信息化背景下A 公司內(nèi)部審計(jì)資源整合研究

劉寶鶴

（中國電子科技集團(tuán)公司第四十九研究所，哈爾濱 150028）

1 引言

當(dāng)前，市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展速度隨之加快，相應(yīng)地，企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)壓力也日漸增大，這就需要大量的優(yōu)質(zhì)資源來支持內(nèi)部審計(jì)工作的順利開展。但是在實(shí)踐中，時(shí)常會因?yàn)橘Y源有限、資源分配不合理、資源開發(fā)力度不足等，影響內(nèi)部審計(jì)的效果[1]。為了解決這一問題，本文以A 公司為例，介紹了公司概況及其內(nèi)部審計(jì)資源整合的現(xiàn)狀，并且基于現(xiàn)狀提出了利用信息化平臺整合審計(jì)資源的措施及相應(yīng)的優(yōu)化建議。

2 A 公司案例背景

2.1 A 公司概況

A 公司創(chuàng)建于2009 年，注冊資金5 000 萬元，共有4 個工業(yè)園區(qū)，主要生產(chǎn)經(jīng)營大型特殊鋼精鍛件，在職員工5 000余人，產(chǎn)品暢銷國內(nèi)外。

2.2 A 公司內(nèi)部審計(jì)情況

A 公司在2011 年根據(jù)自身發(fā)展需求組建審計(jì)部，由董事長直接領(lǐng)導(dǎo)，審計(jì)部向董事長負(fù)責(zé)，并報(bào)告工作，具體審計(jì)組織架構(gòu)如圖1 所示。目前，A 公司審計(jì)部有審計(jì)人員6 名，年齡在40～50 歲，其中擁有高級職稱的有3 人，中級職稱的2人，初級職稱的1 人，均為本科及以上學(xué)歷。通常審計(jì)部根據(jù)企業(yè)運(yùn)營情況制作內(nèi)部審計(jì)報(bào)告，對于其他關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)資料及項(xiàng)目完成情況等，通過電子流程及書面報(bào)表呈報(bào)雙重途徑向董事長匯報(bào)。

圖1 A 公司審計(jì)部組織架構(gòu)圖

3 A 公司內(nèi)部審計(jì)資源整合的現(xiàn)狀

3.1 人力資源調(diào)配機(jī)制存在不足

當(dāng)前，從A 公司的審計(jì)隊(duì)伍建設(shè)情況來看，年齡結(jié)構(gòu)偏大、專業(yè)素質(zhì)能力較低是比較突出的問題。此外，由于缺乏審計(jì)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，新聘審計(jì)人員無法單獨(dú)有效完成審計(jì)項(xiàng)目，這也影響了審計(jì)項(xiàng)目的開展。另外，從其他部門臨時(shí)借調(diào)來的人員，雖能暫時(shí)緩解審計(jì)人才短缺的情況，但這會影響借調(diào)人員原有的工作進(jìn)度，甚至引發(fā)新的問題，得不償失。

3.2 財(cái)力資源整合較為被動

因?yàn)閷徲?jì)部是隸屬公司內(nèi)部的，不能獨(dú)立、直接賺取資金，內(nèi)部審計(jì)工作開展所需的各種經(jīng)費(fèi)通常需要公司下?lián)芑蛘邔徲?jì)部主動申請活動資金，這極易出現(xiàn)審計(jì)資金不足或不能及時(shí)到位等情況，而審計(jì)人員為了節(jié)省審計(jì)開支有時(shí)會簡化審計(jì)程序或省略一些必要的取證等，這樣不僅會影響內(nèi)部審計(jì)工作的深度及質(zhì)量，而且會增大企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)[2]。

3.3 缺少審計(jì)文化資源，影響內(nèi)部審計(jì)團(tuán)隊(duì)建設(shè)

對于內(nèi)部審計(jì)工作而言，其精神層面的建設(shè)通常是最容易被忽略的，而其也是必不可少的。A 公司在發(fā)展過程中只重視建立自己的企業(yè)文化，但其審計(jì)部門未必會建立審計(jì)文化，如對內(nèi)部審計(jì)的定位和功能把握不準(zhǔn)、缺乏建設(shè)宗旨等均是企業(yè)內(nèi)部缺乏審計(jì)文化的表現(xiàn)。由于內(nèi)部審計(jì)文化的缺失，導(dǎo)致A 公司內(nèi)部無法形成良好的審計(jì)工作環(huán)境，審計(jì)團(tuán)隊(duì)之間的協(xié)同能力差，加之審計(jì)人員缺乏職業(yè)自信，最終不僅嚴(yán)重影響內(nèi)部審計(jì)的獨(dú)立性及權(quán)威性，而且會影響審計(jì)工作的落實(shí)效果。

3.4 信息資源未得到充分利用及深入開發(fā)

A 公司在實(shí)際生產(chǎn)運(yùn)營過程中必然會產(chǎn)生大量的信息，這些信息可謂包羅萬象、有真有假，需要內(nèi)部審計(jì)人員認(rèn)真鑒別及合理利用。但是在實(shí)際工作中，受到審計(jì)人員的專業(yè)素質(zhì)能力、職業(yè)判斷力、信息獲取渠道及加工等因素的限制，A 公司的信息資源并沒有得到充分利用。同時(shí)，由于A 公司在內(nèi)部審計(jì)方面的信息化建設(shè)及技術(shù)更新滯后，導(dǎo)致無法及時(shí)、全面地收集、傳輸和共享各類信息，加之內(nèi)部審計(jì)信息溝通不暢，內(nèi)部審計(jì)信息資源始終未能得到充分利用及深入開發(fā)。

3.5 技術(shù)資源有限，制約資源整合程度的提升

目前，內(nèi)部審計(jì)的技術(shù)和方法隨著科技的發(fā)展發(fā)生了巨大變化，各類審計(jì)信息化系統(tǒng)及軟件層出不窮。然而，受到多種因素的影響，A 公司對前沿審計(jì)技術(shù)的運(yùn)用比較滯后。例如，目前公司沒有建立內(nèi)部審計(jì)信息系統(tǒng)，甚至一些審計(jì)人員沒有接觸過信息化審計(jì)軟件，熟練操作信息化軟件更是無從談起。內(nèi)部審計(jì)的整體信息技術(shù)水平相對較低，導(dǎo)致審計(jì)信息的收集、整理、匯總和計(jì)算基本上是人工完成的，該模式不僅工作量大、效率低，而且難以有效保證審計(jì)結(jié)果的準(zhǔn)確性[3]。

3.6 制度資源整合不力，審計(jì)風(fēng)控意識有待提高

內(nèi)部審計(jì)工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，需要依法依規(guī)開展審計(jì)[4]。但A 公司對內(nèi)部審計(jì)工作的制度建設(shè)重視不足，導(dǎo)致審計(jì)制度資源整合主要是依靠審計(jì)人員的自身知識儲備及經(jīng)驗(yàn)，建立的審計(jì)制度往往缺乏適用性，且不完善、不便捷，導(dǎo)致在實(shí)際的審計(jì)工作中時(shí)常無法及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地找到相關(guān)事項(xiàng)對應(yīng)的制度要求，無形中增加了審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)，并且影響了審計(jì)效果。

4 基于信息化平臺的A 公司內(nèi)部審計(jì)資源整合策略

為有效解決A 公司內(nèi)部審計(jì)資源整合中現(xiàn)存的問題，擬定在公司內(nèi)應(yīng)用OA 系統(tǒng)構(gòu)建審計(jì)信息資源整合平臺，即在OA 系統(tǒng)中嵌入內(nèi)審資源共享、內(nèi)審項(xiàng)目實(shí)施兩大功能模塊，使審計(jì)部門與各業(yè)務(wù)部門實(shí)現(xiàn)信息無縫銜接及實(shí)時(shí)共享，具體方案設(shè)計(jì)如圖2 所示。

圖2 A 公司內(nèi)審資源整合信息平臺設(shè)計(jì)方案

4.1 內(nèi)部審計(jì)資源共享模塊

4.1.1 審計(jì)協(xié)同辦公功能

在協(xié)同辦公功能模塊，各部門可根據(jù)分類情況將相應(yīng)的重要資料及文件等上傳到平臺中，審計(jì)人員通過授權(quán)登錄后，便可在平臺上按審計(jì)工作的需要隨時(shí)查找已上傳的資料，這樣既方便了審計(jì)工作的開展，也實(shí)現(xiàn)了多人辦公及資料共享，使資料的完整度及利用率均有極大的提高。

4.1.2 審計(jì)項(xiàng)目管理功能

在審計(jì)項(xiàng)目管理功能模塊可進(jìn)行審計(jì)項(xiàng)目的計(jì)劃報(bào)批、檔案資料的儲存及管理、審計(jì)報(bào)告的審批等操作，通過該模塊可實(shí)現(xiàn)對審計(jì)各環(huán)節(jié)的全過程管控，可以有效地改善以往審計(jì)信息僅作為審計(jì)證明材料的問題，同時(shí)，強(qiáng)化企業(yè)對審計(jì)過程的控制。為實(shí)現(xiàn)審計(jì)項(xiàng)目管理功能，單獨(dú)為其配備了云數(shù)據(jù)庫，可實(shí)時(shí)存儲與審計(jì)項(xiàng)目相關(guān)的人員信息、計(jì)劃方案、報(bào)審流程、審批狀態(tài)、其他部門合作情況等數(shù)據(jù)，供審計(jì)人員查詢和使用。

4.1.3 審計(jì)人力資源管理功能

審計(jì)部門的管理人員可通過審計(jì)人力資源管理功能來設(shè)計(jì)并生成公司人員動態(tài)檔案，并結(jié)合審計(jì)項(xiàng)目執(zhí)行的實(shí)際進(jìn)度來實(shí)時(shí)更新相關(guān)數(shù)據(jù)。同時(shí)，在該功能模塊，可通過查詢審計(jì)人員的檔案了解其當(dāng)前工作狀態(tài)和以往的審計(jì)工作經(jīng)歷，并且可通過相關(guān)信息分析來確定審計(jì)人力資源是否得到科學(xué)分配，以便及時(shí)調(diào)整審計(jì)項(xiàng)目的人力資源分配。

4.1.4 審計(jì)結(jié)果公告功能

利用審計(jì)結(jié)果公告功能，不僅可以將審計(jì)結(jié)果發(fā)送至公司管理者和被審計(jì)部門，還可以對審計(jì)結(jié)果進(jìn)行總結(jié)和分析，既可以為類似審計(jì)項(xiàng)目積累經(jīng)驗(yàn)，也可以防止無效審計(jì)和重復(fù)審計(jì)。

4.2 內(nèi)部審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施模塊

4.2.1 合同管理與績效考核系統(tǒng)整合

合同管理和績效考核作為兩個獨(dú)立的子系統(tǒng)，在設(shè)計(jì)之初采用的是單點(diǎn)登錄方式，只有經(jīng)授權(quán)的業(yè)務(wù)人員才可以登錄系統(tǒng)，所以審計(jì)人員需要業(yè)務(wù)人員的幫助以查詢相關(guān)信息，這無疑會影響審計(jì)資料獲取的及時(shí)性。因此，將這兩個子系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化整合，成為一個系統(tǒng)，并設(shè)計(jì)審計(jì)人員權(quán)限入口及相應(yīng)的表單選項(xiàng)，可極大地方便審計(jì)人員進(jìn)行資料查詢及數(shù)據(jù)整理。

4.2.2 財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)整合

將原有的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)整合到OA 系統(tǒng)的審計(jì)功能模塊中，能夠解決審計(jì)部門以往查詢賬務(wù)時(shí)需要來回切換系統(tǒng)的問題，實(shí)現(xiàn)一鍵登錄即可查詢。同時(shí)，在新的審計(jì)模塊中增加了專門的軟件來分析審計(jì)數(shù)據(jù)，以保障財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析的效率及精確度。

4.2.3 項(xiàng)目管理與HR 系統(tǒng)整合

因?yàn)轫?xiàng)目管理與HR 系統(tǒng)這兩個系統(tǒng)中的資源信息比較敏感，所以在由信息技術(shù)部及相關(guān)主管部門共同維護(hù)和管理這兩個系統(tǒng)的同時(shí)，只為審計(jì)人員開放了有限的登錄權(quán)限。例如，當(dāng)審計(jì)人員需要查找人力資源信息時(shí)，其可以先使用HR 系統(tǒng)向人力資源部門提出查詢需求申請，在人力資源部門核驗(yàn)通過并賦權(quán)后，再登錄系統(tǒng)查詢所需信息。

4.3 資源整合過程管理

在審計(jì)資源整合平臺建立之后，需要將所有審計(jì)資源以信息的形式整合到平臺中。為了強(qiáng)化A 公司的資源整合過程管理，保證最終的資源整合效果，首先，需要對內(nèi)部審計(jì)模塊和各資源整合子系統(tǒng)進(jìn)行整合，并設(shè)置搜索、篩選和分析功能，以便及時(shí)有效地查詢和獲取相關(guān)資源信息。同時(shí)，所收集的數(shù)據(jù)和信息在使用前必須由審計(jì)人員和系統(tǒng)進(jìn)行分析、鑒別和篩選。其次，需要將選定的資源信息與審計(jì)任務(wù)相連接，利用信息平臺在線分配審計(jì)任務(wù)，并建立職責(zé)明確的審計(jì)小組，確保內(nèi)部審計(jì)的有效實(shí)施。

5 信息化背景下A 公司內(nèi)部審計(jì)資源整合的優(yōu)化建議

5.1 科學(xué)規(guī)劃審計(jì)資源需求

在企業(yè)的實(shí)際生產(chǎn)運(yùn)營中，若內(nèi)部審計(jì)資源在供求上失去平衡，則極易為企業(yè)帶來諸多的運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)。因此，A 公司必須基于自身內(nèi)部審計(jì)的實(shí)際需要，合理規(guī)劃審計(jì)資源需求。

首先，通過分析、預(yù)測審計(jì)資源整體需求，編制科學(xué)可行的審計(jì)資源整合年度計(jì)劃，為全年審計(jì)資源的調(diào)用及整合奠定基礎(chǔ)，以保障審計(jì)資源可以科學(xué)分配且供求平衡。

其次，確保審計(jì)資源計(jì)劃能夠切實(shí)執(zhí)行到位，即執(zhí)行審計(jì)資源計(jì)劃時(shí)，公司要保障審計(jì)部門不會受到其他部門的干擾，保持良好的相對獨(dú)立性，特別要注意防止審計(jì)資源被用于其他目的。

最后，強(qiáng)化企業(yè)優(yōu)質(zhì)審計(jì)資源的管控和調(diào)配，并將優(yōu)質(zhì)審計(jì)資源作為機(jī)動力量用來應(yīng)對突發(fā)審計(jì)事件，保證有充足的優(yōu)質(zhì)資源進(jìn)行支配，保證審計(jì)工作的質(zhì)量[5]。

5.2 優(yōu)化內(nèi)部審計(jì)資源配置

5.2.1 根據(jù)戰(zhàn)略目標(biāo)構(gòu)建與之相符的內(nèi)部審計(jì)資源分配模式

戰(zhàn)略目標(biāo)是指導(dǎo)企業(yè)向前發(fā)展的核心。因此，A 公司要圍繞既定的戰(zhàn)略目標(biāo)構(gòu)建科學(xué)的內(nèi)部審計(jì)資源分配模式，加快企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，并防止審計(jì)資源整合在方向上發(fā)生偏差。

5.2.2 有效落實(shí)審計(jì)資源使用效率的定期分析工作

對于審計(jì)資源而言，使用效率是考量其是否得到科學(xué)分配及充分使用的重要指標(biāo)，不能過高，也不能過低，否則就表明審計(jì)資源并未科學(xué)分配，且資源也未能得到充分利用[6]。因此，A 公司應(yīng)加強(qiáng)對內(nèi)部審計(jì)資源使用效率的定期分析及評價(jià)。例如，可以按月、季、年來對審計(jì)資源使用情況進(jìn)行分析，以保障審計(jì)資源得到充分利用。

6 結(jié)語

綜上所述，在信息化時(shí)代背景下，信息化技術(shù)與內(nèi)部審計(jì)工作的融合應(yīng)用已成大勢所趨。因此，企業(yè)要認(rèn)清這一事實(shí)，從自身發(fā)展出發(fā)，積極探索應(yīng)用信息化技術(shù)，提高內(nèi)部審計(jì)資源整合效率及技術(shù)水平，為企業(yè)發(fā)展注入強(qiáng)大推力。同時(shí)，企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)資源整合是一個循序漸進(jìn)的工作過程，不可能一蹴而就。所以企業(yè)要持之以恒，跟隨時(shí)代及市場的發(fā)展，及時(shí)更新審計(jì)系統(tǒng)，保持審計(jì)活力，進(jìn)而推動企業(yè)不斷向前發(fā)展。