審簽效率平均提高50%以上，運(yùn)營效率大幅提升，管理成本也隨之下降。

4 結(jié)束語

合同檔案保管一直是醫(yī)療管理工作中的重點(diǎn)內(nèi)容，該院通過進(jìn)一步健全合同檔案保管機(jī)制，不斷完善管理業(yè)務(wù)流程，不斷創(chuàng)新合同檔案保管模式，進(jìn)一步完善合同檔案信息化管理系統(tǒng)，有效提升了合同檔案保管的效能，為推動(dòng)現(xiàn)代醫(yī)療發(fā)展提供了強(qiáng)大的技術(shù)保證。