高校人事信息管理系統(tǒng)在應(yīng)用過程中的探討

宋 霞

（山東青年政治學(xué)院）

伴隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高校人事管理工作服務(wù)質(zhì)量需要不斷提高，逐步進(jìn)行信息化的轉(zhuǎn)變，高校人事信息管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。目前各大高校應(yīng)用符合當(dāng)前管理模式的人事信息管理系統(tǒng)，是高校實(shí)現(xiàn)科學(xué)規(guī)范化管理的重要維度。高校人事管理部門通過使用人事信息管理系統(tǒng)能夠全面匯總學(xué)校各類人員的人事信息，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對廣大教職工的人事信息進(jìn)行信息化管理，加強(qiáng)高校人事部門與學(xué)校其他部門如教務(wù)處、科研處等處室的溝通能力，提高管理效率，在高校人事管理中有著重要的應(yīng)用意義。

一、高校人事信息管理系統(tǒng)的組成

人事信息管理系統(tǒng)是建立在信息化技術(shù)的基礎(chǔ)之上，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行人事信息的科學(xué)化管理。高校人事信息管理系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確反映學(xué)校的人事情況，例如人員變動(dòng)、職稱晉升、獎(jiǎng)懲情況等，它經(jīng)過采集教職工基本人事信息——存儲(chǔ)大量數(shù)據(jù)——基礎(chǔ)加工數(shù)據(jù)——復(fù)雜處理分析數(shù)據(jù)的過程，幫助人事管理人員全面掌握學(xué)校的人事工作。人事信息管理系統(tǒng)作為人員管理、職稱評聘、年度考核等人事工作的重要信息來源和依據(jù)，是學(xué)校人事信息化建設(shè)的重要部分。人事管理人員借助于人事信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)將教職工人事信息的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和管理的一個(gè)過程[1]。完善的人事信息管理系統(tǒng)能夠減少各類數(shù)據(jù)信息重復(fù)填報(bào)的工作量，提高人事管理的工作效率和質(zhì)量，確保數(shù)據(jù)的“常新”和“高質(zhì)”，優(yōu)化高校人才配置，全面提升人事工作管理的整體水平，促進(jìn)高校的和諧發(fā)展。

高校人事信息管理系統(tǒng)組成如下：

各類用戶管理模塊：對權(quán)限內(nèi)的用戶進(jìn)行管理，針對不同種類的用戶可設(shè)置不同的查詢與操作權(quán)限，在保證系統(tǒng)運(yùn)行安全性的同時(shí)，所有種類用戶都可登錄使用信息系統(tǒng)。各類用戶包括教職工、各類人員、人事部門專員、師資部門專員、人才部門專員、勞資部門專員、組織部門專員和各部門人事專員等[2]。

基本信息模塊：基本信息系統(tǒng)是人事管理信息系統(tǒng)中最基礎(chǔ)的模塊，它主要對教職工的基本信息、崗位信息、專業(yè)技術(shù)職務(wù)信息、行政職務(wù)信息、專任教師任教信息、外聘教師信息和通訊信息等進(jìn)行綜合管理。

人事信息模塊：人事信息系統(tǒng)是人事管理信息系統(tǒng)中相對綜合的模塊，它主要對教職工的工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、家庭成員、崗位聘用、職稱信息、政治面貌、綜合表彰、社會(huì)服務(wù)、合同信息、考核信息、進(jìn)修培訓(xùn)、高級人才信息、教師資格信息、證書信息等進(jìn)行綜合管理。

部門人事專員人事管理模塊：各部門的人事工作界面,用于本部門基本的人事信息管理工作,如修改查詢本部門職工的人事信息,向?qū)W校人事部門提交部門教職工人事信息的變動(dòng)情況。

高校人事信息管理系統(tǒng)還包含人員變動(dòng)模塊，主要包括新進(jìn)人員校內(nèi)手續(xù)辦理、職工調(diào)離審批等，能夠完整地記錄職工入職和離職手續(xù)的辦理過程。在人事信息管理系統(tǒng)應(yīng)用過程中，各教職工和用戶端口及時(shí)提交和更新自己的信息，各專員及時(shí)對自己負(fù)責(zé)模塊的人員信息變更進(jìn)行信息審核，達(dá)到信息入庫時(shí)準(zhǔn)確、及時(shí)。

二、高校人事信息管理系統(tǒng)的必要性

高校人事信息管理系統(tǒng)作為一個(gè)綜合的大數(shù)據(jù)平臺(tái)，同時(shí)也是高校人事檔案信息化發(fā)展的客觀需要，能大大提高人事工作管理的效率，從而加強(qiáng)人事管理工作的透明度。

（一）推動(dòng)人事檔案信息化的發(fā)展

人事檔案管理工作是高校人事管理工作中的一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容，涉及到每一位教職員工的基本信息、學(xué)歷學(xué)位、職稱職務(wù)、政治面貌、工資薪金等，內(nèi)容時(shí)間跨度大、來源廣、種類多、信息繁雜等，查閱人事檔案只能通過人事檔案專員進(jìn)行。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式主要是收集整理紙質(zhì)的檔案材料，而通過信息化管理能高效改變檔案信息的收集方式，將檔案信息進(jìn)行分類，從而加大結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息的收集，更加及時(shí)、高效，并且更有利于在辦公過程對數(shù)據(jù)信息的留痕存檔。伴隨著計(jì)算機(jī)的普及、網(wǎng)絡(luò)信息的快速發(fā)展，為由現(xiàn)代化信息管理方式實(shí)現(xiàn)的電子檔案的產(chǎn)生提供了便利。從以檔案實(shí)體為主向以檔案信息為主進(jìn)行轉(zhuǎn)變，在有效保存檔案紙質(zhì)材料的同時(shí)，也有利于人事檔案的快速查詢，從而減少人事專員的工作量，大大節(jié)約人員成本。各高?？梢愿鶕?jù)自己的實(shí)際情況，教職工的基本信息、學(xué)歷學(xué)位信息、職稱變動(dòng)信息、職務(wù)變動(dòng)等的記載都可以通過信息化的管理方式來完成，推動(dòng)高校人事檔案信息化的發(fā)展，充分體現(xiàn)適應(yīng)高校人事檔案管理方式創(chuàng)新的需要，同時(shí)也是發(fā)展高校人事檔案管理的必然要求。

（二）提高人事管理工作的效率

目前高校人事檔案信息化的快速增長，亟需創(chuàng)新人事管理工作的工作方式。高校人事檔案管理的工作方式正逐漸由被動(dòng)工作方式轉(zhuǎn)向?yàn)橹鲃?dòng)工作方式。人事檔案管理員的工作主要為事務(wù)性工作，傳統(tǒng)的工作方式使得檔案管理員的工作量大、工作效率低，目前已不能滿足高校人事工作的需要。所以必須將傳統(tǒng)的人事工作方式進(jìn)行創(chuàng)新，以便規(guī)范高效地處理人事信息。教育事業(yè)的快速發(fā)展，高校人才流動(dòng)的頻率加快，進(jìn)而干部任免、人員調(diào)動(dòng)、信息變更等會(huì)越來越頻繁，數(shù)據(jù)的變化也會(huì)更加頻繁，數(shù)據(jù)間同時(shí)存有很大的關(guān)聯(lián)，借助于信息化的手段能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的快速整理與分析，信息系統(tǒng)有針對性地提醒提示工作。人事工作人員在進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析時(shí)，能夠有針對性地快速篩選學(xué)校人事信息，從而保證數(shù)據(jù)分析的及時(shí)、準(zhǔn)確、全面，以獲得更加有效的信息。人事信息管理系統(tǒng)降低了人事管理的人員成本和時(shí)間成本，從而規(guī)范了人事工作流程，提高了人事管理工作的效率。

（三）加強(qiáng)人事管理工作的透明度

高校人事管理的工作內(nèi)容與高校每一位教職員工的切身利益息息相關(guān)，運(yùn)用人事信息管理系統(tǒng)將人事信息進(jìn)行信息化，從一定程度上能夠避免出現(xiàn)人事管理人員人為工作的不客觀性，管理過程細(xì)化量化多維度[3]。例如在教師職稱晉升過程中，能夠?qū)⑷耸孪到y(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)中的信息同時(shí)抓取，各個(gè)系統(tǒng)的人員信息經(jīng)過層層把關(guān)，從而增強(qiáng)高校人事管理工作的透明性，能夠保證公平、公開、公正的管理原則。廣大教職員工能夠快速完成信息的篩選和信息的填寫，大大降低教職員工的辦事成本，進(jìn)一步推動(dòng)職稱部門的職能轉(zhuǎn)變，更好地為教職員工服務(wù)、為教師員工辦實(shí)事。

三、高校人事信息管理系統(tǒng)在應(yīng)用過程中存在的問題

高校人事信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用目前尚處于應(yīng)用探索階段，各高校根據(jù)自身的特點(diǎn)，在應(yīng)用過程中難免會(huì)存在一些問題。

（一）人事管理信息化意識(shí)有待提高

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，人事管理信息化早已引起了高校領(lǐng)導(dǎo)的重視，上到上級主管部門推行的全國教師信息管理系統(tǒng)，高校推行人事信息管理系統(tǒng)是必然趨勢。由于人事系統(tǒng)信息量大，完善人事信息管理系統(tǒng)，僅僅依靠人事部門人員進(jìn)行錄入工作量非常大，且有的信息如“家庭成員”情況是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，不可能及時(shí)登記在紙質(zhì)檔案中，所以人事部門通常是組織教職工在教師端口首先進(jìn)行信息的錄入再進(jìn)行審核入庫。有的教職工對人事管理信息化意識(shí)相對淡薄，由于教職工人員信息差異，很多模塊不可能都設(shè)置為必填項(xiàng)，所以教職工在填寫的時(shí)候出現(xiàn)了不太配合僅僅填寫一部分內(nèi)容，或者因?yàn)橛械男畔⒈唤搪毠ふJ(rèn)為是個(gè)人隱私而不去完善信息的情況，從而很難實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)性和全面性。

（二）系統(tǒng)智能化程度有待提高

高校人事管理過程中有時(shí)容易出現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)各模塊相互之間功能上不關(guān)聯(lián)、信息不能共享互換、信息與業(yè)務(wù)流程和應(yīng)用出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象。傳統(tǒng)的人事管理方式雖然已經(jīng)力爭做到精細(xì)化管理，但是由于管理體制等問題的存在，人事各個(gè)部門之間的關(guān)聯(lián)性較差，不同部門需求信息提供只是暫時(shí)的，不能形成長效機(jī)制，從而不利于人員信息管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展。在部分高校的人事管理過程中，依然存在傳統(tǒng)的方式進(jìn)行人事信息管理的情況，這種管理方式早已與現(xiàn)在人事管理的現(xiàn)狀不符。傳統(tǒng)的管理方式不利于查詢和管理信息，從而將導(dǎo)致人事信息失去了其管理的真正意義。高校人事信息管理系統(tǒng)還存在網(wǎng)上辦事系統(tǒng)不夠完善，并沒有形成便捷的共享系統(tǒng)的情況。

（三）人事管理信息內(nèi)容需要優(yōu)化

高校人事部門各專員在進(jìn)行教職工的人事變更信息審核中發(fā)現(xiàn)，教職員工對人事信息管理系統(tǒng)中呈現(xiàn)出來的字段指標(biāo)理解不一致，這是因?yàn)樾畔⒈硎霾痪珳?zhǔn)導(dǎo)致。某些具體的字段指標(biāo)意思相對難懂，有時(shí)概念含糊，導(dǎo)致教職員工在進(jìn)行信息填寫的時(shí)候內(nèi)容有很大偏差。有的數(shù)據(jù)指標(biāo)之間有重復(fù)、混搭的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致信息填寫簡單、錯(cuò)漏或重復(fù)。有時(shí)需要提取教職工的信息時(shí)發(fā)現(xiàn)，人事信息管理系統(tǒng)中的信息不全面，人事管理信息不能全面反映教職工的素養(yǎng)。一方面是人事信息管理系統(tǒng)里的信息指標(biāo)不全面，主要是因?yàn)橄到y(tǒng)里信息指標(biāo)缺少，特別是社會(huì)服務(wù)、綜合表彰、進(jìn)修培訓(xùn)等模塊，教師的歸檔意識(shí)薄弱，未能及時(shí)有效地錄入人事信息系統(tǒng)，從而導(dǎo)致了信息的滯后性。另一方面是人事信息管理系統(tǒng)里的信息指標(biāo)如“高級人才信息”字段偏高端化，只能對應(yīng)少數(shù)優(yōu)秀的人才等。

（四）系統(tǒng)功能需要不斷完善

高校人事管理信息具有種類多、信息量大、動(dòng)態(tài)性、時(shí)效性、完整性、關(guān)聯(lián)性和復(fù)雜性的特點(diǎn)，從而決定了高校人事信息管理系統(tǒng)也具有相同的特性。所以系統(tǒng)開發(fā)和建設(shè)者會(huì)不斷挖掘新技術(shù)，朝著這個(gè)方向不斷進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)。高校人事信息管理系統(tǒng)功能需因時(shí)、因地、因事不斷改革創(chuàng)新，根據(jù)高校在實(shí)際應(yīng)用過程中出現(xiàn)的問題不斷調(diào)試，在這一過程中，高校人事信息管理系統(tǒng)會(huì)因經(jīng)常升級進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)，且同時(shí)考慮人事信息管理系統(tǒng)存在安全的隱患，這是一個(gè)長期發(fā)展的動(dòng)態(tài)過程，這一問題是不可避免的[4]。

四、高校人事信息管理系統(tǒng)的優(yōu)化對策

（一）加強(qiáng)人事管理信息化宣傳

針對于在人事信息管理系統(tǒng)信息錄入過程中教師人事管理信息化意識(shí)不強(qiáng)、教職工配合度不高的問題，其主要原因在于宣傳力度不夠，普通教職工對系統(tǒng)還不夠了解，不能體會(huì)到人事信息管理系統(tǒng)給大家?guī)淼男畔⒌拈L久性和便捷性。為進(jìn)一步提高人事信息管理系統(tǒng)的使用率，要讓全體教職工能夠真正感受到人事信息管理系統(tǒng)的用處，必須加強(qiáng)宣傳和引導(dǎo)，從根本上提高人事管理信息化的意識(shí)，讓普通教職工從切身利益出發(fā)真正感受到人事信息管理系統(tǒng)“有用，好用”，才能有利于建設(shè)更加完備的信息系統(tǒng)。同時(shí)人事部門各專員應(yīng)提高人事管理信息化意識(shí)和綜合素養(yǎng)，從人事管理的角度及時(shí)更新教職工數(shù)據(jù)信息，如“崗位聘用職稱信息”等，共同確保數(shù)據(jù)的“常新”和“高質(zhì)”。

（二）搭建綜合大數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)

從高校人事檔案信息管理的實(shí)際出發(fā)，建立多層次、多梯度的人事檔案基礎(chǔ)信息庫，這也是人事信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)信息庫。搭建好高校人事信息管理系統(tǒng)綜合大數(shù)據(jù)平臺(tái)基礎(chǔ)信息庫，從另一個(gè)角度看將有助于完善高校人事信息管理系統(tǒng)。高校人事部門的事務(wù)性工作，需及時(shí)添加在職在崗、離職、退休等人員的信息庫。根據(jù)人事管理實(shí)際需求，人事部門還要?jiǎng)?chuàng)建臨時(shí)用工人員、外聘人員和勞務(wù)派遣人員等數(shù)據(jù)庫[5]。高校很多采取“?！骸眱杉壒芾眢w系，人事檔案基礎(chǔ)信息庫同時(shí)要滿足各二級學(xué)院、教輔部門人事的業(yè)務(wù)需求。二級學(xué)院人事部門除了可查詢本部門人員的多項(xiàng)基礎(chǔ)信息，還可健全本部門職工其他方面的信息，同時(shí)滿足上級人事部門各職能科室的需求。高校人事信息管理系統(tǒng)需要協(xié)助各單位科學(xué)、全面、高效地進(jìn)行人事管理，高校需要對人事管理做好頂層設(shè)計(jì)，結(jié)合自己的實(shí)際情況建設(shè)綜合大數(shù)據(jù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)人事管理信息化就越來越容易。

（三）優(yōu)化系統(tǒng)模塊信息內(nèi)容

鑒于高校人事信息管理系統(tǒng)其模塊之間的關(guān)聯(lián)性和該系統(tǒng)的諸多特點(diǎn)，用戶種類和數(shù)量多，各用戶計(jì)算機(jī)水平不同，對系統(tǒng)中各模塊的字段內(nèi)容理解也不同，所以該系統(tǒng)整體構(gòu)架要求設(shè)計(jì)簡單，操作方便、快捷，性能強(qiáng)大、高效，用戶很容易上手。人事信息管理系統(tǒng)需提供全中文操作界面，這樣用戶使用起來無需計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)反而更加易懂、易會(huì)[6]。在實(shí)際的推行過程中，人事信息管理系統(tǒng)組織的結(jié)構(gòu)框架，還需要根據(jù)高校個(gè)性化特點(diǎn)進(jìn)行進(jìn)一步優(yōu)化，模塊搭建上要符合學(xué)校特點(diǎn)，系統(tǒng)操作性和便捷性上要更加人性化，讓普通大眾感受到“很有用、很好用”。同時(shí)高校人事部門可針對人事信息管理系統(tǒng)信息的錄入制定操作指南，詳細(xì)介紹系統(tǒng)模塊信息以及錄入細(xì)節(jié)，還可以錄制講解視頻供各類用戶使用，從端口上解決各類用戶的錄入問題。

（四）確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性和安全性

高校人事信息管理系統(tǒng)承載了全校教職工的人事信息，所以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性是人事管理過程中的重中之重。高校應(yīng)設(shè)立專業(yè)的數(shù)據(jù)管理員，根據(jù)用戶設(shè)定不同權(quán)限從而保證數(shù)據(jù)的安全性及有效性。從準(zhǔn)確性方面考慮，無論是教職工端口還是人事信息管理員端口，每次進(jìn)行信息變更都應(yīng)該留有記錄痕跡，例如可形成快照，使動(dòng)態(tài)信息能夠及時(shí)呈現(xiàn)、保存和查詢。教職工進(jìn)行信息變更或?qū)徍酥螅紤?yīng)該有信息提醒，方便變更信息及時(shí)、準(zhǔn)確錄入數(shù)據(jù)庫。從安全性方面考慮，嚴(yán)格執(zhí)行用戶認(rèn)證手段，從而確保用戶訪問數(shù)據(jù)的合法性。同時(shí)人事管理部門應(yīng)設(shè)定相關(guān)的安全管理制度，確保人事信息整體數(shù)據(jù)的修改只能被特定用戶進(jìn)行操作，以期最大程度地確保人事信息數(shù)據(jù)的安全性，同時(shí)做好人事信息數(shù)據(jù)的備份與保存工作。

五、結(jié)語

隨著教育事業(yè)的發(fā)展，信息化建設(shè)已經(jīng)廣泛參與到高校的管理模式和重要決策中。在高校推行人事信息管理系統(tǒng)，能夠大大提高人事管理工作效率，優(yōu)化人事工作流程，同時(shí)大大加強(qiáng)了學(xué)校各部門的溝通和協(xié)作，更好地為全校教職員工服務(wù)，真正讓大家體驗(yàn)到系統(tǒng)的優(yōu)越性。高校人事信息管理系統(tǒng)在有效促進(jìn)學(xué)校人力資源管理的同時(shí)，推動(dòng)了學(xué)校整體實(shí)力的提升，是高校發(fā)展的重大改革和重大舉措。