監(jiān)理企業(yè)信息化系統(tǒng)建設(shè)及未來(lái)發(fā)展思路探索

王瑋彤（晨越建設(shè)項(xiàng)目管理集團(tuán)股份有限公司， 四川 成都 610095）

0 引 言

在全新的信息技術(shù)時(shí)代，以物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)為主要代表的信息技術(shù)給人們的生活和企業(yè)管理都帶來(lái)了巨大的變化，為各行各業(yè)的發(fā)展注入了全新的動(dòng)力，越來(lái)越多的企業(yè)開始走向信息化建設(shè)之路。在工程建設(shè)領(lǐng)域，各類型的監(jiān)理企業(yè)也開始推進(jìn)信息化建設(shè)，從傳統(tǒng)的粗放型管理轉(zhuǎn)變?yōu)橐孕畔⒓夹g(shù)為主要依托的精細(xì)化管理。因此，監(jiān)理企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部信息化建設(shè)，進(jìn)行更科學(xué)的管理系統(tǒng)的具體設(shè)計(jì)和實(shí)際應(yīng)用，對(duì)于提高自身市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。

1 監(jiān)理企業(yè)信息化的基本概述

監(jiān)理企業(yè)的信息化建設(shè)主要指監(jiān)理企業(yè)在具體的經(jīng)營(yíng)和管理過程中，以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等為主要的信息化載體和媒介，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實(shí)際需求，充分開發(fā)和利用相關(guān)信息資源，在監(jiān)理企業(yè)項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)的各個(gè)階段、各個(gè)環(huán)節(jié)和各個(gè)方面的信息管理中，進(jìn)行符合需求的、細(xì)化的分類及整合工作，從而有效提高企業(yè)在實(shí)際運(yùn)營(yíng)過程中和業(yè)務(wù)決策方面的效率，有效降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)的各種風(fēng)險(xiǎn)，從而促使企業(yè)在全新的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中能夠進(jìn)一步保證經(jīng)濟(jì)效益，同時(shí)又能提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

2 監(jiān)理企業(yè)信息化建設(shè)的重要意義

近年來(lái)，監(jiān)理行業(yè)呈現(xiàn)出蓬勃的發(fā)展趨勢(shì)，其業(yè)務(wù)競(jìng)爭(zhēng)內(nèi)容也面臨全新升級(jí)和轉(zhuǎn)變，已經(jīng)從最初的“價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)”演變成了“服務(wù)競(jìng)爭(zhēng)”。如果仍舊采用傳統(tǒng)的監(jiān)理企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)模式，已經(jīng)不能滿足新時(shí)代的發(fā)展需求，同時(shí)還可能在各個(gè)方面增加企業(yè)運(yùn)營(yíng)的經(jīng)營(yíng)成本。引入信息化技術(shù)，有利于進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)低成本運(yùn)營(yíng)和快速變化的發(fā)展需要，進(jìn)一步推動(dòng)監(jiān)理企業(yè)在全新時(shí)代的發(fā)展。

（1）提高工作效率，減少企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本。進(jìn)一步推動(dòng)監(jiān)理企業(yè)內(nèi)部的信息化管理，對(duì)于提升優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部管理的能力具有重要意義。首先能夠提高整體辦公效率，通過相關(guān)信息化管理系統(tǒng)優(yōu)化工作模式，如改變手工抄錄的模式，采用公告發(fā)布、資料歸檔和文件收發(fā)等方式，能夠促進(jìn)不同崗位的員工在相關(guān)權(quán)責(zé)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)協(xié)同工作，進(jìn)一步加快不同部門間信息交流的速度，最大程度地提高企業(yè)內(nèi)部的整體辦公效率。其次，監(jiān)理企業(yè)在各個(gè)項(xiàng)目實(shí)施的過程中，會(huì)面臨持續(xù)增加的項(xiàng)目信息量，以各個(gè)項(xiàng)目實(shí)施為核心的資料、程序、溝通、交互等，均需監(jiān)理人員具體處理。這就對(duì)派駐現(xiàn)場(chǎng)的監(jiān)理人員提出了更高的工作要求，而如果還依靠手工處理工作則很難推進(jìn)。在項(xiàng)目的實(shí)施過程中，有效應(yīng)用信息化手段，能夠?qū)⒈O(jiān)理工作進(jìn)行科學(xué)化管理，通過計(jì)算機(jī)的具體操作實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)、交互及分析等數(shù)據(jù)處理的功能，從而實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。

（2）搭建跨時(shí)空信息共享機(jī)制，提高數(shù)據(jù)采集與管理能力。信息化系統(tǒng)能夠進(jìn)一步加強(qiáng)不同部門之間、不同區(qū)域辦公地之間的信息資料共享。企業(yè)內(nèi)部將基于統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)平臺(tái)開展相應(yīng)工作，更有利于各類關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息的采集；同時(shí)能夠?qū)Ａ啃畔⑦M(jìn)行有效的處理、保存，實(shí)現(xiàn)高效的數(shù)字檔案管理，以便于企業(yè)相關(guān)工作人員在施工現(xiàn)場(chǎng)及時(shí)獲取相關(guān)信息，對(duì)項(xiàng)目開展有效的檢查和監(jiān)督工作，進(jìn)一步保證管理的質(zhì)量提升。信息管理系統(tǒng)還能夠進(jìn)一步完善企業(yè)內(nèi)部的資源信息庫(kù)，將企業(yè)發(fā)展過程中涉及的各方面資料進(jìn)行有效歸檔，如工程材料、設(shè)備資料、技術(shù)使用規(guī)范以及相關(guān)法律法規(guī)等，根據(jù)相應(yīng)類別進(jìn)行有效歸檔，為員工提供便捷的查詢方式，最大程度上實(shí)現(xiàn)跨時(shí)空的信息共享。

（3）為遠(yuǎn)程管理提供技術(shù)支持，便于領(lǐng)導(dǎo)決策和項(xiàng)目溝通。信息管理系統(tǒng)能夠?yàn)檫h(yuǎn)程管理提供技術(shù)支持。通過這一平臺(tái)的搭建，監(jiān)理企業(yè)內(nèi)部能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)多個(gè)項(xiàng)目的現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)行遠(yuǎn)程監(jiān)控和有效管理，進(jìn)一步加強(qiáng)監(jiān)理方與施工方之間各項(xiàng)事宜的溝通和交流，滿足以項(xiàng)目為核心的各個(gè)方面的質(zhì)量管理需求。同時(shí)，遠(yuǎn)程管理能夠讓領(lǐng)導(dǎo)通過更多途徑了解項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際施工情況，在關(guān)鍵時(shí)刻根據(jù)一線的具體信息作出重要決策。

3 監(jiān)理企業(yè)信息化系統(tǒng)的構(gòu)建方法

監(jiān)理企業(yè)的信息化轉(zhuǎn)型的核心是使監(jiān)理企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)和人力等各項(xiàng)管理工作均處于“在線運(yùn)行”的狀態(tài)。也就是說(shuō)，要通過相關(guān)系統(tǒng)的搭建，實(shí)現(xiàn)“管理在線”“業(yè)務(wù)在線”和“數(shù)據(jù)在線”。整體升級(jí)的具體路徑主要包括“在線數(shù)據(jù)應(yīng)用”和“在線數(shù)據(jù)管理”，促進(jìn)實(shí)現(xiàn)監(jiān)理企業(yè)內(nèi)部信息化的全方位構(gòu)建。從細(xì)的方面來(lái)說(shuō)，信息化建設(shè)主要包含兩大模塊，即“生產(chǎn)管理模塊”和“企業(yè)管理模塊”。在具體的搭建過程中，需要以監(jiān)理信息化系統(tǒng)為基礎(chǔ)，有針對(duì)性地開展監(jiān)理數(shù)據(jù)管理平臺(tái)建設(shè)。

（1）構(gòu)建財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)，快速制作精準(zhǔn)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)報(bào)表，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要依據(jù)。監(jiān)理企業(yè)的業(yè)務(wù)工作以項(xiàng)目為核心，不同項(xiàng)目之間實(shí)施的周期不同，需要對(duì)接的部門人員也較多，還需要處理較多突發(fā)性的復(fù)雜情況；財(cái)務(wù)部門在進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)跟進(jìn)過程中，將涉及合同信息的規(guī)范、收款信息管理等工作。因此，需要通過信息化技術(shù)來(lái)確保相關(guān)工作的規(guī)范性，保證核心數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、安全性和及時(shí)性。例如通過ERP系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)相關(guān)工作的規(guī)范化管理，包括原材料的價(jià)格、運(yùn)費(fèi)、包裝費(fèi)用、采購(gòu)單、稅費(fèi)、物流信息等，以及銷售環(huán)節(jié)的庫(kù)存信息、銷售訂單、財(cái)務(wù)信息等，構(gòu)建起監(jiān)理企業(yè)內(nèi)部合同的數(shù)據(jù)庫(kù)以及監(jiān)理費(fèi)收取臺(tái)賬等，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)監(jiān)理合同的履行及相關(guān)情況的聯(lián)動(dòng)與共享，從而及時(shí)獲取到更精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)報(bào)表，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要依據(jù)。同時(shí)，該過程也能進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理的規(guī)范化建設(shè)，使得企業(yè)內(nèi)部在財(cái)務(wù)管控方面的效率得到更大的提升，進(jìn)而為企業(yè)決策能力和核心競(jìng)爭(zhēng)力的提升提供保證。

（2）構(gòu)建經(jīng)營(yíng)管理信息化系統(tǒng)，建立業(yè)務(wù)信息管控機(jī)制，保證業(yè)務(wù)工作順利開展。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，監(jiān)理企業(yè)要獲得發(fā)展，就必須保證經(jīng)營(yíng)承攬工作的有效開展，從招標(biāo)信息管理、投標(biāo)信息管理及招標(biāo)投標(biāo)數(shù)據(jù)庫(kù)管理等方面，進(jìn)行現(xiàn)代化管理理念的更新。這樣才能保證在業(yè)務(wù)開展過程中快速提供相關(guān)資料。但就目前來(lái)講，有很大一部分監(jiān)理企業(yè)的信息管理還處于相對(duì)初級(jí)的發(fā)展階段，時(shí)不時(shí)地出現(xiàn)業(yè)務(wù)信息來(lái)源不可靠、業(yè)務(wù)獲取渠道不通暢、業(yè)務(wù)情報(bào)信息管理不規(guī)范等問題；同時(shí)也還沒有建成信息的搜集、整合、處理和跟蹤的機(jī)制，使得業(yè)務(wù)拓展受到了嚴(yán)重的阻礙。這就急需搭建信息化管理系統(tǒng)，進(jìn)一步提高企業(yè)在市場(chǎng)信息方面的敏感度和信息獲取的渠道，從而激活業(yè)務(wù)能力。在信息化建設(shè)的過程中，可以針對(duì)具體業(yè)務(wù)的拓展引進(jìn)相關(guān)的系統(tǒng)軟件，為監(jiān)理市場(chǎng)信息的收集、篩選、處理和跟蹤等提供自動(dòng)化管理功能，從而保證業(yè)務(wù)渠道的通暢性和業(yè)務(wù)信息的可靠性。

（3）構(gòu)建工程管理信息化系統(tǒng)，快速獲取并處理項(xiàng)目信息，提高項(xiàng)目的管控成效。監(jiān)理企業(yè)在具體的業(yè)務(wù)開展過程中，需要通過各項(xiàng)資料、信息的搜集整理處理，來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)施工安全、施工質(zhì)量和文明施工等工作的有效管控。由此可見，信息的掌握是監(jiān)理企業(yè)實(shí)現(xiàn)施工管控的主要抓手，而對(duì)海量信息的處理則需要引入信息化技術(shù)，通過相關(guān)系統(tǒng)的自動(dòng)化處理手段，來(lái)提高處理各類信息的能力及效率；監(jiān)理工程師通過對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的相關(guān)信息的整理，來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)施工安全、施工質(zhì)量、文明施工等工作的有效控制，從而確保項(xiàng)目得到有效實(shí)施。同時(shí)，還可以將施工計(jì)劃與實(shí)際情況進(jìn)行差異性對(duì)比和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)施工過程中暴露出來(lái)的問題，并匯總成相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行及時(shí)分析和總結(jié)，有效避免和控制質(zhì)量問題的發(fā)生，保障項(xiàng)目的質(zhì)量與安全。

（4）構(gòu)建人才管理信息化系統(tǒng)，通過線上培訓(xùn)實(shí)現(xiàn)人才培養(yǎng)，提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。在監(jiān)理企業(yè)中，人才是企業(yè)發(fā)展的核心，也是最重要的財(cái)富，是提升企業(yè)業(yè)務(wù)核心競(jìng)爭(zhēng)力的基礎(chǔ)和保障，而人才的發(fā)展，需要有完善的職業(yè)規(guī)劃體系、薪酬激勵(lì)制度和完善的管理制度。通過引入信息化系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)不同人才的優(yōu)化管理，以及對(duì)員工的個(gè)人信息、工作狀態(tài)、證書持有情況、發(fā)展計(jì)劃、勞動(dòng)合同、工作經(jīng)歷等的全面有效的管理，從而形成有效的人才信息庫(kù)，為企業(yè)發(fā)展過程中人才梯隊(duì)的搭建提供強(qiáng)有力的支持，同時(shí)也能夠更好地實(shí)施人才培養(yǎng)計(jì)劃。由于監(jiān)理工作的人員流動(dòng)性相對(duì)較大，且項(xiàng)目又分散于各地，組織線下集中培訓(xùn)、參觀學(xué)習(xí)等活動(dòng)難度較大。利用信息化系統(tǒng)則可以構(gòu)建線上學(xué)習(xí)平臺(tái)，及時(shí)分享學(xué)習(xí)資料，借助語(yǔ)音課堂及線上競(jìng)賽等功能模塊組織學(xué)習(xí)活動(dòng)，進(jìn)一步調(diào)動(dòng)員工參與的積極性，從而為企業(yè)發(fā)現(xiàn)人才，激發(fā)人才潛力，有效提升培訓(xùn)效果，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)人才素質(zhì)的整體提升。

（5）構(gòu)建行政管理信息化系統(tǒng)，規(guī)劃企業(yè)內(nèi)控流程，提高內(nèi)部管理效率。監(jiān)理企業(yè)內(nèi)部涉及的較復(fù)雜的內(nèi)控流程，從物資采購(gòu)、資產(chǎn)保管、費(fèi)用報(bào)銷到會(huì)議室安排、車輛調(diào)度以及辦公用品申請(qǐng)等。如果全部通過線下操作，再加上項(xiàng)目都處于跨區(qū)域辦公，費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。通過信息化手段，能夠?qū)?nèi)控流程進(jìn)行有效分類和層級(jí)劃分，對(duì)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程中的核心流程進(jìn)行有效梳理，并根據(jù)實(shí)際需求確定角色審批制度，從而最大程度地提高企業(yè)內(nèi)部的行政工作效率。同時(shí)，可以進(jìn)一步優(yōu)化文檔管理，根據(jù)企業(yè)及項(xiàng)目的特殊需求定制相關(guān)模板，設(shè)計(jì)以實(shí)際需求為核心的相關(guān)功能模塊，自動(dòng)實(shí)現(xiàn)文件的上傳、分類管理及檢索、權(quán)限管理等功能，進(jìn)一步提高文檔管理的規(guī)范化和處理效率；還可以通過權(quán)限設(shè)置實(shí)現(xiàn)不同項(xiàng)目之間的相互學(xué)習(xí)和經(jīng)驗(yàn)溝通，整體提升監(jiān)理企業(yè)的業(yè)務(wù)競(jìng)爭(zhēng)力。

4 監(jiān)理企業(yè)信息化系統(tǒng)建設(shè)未來(lái)的發(fā)展思路探索

（1）信息化建設(shè)沒有捷徑。就現(xiàn)階段發(fā)展而言，國(guó)內(nèi)監(jiān)理企業(yè)的信息化發(fā)展進(jìn)程普遍處于“初級(jí)信息化階段”，要完成監(jiān)理企業(yè)的整體信息化進(jìn)程，大致可以分為三個(gè)階段。第一個(gè)階段是“無(wú)紙化辦公階段”，主要特征是企業(yè)內(nèi)部部分業(yè)務(wù)模塊實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公，如企業(yè)辦公自動(dòng)化或企業(yè)管理子系統(tǒng)等都能得到較為全面的應(yīng)用。第二個(gè)階段是“信息化業(yè)務(wù)階段”，主要以企業(yè)管理模塊及生產(chǎn)管理業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)線上運(yùn)轉(zhuǎn)為主要特征，能夠基本實(shí)現(xiàn)線下數(shù)據(jù)的快速采集、數(shù)據(jù)交互統(tǒng)計(jì)及分析等功能。第三個(gè)階段為“智能數(shù)據(jù)階段”，能夠借助相關(guān)技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵數(shù)據(jù)的自動(dòng)采集、交互及智能分析、智能化終端顯示等。也就是說(shuō)，企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)工作可以通過信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)各個(gè)方面的智能供應(yīng)，包括生產(chǎn)管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)調(diào)度、成本核算、利潤(rùn)分析、績(jī)效考核及過程輔導(dǎo)和技術(shù)咨詢等。

（2）信息化建設(shè)需要從企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的高度進(jìn)行規(guī)劃，定制符合企業(yè)需求的信息系統(tǒng)。監(jiān)理企業(yè)在信息化建設(shè)的過程中，主要通過應(yīng)用現(xiàn)代化的手段支持企業(yè)完成業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型和升級(jí)。這是企業(yè)獲得更大化發(fā)展和進(jìn)一步提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的有效手段和重要保證。因此，信息化建設(shè)的規(guī)劃必須從企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的高度來(lái)進(jìn)行，從而為企業(yè)的戰(zhàn)略決策提供助力。要建設(shè)與企業(yè)發(fā)展相匹配的信息化系統(tǒng)，必須保證企業(yè)具有標(biāo)準(zhǔn)化組織和管理流程，并且在此基礎(chǔ)上架構(gòu)監(jiān)理企業(yè)信息化系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理和項(xiàng)目管理的同步信息化運(yùn)營(yíng)。另外，市場(chǎng)上沒有直接匹配企業(yè)內(nèi)部實(shí)際需求的信息化軟件或平臺(tái)，要完全符合企業(yè)的需求和體現(xiàn)企業(yè)特色，則需要企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)，搭載專業(yè)化軟件定制，借助“移動(dòng)通信”與“互聯(lián)網(wǎng)”等多方協(xié)同的工作平臺(tái)，保證在重點(diǎn)項(xiàng)目上實(shí)現(xiàn)企業(yè)與項(xiàng)目及其他方面的信息溝通和數(shù)據(jù)共享，從而為項(xiàng)目的管理創(chuàng)造更多價(jià)值。

5 結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，監(jiān)理企業(yè)的信息化建設(shè)是積極踐行現(xiàn)代企業(yè)管理理念的有效實(shí)踐，不僅能夠有效降低管理工作中各個(gè)方面的運(yùn)營(yíng)成本，而且能夠進(jìn)一步提高自身的管理能力，提升核心競(jìng)爭(zhēng)力。同時(shí)，這是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，需要在實(shí)際中不斷地摸索和修正，找到信息化系統(tǒng)應(yīng)用與企業(yè)管理和項(xiàng)目管理之間的最佳契合點(diǎn)，從而使信息化服務(wù)給企業(yè)經(jīng)營(yíng)帶來(lái)最大價(jià)值。