高校迎新系統(tǒng)建設(shè)方案
——以上海民航職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例

文/上海民航職業(yè)技術(shù)學(xué)院 譚曉東

每年9月左右的高校迎新，是一項重要的工作，人員眾多、流程復(fù)雜，涉及職能部門廣（招生辦、學(xué)生處、教委處、財務(wù)處、宿管辦、信息中心、后勤保障處）。很多高校都在積極布署智慧校園建設(shè)工作，而大數(shù)據(jù)存儲、保管、應(yīng)用等功能為智慧校園建設(shè)創(chuàng)造極大的價值，迎新管理系統(tǒng)是智慧校園建設(shè)的一個基礎(chǔ)平臺，為推動智慧校園建設(shè)提供了良好的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)服務(wù)和平臺支撐。

一、系統(tǒng)功能描述及架構(gòu)實現(xiàn)

迎新系統(tǒng)主要是迎新當(dāng)天學(xué)生通過統(tǒng)一認(rèn)證快速、無誤地辦理已設(shè)計好的迎新環(huán)節(jié)，省時省力，快速統(tǒng)計報到率，提高迎新效率。系統(tǒng)主要對應(yīng)兩大角色，分別是管理員和學(xué)生，管理員又分校管理員和系部管理員。

（一）校管理員功能描述（系統(tǒng)最高權(quán)限）。1.公告發(fā)布。在學(xué)生登錄終端首頁發(fā)布迎新相關(guān)細(xì)節(jié)，如將辦理流程、聯(lián)系方式、報到須知等供學(xué)生查閱參考。2.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)。維護(hù)迎新批次：每年至少一個批次，如2021年9月迎新；維護(hù)新生基本信息，如姓名、身份證、聯(lián)系方式、錄取專業(yè)、班級等信息錄入，并可新增、修改、刪除、查詢等；維護(hù)錄入專業(yè)、班級、輔導(dǎo)員等相關(guān)信息，并可新增、修改、刪除、查詢等。3.迎新環(huán)節(jié)設(shè)置。設(shè)置迎新各個環(huán)節(jié)，如到校報到（身份確認(rèn)）、財務(wù)繳費、綠色通道、院系報到、住宿辦理等，并決定是否啟用。4.環(huán)節(jié)明細(xì)設(shè)置。財務(wù)收費的各項明細(xì)，如學(xué)費、住宿費、軍訓(xùn)費、服裝費、國防教育活動費等；綠色通道明細(xì)，如家庭困難、申請緩繳。5.迎新辦理授權(quán)。具備所有迎新環(huán)節(jié)辦理權(quán)限，可為資助中心、財務(wù)處、各院系現(xiàn)場辦理業(yè)務(wù)的教師授予相應(yīng)的辦理權(quán)限或權(quán)限撤回，同時予以各系部查詢功能權(quán)限。6.所有統(tǒng)計查詢。學(xué)生登錄系統(tǒng)、全校報到、系部報到，各環(huán)節(jié)已辦理或者未辦理查詢、統(tǒng)計等。

（二）系部管理員功能描述。1.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)查詢。系部新生基本信息查詢，系部新生班級名單查詢等。2.統(tǒng)計查詢。系部報到情況、系部各環(huán)節(jié)辦理或者未辦理查詢、統(tǒng)計。

（三）學(xué)生端功能描述。1.公告查看。系部新生基本信息查詢，系部新生班級名單查詢。2.基本數(shù)據(jù)維護(hù)。學(xué)生可查看自己的基本信息，修改密碼，補錄其他信息，如個人證件照、家庭成員信息、興趣愛好等。3.在線繳費?？稍谙到y(tǒng)在線繳費，包括學(xué)費、住宿費、軍訓(xùn)費等，也可在學(xué)校微信公共號繳費，兩邊實時同步，保持一致。4.綠色通道申請。迎新前可登錄系統(tǒng)申請，申請時上傳相關(guān)資料，教師在線批準(zhǔn)。

（四）系統(tǒng)架構(gòu)實現(xiàn)。系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，在WEB瀏覽器端進(jìn)行操作，在學(xué)生收到錄取通知書時，附上迎新系統(tǒng)登錄方式。系統(tǒng)認(rèn)定身份證號為唯一認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，避免了用戶數(shù)據(jù)泄露，信息安全方面具備一定保證。

二、迎新流程和系統(tǒng)功能實現(xiàn)

（一）迎新流程。迎新流程設(shè)計是保證整個迎新過程有序、高效順利完成的最重要保障。以上海民航職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例。首先是到?，F(xiàn)場身份確認(rèn)，通過身份證或者人臉識別技術(shù)確認(rèn)新生身份，然后根據(jù)是否繳費情況安排后續(xù)流程。如果新生已繳費，則直接去院系報到。如果未繳費，現(xiàn)場繳費或者申請綠色通道。完成后再去院系報到，完成院系報到后，可入住學(xué)生公寓，整個流程結(jié)束（見圖1）。

圖1 迎新流程圖

（二）迎新系統(tǒng)功能實現(xiàn)。1.迎新準(zhǔn)備。首先從招生辦拿到數(shù)據(jù)后，按照系統(tǒng)模板整理好學(xué)生信息、專業(yè)信息、導(dǎo)入系統(tǒng)，并完成分班任務(wù)，設(shè)置迎新批次、收費標(biāo)準(zhǔn)、綠色通道、迎新環(huán)節(jié)、迎新流程等。2.迎新發(fā)布。校管理員將相關(guān)通知公告、辦理流程、聯(lián)系方式、報到須知等上傳至系統(tǒng)供學(xué)生查閱參考，且自己可以編輯、刪除、修改、設(shè)置截止日期等。3.迎新環(huán)節(jié)、流程設(shè)置。校管理員設(shè)置迎新環(huán)節(jié)：到校報到（身份確認(rèn)）、財務(wù)繳費、綠色通道、院系報到、住宿辦理等，并按照迎新流程圖設(shè)置事務(wù)辦理順序，現(xiàn)場辦理時必須按照流程順序為新生辦理。4.繳費數(shù)據(jù)同步。在迎新當(dāng)天之前，要準(zhǔn)備好繳費數(shù)據(jù)，已繳費學(xué)生在“財務(wù)繳費”環(huán)節(jié)應(yīng)顯示“該環(huán)節(jié)已完成”。可以使用兩種方式來完此次操作。第一種，迎新系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)使用ODI技術(shù)或者WEB service 技術(shù)做集成，以學(xué)生基本信息為橋梁，系統(tǒng)后臺提取數(shù)據(jù)庫字段，把學(xué)生收費標(biāo)準(zhǔn)情況同步到迎新系統(tǒng)。迎新當(dāng)天，學(xué)生在財務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行繳費。迎新系統(tǒng)根據(jù)財務(wù)系統(tǒng)傳遞過來的實繳金額，與學(xué)生應(yīng)繳金額進(jìn)行比對，匹配則繳費成功，否則返回錯誤信息。財務(wù)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全方面要求極其嚴(yán)格，這種方式是雙系統(tǒng)對接，有一定的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險存在，系統(tǒng)缺少很高的網(wǎng)絡(luò)安全“等級保護(hù)”，不建議實施。第二種，財務(wù)系統(tǒng)中設(shè)置繳費截止日期，截止日期必須在迎新現(xiàn)場之前，截止到財務(wù)繳費系統(tǒng)自動關(guān)閉，導(dǎo)出繳費信息，按照迎新系統(tǒng)中模板手動處理數(shù)據(jù)后，導(dǎo)入迎新系統(tǒng)。這種方式雖然耗費一定人力和時間，但是網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險相對很低。5.編碼規(guī)范。為了規(guī)范基礎(chǔ)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)在采集、處理、交換、傳輸過程中遵循統(tǒng)一的規(guī)范，保證信息的唯一性和適用性，消除“信息孤島”，最大限度實現(xiàn)校內(nèi)信息資源的共享與交換，系統(tǒng)建設(shè)過程中必須遵循相應(yīng)的規(guī)范，遵循唯一性、可擴(kuò)展性、規(guī)范性3個原則。

三、現(xiàn)場報到

迎新當(dāng)天，現(xiàn)場人流大，時間緊迫，事務(wù)繁忙，現(xiàn)場業(yè)務(wù)辦理人員面臨很大的工作壓力。數(shù)字迎新的同時結(jié)合人臉識別技術(shù)，加速了辦事效率。

在迎新現(xiàn)場各個需要辦理業(yè)務(wù)的計算機(jī)上配備二代身份證識別器，學(xué)生辦理時，只需刷身份證系統(tǒng)就會彈出對應(yīng)學(xué)生個人信息，包括身份證號、專業(yè)、班級等等。然后馬上自動跳轉(zhuǎn)至此人辦理頁面，每個辦理環(huán)節(jié)均如此，且現(xiàn)場辦理的流程的系部管理員可在當(dāng)前頁面上看清該生上個迎新流程是否也辦理，如未辦理，提醒該生返回上一流程辦理，如已辦，點擊確認(rèn)，學(xué)生即刻進(jìn)入下一流程。

數(shù)字迎新能快速無誤地處理業(yè)務(wù)，但是地理環(huán)境、設(shè)備組裝、人員配置、網(wǎng)絡(luò)布線等因素受局限，在數(shù)字迎新的基礎(chǔ)上，結(jié)合人臉識別技術(shù)，通過移動APP實現(xiàn)移動迎新，雙管齊下，移動和PC端可以同時進(jìn)行且互不影響，更加高效、快捷，并且實現(xiàn)移動辦理，保證順利完成迎新工作。

迎新前通知新生完成手機(jī)端APP注冊，通過人臉識別技術(shù)生成專屬自己的迎新二維碼。迎新報到時，到系部迎新辦理人員手機(jī)端掃碼即可。

教師手機(jī)APP端，需要提前以院系迎新辦理人員身份注冊，辦理現(xiàn)場識別生成專屬二維碼，查詢學(xué)生繳費信息，如果已繳費，且學(xué)生已上傳院系所需資料，則點擊學(xué)院報到辦理，完成該生報到。該過程移動端和PC網(wǎng)頁端實時同步。在不影響正確性的情況下，極大提高了迎新辦理效率。

四、迎新統(tǒng)計

系統(tǒng)將各類信息根據(jù)不同條件進(jìn)行統(tǒng)計分析。可根據(jù)新生報到情況、系新生報到明細(xì)、新生繳費、綠色通道、報到前繳費、現(xiàn)場繳費等查詢現(xiàn)場辦理情況，各二級學(xué)院可查看本學(xué)院的現(xiàn)場報到情況。同時學(xué)院定制設(shè)計了校園迎新大屏，業(yè)務(wù)管理部門可以通過大屏查看新生報到的全景數(shù)據(jù)圖（如圖5.2）。通過LED大屏，學(xué)校相關(guān)部門、新生及家長都可以實時了解報到情況，實現(xiàn)新生信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理、集中共享和報到實時大數(shù)據(jù)可視化，系統(tǒng)實時匯總信息，同時也為管理和決策提供了依據(jù)。依托數(shù)據(jù)平臺產(chǎn)生的大數(shù)據(jù)，實時掌握迎新數(shù)據(jù)，及時調(diào)動資源，保障迎新過程安全、有序。系統(tǒng)還按照查詢條件生成對應(yīng)的柱狀圖、餅狀圖等（如圖2），所有查詢結(jié)果可通過EXCEL表格形式導(dǎo)出，方便工作需要。通過這樣的數(shù)字化迎新，極大提高了迎新工作質(zhì)量和效率，更彰顯了學(xué)校以學(xué)生為本的人文關(guān)懷和服務(wù)意識。

圖2 迎新統(tǒng)計柱狀圖

五、結(jié)語

信息化技術(shù)的發(fā)展為高校各項業(yè)務(wù)提供了高效便捷的方式，也促進(jìn)了高校教育信息化的改革，加快智慧校園建設(shè)，真正讓數(shù)據(jù)跑起來，為學(xué)校開展后續(xù)工作奠定良好的基礎(chǔ)，繼而提升學(xué)校的服務(wù)水平，實現(xiàn)信息資源共享。通過信息化系統(tǒng)的實現(xiàn)，加強(qiáng)各部門之間的協(xié)作，保證學(xué)生各項數(shù)據(jù)在各個環(huán)節(jié)的一致性，為后續(xù)學(xué)生在校期間教育管理工作提供了準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)源。