電力檔案安全、應(yīng)急、保障三位一體服務(wù)體系構(gòu)建

■ 國網(wǎng)北京通州供電公司 郭 琦

國網(wǎng)北京市電力公司 白雪瑩 劉彥男

國網(wǎng)北京通州供電公司 宋三女

國網(wǎng)北京市電力公司 馬叢淦 趙文輝

山東瑞圖智能科技有限公司 夏兆慶

針對電力企業(yè)檔案的特點(diǎn)，企業(yè)積極構(gòu)建安全、應(yīng)急、保障三位一體的服務(wù)體系，堅(jiān)持安全第一、預(yù)防為主、綜合治理、規(guī)范運(yùn)行、科技支撐的工作方針，建立健全人防、物防、技防的檔案安全工作格局，夯實(shí)檔案安全工作基礎(chǔ)。通過該體系的建設(shè)為實(shí)際工作提供指導(dǎo)，在檔案的全生命周期內(nèi)保證檔案的安全。

實(shí)施背景

為更好地服務(wù)北京城市副中心建設(shè)，2015年12月，通州供電公司升格為大型重點(diǎn)供電企業(yè)，負(fù)責(zé)通州地區(qū)用電客戶的供電服務(wù)工作，肩負(fù)著直接服務(wù)北京市城市副中心發(fā)展、直接服務(wù)北京市級機(jī)關(guān)的重大使命。

升格大型重點(diǎn)供電企業(yè)以來，通州電網(wǎng)發(fā)生了翻天覆地的變化。通州供電公司存放了大量的電力管理、生產(chǎn)、運(yùn)營等檔案，其檔案重要性不言而喻。在大發(fā)展時代中，做好通州供電公司檔案安全工作，是推動企業(yè)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的前提，是構(gòu)建企業(yè)基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源的重要保證，是深入推進(jìn)檔案“五個一體化” 建設(shè)的重要體現(xiàn)。

主要途徑

電力企業(yè)檔案安全、應(yīng)急、保障“三位一體”服務(wù)體系主要圍繞基礎(chǔ)設(shè)施保障、業(yè)務(wù)技術(shù)保障、安全制度保障和應(yīng)急預(yù)警保障四大體系框架構(gòu)建。

基礎(chǔ)設(shè)施保障體系

基礎(chǔ)設(shè)施保障是三位一體保障體系建設(shè)的重要組成部分。包括檔案庫房建設(shè)、“八防”設(shè)施建設(shè)和專業(yè)人才建設(shè)。

檔案庫房建設(shè)。2016年，為順應(yīng)北京城市副中心發(fā)展定位，通州供電公司新辦公大樓規(guī)劃了438 m2的檔案室。2017年，公司智慧檔案室順利投入使用，新型智能電動檔案密集柜、檔案中心控制室設(shè)備、智慧檔案管理系統(tǒng)，一整套現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用，讓檔案管理和檔案查找效率全面提升。2018年，世界一流高端智能配電網(wǎng)示范區(qū)全面建成，為北京市級機(jī)關(guān)搬遷入駐提供堅(jiān)強(qiáng)電力保障。面對即將驟然升級的重要客戶服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，通州供電公司建立了保密檔案室，確保公司承攬保密工程及相關(guān)保密文件、重要資料妥善保管。2019年，北京市級機(jī)關(guān)正式入駐副中心，拉開了歷史新篇章。伴隨新中國共同成長的通州供電公司建成了歷史檔案展示廳，以記錄歷史、激勵后人。2020年以來，通州供電公司打造了全景業(yè)務(wù)展廳，檔案展示邁進(jìn)了數(shù)字化。在全景業(yè)務(wù)展廳建成了數(shù)字化的企業(yè)發(fā)展展廳、黨史教育展廳，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化展示。

“八防”設(shè)施建設(shè)。通州供電公司高標(biāo)準(zhǔn)配備檔案管理硬件條件，配備全新檔案庫及檔案辦公室、設(shè)備室，配備電動密集柜及手動密集柜，滿足“三分開”“八防”要求（庫房、辦公用房、業(yè)務(wù)技術(shù)用房、閱覽室；防火、防水、防盜、防潮、防塵、防高溫、防有害生物、防日光及紫外線照射），并配有榮譽(yù)檔案陳列展示區(qū)域，滿足近17年歸檔空間需求。

專業(yè)人才建設(shè)。建立了兼職檔案員管理機(jī)制，加強(qiáng)兼職檔案員的培養(yǎng)，對各部門兼職檔案員，組織專業(yè)歸檔培訓(xùn)會，提升其線上線下、歸檔查檔操作技能。開展了文書檔案、合同檔案、工程檔案等各類工程歸檔技能培訓(xùn)，增強(qiáng)各部門歸檔負(fù)責(zé)人專業(yè)能力，進(jìn)一步提高各部門歸檔效率。在入企大學(xué)生培訓(xùn)中加入檔案歸檔意識培訓(xùn)，從源頭提高員工對歸檔工作的重視程度和基礎(chǔ)知識技能。組織“6.9國際檔案日”工程檔案專題培訓(xùn)會、制作檔案宣傳畫冊，組織公司員工參觀，結(jié)合公司歷史發(fā)展展廳參觀活動，以不同的宣傳形式將檔案管理相關(guān)知識和歸檔的重要意義潛移默化地融入到員工的認(rèn)知中。融合檔案業(yè)務(wù)管理、檔案智能化設(shè)備管理、智慧庫房系統(tǒng)管理等各專業(yè)領(lǐng)域，化繁為簡，通過定期的安全教育和系統(tǒng)培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案安全專業(yè)人才建設(shè)，增強(qiáng)檔案人員的整體綜合能力。

業(yè)務(wù)技術(shù)保障體系

業(yè)務(wù)技術(shù)保障體系包括檔案實(shí)體安全的技術(shù)保障和檔案信息安全的技術(shù)保障。

檔案實(shí)體安全技術(shù)保障。檔案實(shí)體的安全技術(shù)保障從安全保管和安全搶救修復(fù)兩方面考慮。

實(shí)體檔案安全保管技術(shù)。公司配備先進(jìn)防盜門禁系統(tǒng)和消防系統(tǒng)，檔案室專人配備檔案庫鑰匙，保證檔案存放安全性。對于檔案室溫度、濕度和通風(fēng)情況嚴(yán)格把關(guān)，最大限度保證紙質(zhì)檔案存放質(zhì)量。通過構(gòu)建環(huán)境監(jiān)測體系，對實(shí)體檔案存放環(huán)境中的溫度、濕度、空氣質(zhì)量等要素進(jìn)行監(jiān)測。設(shè)置門禁、視頻監(jiān)控、入侵報警、出入口控制等安全防范系統(tǒng)。采用智能密集架等檔案裝具，對實(shí)體檔案安全進(jìn)行二次保護(hù)，實(shí)現(xiàn)檔案的自動通風(fēng)、定位、防蟲，除塵等，確保檔案的安全儲存。

實(shí)體檔案的安全搶救修復(fù)技術(shù)。檔案在保存和利用中會出現(xiàn)各種各樣的破損情況，如酸化、老化、霉變、撕裂、污染、字跡褪色等，通過對破損檔案進(jìn)行分類并定級，制定修復(fù)保護(hù)計(jì)劃。通州供電公司對早期紙質(zhì)脆化變黃、暈染變質(zhì)、油印字跡模糊的檔案進(jìn)行搶救性數(shù)字化保護(hù)；對老照片進(jìn)行翻拍；對照片底片進(jìn)行掃描恢復(fù)為照片；對實(shí)物進(jìn)行數(shù)字化等針對性地開展檔案保護(hù)與搶救工作，提高檔案安全管理水平。同時進(jìn)行技術(shù)攻關(guān)，研究檔案的修復(fù)技術(shù)，主要包括去污、修裱、去酸、字跡加固技術(shù)等。

檔案信息安全技術(shù)保障

檔案信息安全中常見的問題。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全隱患：軟件漏洞，硬件缺陷，技術(shù)隱患；存儲安全隱患：存儲介質(zhì)的自身質(zhì)量和使用壽命，使用不當(dāng)引起的存儲介質(zhì)損壞，病毒的破壞，人為破壞，錯誤操作；網(wǎng)絡(luò)安全的隱患：惡意攻擊、設(shè)備故障或破壞、操作失誤、程序缺陷、病毒、技術(shù)淘汰。

制定檔案信息安全制度。通州供電公司檔案信息系統(tǒng)實(shí)行“分區(qū)、分級、分域”安全防護(hù)策略，執(zhí)行信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)制度。管理信息網(wǎng)絡(luò)分為信息內(nèi)網(wǎng)和信息外網(wǎng)。內(nèi)網(wǎng)由互聯(lián)辦信息班負(fù)責(zé)運(yùn)維和監(jiān)控。外網(wǎng)由軟件開發(fā)團(tuán)隊(duì)運(yùn)維。在技術(shù)層面，在檔案信息的產(chǎn)生、傳輸、儲存、使用等全生命周期的各個階段制定了相對可行的安全標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)與信息化安全管理有關(guān)規(guī)定。

加強(qiáng)檔案信息化技術(shù)支撐，確保電子檔案信息安全。當(dāng)前，檔案工作正在經(jīng)歷一個從接收保管紙質(zhì)檔案到接收保管電子檔案，從管檔案實(shí)體到管檔案數(shù)據(jù)，從手工操作到信息化、智能化操作，從檔案資源分散利用到聯(lián)網(wǎng)共享的變革過程。通州供電公司檔案從業(yè)人員積極適應(yīng)信息化技術(shù)帶來的提高工作效率和利用水平的同時，亦在不斷加強(qiáng)檔案信息化技術(shù)支撐，以應(yīng)對檔案信息化給檔案信息安全帶來隱患和挑戰(zhàn)。

公司通過建立電子檔案等級保護(hù)制度，對已歸檔的電子檔案，確定其安全等級和保護(hù)級別，確定其保管力度。通過檔案數(shù)字化技術(shù)對傳統(tǒng)的非數(shù)字化的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化。實(shí)現(xiàn)檔案的“替代性保管”和“復(fù)本保管”兩種模式，便于檔案長期保管。按“321”原則對檔案進(jìn)行多種形式的留存，3指3套數(shù)據(jù)：1套為原始數(shù)據(jù)存放于移動光盤，1套為處理后的數(shù)據(jù)存放于移動硬盤，1套為掛接系統(tǒng)數(shù)據(jù)。2指硬盤和光盤存放同時進(jìn)行，硬盤用于平時移動使用和臨時存放，光盤用于檔案數(shù)據(jù)靜態(tài)存放。1指統(tǒng)一管理。

安全制度保障體系

安全制度保障體系由管理制度和管理組織兩部分構(gòu)成。

檔案安全管理制度建設(shè)。完善檔案安全管理制度。電力企業(yè)檔案安全制度需覆蓋檔案的全生命周期，從檔案收、管、存、用的各個環(huán)節(jié)到檔案的鑒定、銷毀均建立安全管控制度，同時對于檔案信息安全管理、人員管理方面亦需建立保障制度，并在制度的執(zhí)行過程中做到責(zé)任到人、落實(shí)到崗。通州供電公司建立了以辦公室為檔案管理核心，各部門兼職檔案員為基礎(chǔ)的檔案管理體系，打破各專業(yè)自行歸檔壁壘，統(tǒng)一調(diào)度本部門檔案管理工作，并自覺接受上級檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。結(jié)合工作實(shí)際，公司完善了檔案管理的制度，建立了材料收集、整理、歸檔、查借閱等各項(xiàng)規(guī)章制度和管理辦法，把檔案管理納入年度目標(biāo)任務(wù)，同其他工作一同部署、落實(shí)、考核。

加強(qiáng)檔案突發(fā)事件應(yīng)急管理制度建設(shè)。制定了《國網(wǎng)北京通州供電公司檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案》《國網(wǎng)北京通州供電公司檔案安全應(yīng)急和安全風(fēng)險評估指標(biāo)體系》。安全風(fēng)險管理基于風(fēng)險識別、風(fēng)險評估，總結(jié)風(fēng)險因子，制定風(fēng)險識別評估表，通過識別和評估風(fēng)險，判定風(fēng)險等級，并制定防范和改進(jìn)措施，以對風(fēng)險進(jìn)行接收、規(guī)避、轉(zhuǎn)移或消減，構(gòu)建檔案安全的風(fēng)險管理機(jī)制。

健全檔案庫房運(yùn)行管理制度。建立庫房運(yùn)行日志、人員出入庫登記、檔案出入庫登記、庫房檔案臺賬、庫房檔案保管情況調(diào)查記錄，定期對庫房溫濕度進(jìn)行監(jiān)控記錄，對庫房設(shè)備運(yùn)行進(jìn)行巡檢記錄和維保記錄。

構(gòu)建檔案安全組織體系。成立檔案安全工作領(lǐng)導(dǎo)小組，形成嚴(yán)密的檔案安全工作網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)內(nèi)部管理，將檔案安全制度融合于公司日常經(jīng)營管理中。領(lǐng)導(dǎo)班子分工明確檔案管理分管領(lǐng)導(dǎo)，定期檢查、監(jiān)督各類檔案安全情況，定期召開檔案工作推進(jìn)會，部署公司歸檔工作任務(wù)。公司檔案部門統(tǒng)籌管理，以部門為單位配備兼職檔案管理網(wǎng)員負(fù)責(zé)本部門歸檔工作，確保層層管理檔案，無盲點(diǎn)斷點(diǎn)。

突發(fā)事件應(yīng)急保障體系

檔案突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案制定原則。有效預(yù)防及處置突發(fā)性危及檔案安全和嚴(yán)重干擾檔案工作秩序的事件，最大限度減輕對檔案的損害，確保檔案資源安全，保證檔案工作順利進(jìn)行。檔案突發(fā)事件應(yīng)對工作堅(jiān)持“以人為本、防救結(jié)合、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、密切協(xié)同、快速處置”的原則，有效預(yù)防、控制和處理檔案突發(fā)事件。

應(yīng)急預(yù)案的主要內(nèi)容。事件類型及危害程度分析。制定應(yīng)急預(yù)案前，需首先明確事件的類型并對其危害程度進(jìn)行分析，突發(fā)事件是指突然發(fā)生，造成或者可能造成嚴(yán)重危害，需要采取應(yīng)急處置措施予以應(yīng)對的自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件和社會安全事件，各類突發(fā)事件往往是相互交叉和關(guān)聯(lián)的，應(yīng)當(dāng)具體分析，統(tǒng)籌應(yīng)對。各種突發(fā)事件可能造成人身傷害、設(shè)備損毀、社會不良影響等后果，使個人及企業(yè)蒙受重大損失，使正常經(jīng)營秩序和企業(yè)形象受到較大影響。

突發(fā)事件定級。制定分級標(biāo)準(zhǔn)，各類突發(fā)事件分級標(biāo)準(zhǔn)在應(yīng)急預(yù)案中具體明確。根據(jù)突發(fā)事件的性質(zhì)、危害程度、影響范圍等因素，突發(fā)事件分為特別重大（一級）、重大（二級）、較大（三級）和一般（四級）。

成立應(yīng)急指揮機(jī)構(gòu)并明確職責(zé)。分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)為檔案安全應(yīng)急機(jī)制的第一責(zé)任人，對檔案安全應(yīng)急機(jī)制負(fù)總責(zé)；檔案室負(fù)責(zé)人為檔案應(yīng)急機(jī)制的直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織制定檔案應(yīng)急預(yù)案，并分工明確，邊界清晰，責(zé)任落實(shí)到人，同時建立獎懲機(jī)制。

建立預(yù)防與預(yù)警機(jī)制。建立檔案災(zāi)害預(yù)警監(jiān)測系統(tǒng)，從風(fēng)險監(jiān)測、預(yù)警分級、預(yù)警發(fā)布、預(yù)警行動直至預(yù)警結(jié)束，整個系統(tǒng)各階段均做到模板化操作，做好應(yīng)災(zāi)準(zhǔn)備。

信息報告。在預(yù)警期間和應(yīng)急響應(yīng)期間，建立信息報告的途徑，保證災(zāi)害信息公開和傳播渠道順暢，信息報告需包括報告內(nèi)容、報告要求和信息披露三方面，信息披露和輿情引導(dǎo)工作要做到及時主動、正確引導(dǎo)、嚴(yán)格把關(guān)。所有與突發(fā)事件處置有關(guān)的部門和個人，有做好防止信息通過非正常渠道外泄的責(zé)任與義務(wù)。

應(yīng)急響應(yīng)。應(yīng)急響應(yīng)需確定響應(yīng)分級，制定響應(yīng)程序和應(yīng)急處置方法，當(dāng)災(zāi)害發(fā)生時，確定檔案搶救優(yōu)先順序。

應(yīng)急宣傳教育及培訓(xùn)演練。加強(qiáng)對檔案人員的防災(zāi)、救災(zāi)意識和應(yīng)急處置能力的鍛煉。每個人對應(yīng)急處置措施牢記于心，將預(yù)防意識和應(yīng)急能力固化成流程、培養(yǎng)變成習(xí)慣，在突發(fā)事件出現(xiàn)時能夠安全有序、快速合理處置。檔案部門應(yīng)經(jīng)常開展各種形式的檔案應(yīng)急模擬演練。

后期處置。災(zāi)后處置貫徹“考慮全局、突出重點(diǎn)”原則，對善后處理、受損檔案搶救恢復(fù)工作進(jìn)行規(guī)劃和部署，制定搶救恢復(fù)方案；建立搶救工作檔案，將搶救前后的受損檔案狀況以及搶救原則、方法、材料等信息詳細(xì)記錄歸檔，形成應(yīng)急管理檔案，納入檔案全宗卷管理。