關(guān)于測繪檔案的管理和利用分析

魯莉莉

（徐州市勘察測繪研究院有限公司）

為了能夠更加切實可行地優(yōu)化測繪檔案管理工作，工作人員需要進(jìn)行多方面的思考。此項工作具有較強的專業(yè)性和復(fù)雜性，其中涉及到的數(shù)據(jù)信息錯綜復(fù)雜，只有進(jìn)行科學(xué)合理的整合，才能夠真正發(fā)揮出其中的價值。測繪檔案當(dāng)中包含了圖文信息、成果成圖等資料，能夠為社會各界的順利發(fā)展提供重要保障，這便更加顯現(xiàn)出測繪檔案管理工作的重要價值。檔案當(dāng)中的所有內(nèi)容都源于對相關(guān)資料的科學(xué)整理和有效保存，工作人員需要嚴(yán)格按照其中的規(guī)章制度妥善保管資料信息。在先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的支持下，測繪檔案的展現(xiàn)形式也產(chǎn)生了一定的變化，有紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)楦鼮橄冗M(jìn)的電子檔案，這就要求相關(guān)工作人員不斷提升自身的綜合能力，積極學(xué)習(xí)和研究先進(jìn)的管理技術(shù)，更加高效地整合測繪檔案信息，為我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)工作貢獻(xiàn)出源源不斷的力量。

一、測繪檔案管理中存在的問題

（一）檔案質(zhì)量良莠不齊，歸檔問題較多

測繪檔案管理可以說是相當(dāng)關(guān)鍵的工作，同時也是促進(jìn)國土空間利用的基本支撐，由于在測繪單位當(dāng)中，檔案管理工作通常是按照職責(zé)分工進(jìn)行管理和利用，所以檔案工作的質(zhì)量將會直接關(guān)系到檔案信息的質(zhì)量，關(guān)系到其有效性和合理性。檔案管理工作人員的交替、變更，以及人員本身業(yè)務(wù)能力和管理水平的差異性，導(dǎo)致測繪檔案質(zhì)量也呈現(xiàn)出良莠不齊的現(xiàn)象；在部分工作者開展檔案管理工作的時候，經(jīng)常會引發(fā)包括檔案丟失和檔案脫節(jié)的問題，這將會在相當(dāng)大的程度上降低測繪檔案信息的質(zhì)量。

（二）檔案工作技術(shù)落后，管理并不科學(xué)

隨著現(xiàn)代社會的飛速發(fā)展，各種各樣的新型技術(shù)開始被廣泛地應(yīng)用在檔案管理工作當(dāng)中，但是在部分單位中卻依然面臨著檔案工作技術(shù)落后、管理缺乏科學(xué)性和合理性的情況。換而言之，長時間延續(xù)此前的傳統(tǒng)做法，除卻在最近幾年應(yīng)用計算機形成的文件數(shù)據(jù)保存系統(tǒng)以外，在其他層面仍然是將人工操作作為關(guān)鍵支撐，整體技術(shù)較為落后，還并沒有切實有效地強化對現(xiàn)代化手段和技術(shù)的利用，同時也并沒有切實有效地展現(xiàn)出檔案管理的現(xiàn)代化的優(yōu)勢。對于計算機信息技術(shù)的應(yīng)用也只是被簡單地限制在目錄拓展方面，并沒有實現(xiàn)對所有的測繪檔案資料的信息化掃描和保存，許多歷史形成的測繪檔案依舊是以紙質(zhì)狀態(tài)存在的，很容易會受到外界環(huán)境的影響，人工查找的操作相對原始困難，難以為檔案保護(hù)工作提供良好的支撐，無論是測繪檔案工作質(zhì)量還是工作效率都非常低，檔案信息化并未獲得全面和具體的應(yīng)用。

（三）專職業(yè)務(wù)水準(zhǔn)較低，管理制度落后

就目前來看，部分單位的檔案管理是由大量兼職工作者負(fù)責(zé)的，并沒有充足的專職技術(shù)管理工作者的支持，管理人員也并不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)的，甚至在部分情況下都沒有上崗證，對于文書檔案管理工作的深層次理解和認(rèn)識都是較為缺乏的。即便組織過有關(guān)工作者參與到短期檔案管理知識更新和技術(shù)培訓(xùn)教育，但是難以有效地貼合現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展需求，加上工作交叉問題的存在，導(dǎo)致檔案管理工作者對于各種業(yè)務(wù)的鉆研仍然是不夠深刻具體，朝向精細(xì)化管理的方向發(fā)展的時候會受到諸多方面的限制，這將會嚴(yán)重限制和影響測繪檔案的成效的發(fā)揮和利用。在與其相互關(guān)聯(lián)的制度方面，也呈現(xiàn)出明顯的缺乏，無論是管理內(nèi)容亦或是管理形式都不夠具體完善，追責(zé)機制也不夠健全，此類問題的長時間存在將會極大程度地限制測繪檔案管理和利用工作的深度開展。

二、提升測繪檔案管理工作質(zhì)量

（一）提高測繪檔案人員思想水平

測繪檔案管理人員所需要具備的不僅是精湛的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，并且需要具備高尚的道德思想，具有較高的政治覺悟。在內(nèi)部需要做好日常的檔案管理工作，在外部需要做好相應(yīng)的保密工作。為了能夠讓相關(guān)工作人員在執(zhí)行工作任務(wù)的時候具有更高的質(zhì)量，檔案管理部門應(yīng)該定期組織所有工作人員參與到培訓(xùn)工作中，讓其學(xué)習(xí)和領(lǐng)悟相關(guān)的法律知識，并且需要對培訓(xùn)成果進(jìn)行考核，對于無法順利通過考試的人員要求其回爐重造，對于能夠精準(zhǔn)掌握各項業(yè)務(wù)知識的員工則需要進(jìn)行相應(yīng)的物質(zhì)獎勵，這樣能夠逐步形成更加完善的學(xué)習(xí)風(fēng)氣。對于一些具有經(jīng)濟(jì)條件的工作部門，則需要聘請測繪檔案管理領(lǐng)域的專家開展講座，讓內(nèi)部員工能夠充分意識到測繪檔案管理工作的重要性，普及相關(guān)的法律知識，讓其能夠擁有更為規(guī)范的工作方式。同時。還可以組織該領(lǐng)域的工作人員進(jìn)行交流和討論，分享工作上的經(jīng)驗。隨著測繪檔案管理工作重要性的不斷提升，工作人員需要扮演許多方面的角色，不僅需要根據(jù)數(shù)據(jù)信息的性質(zhì)進(jìn)行合理分類和保管，還需要扮演好信息的組織者、開發(fā)者、分析者。這就要求工作人員需要做好充分的思想準(zhǔn)備，不斷學(xué)習(xí)更多的先進(jìn)知識，強化工作人員的責(zé)任感和使命感。

（二）強化檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

測繪檔案管理工作的順利開展，不僅需要工作人員具有較高的職業(yè)素養(yǎng)，還需要檔案室緊跟時代的發(fā)展趨勢不斷革新內(nèi)部的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保持良好的工作秩序，保證相關(guān)數(shù)據(jù)信息的安全，這樣能夠在最大程度上提升檔案管理工作的質(zhì)量，資料檔案的壽命也可以因此延長。在對檔案室布置的時候，需要盡量做到辦公室、檔案室、閱覽室具有各自獨立的空間。在日常辦公的過程中，需要保證檔案室建筑結(jié)構(gòu)的牢固，內(nèi)部的門窗要嚴(yán)實，并根據(jù)工作環(huán)境的實際情況，設(shè)置好相應(yīng)的防火、防蟲、防潮等設(shè)施。對于存放攝影設(shè)備以及其他電子設(shè)備的庫房，應(yīng)該注重保持具有適合的濕度和溫度。在保存磁盤、膠片等的時候，應(yīng)該讓檔案室符合防磁場干擾、防潮等方面的要求。同時，當(dāng)然是需要有警衛(wèi)人員隨時看管。在信息化技術(shù)不斷革新的環(huán)境中，工作人員也需要注重提升電子檔案的建立進(jìn)程，將測繪信息以多種方式保存起來，并做好相關(guān)電子設(shè)備的維護(hù)工作，并給予相應(yīng)的資金支持。

（三）做好測繪檔案的分類歸檔工作

測繪管理工作涉及到的內(nèi)容是較為復(fù)雜的，不僅包含一些技術(shù)性的資料，還包括驗收報告、成果表、航空拍攝鑒定表等方面的內(nèi)容，這些資料的形成過程較為復(fù)雜，涉及到的專業(yè)較為廣泛，并且存在一些學(xué)科交叉的情況，如果存在分類歸檔不到位的問題，便會造成文獻(xiàn)存檔不規(guī)范的現(xiàn)象，其中的數(shù)據(jù)信息無法進(jìn)行妥善處理。工作人員在開展歸檔工作前需要對各項資料進(jìn)行系統(tǒng)化的分類，并對資料的內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格審查后驗收，從多個角度了解到測繪項目的主要內(nèi)容，明確歸檔工作的范圍，做好歸檔移交手續(xù)。在進(jìn)行移交工作的時候，還需要記錄好移交的期限，移交材料的最終版本，并對其中涉及到的數(shù)據(jù)信息驗收結(jié)果進(jìn)行檢查。在歸檔時，工作人員需要嚴(yán)格依照國家的相關(guān)法律規(guī)定執(zhí)行此項任務(wù)，對其中涉及到的機密信息需要嚴(yán)格按照執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行相應(yīng)處理。只有做好上述工作才能夠保證各項資料得到更好的保存。

三、充分發(fā)揮測繪檔案利用價值

（一）強化自主服務(wù)意識

測繪檔案工作在實施過程中需要進(jìn)行多角度的延伸，不能僅停留在收集和保存數(shù)據(jù)信息上，還需要根據(jù)當(dāng)前的社會發(fā)展形勢以及經(jīng)濟(jì)建設(shè)工作需要不斷革新原本的管理模式，這樣才能夠更加高效地利用測繪檔案內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息，其中包含的信息產(chǎn)品可以彰顯出其具有的社會價值。為此，相關(guān)工作人員應(yīng)該不斷提升自身的自主服務(wù)意識，積極利用工作之余時間研究各類用戶的實際需求，并結(jié)合測繪檔案當(dāng)中的要點內(nèi)容改變自身的工作方式，讓其能夠在社會發(fā)揮出更加重要的作用。在使用測繪檔案的時候，需要嚴(yán)格依照國家相關(guān)規(guī)定和程序提供相應(yīng)的借閱服務(wù)，在進(jìn)行復(fù)印工作的時候也需要對其中的內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格審查，對于一些機密性的數(shù)據(jù)信息不予外借，只有出示相關(guān)部門的審批材料方可借閱。其中產(chǎn)生的各種費用需要按照規(guī)定收取，并做好各項登記工作，經(jīng)手人以及借用人需要簽字確認(rèn)。同時，測繪檔案管理人員還需要對電子信息技術(shù)進(jìn)行精細(xì)化的研究，利用網(wǎng)絡(luò)平臺做好相應(yīng)的信息庫開發(fā)工作，這樣能夠更加高效地傳播最新的測繪信息，并且能夠進(jìn)一步完善測繪工作的成果，為社會提供更加便捷的服務(wù)。

（二）搭建電子網(wǎng)絡(luò)平臺

在當(dāng)今社會中，傳統(tǒng)的檔案借閱方式已經(jīng)無法滿足人們的基本需求，工作人員需要研究和使用更加先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)解決相關(guān)問題。如今，電子化、信息化的工作模式已經(jīng)成為歷史發(fā)展的必然趨勢，相關(guān)測繪工作部門應(yīng)該給予高度的重視，根據(jù)當(dāng)?shù)氐膶嶋H情況建設(shè)信息公開服務(wù)平臺，并且需要重視構(gòu)建測繪檔案網(wǎng)絡(luò)，這樣能夠更加高效地分享測繪成果，并且能夠幫助各行各業(yè)的工作人員查詢自己所需要的檔案信息。進(jìn)而提供更好的借鑒作用，為客戶群體提供更為廣闊的探索空間，讓測繪檔案信息查詢工作可以突破時間的限制和空間的局限，真正服務(wù)于社會各界群體。檔案管理部門工作人員需要定期在互聯(lián)網(wǎng)平臺上發(fā)布測繪成果信息，并且需要提供資料查詢服務(wù)，做好數(shù)據(jù)分發(fā)工作，公布各種基礎(chǔ)服務(wù)信息，真正實現(xiàn)各項數(shù)據(jù)資源的共享。

（三）開發(fā)應(yīng)用地理信息資源

眾所周知，測繪檔案是靜態(tài)化的信息資源，如果想要最為有效地發(fā)揮和呈現(xiàn)出其在社會發(fā)展過程中的價值，將其轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)化信息是具有極為重要的理論意義和現(xiàn)實作用的，縱觀目前測繪檔案管理工作的形態(tài)和模式，可以發(fā)現(xiàn)許多單位仍然將傳統(tǒng)管理模式作為核心，這不僅會導(dǎo)致檔案作用和效益無法被有效地發(fā)揮和呈現(xiàn)，而且還難以且和社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展的目標(biāo)需求。所以這就自然要求在實際開展工作的過程中，如果想要最為有效地展現(xiàn)出測繪檔案的效益，強化對其的應(yīng)用，就有必要做好前期針對測繪檔案資料的收納、整理和保存，這是前提支撐更是重中之重，具體來講，首先，相關(guān)工作者需要積極有效地優(yōu)化和改進(jìn)服務(wù)思想，切實有效地促進(jìn)服務(wù)質(zhì)量的提升，全面優(yōu)化和完善服務(wù)的形態(tài)和模式；其次，切實有效地形成完整的開放化意識，從深度和廣度這兩方面同步著手，優(yōu)化和完善服務(wù)的形態(tài)和模式；再次，全面促進(jìn)測繪檔案管理信息化工作建設(shè)力度和效益的提升，充分意識到測繪檔案信息安全的重要性；最后，促進(jìn)對各種新技術(shù)和新思想的應(yīng)用，使其成為測繪管理工作的重要組成部分，積極有效地推進(jìn)測繪檔案管理質(zhì)量和效率的上升，以此來保障地理信息資源可以獲得更為充分的應(yīng)用。

（四）改進(jìn)資料檢索方法

針對測繪檔案的利用需要追求高效化這一重要原則和特征，在針對性地完成資料收集工作以后，應(yīng)該及時有效地做好整理，同時完成登記工作。資料登記不僅是資料收進(jìn)的明細(xì)賬，而且還是供相關(guān)工作人員查詢資料的重要檢索工具，同時也可以為編制其他各種檢索工具提供必要的材料支持。需要構(gòu)建完整化的信息檢索機制，換而言之，不僅需要應(yīng)用到卡片目錄、書本目錄，而且還需要充分增強對計算機信息管理技術(shù)的應(yīng)用，以此來保證資料信息檢索現(xiàn)代化目標(biāo)可以被有效地貫徹落實，這包括對此前的各種測繪信息資料進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)引，同時還需要全面地搜集更為充足的資源信息，以便于真正意義地促進(jìn)資料信息檢索的質(zhì)量和速度的提升，保證資料可以被及時地進(jìn)行應(yīng)用。

（五）做好公開和保密工作

測繪檔案管理部門工作人員需要按照國家規(guī)定依法提供信息，保證其中各項數(shù)據(jù)的真實準(zhǔn)確，為公眾提供高質(zhì)量的服務(wù)。同時，工作人員需要對測繪檔案的性質(zhì)進(jìn)行合理劃分，嚴(yán)禁外泄涉及到國家安全機密的信息，并且需要主動公開其他測繪檔案信息，如基礎(chǔ)的測繪成果，以及地理信息標(biāo)準(zhǔn)目錄等內(nèi)容可以在各個平臺公開展示，提供更加便捷的服務(wù)。不僅如此，相關(guān)部門的工作人員在進(jìn)行信息公開的時候需要嚴(yán)格遵循相關(guān)程序。比如，業(yè)務(wù)主管部門的負(fù)責(zé)人需要對擬公開信息的內(nèi)容進(jìn)行多角度的核實，確保內(nèi)容的真實性；如果需要對人員的信息進(jìn)行公開處理，則需要對其進(jìn)行保密審查；對于不涉及國家機密的公文，在公開之前，需要注明能否在網(wǎng)上進(jìn)行展示；公開工作需要有關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行嚴(yán)格的審核；任何的測繪信息都需要使用適合的方式予以公開。測繪檔案室需要有專門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行看管，并根據(jù)需求，制定嚴(yán)格的保密制度，每個管理人員都需要明確自身職責(zé)，做好公開和保密工作。為了能夠切實提升管理人員的工作質(zhì)量，還需要制定科學(xué)合理的獎懲機制。對于能夠妥善處理各項工作的員工需要給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎勵，而在工作中出現(xiàn)失誤的員工則需要根據(jù)所犯錯誤的程度實施相應(yīng)的懲罰。在處理電子檔案信息時，工作人員一定要做好定期的更新工作，并且需要對其中的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行維護(hù)，數(shù)據(jù)信息庫需要及時進(jìn)行備份，這樣才能夠在最大程度上排除各種不定因素對檔案庫安全性的影響，防止出現(xiàn)因網(wǎng)絡(luò)故障或者病毒攻擊等造成的信息丟失情況。

四、結(jié)束語

綜上所述，做好測繪檔案管理工作對于社會的發(fā)展有著十分重要的作用。測繪檔案管理科技的進(jìn)步不僅能夠提供重要的歷史憑證，也能夠促進(jìn)國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)工作的順利發(fā)展，可以為軍事、政治等工作領(lǐng)域提供重要的基礎(chǔ)參考資料。測繪檔案所提供的數(shù)據(jù)信息以及圖文資料等能夠直接用于國防建設(shè)工作，幫助國家做好軍事部署，為重大的政治決策提供參考。因此，做好新時代的測繪檔案管理工作具有重大意義，促進(jìn)相關(guān)工作更加規(guī)范，并且具有信息智能化的特點，為我國發(fā)展建設(shè)提供源源不斷的動力。