交通運輸檔案管理存在的問題及對策

戎紅平

（忻州市交通運輸綜合行政執(zhí)法隊）

現(xiàn)階段，交通運輸行業(yè)正在進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)，做好檔案資料管理，能夠為現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型助力。與此同時，同步做好檔案數(shù)字化建設(shè)，適應(yīng)未來的發(fā)展，能夠更好地發(fā)揮檔案資源的價值。從實際應(yīng)用的角度分析，交通運輸檔案記錄了行業(yè)的各類信息，為建設(shè)和運營管理提供檔案資源支持，發(fā)揮著重要的作用。隨著現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，交通運輸檔案管理工作積極開展信息化與現(xiàn)代化建設(shè)，實現(xiàn)檔案資源的高效化共享和利用，具有重要的意義。通過引入信息化技術(shù)手段，輔助交通運輸檔案管理，全面提高資源利用率水平。

一、交通運輸檔案的特點分析

從交通運輸檔案管理的特點分析如下：（1）內(nèi)容廣泛。交通運輸管理涉及到公路、運輸管理以及航道等多個方面，對整個過程產(chǎn)生的檔案資料，比如建設(shè)和運營管理等，進(jìn)行全面的搜集和整理，為后期的利用提供支持。（2）數(shù)量大。當(dāng)前，各個地區(qū)積極推進(jìn)交通基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，交通運輸管理部門承擔(dān)著重要任務(wù)，比如交通運輸項目建設(shè)和運營等，同時也負(fù)責(zé)檔案管理。從履職和項目建設(shè)等方面分析，產(chǎn)生的檔案資源內(nèi)容很多，給檔案管理帶來很多挑戰(zhàn)。（3）專業(yè)門類細(xì)化。從檔案的類型分析，主要包括機關(guān)檔案和工程檔案以及業(yè)務(wù)檔案等，執(zhí)行的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與要求差異很大，增加了后期檔案管理的難度。除此之外，檔案的專業(yè)性和行業(yè)性特點很強，需結(jié)合交通運輸檔案管理的任務(wù)和要求，完成資料的搜集和歸檔以及整理。（4）信息缺少銜接。由于檔案管理信息化水平很低，很多檔案管理部門依舊采用傳統(tǒng)的手工管理方法，檔案資源主要是以紙質(zhì)版存在，難以滿足實際需求。（5）載體類型多樣化。采用信息化技術(shù)手段，使得檔案資源的載體更加多樣化，包括紙質(zhì)載體檔案與磁性載體檔案以及光介質(zhì)載體檔案等。在檔案格式方面，主要包括WMA和WAV以及JPEC等。目前，交通運輸檔案管理還存在很多問題，需加以完善和優(yōu)化，提高檔案管理的水平。

二、交通運輸檔案管理存在的問題

（一）檔案信息化水平不高

從交通運輸檔案管理的發(fā)展和需求分析，實現(xiàn)數(shù)字化是關(guān)鍵，信息化基礎(chǔ)設(shè)施是支撐。目前，很多單位的檔案信息化管理水平不高，存在著以下問題：（1）缺少完善的基礎(chǔ)設(shè)施。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，需從采集和整理存儲以及利用等方面，進(jìn)行優(yōu)化和升級，達(dá)到信息化的要求，完成檔案資料的數(shù)字化加工和全面存儲，為跨時空調(diào)閱檔案資料提供支持。由于缺少信息化技術(shù)的支持，使得很多檔案資料搜集不及時和不完整，影響到交通運輸檔案資源的利用。（2）缺少完善的管理辦法。實施檔案數(shù)字化管理，既需要信息化技術(shù)的支持，也需要管理制度的規(guī)范，全面提高檔案管理的效益水平。目前，交通運輸檔案管理方面，未結(jié)合數(shù)字化管理特點制定完善的管理辦法，使得很多工作的推進(jìn)面臨挑戰(zhàn)。

（二）檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)融合度不高

從當(dāng)前的交通運輸業(yè)務(wù)需求角度來說，需要實現(xiàn)檔案和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效融合。交通運輸企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理模式存在著很多的問題，例如管理資源成本大；在檔案歸檔和查詢等方面存在著耗時長，且人工登記可能出現(xiàn)不準(zhǔn)確的問題。若發(fā)現(xiàn)檔案錯誤，難以追蹤到具體負(fù)責(zé)人。采用信息化管理手段，構(gòu)建數(shù)字化檔案，通過電子掃描的方式實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)信息的信息化與智能化整理。不僅能夠提高檔案數(shù)據(jù)搜集的效率，還能夠保障長期存儲。檔案工作人員利用信息化技術(shù)手段，可以實現(xiàn)對檔案的精準(zhǔn)分類和存儲，全面提高了數(shù)據(jù)信息管理和利用的水平，并且能夠節(jié)約很大的成本。除此之外，檔案資源的合理利用能夠促進(jìn)業(yè)務(wù)項目拓展。目前，交通運輸單位的業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)分離，未能實現(xiàn)檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效連接，使得檔案數(shù)據(jù)利用存在著問題。例如，使用獨立運行的檔案系統(tǒng)，雖然可以支持檔案管理，但是難以實現(xiàn)和項目的有效結(jié)合，使得數(shù)據(jù)信息的應(yīng)用需求無法得到滿足。若能夠?qū)崿F(xiàn)檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效融合，深度挖掘數(shù)據(jù)信息的價值，開發(fā)相應(yīng)的功能模塊，能夠為交通項目的建設(shè)運行管理提供有力的檔案數(shù)據(jù)信息支持。根據(jù)采集的數(shù)據(jù)信息，可以精準(zhǔn)分析客戶群體和自身的業(yè)務(wù)水平，不斷優(yōu)化服務(wù)模式。當(dāng)前，很多單位都尚未實現(xiàn)檔案系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的融合，需要結(jié)合檔案系統(tǒng)運行的情況，提出有效的融合辦法，推進(jìn)各項工作的開展。

（三）檔案管理創(chuàng)新力不足

新時期，交通運輸檔案資源的利用價值日益凸顯，使得人們高度重視檔案數(shù)據(jù)信息的即時化采集和利用，但若想實現(xiàn)檔案資源的高效化利用，還面臨很多的技術(shù)挑戰(zhàn)，例如檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效融合等，需解決系統(tǒng)開發(fā)和模塊嵌入等各類問題，同時也需要思考如何實現(xiàn)檔案資源在項目建設(shè)和運營管理中的應(yīng)用，進(jìn)而提出有效的管理措施。增強交通運輸檔案管理的創(chuàng)新力，朝向交通運輸現(xiàn)代化發(fā)展和檔案數(shù)字化管理進(jìn)行探索和研究，具有重要的意義。未來，交通運輸檔案“全面”信息化是主要方向，例如全面取消紙質(zhì)版檔案資料，推行數(shù)字化管理模式，在這個過程中必須要克服很多技術(shù)挑戰(zhàn)，全面提高檔案管理的創(chuàng)新力。

（四）檔案資源的管理與利用能力不強

隨著人們檔案資源價值意識的不斷增強，開始注重交通運輸檔案的管理和利用。從資源的利用角度分析，可增強項目決策的科學(xué)化水平。根據(jù)履職和項目建設(shè)運營中搜集到的各類數(shù)據(jù)信息，經(jīng)過全面整合和挖掘，為項目決策提供科學(xué)合理的數(shù)據(jù)信息支持。與此同時，檔案資源的合理化運用，也能夠促進(jìn)交通運輸事業(yè)的發(fā)展，帶動社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展效益的增加。若想實現(xiàn)檔案資源的價值，需要從管理制度和檔案資源管理技術(shù)和利用方法等方面，進(jìn)行探索和優(yōu)化。目前，交通運輸檔案管理和利用水平不高，在管理方面存在著檔案服務(wù)方式和利用方法等方面，尚未達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，需進(jìn)行優(yōu)化和完善。

三、交通運輸檔案管理的優(yōu)化策略

（一）完善檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施

交通運輸檔案管理工作的優(yōu)化，需要積極推進(jìn)信息化建設(shè)工作，不斷提高檔案數(shù)字化管理能力，適應(yīng)當(dāng)前的新形勢和新要求。目前來看，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案模式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展需求，在數(shù)字化和現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的背景下，需要積極構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)檔案管理和業(yè)務(wù)的有效融合。首先，需要積極的完善基礎(chǔ)設(shè)施，通過設(shè)計合理的數(shù)字化管理系統(tǒng)，配置完善的軟硬件系統(tǒng)，形成高水平的網(wǎng)絡(luò)平臺，打空時間與空間的限制，促使交通運輸檔案管理工作的效率得到提高。與此同時，利用系統(tǒng)的快速檢索功能，面向使用者提供相應(yīng)的資源服務(wù)。在具體建設(shè)時，需要結(jié)合檔案數(shù)字化管理的建設(shè)要求和檔案資源利用的需求，開發(fā)相應(yīng)的功能模塊，例如檔案資料采集與整理、檔案資料數(shù)據(jù)庫等。其次，制定完善的數(shù)字檔案管理條例。采用計算機相關(guān)技術(shù)手段，輔助檔案管理工作的開展，很多檔案資料都是以電子文件的形式存在。為了保障管理工作高質(zhì)量開展和落實，需制定完善的管理辦法，例如明確數(shù)字化檔案的采集和歸檔要求，為檔案數(shù)字化管理提供管理指導(dǎo)，全面提高管理的水平。最后，做好檔案信息的規(guī)范化管理。按照國家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求，結(jié)合自身的需求，構(gòu)建完善的管理體系，形成完善的文件格式，促使檔案數(shù)字化管理的水平得到提高。

（二）促進(jìn)檔案與業(yè)務(wù)的融合

根據(jù)交通事業(yè)發(fā)展的需求，積極推進(jìn)檔案管理和業(yè)務(wù)管理的融合。實踐中，將檔案數(shù)字化管理當(dāng)作交通項目業(yè)務(wù)系統(tǒng)的輔助功能。檔案資料產(chǎn)生于業(yè)務(wù)項目的全過程，包括項目立項和可行性研究以及后期的建設(shè)等。采取數(shù)字化管理的模式，將數(shù)字化管理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)有效的融合，使得檔案管理能夠深入到項目全過程，及時采集項目產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)資料，并且為工程項目管理提供數(shù)據(jù)支持。一方面能夠保證項目產(chǎn)生的檔案及時準(zhǔn)確地采集，另一方面還能夠提高工作的效率，降低檔案資源管理成本。最為重要的是，可實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的即時利用，提高項目管理水平。為了能夠開發(fā)有效的融合系統(tǒng)，需要做好相應(yīng)的調(diào)研與分析[1]。根據(jù)當(dāng)前的檔案系統(tǒng)和項目管理系統(tǒng)特點，提出有效的融合方案。堅持需求導(dǎo)向原則，倒推業(yè)務(wù)系統(tǒng)中需要開發(fā)的檔案模塊以及需要完善的數(shù)據(jù)等，從各個環(huán)節(jié)做好優(yōu)化。組織各個部門對系統(tǒng)進(jìn)行全面的測試與分析，及時發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)的堵塞點合不合理問題，保證構(gòu)建的數(shù)字化系統(tǒng)能夠與業(yè)務(wù)相互結(jié)合。除此之外，在項目推進(jìn)過程中，需要及時地更新數(shù)據(jù)信息和檔案資料，為檔案資源開發(fā)提供支持。在實際應(yīng)用中，為了能夠保證檔案數(shù)字化管理和業(yè)務(wù)有效地融合，需要設(shè)置相應(yīng)的管理負(fù)責(zé)人，由檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化管理，業(yè)務(wù)人員則可根據(jù)權(quán)限利用各類數(shù)據(jù)信息。通過充分利用檔案數(shù)據(jù)信息，提高項目管理和運營管理，增強企業(yè)競爭力[2]。

（三）加大檔案管理的創(chuàng)新力

新形勢下交通運輸檔案管理工作的開展，需加速朝向數(shù)字化方向發(fā)展，不斷創(chuàng)新檔案管理的方法，提高檔案管理和資源利用水平。以某高速公路段為例，探索實施“單套制”管理方法。單套制指的是僅以電子檔案的方式歸檔與保存，項目將不再生產(chǎn)與保存紙質(zhì)資料。在檔案管理方面制作電子檔案，利用數(shù)字設(shè)備在一定的環(huán)境中生成，通過數(shù)碼形式保存，借助計算機或者其他數(shù)字設(shè)備閱讀處理，同時可以通過通信網(wǎng)絡(luò)上傳文件，整個過程中都需要數(shù)字設(shè)備的支持。目前，該公路段已經(jīng)構(gòu)建并且使用了數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，完成各類工程電子資料超過1000萬份，通過構(gòu)建工程建設(shè)管理各個環(huán)節(jié)和全過程要素的電子文件，解決了原來工程建設(shè)各個業(yè)務(wù)板塊多年沒有得到解決的技術(shù)壁壘，實現(xiàn)了工程建設(shè)期工程資料全要素、全周期數(shù)字化管理目標(biāo)。從數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用角度分析，具體有以下優(yōu)勢：（1）經(jīng)濟(jì)方面。采用數(shù)字化技術(shù)手段，促使計量效率水平得到提高，并且促進(jìn)了資金良性周轉(zhuǎn)，整個項目全建設(shè)周期減少了工程非生產(chǎn)性投入與開支超過2億元，大約占項目建安費的1%左右。（2）檔案管理效率方面。采用單套制管理模式，借助數(shù)字化技術(shù)完成各項工作，項目預(yù)估產(chǎn)生檔案大約7萬卷，紙質(zhì)檔案平均每頁4個手簽名，采用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，使用電子簽名，實現(xiàn)批量處理，促使效率提高大約50倍，并且能夠?qū)崿F(xiàn)交工即驗收，檔案驗收周期縮短大約3年。（3）人員方面。采用此管理模式，使得檔案資料人員減少2/3，原來的管理模式每個標(biāo)段大約需要配置10名資料員，實現(xiàn)信息化管理后配置人員減到4人，項目大約可以減少上百人。從具體應(yīng)用的角度分析，采用數(shù)字化管理手段，可以實現(xiàn)檔案管理和業(yè)務(wù)的同步開展，自動上傳試驗檢測數(shù)據(jù)信息，能夠自動推送簽認(rèn)，同時對施工圖和工程量清單等實施精細(xì)化校核，可以減少超過90%的設(shè)計紕漏。除此之外，實現(xiàn)檔案系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的連接，支持內(nèi)業(yè)資料的互相引用?；跀?shù)字化技術(shù)手段，實現(xiàn)資料的自動化歸檔。在一個單位工程的所有分部分項工程完工并評定合格后，按交竣工驗收相關(guān)規(guī)范的要求進(jìn)行交竣工驗收文件的全覆蓋自動歸集，并對數(shù)據(jù)進(jìn)行校核與組卷，內(nèi)外業(yè)周期保持同步，可實現(xiàn)交工即驗收的目標(biāo)[4]。

（四）強化檔案管理和利用能力

從交通運輸檔案管理和利用角度分析，需構(gòu)建完善的管理制度，明確檔案資料收集和整理以及歸檔等管理辦法。在管理工作中按照《交通運輸建設(shè)項目歸檔管理規(guī)定》以及《交通運輸檔案管理查詢、借閱、歸還細(xì)則》等規(guī)定，細(xì)化分解檔案管理任務(wù)，由專門的部門和人員負(fù)責(zé)，利用管理辦法加以規(guī)范，促使檔案管理更加科學(xué)化。實踐中需要積極創(chuàng)新交通運輸檔案服務(wù)方式，促使檔案資源得到有效利用。采用數(shù)字化技術(shù)手段，搭建專題數(shù)據(jù)庫，積極開發(fā)兩微一端，利用移動終端設(shè)備，支持交通運輸檔案資源的實時化和便捷化查詢[5]。采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)手段，實現(xiàn)對檔案信息的物理隔離，比如查詢和借閱等，保障檔案資源的安全化。檔案資源利用方面，必須要深度挖掘數(shù)據(jù)信息的價值，滿足業(yè)務(wù)管理的需求[6]。對搜集的交通運輸檔案資源進(jìn)行分類和整合，形成具體的管理體系，使得資源利用更加簡便化，全面提高管理效益水平。利用交通運輸檔案管理系統(tǒng)，圍繞資料信息收集和整理以及開發(fā)利用，做好全面嚴(yán)格的控制，通過質(zhì)量檢驗和數(shù)據(jù)統(tǒng)計以及科學(xué)化管理，促使交通運輸檔案管理更加規(guī)范化。為了能夠適應(yīng)新形勢和新要求，需加大檔案管理設(shè)施的投入力度，配置充足的計算機和掃描儀以及各類軟件，不斷提高檔案資源的數(shù)字化管理水平。隨著檔案數(shù)字化管理模式的實施，使得很多檔案資源利用面臨挑戰(zhàn)，需對檔案業(yè)務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升檔案資源利用水平[7]。實踐中圍繞數(shù)字化檔案管理工作的需求和要求，圍繞知識與技能等方面，進(jìn)行具體的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面提高檔案資源的管理和利用水平，切實保障檔案資源管理和利用目標(biāo)得以實現(xiàn)。在檔案管理方面，加大對檔案管理工作開展情況的管理考核力度，設(shè)置科學(xué)合理的考核指標(biāo)，形成完善的管理體系，圍繞管理制度和管理技術(shù)應(yīng)用等方面，進(jìn)行業(yè)務(wù)考核和管理，全面提高業(yè)務(wù)管理的水平，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理存在的不足，全面提高檔案管理的水平，創(chuàng)造更多的效益和價值。保持檔案資源管理的創(chuàng)新力，積極創(chuàng)新管理辦法，提高檔案資源的利用水平[8]。

四、結(jié)語

綜上所述，交通運輸檔案管理的優(yōu)化，構(gòu)建基于數(shù)字化的檔案管理新模式，可適應(yīng)當(dāng)前的管理新形勢和新要求，具有重要的意義。從檔案管理實際分析，引入數(shù)字化技術(shù)手段，利用數(shù)字設(shè)備，深度挖掘檔案數(shù)據(jù)信息的價值，面向交通運輸業(yè)務(wù)，增強檔案與業(yè)務(wù)的融合度，提高檔案資源的利用率，助力各項業(yè)務(wù)高效化開展和落實，可創(chuàng)造很多的效益。