加強企業(yè)科技檔案管理工作的思考

李洪峰

（云南海埂酒店管理有限公司，云南 昆明 650000）

0 引言

企業(yè)在開展基本建設、科研等過程中形成種類豐富、數(shù)量龐大的科技檔案。但由于企業(yè)及管理人員原因，科技檔案日常管理工作存在若干問題，對企業(yè)發(fā)展支撐作用不明顯。

1 企業(yè)科技檔案管理主要問題

1.1 科技檔案工作未列入企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略

企業(yè)一般市場化程度高，大部分企業(yè)未制定公司戰(zhàn)略。一些制定了公司戰(zhàn)略的企業(yè)，基本都由戰(zhàn)略咨詢公司按戰(zhàn)略編制模板，將國家政策、市場情況、公司發(fā)展等內(nèi)容列入企業(yè)戰(zhàn)略，未將科技檔案工作列入公司戰(zhàn)略范圍內(nèi)，企業(yè)決策層與執(zhí)行層均忽視科技檔案工作。

1.2 科技檔案管理混亂

未建立科技檔案管理工作機構，無科技檔案管理制度，沒有固定場地存放科技檔案，沒有專門人員對公司的科技檔案進行集中管理，臨時被指派的工作人員未對科技檔案進行分類，未按年度進行整理。

1.3 檔案管理水平不平衡

重視文書檔案管理，輕視科技檔案管理，文書檔案一般由辦公室或綜合管理部門進行統(tǒng)一管理，按年度進行收集，整理、利用等工作有專人負責。但沒有專門部門對科技檔案進行管理，科技檔案則主要散存于經(jīng)辦人手中，利用時才發(fā)現(xiàn)分散在不同職能部門，沒有進行集中統(tǒng)一管理。

1.4 科技檔案管理連續(xù)性不足

企業(yè)對科技檔案工作沒有規(guī)劃，未制定全年工作計劃，對長期性的科技檔案收集盲區(qū)、未收集到的檔案沒有持續(xù)跟蹤關注與收集，檔案意識低下局面長期未得到根本改善，檔案信息宣傳系統(tǒng)性、連貫性缺失，重口頭安排輕實際落實，在人員變動時未進行檔案交接。

1.5 檔案安全管理缺位

科技檔案未集中統(tǒng)一由固定人員管理，一般將科技檔案堆放于企業(yè)某個房間或固定角落，平時未進行檔案安全檢查，未嚴格落實防鼠防盜防火等基本措施，需要利用時由利用人員獨自隨意進入存放場所翻閱，未進行檔案利用審批、登記，企業(yè)科技檔案實體與信息均存在安全隱患。

1.6 利用渠道單一

未建立科技檔案全引目錄，利用時憑利用人和保管人印象逐份查看檔案，僅通過進庫房翻閱檔案一種方式提供利用，占用利用人大量時間，能否查詢到檔案、何時查詢到檔案全靠運氣，利用效率低下。

1.7 查不到所需利用檔案

在利用檔案時發(fā)現(xiàn)，所需檔案未統(tǒng)一保管在公司綜合管理部門或科技檔案管理部門，查無所蹤。按來源渠道查找時，經(jīng)辦人以已移交或其他理由拒絕查找相關檔案，或保留所經(jīng)辦檔案不進行移交，影響正?？萍脊ぷ鏖_展。

1.8 未及時進行檔案整理

科技項目立項、實施、結題、申報評獎等各項材料都分別由不同人員經(jīng)辦，未及時按課題開展情況進行整理，一般存在積壓等問題，不能及時發(fā)現(xiàn)科技檔案缺失等存在的主要問題，再利用時暴露出在科技檔案管理工作中的各項不足。

2 原因分析

2.1 科技檔案工作不能直接創(chuàng)造效益

企業(yè)講求利益最大化，由于市場競爭強烈，對盈利創(chuàng)造中心更為重視。對科技檔案管理這種純支出工作，重視程度不足，尤其是科技檔案，檔案保障能力不足，只有在使用時才能更好發(fā)揮作用，一般都不能主動凸顯科技檔案價值。

2.2 檔案意識低

各經(jīng)辦人不清楚應主動及時移交檔案、經(jīng)辦人對科技檔案的完整準確與系統(tǒng)性負責，有的將所經(jīng)辦的所有材料當檔案進行移交，有的則以各種理由拒絕將個人經(jīng)辦或留存的檔案進行移交，習慣于所經(jīng)辦事項的材料保存自己手中或不讓其他人掌握情況。

2.3 人員素質不滿足要求

企業(yè)科技檔案管理人員一般不由專業(yè)檔案工作人員擔任，尤其是科技檔案管理人員，一般都由所涉及科技檔案的部門經(jīng)辦人員或部門內(nèi)不具有各類職稱的類似閑散人員臨時充當保管員角色，未接受過專業(yè)培訓，不具備科技檔案整理收集的一般崗位技能。

2.4 領導重視不夠

領導將精力主要聚焦于項目開發(fā)進度、市場開拓等一些具體業(yè)務工作中，偏重于市場開拓與政治性要求，對科技檔案管理等工作支持力度不夠，在需進行項目總體竣工驗收或領取不動產(chǎn)證書時才重視檔案專項驗收工作。

2.5 人員變動大

企業(yè)機關工作人員少，科技檔案管理工作一般不設專人，一般由文秘或工程管理部門具體經(jīng)辦人等人員兼職，與機關、事業(yè)單位差異較大，兼職人員也經(jīng)常處于崗位變動、工作調(diào)動或離職等狀態(tài)。

2.6 對安全管理重視不夠

公司安全管理人員不對科技檔案安全進行檢查，科技檔案管理人員獨立開展工作，不與企業(yè)安全管理人員進行安全工作業(yè)務對接。開展公司安全檢查時，以檔案庫房為非公開場所理由拒絕接受檢查。

2.7 信息化開展程度低

對科技檔案信息化工作開展必要性認識不充分，對開展方法不清楚、不調(diào)研、不研究，沒有開展科技檔案信息化的人員、渠道與方法，致使科技檔案工作沒有納入公司信息化發(fā)展日程，沒有對科技檔案的信息化工作進行規(guī)劃，沒有為科技檔案信息化準備必要的硬件與軟件。

2.8 與外部機構溝通協(xié)調(diào)不夠

與同類企業(yè)、各級國家檔案館、城建檔案館、檔案協(xié)作組等溝通不足，基本不與城建檔案館進行工作協(xié)調(diào)，不清楚國家、地區(qū)關于建設工程檔案管理要求，也不清楚同類型企業(yè)科技檔案工作開展的方法。

3 提升科技檔案管理水平的措施

3.1 提高檔案管理工作意識

將科技檔案管理納入企業(yè)戰(zhàn)略，從頂層設計強化其地位，提高科技檔案管理工作地位，切實落實好三同時四參加。建立企業(yè)科技檔案管理領導機構，形成公司領導為主要領導的科技檔案管理工作機制與機構，企業(yè)主要領導列入科技檔案工作領導小組任組長，各相關部門負責人為工作小組成員，加強引導，使公司及各中層人員均屬于科技檔案工作領導人員，明確其工作職責。

3.2 加強人才培養(yǎng)

開展檔案工作培訓，對檔案專兼職人員進行檔案基礎知識及科技工作相關業(yè)務知識培訓，使其既了解檔案管理知識又了解科技項目基本情況，對科技檔案進行統(tǒng)籌管理。開展人才交流，到一些科技檔案工作發(fā)展水平較高的企業(yè)進行調(diào)研與學習。學習外部先進的科技檔案管理具體業(yè)務工作開展情況，以交流學習為推手，推動內(nèi)部科技檔案管理具體業(yè)務工作水平不斷規(guī)范與提升。

3.3 發(fā)揮科技檔案作用

充分發(fā)揮科技檔案對現(xiàn)實科技工作的支撐作用，開展專題性的科技檔案研究，從節(jié)約科技檔案經(jīng)費開支出發(fā)，逐漸主動提供檔案工作服務，提供本企業(yè)的科技檔案為項目的竣工驗收、同類型項目開發(fā)，客戶開發(fā)等方面提供便利與依據(jù)。

3.4 穩(wěn)定檔案管理工作人員

重視科技檔案管理人員，提高工資待遇與職務，減少科技檔案管理工作人員主動離職，對長期從事科技檔案工作的人員，了解其思想動態(tài)與具體困難，使其安心穩(wěn)定從事科技檔案管理工作，保持科技檔案工作人員的工作連續(xù)性，避免將科技檔案工作人員調(diào)整至其他崗位。

3.5 加強安全管理

明確科技檔案具體管理部門及安全管理部門的職責，確定由科技檔案管理部門和安全管理部門共同對科技檔案安全負責，科技檔案管理部門負責科技檔案日常管理工作，安全管理部門則負責在開展檔案工作檢查時，派人員參加并持續(xù)關注科技檔案安全工作，發(fā)現(xiàn)問題時提出專業(yè)處理意見。

3.6 開展科技檔案信息化管理

將科技檔案納入企業(yè)整體信息化發(fā)展戰(zhàn)略與規(guī)劃，修訂相關管理制度，使科技檔案信息化有制度保障，加強對科技檔案軟硬件支持，充分使用電子檔案系統(tǒng)，并與其他系統(tǒng)集成，提前制定系統(tǒng)集成標準與要求，在系統(tǒng)集成時做好統(tǒng)籌規(guī)劃，既滿足工作需要，又避免重復投資造成浪費。

3.7 主動對接工作

在建設項目發(fā)起時與具體管理的專業(yè)檔案管理部門進行業(yè)務對接，及時開展項目情況備案，使城建檔案館等機構了解本項目情況，在具體工作開展時，及時向科技檔案管理部門進行業(yè)務溝通，請求其進行業(yè)務指導及全過程檔案質量控制監(jiān)督，了解其具體要求，促進完工項目盡快通過專項驗收，對企業(yè)辦證工作提供有力支撐。

3.8 統(tǒng)籌開展科技檔案工作

在科技項目發(fā)起時，明確科技檔案工作管理要求，明確具體時間，將科技檔案工作提到重要議事日程，避免將科技檔案管理人員抽調(diào)或調(diào)整至其他崗位，持續(xù)加強對科技檔案工作的控制，并提供必要的便利條件，為公司科技檔案提供必要場所、人員、基礎信息化平臺支撐。科技檔案工作人員在做好本職工作的同時，多向企業(yè)領導匯報科技檔案開展情況，爭取更多支持。