淺談如何做好合并醫(yī)院檔案管理工作

陳貴仁 李雪梅 田從芬

（十堰市西苑醫(yī)院）

近年來，隨著國家衛(wèi)生健康管理體制改革的持續(xù)深入推進(jìn)，醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)合并、重組、移交等機構(gòu)變動情況越來越普遍，單位的變動帶來了檔案管理工作的變化，從而對單位變動后檔案管理工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。2020年4月，根據(jù)十堰市委專題會議精神，筆者所在的十堰市西苑醫(yī)院整體并入十堰市太和醫(yī)院，兩家醫(yī)院相對獨立，但十堰市太和醫(yī)院法人代表同時擔(dān)任十堰市西苑醫(yī)院法人代表，加掛十堰市太和醫(yī)院西苑院區(qū)、十堰市公共衛(wèi)生應(yīng)急救治中心兩塊牌子，提升十堰市公共衛(wèi)生應(yīng)急救治能力。在此之前，十堰市西苑醫(yī)院已經(jīng)先后經(jīng)歷過兩次合并，分別是1970年醫(yī)院前身湖北省總工會東湖工人療養(yǎng)院整體遷入十堰市，并最終改名為東風(fēng)汽車公司黃龍療養(yǎng)院；2004年10月，根據(jù)東風(fēng)汽車公司剝離輔助單位壯大主業(yè)需要，將東風(fēng)汽車公司黃龍療養(yǎng)院整體移交給十堰市政府，與原十堰市黃龍醫(yī)院合并組建為十堰市西苑醫(yī)院。本次與國家三級甲等十堰市太和醫(yī)院合并是第三次。作為醫(yī)院檔案管理部門，我們針對醫(yī)院合并后的實際情況，按照上級黨委政府要求，積極做好合并后的檔案管理工作，確保合并后醫(yī)院及職工個人檔案齊全、完整、安全，為今后檔案管理打下了堅實的基礎(chǔ)。

一、合并醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

（1）檔案管理意識淡薄。檔案資料作為記錄一個單位發(fā)展、改革、變動過程中真實情況的基本反映，具有非常特殊、重要的意義。但很多合并單位的部分領(lǐng)導(dǎo)談起檔案工作時強調(diào)檔案很重要，一旦需要投入人力物力財力時就把檔案工作作為次重點工作，往后放一放，待今后有精力了再來考慮。因此，檔案工作特別是合并單位的檔案管理做得好與壞，與該單位檔案人員尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部檔案管理意識密不可分。有的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，檔案工作就是把各種文件、資料收集起來、專人保管，放入檔案室進(jìn)行整理、上架就可以了，只要做到不丟失、不損壞就行了。因此有的單位在安排檔案管理人員時，要么把臨近退休無事可干人員，要么把新參加工作沒有合適崗位尚不熟悉檔案業(yè)務(wù)的人員，甚至把其他科室不愿意要的人員，安排在檔案管理工作崗位。這些想法和做法，實質(zhì)是認(rèn)為檔案工作不重要、檔案意識淡薄的表現(xiàn)，也是對檔案和檔案管理重要性認(rèn)識不到位、重視不夠的表現(xiàn)。這種思想的存在，對合并醫(yī)院檔案的管理會帶來非常不利的影響，不僅對檔案資料的保管、利用造成消極的影響，也對檔案管理工作者的積極性形成打擊，成為檔案管理工作者必須面對的問題。

（2）檔案資料存在失散、丟失或損壞風(fēng)險。在實際工作中，如在醫(yī)院合并期間，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)精力更多的著眼于機構(gòu)、人員、設(shè)備設(shè)施的重組、合并、調(diào)整，優(yōu)化配置人、財、物等資源，而對承載著一個單位最基本情況反映的檔案資料的特殊性、檔案管理部門的重要性認(rèn)識不足，在資源配置上未予足夠重視，給檔案管理部門收集和整理檔案資料帶來消極影響。同時，在一些部門調(diào)整、遷移的過程中，部分科室特別是一些重要部門負(fù)責(zé)人重視程度不夠，將原本非常重要、珍貴的文件、資料，無心或有意地作為普通材料處理，該移交檔案室的不辦理移交，甚至亂扔亂放，導(dǎo)致丟失、損壞，都會對檔案資料的收集、整理和后續(xù)的有效利用產(chǎn)生消極影響。

（3）檔案管理體制機制不健全。由于受客觀因素影響，我院原有檔案管理人員更換比較頻繁，人員不固定，導(dǎo)致檔案人員工作積極性不足，專業(yè)性不強，檔案管理不夠規(guī)范。如沒有規(guī)范的檔案管理制度，有些管理制度雖然制訂了，但也只是寫在紙上、掛在墻上，執(zhí)行流于形式，規(guī)范無從談起。在實際檔案管理工作中，受檔案管理人員知識限制、自身素質(zhì)差異、工作責(zé)任心強弱等情況的影響，還會出現(xiàn)檔案編號、案卷標(biāo)題不規(guī)范、案卷內(nèi)容不足、缺少卷內(nèi)目錄、組卷混亂等問題，加之考核機制不健全、不嚴(yán)格，都對檔案的真實性、規(guī)范性和利用價值造成損害，這些體制機制不健全問題都對合并醫(yī)院檔案管理工作造成了一定困擾。

（4）檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)良莠不齊。檔案管理工作是一項專業(yè)性、技能型工作，要求檔案管理工作人員熟悉檔案業(yè)務(wù)知識，懂得文件、會議記錄、紀(jì)要、重大事件等檔案資料的收集原則、歸檔標(biāo)準(zhǔn)、管理要求，還要熟練使用檔案管理軟件、電子文檔、電子表格，才能在檔案處置工作中做到及時、準(zhǔn)確，游刃有余。而在實際工作中，一些合并后的新單位，由于檔案人員配置、業(yè)務(wù)熟練程度等原因，加之合并過程中同時需要處理醫(yī)療設(shè)備設(shè)施配備、科室功能調(diào)整、新業(yè)務(wù)新技術(shù)開展等重點工作，醫(yī)院工作重心不能集中在檔案工作中，這些都或多或少影響合并后檔案收集、整理等處置進(jìn)度。

二、多措并舉提升檔案管理水平

（1）強化責(zé)任意識，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視和支持。筆者在實際工作中，為做好兩院合并后檔案資料的有效管理和合理利用，醫(yī)院黨政綜合辦作為檔案管理具體責(zé)任科室，堅持做到在機構(gòu)改革中，檔案管理工作不缺位、不越位，要求檔案管理人員加強自身學(xué)習(xí)，增強業(yè)務(wù)素質(zhì)，以對衛(wèi)生健康事業(yè)負(fù)責(zé)、對醫(yī)院發(fā)展歷史負(fù)責(zé)的責(zé)任感和使命感，強化責(zé)任擔(dān)當(dāng)，練就過硬技能，采取各種措施，保障醫(yī)院合并后的檔案資料得到妥善、安全處置，不留隱患。同時，利用匯報工作的時機，向主要領(lǐng)導(dǎo)報告近年來醫(yī)院檔案管理工作中取得的成績，闡明檔案管理特別是合并醫(yī)院檔案管理工作的重要性，以取得主要領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視，并在檔案管理人員配備、資金、設(shè)備設(shè)施等方面予以支持，為綜合檔案室配齊了檔案密集架、空調(diào)、掃描儀、除濕機、溫濕度儀等設(shè)施設(shè)備，升級了檔案管理軟件，落實了檔案人員相關(guān)待遇，為檔案管理制度化、規(guī)范化、法治化打下了堅實基礎(chǔ)，對推進(jìn)檔案管理工作產(chǎn)生了極大的促進(jìn)作用。

（2）加強制度建設(shè)，依法依規(guī)管理檔案。在實際工作中，我們借醫(yī)院合并、各項工作規(guī)范管理的有利時機，要求檔案管理人員強化依法依規(guī)管理檔案意識，堅持用制度保障檔案工作，用制度去規(guī)范檔案工作。為此，我們首先組織專、兼職檔案員認(rèn)真學(xué)習(xí)新《檔案法》，提高檔案管理法制意識。其次，我們加強檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)與宣傳，在醫(yī)院電子屏上播放檔案法規(guī)內(nèi)容，在醫(yī)院網(wǎng)站學(xué)習(xí)園地上傳新《檔案法》全文，增強全員檔案法律意識，使員工充分認(rèn)識到檔案是不可再生和替代的資源，是醫(yī)院的寶貴精神財富，是醫(yī)院事業(yè)健康發(fā)展的重要基礎(chǔ)，從而引導(dǎo)全體干部職工，自覺維護(hù)檔案的完整與安全，積極支持醫(yī)院檔案部門的工作。同時，重新制訂檔案管理制度，如檔案收集、整理、借閱、復(fù)印、保管等制度，并在實際工作中嚴(yán)格執(zhí)行，使合并后的檔案管理工作快速走向程序化、規(guī)范化、科學(xué)化。

（3）明確歸檔原則，維護(hù)檔案齊全完整。作為合并醫(yī)療單位，為了強化檔案管理，在合并之初，醫(yī)院檔案管理科室就根據(jù)檔案管理要求，下發(fā)專門通知，明確檔案歸檔基本原則，列出需要歸檔的資料類型、移交方式、時限等內(nèi)容，及時對合并前散落在各科室或員工個人手中有重要收藏、保管價值的文件、電子資料、實物、圖片、影像資料等進(jìn)行收集、歸檔，有效避免檔案丟失、遺漏，并在此過程中，完善交存手續(xù)。為此，我們一方面加強自身收集檔案資料的力度，要求文件制發(fā)、接收的核心職能科室，嚴(yán)格按照合并后醫(yī)院確定的歸檔范圍，加強檔案資料的收集，做好交接登記，特別是對于專業(yè)檔案，按照“誰形成，誰整理”的原則，首先由形成科室進(jìn)行分類、整理，整理驗收合格后，移交黨政綜合辦檔案室入存，列明入交檔案資料明細(xì)，雙方簽字認(rèn)可。另一方面，根據(jù)《機關(guān)檔案工作條例》規(guī)定，鑒于兩院合并后，醫(yī)院作為相對獨立的法人單位，只是增加了一層領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，因此，我們對醫(yī)院日常工作中形成的全部檔案仍按照原來的全宗，實行集中統(tǒng)一管理，重點做好醫(yī)院合并、部分工作職能調(diào)整后相關(guān)檔案證據(jù)資料的管理工作，維護(hù)了檔案管理工作完整和有效延續(xù)。

（4）合理配備人員，加強檔案隊伍建設(shè)。做好合并后醫(yī)院檔案管理工作的重要前提，要求有一支忠誠醫(yī)院事業(yè)、年齡結(jié)構(gòu)合理、檔案業(yè)務(wù)精良的檔案工作隊伍。為此，兩院合并后，我們加強檔案管理組織架構(gòu)建設(shè)，明確黨政綜合辦主任為檔案管理主要負(fù)責(zé)人；專門配備一名從事多年檔案管理工作、參加過市檔案局專題培訓(xùn)、在市內(nèi)兩家“三甲”醫(yī)院檔案室進(jìn)修學(xué)習(xí)的人員，具體負(fù)責(zé)檔案日常管理工作；明確黨政綜合辦文印員、各職能科室主要負(fù)責(zé)人為兼職檔案員，負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)的檔案資料收集、整理、移交工作，從而建立了一支專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平等各方面比較合理，便于發(fā)揮整體效應(yīng)的檔案管理隊伍。同時，加強檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，明確各專、兼職檔案人員工作職責(zé)，充分發(fā)揮和調(diào)動各科室兼職檔案員作用，通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)和激勵機制，提高醫(yī)院檔案管理整體水平。

（5）加強綜合培訓(xùn)，提高檔案業(yè)務(wù)水平。檔案管理水平的高低，人是起決定作用的因素。為此，檔案管理隊伍組建之后，為了提高檔案管理水平，醫(yī)院從實際出發(fā)，由黨政綜合辦牽頭，對檔案專、兼職人員，按照現(xiàn)工作崗位、承擔(dān)檔案工作職責(zé)的不同，采取不同形式、不同層次的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重在有利于開展檔案工作。為此，我們按照“按需施教，學(xué)以致用，重在實效”原則，一方面讓檔案專業(yè)人員到十堰市檔案館、上級醫(yī)院檔案室現(xiàn)場學(xué)習(xí)，結(jié)合醫(yī)院檔案工作中遇到的實際情況現(xiàn)場請教，以全面、系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，同時接觸、學(xué)習(xí)、補充檔案專業(yè)新理論、新方法、新觀念，盡快提高檔案專業(yè)水平；另一方面，鑒于檔案工作不僅包含了檔案管理知識，還融匯了許多相關(guān)學(xué)科如經(jīng)濟學(xué)、歷史學(xué)、社會學(xué)等專業(yè)知識，我們在進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)時，注重強化專職檔案人員對計算機、專業(yè)檔案管理軟件等現(xiàn)代科技實用知識的學(xué)習(xí)，并要求靈活運用到實際工作之中。對于檔案兼職人員，我們主要通過采取集中培訓(xùn)的方式，進(jìn)行常規(guī)檔案文書收集、整理等專題培訓(xùn)，如檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、檔案處置工作要求等內(nèi)容，注重提高日常實用技術(shù)，提升培訓(xùn)效果。同時，我們建立檔案管理人員微信指導(dǎo)群，對個性問題在群里進(jìn)行專題培訓(xùn)、指導(dǎo)，在線解答專兼職人員在實際工作中遇到的問題，提升了檔案知識的普及面。

（6）明確工作目標(biāo)，加強檔案日常管理。兩院合并之后，醫(yī)院檔案室即明確檔案管理目標(biāo)，就是創(chuàng)建省特級檔案室，加強檔案日常管理和有效利用。為此，我們首先爭取醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視和支持，主要領(lǐng)導(dǎo)在全院行政工作會上對檔案管理工作提出明確要求，督導(dǎo)各職能科室強化責(zé)任擔(dān)當(dāng)，積極配合黨政綜合辦做好檔案管理工作。在醫(yī)院黨政主要領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)支持下，黨政綜合辦建立健全了檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)機制，明確每年檔案工作目標(biāo)。檔案室結(jié)合醫(yī)院實際，建立健全檔案管理工作制度，落實檔案人員和檔案安全保管措施，確保兩院合并過程中檔案管理工作不斷、不亂，促進(jìn)了檔案管理規(guī)范化、制度化建設(shè)。在日常檔案管理工作中，我們根據(jù)確定的工作目標(biāo)，不斷強化檔案收集、整理、利用等日常管理措施，優(yōu)化工作流程，簡化工作程序，取消影響檔案專兼職人員積極性的繁瑣手續(xù)，注重提高實際工作效率，使日常檔案管理有利于促進(jìn)總體工作目標(biāo)的實現(xiàn)。在此基礎(chǔ)上，我們還在提高服務(wù)、加強檔案利用上做好工作，及時為需要借閱、辦理各種證件等實際需要的科室、員工提供檔案利用服務(wù)，獲得全院職工的好評，也增強了我們做好檔案管理工作的信心。

三、加強指導(dǎo)建立健全檔案服務(wù)體制機制

（1）檔案管理部門要主動作為。要做好合并醫(yī)院檔案管理工作，作為檔案管理部門，必須摒棄坐、等、要思想，要主動作為。醫(yī)院檔案管理一般作為黨政綜合辦下屬科室，對醫(yī)院機構(gòu)改革、合并等動向情況相對其他部門知道的更早，了解的更多，所以要積極主動，及時掌握內(nèi)部機構(gòu)改革信息，對不再保留或重新組建部門的情況，以及確定將保留的部門、優(yōu)化職能的部門，或者部分職能職責(zé)發(fā)生變化的情況都要有所掌握，提前做好檔案接收、處置等溝通、協(xié)調(diào)工作，為后續(xù)指導(dǎo)相關(guān)部門或科室檔案管理工作做好準(zhǔn)備。

（2）檔案管理部門要作好工作指導(dǎo)。在日常檔案管理工作中，總會有部分科室及其負(fù)責(zé)人，對檔案工作存在不全面，甚至錯誤認(rèn)知，總認(rèn)為檔案工作就是辦公室一個部門的工作，跟自己沒有關(guān)系，對自己應(yīng)該承擔(dān)的職責(zé)梳理不清，對自己應(yīng)該做哪些工作搞不清，致使部分單位主管領(lǐng)導(dǎo)和職能科室檔案工作履職不到位。因此，作為合并醫(yī)院檔案主管部門，我們提前明確各科室、兼職檔案員職責(zé)，做好檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，指導(dǎo)相關(guān)科室做好檔案收集、整理、歸檔工作，避免因?qū)n案資料收集重點不清楚、工作流程和內(nèi)容不熟悉而影響后期檔案管理工作。

（3）向上級檔案主管部門請教，尋求業(yè)務(wù)指導(dǎo)。我們認(rèn)為，作為上級檔案主管部門，對于重大機構(gòu)改革，要提前介入，及時掌握改革動態(tài)，為下一步做好檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)打下基礎(chǔ)，體現(xiàn)檔案主管部門價值。為此，兩院合并后，我們及時向上級檔案主管部門報告醫(yī)院合并情況，主動請求加強對我院合并后檔案管理工作的指導(dǎo)，提前做好檔案管理處置預(yù)案，避免合并之初檔案管理工作不規(guī)范對后續(xù)工作造成不良影響。在上級主管部門市檔案館的指導(dǎo)下，兩院合并后的檔案管理工作在多次檔案檢查中成績合格，檔案管理任務(wù)得以及時貫徹落實。

（4）建立獎懲機制，細(xì)化考核管理。檔案管理工作的好壞，既是一個單位管理水平的體現(xiàn)，也影響檔案利用、服務(wù)工作效率。為此，必須在對檔案進(jìn)行日常管理的同時，建立檔案管理獎懲機制，加強對檔案專兼職人員履行職責(zé)能力的考核。為此，我們建立了檔案管理組織領(lǐng)導(dǎo)體系，成立由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，黨政綜合辦、人事科主要負(fù)責(zé)人任副組長，相關(guān)職能科室負(fù)責(zé)人任成員的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，以加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核。我們提高檔案專兼職人員對檔案管理工作的認(rèn)識。通過進(jìn)行《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》和其他檔案法律法規(guī)的宣傳教育，使檔案管理人員充分認(rèn)識到，做好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)，從而增強了做好檔案工作的自覺性，為提高全院檔案管理效率創(chuàng)造條件。我們制訂檔案管理內(nèi)部考核辦法。通過把檔案日常工作納入責(zé)任清單，定期對檔案管理人員進(jìn)行檢查考核，年終對表現(xiàn)優(yōu)異專兼職檔案員進(jìn)行適當(dāng)物質(zhì)和精神獎勵，對不盡心盡責(zé)的及時進(jìn)行提醒，督促其提高思想認(rèn)識，力爭在今后工作中按要求做好。通過獎懲機制的建立和有效實施，強化了檔案管理員的責(zé)任意識，有力地促進(jìn)了全院檔案管理水平的提高。